Как отправить тестовое письмо по электронной почте outlook

Обновлено: 08.07.2024

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

Как избежать ошибок при составлении и отправке писем

выделенный IP-адрес с целью исключить блокировку на стороне сервера-ретранслятора или почтовой программы конечного получателя;
криптографические подписи DKIM и SPF, помогающие подтвердить подлинность домена и минимизировать количество писем, воспринимаемых как спам.

Важно! В случае несоблюдения этих элементарных правил вы рискуете не только тем, что конкретное письмо не будет доставлено адресату. При многократных попытках отправки письма в большинстве почтовых программ в блок-лист попадет вся корреспонденция, отправляемая с вашего email, и даже корпоративный домен (@domain.***).

Некорректное использование бота для отправки писем может привести к блокировке отправителя и другим нежелательным последствиям. Даже если информация, которую вы отправляете потенциальным клиентам, реально интересна им, система спам-фильтрации может воспринять данную рассылку как вредоносную. Чтобы избежать этого, лучше всего воспользоваться услугами специализированных компаний.

Данные коды являются трехзначными, каждая его часть несет в себе определенную информацию, расшифровывающую причину сбоя.

Первая цифра комбинации содержит информацию о качестве доставки:

Существует четыре варианта значений для первой цифры кода:

Вторая цифра в коде сообщает о категории ответа:

0 – синтаксические ошибки;
1 – ответы на запросы информации;
2 – ошибки канала передачи;
3 и 4 – неизвестный тип ошибки;
5 – статус почтовой системы.

Третья цифра дает более расширенную информацию о значении, указанном во второй цифре SMTP-ответа.

Полную информацию о кодах, их компоновке и значениях можно найти в спецификациях RFC 5321 и RFC 1893.

Не бывает такого, чтобы какое-то приложение или сервис в интернете работали идеально всегда – электронной п очты это тоже касается, порой и в ней возникают какие-либо неполадки. Например, письма перестают отправляться. Сегодня я разберу основные причины появления данной проблемы на разных почтовых сервисах и опишу способы устранения.

Проверка настроек компьютера и браузера

В большинстве случаев проблема с отправкой возникает не на стороне сервера. Может, причина кроется в действиях пользователя: упущении каких-то элементарных шагов или их неправильном выполнении. Еще допустимо появление неполадок в настройках компьютера.

Чтобы узнать, почему не отправляется письмо, я рекомендую провести сначала вот такие действия на исключение типичных проблем:

Вот еще почему не отправляется электронное письмо – почтовый ящик недоступен по каким-либо причинам. Например, из-за переполненности (следует удалить старые письма) или появления проблем с почтовым сервером (лучше подождать некоторое время, как минимум полчаса, и повторить отправку письма).

Если ни одно вышеуказанное действие не помогло, значит, пора разбираться с вашим почтовым сервисом.

Письма не отправляются с ящика Gmail

Когда вы грузите какой-то файл в качестве вложения к письму, сервис может заблокировать его в целях безопасности.

А вот почему не отправляются письма с телефона? В таких ситуациях проблемы возникают тогда, когда на используемом клиентом устройстве недостаточно памяти.

Если вам не удалось выяснить, почему с почты не отправляются письма, лучше повторно очистите данные браузера, проверьте корректность введенных данных и соединение с сетью.

Когда ничего не помогает, рекомендую обратиться в службу технической поддержки почтового сервиса Gmail. При этом следует подробно описать суть проблемы, желательно приложив скриншоты.

Еще один вариант – к письму был приложен файл большого объема. Он либо превышает установленные ограничения сервиса Мэйл.Ру, либо из-за низкой скорости интернета не загружается.

Если вы слишком часто посылаете со своего почтового ящика письма одинакового содержания, сервис может заподозрить вас в распространении спама. Такое бывает, когда ящик взламывают. Решить подобное можно прямо на сайте сервиса (обычно предлагается сменить пароль). Еще следует проверить папку «Исходящие» и узнать, какие именно письма отправлялись с вашего ящика.

Письма не уходят с Яндекс.Почты

Выяснить, почему не отправляется письма с почты Яндекса, очень просто. На этот сервис еще могут влиять дополнения или расширения, установленные в браузере. Для проверки нужно просто поочередно отключать их и проверять работу почты.

Проблемы с электронной почтой Rambler

Нетипичные проблемы в работе данного почтового сервиса практически не встречаются. Обычно все можно решить настройкой браузера или очисткой кэша. Еще это один из тех сервисов, в котором при отправке письма важны правильно выставленные дата и время.

Если ваш аккаунт был заблокирован, можно снять блокировку с помощью специального веб-сервиса. Выполнять это действие обязательно нужно через компьютер.

Любые другие неполадки можно легко решить обращением в службу технической поддержки. Желательно как можно более подробно описать ее характер и приложить скриншоты.

Проблемы с почтовыми клиентами

Microsoft Outlook

Если письмо в Microsoft Outlook не отправляется, сначала надо проверить нижнюю часть окна программы. Если в ней указано «Автономная работа», «Попытка подключения…» или «Отключено», значит, связь с сервером электронной почты не была установлена. Тут поможет повторная отправка письма.

Далее следует стандартная диагностика подключения к интернету и проверка наличия больших вложений в письме. Как уже известно, некоторые почтовые клиенты не поддерживают отправку файлов слишком больших размеров. Лучше грузить подобные файлы в облако и прикреплять в письме ссылку к нему.

Проблема с отправкой может настичь пользователя при недавней смене пароля. В Microsoft Outlook все меняется в «Настройках учетных записей». Влияние антивируса тоже не исключается.

eM Client

Еще eM Client может блокироваться популярными антивирусными программами. Ранее такое происходило, но производители защитного ПО исправили проблему с выходом обновления. Должно помочь временное отключение антивируса или даже удаление.

В крайнем случае следует переустановить eM Client. Может быть, в момент установки возникли какие-то повреждения.

Заключение

При отправке письма тщательно проверяйте все данные и не отправляйте большие вложения. Проблемы с отправкой писем решаются также стандартной очисткой данных браузера или же перепроверкой введенных данных. Если в почтовом сервисе возникнут серьезные проблемы, вы не сможете как отправлять, так и получать письма, и затронет это не только вас.

Электронная почта - большая часть нашей личной и профессиональной жизни. Согласно статистическим данным исследовательской фирмы Radicati Group, в мире насчитывается более 2,6 миллиарда пользователей электронной почты. Вы, наверное, один из них.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Теперь давайте рассмотрим материал о том, как составить электронное письмо с Outlook.

Как составить электронную почту с Outlook (видео)

Шаг 1. Откройте Microsoft Outlook

Итак, откройте Microsoft Outlook на рабочем столе. В большинстве случаев это означает щелчок на значке Outlook. Microsoft Outlook открывается:

Важно: Microsoft имеет несколько текущих версий Outlook. Внешний вид и функциональность вашего экрана могут быть очень незначительными в зависимости от того, какую версию вы используете и как она настроена.

Также обратите внимание, что основная часть опций меню под вкладками называется лентой.

Шаг 3. Заполните информацию заголовка

Первое, что вам нужно заполнить в окне New Messages, - это информация заголовка электронной почты. Он состоит из следующих полей:

1. Как заполнить информацию заголовка электронной почты («Кому», «От» и «Тема»)

Чтобы начать, убедитесь, что информация в поле «From» правильная. В этом поле по умолчанию используется текущий адрес электронной почты, который вы используете в Microsoft Outlook. Если вы используете более одного адреса электронной почты в Microsoft Outlook, вы увидите стрелку вниз справа от слова From. Эта стрелка позволяет вам переключить поле «From» на другой адрес электронной почты, если вы нажмете на него. Вот что происходит, когда вы нажимаете стрелку вниз:

Если MS Outlook привязан к нескольким адресам электронной почты, вы можете переключаться между адресами в поле «From».

Вот диалоговое окно «Select Names: Contacts»( «Выбрать имена: контакты»):

Используйте диалоговое окно «Select Names Contacts»( «Выбрать имена: контакты»), чтобы добавить адреса электронной почты из адресной книги MS Outlook.

Как писать большие темы для ваших маркетинговых писем

2. Как скопировать кого-нибудь из MS Outlook (Cc, Bcc)

Чтобы скопировать получателей по электронной почте, введите их адреса электронной почты в поле Cc или щелкните поле Cc, чтобы выбрать контакты из диалогового окна Select Names: Contacts («Выбрать имена: контакты»).

Вы также можете открыть диалоговое окно Select Names: Contacts в поле «Cc» в MS Outlook.

Для получения рекомендаций о том, как написать эффективную электронную почту, просмотрите эти учебники:

Как правильно писать официальную электронную почту (которая получает результаты) Как написать более эффективную электронную почту (15+ лучших советов и подсказок) Как владеть надлежащим форматом электронной почты для бизнеса - и избегать профессионального бедствия

Microsoft Outlook поддерживает основные средства форматирования текста, общие для других продуктов Microsoft. Вы можете найти их на Ribbon (ленте) на вкладке Format Text (Формат текста):

Параметры форматирования текста вы найдете на вкладке «Формат текста» в MS Outlook.

Ниже приведен краткий обзор некоторых возможностей форматирования Microsoft Outlook:

Шрифт
Размер
Жирный
Курсив
Подчеркивание
Цвет шрифта
Выравнивание шрифта
Нумерование списка
Маркирование списка
Отступ меньше
Отступ больше
Котировка
Удалить форматирование
Подчеркивание
Двойное подчеркивание
Верхний индекс
Нижний индекс
Маленькая верхушка
Все верхушки
Скрытый

Чтобы использовать один из инструментов форматирования, выделите текст, который вы хотите отформатировать, с помощью курсора. Затем нажмите кнопку форматирования в ленте, которую вы хотите применить к тексту.

В приведенном ниже примере я применил курсив и нумерование списка к тексту:

Вы можете добавить форматирование в электронную почту с помощью MS Outlook.

2. Как удалить форматирование текста в Microsoft Outlook

Вы можете удалить форматирование текста в MS Outlook с помощью значка Clear All Formatting (Очистить все форматирование).

Чтобы удалить форматирование текста, выделите текст, который хотите отформатировать, и щелкните значок Clear All Formatting в ленте. Форматирование прошло.

Или на вкладке Insert (Вставка) вы найдете значок Attach File (Прикрепить файл) и значок Outlook.

Предупреждение. Многие онлайн-изображения защищены авторским правом. Обязательно проверьте информацию об авторских правах на любом изображении перед ее использованием.

Вы можете вставить изображение в ваш текст электронной почты.

Примечание: Изображение появляется в исходном размере. Перетащите края изображения, чтобы изменить его размер.

Вкладка Format (Формат) может автоматически открываться, и вы можете отформатировать только что добавленное изображение.

6. Как добавить изображение подписи

Одним из способов повысить эффективность вашей электронной почты является добавление профессионального шаблона подписи. Профессиональные шаблоны подписей доступны через Envato Elements и Envato GraphicRiver.

Чтобы добавить профессиональное изображение подписи из шаблона, нажмите значок Signature (Подпись) на вкладке Message . В раскрывающемся меню выберите Signatures. Появится диалоговое окно Signatures(подписи) и Stationery(канцелярские принадлежности):

Используйте значок Insert Picture в диалоговом окне Signatures and Stationery, чтобы добавить изображение подписи на ваш адрес электронной почты.

Если у вас есть более одной учетной записи электронной почты, прикрепленной к электронной почте Microsoft Outlook, вам нужно будет использовать поле Select signature to edit (Выбрать подпись для редактирования), чтобы выбрать, какую подпись вы редактируете.

Щелкните в поле ниже Edit signature (Редактировать подпись) и нажмите значок Insert Picture. Выберите изображение в диалоговом окне Insert Picture и нажмите кнопку «ОК». Подпись будет автоматически добавлена ко всем исходящим письмам.

Шаблон подписи выше основан на шаблоне электронной почты 1127 от Envato GraphicRiver.

В приведенной ниже статье содержится дополнительная информация о шаблонах подписей:

9 Профессиональных советов подписей электронной почты - с лучшими примерами шаблонов

Вот инструкции по выполнению обоих:

Дополнительные полезные советы и стратегии электронной почты

Заключение

Читайте также: