Как найти в excel 2010 данные формы
Обновлено: 08.07.2024
Форма данных Excel — это удобный способ ввода данных в базу данных Excel и просмотра ряда информации на рабочем листе без прокрутки листа. В формах данных перечисляются заголовки столбцов в электронной таблице, чтобы за один раз можно было просматривать всю строку данных. Формы данных также используются для поиска записей и редактирования существующих записей.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.
Добавьте значок формы ввода данных на панель быстрого доступа
Первый шаг к использованию формы ввода данных — добавить значок формы на панель быстрого доступа. Это разовая операция. После добавления значок формы остается доступным на панели быстрого доступа.
Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.
Чтобы добавить значок формы на панель быстрого доступа:
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Настройка панели быстрого доступа» .
Выберите « Больше команд» .
В диалоговом окне « Параметры Excel » убедитесь, что выбрана вкладка « Панель быстрого доступа ».
Выберите команду « Выбрать» из выпадающей стрелки и выберите « Все команды» .
Прокрутите алфавитный список команд и выберите « Форма» .
Выберите Добавить .
Нажмите « ОК», чтобы добавить кнопку « Форма» на панель быстрого доступа .
Вы найдете кнопку « Форма» в правом конце панели быстрого доступа .
Добавьте имена полей базы данных
Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel . Для того, чтобы использовать форму, укажите столбец заголовки , которые будут использоваться в базе данных, нажмите на значок формы, и Excel делает все остальное.
Самый простой способ добавить имена полей в форму — это ввести их в ячейки таблицы . Форма может содержать до 32 заголовков столбцов.
Чтобы следовать этому руководству, откройте пустой лист Excel и введите данные заголовка столбца в ячейки с A1 по E1, как показано на рисунке ниже:
Откройте форму ввода данных
После того, как ваша рабочая таблица содержит заголовки столбцов, пришло время открыть форму ввода данных.
Выберите ячейку A2, чтобы сделать ее активной .
Перейдите на панель быстрого доступа и выберите « Форма» .
В диалоговом окне предупреждения выберите ОК .
На экране появится форма, содержащая все заголовки столбцов.
Теперь вы готовы использовать форму для ввода данных.
Добавить записи данных с формой
Добавление записей на лист — это просто ввод данных в правильных полях формы.
Добавьте первую запись на лист, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками:
Нажмите вкладку, чтобы перейти от поля к полю. Выберите Новый, чтобы добавить запись на лист и очистить поля для второй записи.
Добавьте вторую запись на лист:
Выберите Новый, когда вы закончите добавлять запись.
При вводе похожих данных, таких как идентификационные номера учащихся (отличаются только цифры после тире), используйте копирование и вставку, чтобы ускорить ввод данных.
Для того, чтобы добавить оставшиеся записи в обучающую базу данных, используйте форму для ввода данных , показанных на изображении ниже , в клетки А4 до E11 .
Используйте инструменты данных формы
По мере добавления большего количества записей на лист, важно поддерживать целостность данных. Поддерживайте актуальность и актуальность данных, исправляя ошибки данных, обновляя записи, удаляя устаревшие записи и удаляя дубликаты записей.
Форма ввода данных содержит несколько инструментов, которые облегчают поиск, исправление и удаление записей из базы данных. Эти инструменты находятся в правой части формы и включают в себя:
- Найти Пред. И Найти След . Прокрутите вперед и назад по листу одну запись за раз.
- Удалить : удалить записи с листа.
- Восстановление : отменить изменения в записи. Восстановление работает, когда запись отображается в форме. При обращении к другой записи или закрытии формы Восстановление становится неактивным.
- Критерии : Поиск в таблице для записей на основе определенных критериев, таких как имя, возраст или программа.
Поиск записей с использованием одного имени поля
Ниже описано, как использовать форму ввода данных для поиска в базе данных записей с использованием одного заголовка столбца, например «Фамилия», «Возраст» или «Программа».
В форме ввода данных выберите Критерии .
Когда вы выбираете Критерии , поля формы удаляются из формы; записи не удаляются с листа.
Поместите курсор в текстовое поле « Программа» и введите « Arts», чтобы найти всех учащихся, зачисленных в программу «Arts».
Выберите Найти следующий
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
Чтобы внести изменения в запись, удалите существующий текст и введите правильные данные.
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Поиск записей с использованием нескольких имен полей
Форма также может быть использована для поиска записей по нескольким критериям. Например, для поиска студентов, которым исполнилось 18 лет и которые зачислены в программу искусств. В форме отображаются только записи, соответствующие обоим критериям.
Выберите Критерии .
Поместите курсор в текстовое поле Возраст и введите 18 .
Поместите курсор в текстовое поле Program и введите Arts .
Выберите Find Next .
Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.
Выберите « Найти далее», чтобы отобразить дополнительные записи, соответствующие критериям поиска.
Довольно трудно обнаружить нужную информацию на рабочем листе с большим количеством данных. Однако диалоговое окно Найти и заменить позволяет значительно упростить процесс поиска информации. Кроме того, оно обладает некоторыми полезными функциями, о чем многие пользователи не догадываются.
Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или нажмите Ctrl+F), чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить. Если вам нужно заменить данные, то выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить (или нажмите Ctrl+H). От того, какую именно команду вы выполните, зависит, на какой из двух вкладок откроется диалоговое окно.
Если в открывшемся диалоговом окне Найти и заменить нажать кнопку Параметры, то отобразятся дополнительные параметры поиска информации (рис. 21.1).
Рис. 21.1. Вкладка Найти диалогового окна Найти и заменить
Во многих случаях лучше в поиске задавать не точный, а приблизительный текст, например настенные ключницы. Например, чтобы найти данные по клиенту Иван Смирнов, вы, конечно, можете ввести в поисковое поле точный текст. Однако вполне вероятно, что вы ничего не найдете, так как вы могли ввести имя клиента по-другому, например ИванСмирнов или И. Смирнов, или даже допустили ошибку в фамилии. При поиске такого имени лучше всего использовать подстановочные знаки.
Введите ив*смир* в поле Найти, а затем нажмите кнопку Найти все. Использование подстановочных знаков не только позволяет уменьшить количество вводимых слов, но и гарантирует, что вы найдете данные по клиенту, если они имеются на этом рабочем листе. Конечно, в результатах поиска могут содержаться не отвечающие цели вашего поиска записи, но это лучше, чем ничего.
При поиске с помощью диалогового окна Найти и заменить можно использовать два подстановочных знака:
- ? — соответствует любому символу;
- * — соответствует любому количеству символов.
Кроме того, данные подстановочные символы можно также применять при поиске числовых значений. Например, если в строке поиска задать 3*, то в результате отобразятся все ячейки, которые содержат значение, начинающееся с 3, а если вы введете 1?9, то получите все трехзначные записи, которые начинаются с 1 и заканчиваются 9.
Для поиска вопросительного знака или звездочки поставьте перед ними символ тильды (
).
Например, следующая строка поиска находит текст *NONE*: -*N0NE
*
Чтобы найти символ тильды, поставьте в строке поиска две тильды.
Если вам кажется, что поиск работает неправильно, проверьте три следующие настройки (которые иногда изменяются сами по себе).
- Флажок Учитывать регистр — установите его, чтобы регистр искомого текста совпадал с регистром заданного текста. Например, если вы зададите в поиске слово иван и установите указанный флажок, то слово Иван в результатах поиска не отобразится.
- Флажок Ячейка целиком — установите его, чтобы найти ячейку, которая содержит в точности тот текст, который указан в строке поиска. Например, набрав в строке поиска слово Excel и установив указанный флажок, вы не найдете ячейку, содержащую словосочетание Microsoft Excel.
- Раскрывающийся список Область поиска — список содержит три пункта: значения, формулы и примечания. Например, если в строке поиска вы зададите число 900 и в раскрывающемся списке Область поиска выберете пункт значения, то в результатах поиска вы не увидите ячейку, содержащую значение 900, если оно получено при использовании формулы.
Помните, что поиск осуществляется в пределах выбранного диапазона ячеек. Если нужно выполнить поиск по всему листу, то, прежде чем начать искать, выделите только одну ячейку.
Кроме того, учтите, что с помощью окна Найти и заменить нельзя найти отформатированные числовые значения. Например, если в строку поиска вы введете $5*, то значение, к которому применено денежное форматирование и которое выглядит как $54.00, не будет найдено.
Работа с датами может оказаться непростой, поскольку Excel поддерживает очень много форматов дат. Если вы ищете дату, к которой применено форматирование по умолчанию, Excel находит даты, даже если они отформатированы различными способами. Например, если ваша система использует формат даты m/d/y, строка поиска 10/*/2010 находит все даты в октябре 2010 года, независимо от того, как они отформатированы.
Читайте также: