Как настроить кадровый учет в 1с 8 3

Обновлено: 07.07.2024

«1С:Бухгалтерия 8.3» редакции 3.0 позволяет автоматически начислять сотрудникам зарплату, рассчитывать средний заработок для больничных листов и отпусков, начислять НДФЛ и обязательные страховые взносы с ФОТ, формировать отчетность.

Для выполнения этих функций необходимо правильно настроить 1С для учета зарплаты.

Параметры учета 1С

В данной форме на вкладке «Зарплата и кадры» доступны для выбора следующие опции:

  • кадровый и зарплатный учет – осуществляется в 1С Бухгалтерия 8.3 или во внешней (1С ЗУП);
  • как будут учитываться расчеты с персоналом – сводно по всем сотрудникам или детализированно по каждому;
  • будет ли нужен в программе учет больничных листов, отпусков, исполнительных документов;
  • пересчитывать ли автоматически документ «Начисление зарплаты»;
  • какой вариант кадрового учета применять – полный или упрощенный (в последнем случае кадровые документы не формируются как отдельные объекты).

параметры учета заплаты в 1с 8.3

Способы учета зарплаты в 1С

Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Способы учета зарплаты

Данный справочник предназначен для настройки в 1С способов бухгалтерского учета зарплаты. Каждый способ содержит счет бухучета и статью затрат для отнесения зарплаты. В информационной базе уже создан один способ, который называется «Отражение начислений по умолчанию», с указанием счета 26 и статьи «Оплата труда». Бухгалтер может при необходимости изменить этот способ или же создать новые.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

отражение начислений по умолчанию

Начисления и удержания

Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Начисления (Удержания)

Начисления – это виды расчета для зарплаты и других выплат. По умолчанию в 1С 8.3 здесь созданы: оплата по окладу, отпуска – основной и по беременности и родам, больничные. Для каждого начисления указано:

  • облагается ли оно НДФЛ, код дохода по НДФЛ;
  • вид дохода для обложения страховыми взносами;
  • вид расхода при расчете налога на прибыль;
  • способ учета (см. предыдущий пункт). Если он не выбран, программа будет использовать «Отражение начислений по умолчанию».

Бухгалтер может, если это необходимо, создавать новые начисления для оплаты труда и выбирать в них требуемые параметры. Начисление можно назначить конкретному работнику (при приеме в штат или переводе).

начисления

Удержания – виды расчета, которые служат для отражения удержанных у сотрудников сумм. В программе имеется предопределенное «Удержание по исполнительному документу». Возможно создание новых удержаний – например, профсоюзных взносов или взносов по добровольному пенсионному страхованию.

Настройки учета зарплаты

Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Настройки учета зарплаты

Данные настройки производятся по каждой организации отдельно. В форме настроек есть несколько вкладок.

Бухучет зарплаты. На вкладке «Зарплата» указывают способ учета зарплаты, который будет основным для данной организации. Программа будет его использовать, если для начисления не выбрано другое. Также здесь можно выбрать способ отражения для списания депонированных сумм.

настройки учета зарплаты 1с бухгалтерия

Налоги и взносы с ФОТ. На данной вкладке содержатся параметры для автоматического расчета и начисления НДФЛ и страховых взносов с ФОТ:

  • вид тарифа для страховых взносов;
  • наличие профессий, по которым начисляются дополнительные взносы, занятость сотрудников в тяжелых или вредных условиях;
  • ставка взносов в ФСС по страхованию от производственных несчастных случаев и ПЗ;
  • особенности исчисления НДФЛ.

налоги и взносы с фот

Резервы отпусков. Здесь можно включить возможность формирования резерва отпусков, указав при этом предельную сумму отчислений за год, процент ежемесячных отчислений, способ учета.

резервы отпусков

Территориальные условия. Эта вкладка в 1С 8.3 заполняется в случае применения районного коэффициента или северной надбавки. Обратите внимание, что районный коэффициент указывается в виде дробного числа и должен быть больше единицы. Например, если надбавка по нему составляет 15%, то здесь следует написать: 1,15. При отсутствии надбавки значение будет составлять 1. В поле ниже в случае необходимости выбирается вид особых территориальных условий местностей.

Для периодических реквизитов необходимо указывать месяц, с которого они начинают действовать.

В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по приему на работу работника в 1С Бухгалтерия 8.3.

Предварительная настройка программы

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

параметры учета в интерфейсе 1С

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка зарплаты». Кадровый учет настраивается тоже здесь.

настройка учета зарплаты

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

установка параметров 1С

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

ввод нового сотрудника

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

приемы на работу в 1С

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

указание вида занятости

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

процент и способ начисления аванса

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

кадровая история сотрудника

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

В каждой организации могут быть свои особенности работы с кадрами и расчетов по зарплате. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 есть возможность гибкой настройки работы. Можно включить нужные функции и отключить ненужные — это очень удобно. Рассмотрим подробнее начальную настройку в 1С ЗУП 8.3.

Помощник по настройке

При первом запуске пустой базы открывается специальный помощник. В нем задаются вопросы об организации и особенностях ведения учета. По ответам автоматически устанавливаются необходимые настройки.

На первом этапе выбираем, как начать работу: настроить с нуля или перенести данные из другой программы.


При выборе второго варианта откроется список программ, с которых можно перейти: ЗУП 2.5, ЗУП 7.7 или БП 3.0.


Далее разберем настройку с нуля.

На втором этапе выходит окно с порядком работы с помощником. При этом мы можем закрыть помощник, а настройку произвести отдельно (без помощника). Для этого нужно установить флажок «Отказаться от начальной настройки программы» и нажать кнопку «Закрыть помощник начальной настройки».


Как управлять помощником:

  • По стрелкам вправо и влево переходим по этапам.
  • По кнопке «Применить настройки» сохраняются сделанные изменения.
  • Снизу отображается прогресс прохождения этапов (желтая полоска).
  • Если закрыть помощник, он будет открываться каждый раз, пока не подтвердим завершение работы. Это можно сделать на последнем этапе.
  • Если ошиблись при установке какой-либо настройки, не страшно — как уже отмечали, к настройкам можно вернуться позже.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Таким образом, проходим пошагово все этапы помощника и ставим нужные начальные настройки.


Настройка кадрового учета

Если мы отказались от помощника или подтвердили завершение работы, к настройкам можно вернуться.

Для кадрового учета зайдем в меню «Настройка — Кадровый учет».


Откроется окно, где будут доступны флажки и другие параметры.


Также есть функция печати настроек.


Настройка зарплаты

Для зарплаты зайдем в меню «Настройка — Расчет зарплаты».



Учетная политика

Кроме настроек кадрового учета и зарплаты нужно задать учетную политику. Для этого зайдем в карточку организации и на закладке «Учетная политика и другие настройки» перейдем по ссылке «Учетная политика».


Здесь задаются настройки страховых взносов, НДФЛ, пособий ФСС, а также определяются особенности расчета зарплаты в конкретной организации.

Несмотря на то, что функционал кадрового учета и расчета зарплаты Бухгалтерии 8.3 ограничен, можно довольно успешно вести учет и рассчитывать зарплату персонала небольшой организации. Чтобы делать это легко, полезно изучить настройки и возможности учета и расчета заработной платы в 1С.

Из статьи вы узнаете:

  • как настроить параметры учета зарплаты, чтобы вам было удобно, даже при наличии различных условий оплаты работников;
  • как настроить резерв отпусков;
  • как учесть территориальные особенности расчета зарплаты.

Общие настройки

Настройка параметров учета зарплаты осуществляется из раздела;

  • Администрирование — Настройки программы —Параметры учета — Настройки зарплаты ;
  • Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты .


Настройки зарплаты доступны только если установлен флажок Сотрудники на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности , раздел Главное – Настройки – Функциональность .

Прежде всего, необходимо установить способ ведения расчетов:


Установка переключателя В этой программе означает, что в программе будут доступны для формирования:

Документы по расчету и выплате заработной платы:

Кадровые документы будут доступны, только если включен флажок Кадровые документы на вкладке Сотрудники в настройках Функциональности

Настройки учета зарплаты

Для перехода к следующему разделу Настройки учета зарплаты необходимо пройти по ссылке Порядок учета зарплаты .


Параметры учета зарплаты в разделе Настройки учета зарплаты устанавливаются для организации в целом и будут применяться, если иное не установлено для отдельных объектов учета.

На вкладке Зарплата устанавливаются следующие параметры.

Отражение в учете зарплаты

  • Способ отражения в бух. учете — основная, наиболее часто используемая проводка по начислению зарплаты в Организации. Данный способ будет использоваться для начисления зарплаты сотрудникам, которым не определен «собственный» способ учета зарплаты в справочнике Сотрудники .
  • для отдельных начислений, задается в справочнике Начисления ;
  • для отдельных работников, задается в справочнике Сотрудники ;
  • общий для всех начислений и работников, задается на вкладке Зарплата раздела Настройки учета зарплаты .


Автоматически в базе устанавливается способ Отражение начислений по умолчанию (26 счет). В программе он задан как наиболее часто используемый для отражения начислений на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Другие способы отражения зарплаты в учете можно установить для отдельных начислений из справочника Способы учета зарплаты , который доступен из:

  • Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .
  • Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты .

В справочнике Способы учета зарплаты можно настроить и сам элемент — соответствующий способ учета.


  • Отношение к ЕНВД — устанавливается для основного Способа отражения в бух. учете . Будет применяться по умолчанию, если иное не задано для отдельных работников в справочнике Сотрудники . Возможны варианты:
    • Полностью на ЕНВД;
    • Не относится к ЕНВД;
    • Определяется ежемесячно.


    • Действует с — дата с которой применяются перечисленные выше настройки.

    Данная настройка имеет ссылку История , поэтому Способ отражения и Отношение к ЕНВД могут меняться на протяжении работы организации. Все периоды со своими настройками будут учитываться при формировании документов и отчетов.


    Выплата зарплаты и аванса

    Данные настройки устанавливают сроки выплаты зарплаты:

    • Зарплата выплачивается _ числа месяца, следующего за расчетным — за вторую половину месяца.
    • Аванс выплачивается _ числа расчетного месяца — за первую половину месяца.

    Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна быть установлена не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который зарплата начислена (п. 4 ст. 136 ТК РФ).

    Также можно установить Размер аванса :

    • Общий для всех сотрудников :
      • Процентом от оклада _ %
      • Фиксированной суммой _ руб.

      Если выбрано Устанавливается индивидуально каждому сотруднику , то в документах Прием на работу и Кадровый перевод появляется поле Аванс , в котором устанавливается размер аванса:


      Если требуется изменить уже установленное правило выплаты аванса для отдельного сотрудника, то необходимо использовать документ Кадровый перевод .

      Отражение в учете депонентов

      В 1С отражение депонентов в учете настраивается для формирования корректной проводки при списании депонированной суммы в доход организации. Если работник свою зарплату так и не получил, то бухгалтер формирует документ Списание депонированной зарплаты в доход предприятия .

      Как правило в этом разделе выбирается уже созданный способ отражения в учете:

      Способ выбирается из справочника Способы учета зарплаты — того самого, который использовался для выбора способа отражения в учете начисленной заработной платы.


      Пилотный проект ФСС

      Раздел Пилотный проект ФСС имеет отношение не столько к учету заработной платы, сколько к начислению и учету пособий по обязательному социальному страхованию.


      В поле Выплата больничных устанавливается отношение к Пилотному проекту ФСС:

      • Выполняется страхователем (организацией) — страхователи, ведущие деятельность в регионе, не включенном в пилотный проект.
      • Передана в ФСС с — выбирается с датой, с которой регион страхователя вступил в пилотный проект.

      Резервы отпусков

      Настройка резервов отпусков производится на вкладке Резервы отпусков . Панель настроек становится активной, если стоит флажок:


      На вкладке Резервы отпусков устанавливаются единые правила для налогового и бухгалтерского учета резерва, в соответствии со ст. 324.1 НК РФ.

      Необходимо установить параметры:

      • Предельная сумма отчислений в год _ руб .
      • Ежемесячный процент отчислений от ФОТ _ % .
      • Действует с — год с которого формируется резерв по заданным правилам.

      Параметр Действует с имеет историю. В ссылке История фиксируются все изменения в формировании резерва отпусков за все периоды ведения учета.

      Для инвентаризации оценочного обязательства резерв отпусков устанавливается параметр:


      • Продолжительность ежегодного отпуска работников _ календарных дней — ставится продолжительность ежегодного отпуска по организации в целом. Может использоваться среднее значение.

      Для отражения в учете формируемого резерва и сумм отпускных, начисленных за счет резерва, устанавливается параметр:

      • Резерв отпусков — Резерв ежегодных отпусков, предопределенный элемент справочника Оценочные обязательства и резервы .

      Указанный вид резерва образует субконто счета:

        «Оценочные обязательства по вознаграждениям»; «Оценочные обязательства по страховым взносам».

      При начислении и использовании резерва ежегодных отпусков субконто Резерв ежегодных отпусков будет подставляться в проводки:

      • Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.1 – начисление резерва отпусков по вознаграждениям;
      • Дт 26 (20,25,44) Кт 96.01.2 – начисление резерва отпусков по страховым взносам;
      • Дт 96.01.1 Кт 70 – начисление отпускных за счет резерва отпусков;
      • Дт 96.01.2 Кт 69 – начисление страховых взносов с отпускных за счет резерва отпусков.

      Территориальные условия

      На вкладке Территориальные условия устанавливаются параметры учета надбавок к заработной плате в соответствии с федеральными или региональными законами.


      Основные параметры настроек:

      • Флажок Северная надбавка — устанавливается, если территория, где трудятся сотрудники организации, относится к районам Крайнего Севера или приравненной к ним местностью.

      В 1С 8.3 Бухгалтерия отсутствует автоматический расчет зарплаты с учетом северных надбавок из-за сложности порядка расчета данной доплаты, учитывающего район и стаж работы в нем сотрудников. Но установленный флажок создает вид начисления Северная надбавка в справочнике Начисления .


      А также позволяет настроить для каждого работника в справочнике Сотрудники процент северной надбавки в зависимости от стажа, следить за размером которой бухгалтеру придется вручную.


      • Флажок Надбавка по районному коэффициенту — устанавливается, если на территории утвержден районный коэффициент:
        • Районный коэффициент, утвержденный местными органами власти;
        • Районный коэффициент, утвержденный федеральными органами власти.

        Территориальные условия фиксируются в Истории .

        В 1С можно задать районные коэффициенты и территориальные условия для обособленных подразделений по ссылке внизу.

        Расчет зарплаты

        Группа настроек Расчет зарплаты находится в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты .

        Автоматический расчет отпусков, больничных, удержаний

        В старых релизах программы, чтобы иметь возможность проводить начисления отпусков, больничных пособий и удержаний по исполнительным листам в 1С, необходимо было установить флажок напротив Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов .


        После версии 3.0.67 из настроек зарплаты удален указанный флажок.


        и производится по умолчанию работа с документами:

        • Больничный лист . Подробнее о начислении больничных
        • Отпуск . Подробнее о начислении и выплате отпускных
        • Исполнительный лист . Подробнее об удержаниях по исполнительным документам

        Возможность вести в программе учет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам есть только в том случае, если численность работников по организации не превышает 60 человек.

        Когда в базе ведется несколько организаций и численность хотя бы одной из них свыше 60 человек, автоматический расчет больничных, отпусков и удержаний по исполнительным документам будет недоступен.

        Зарплата по обособленным подразделениям

        Расчет зарплаты по обособленным подразделениям ведется, если в 1С 8.3 Бухгалтерия установлен соответствующий флажок.


        Данный функционал необходим для формирования отчетности по НДФЛ по разным КПП и ОКТМО, а также для представления отчетов в разные ИФНС.

        Действует ограничение по численности в 60 человек для ведения зарплаты в программе по обособленным подразделениям.

        Справочник Начисления

        По ссылке Начисления


        открывается одноименный справочник, который в базовой поставке 1С имеет следующий вид:


        Каждый из видов начислений имеет корректные настройки. Виды начислений используются в документе Начисление зарплаты , а также при начислении соответствующих выплат в специальных документах:

        Подробнее на примере начисления Оплаты за время в командировке

        При необходимости справочник Начисления можно дополнять.

        Справочник Удержания

        По ссылке Удержания


        открывается справочник Удержания , который в первоначальном виде содержит следующие элементы:

        Виды удержаний используются в документе Начисление зарплаты для удержания из начисленного дохода выплат в пользу третьих лиц или организации. Подробнее на примере Удержания по исполнительному листу

        Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

        Помогла статья?

        Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

        Похожие публикации

          Рассмотрим, какие настройки должны быть выполнены в программе 1С:ЗУП 3....

        Карточка публикации

        (11 оценок, среднее: 4,36 из 5)

        Читайте также: