Как перейти на 1с

Обновлено: 08.07.2024

На смену «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, пришла «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, и кто-то уже успел перейти на новую редакцию, не избежав при этом затруднений. Если вы тоже планируете переход, то эта статья для вас: расскажем о чужих ошибках, чтобы вы могли пользоваться новой редакцией максимально комфортно.

Этапы перехода на новую редакцию

Самая распространенная и самая главная ошибка, которую допускают пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, решившиеся на переход на редакцию 3.1, – легкомысленное отношение к самой процедуре перехода.

Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:

подготовка к переходу;

перенос данных и настройка новой программы;

проверка перенесенных данных.

Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На сайте 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» 16 февраля 2016 г. опубликована статья под названием «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3.0». В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую:

«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ».

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;

начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);

список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;

штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;

кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);

данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;

данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);

остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;

начисления и удержания с произвольными формулами;

кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;

фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;

сведения о займах сотрудников;

действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и «полного» переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:

методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;

переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных».

Как показала практика, предприятия, пожелавшие перенести «все нажитое непосильным трудом» в новую программу, в придачу к огромному объему перенесенной информации (и утяжелению базы данных) получили и непрекращающуюся головную боль из-за того, что зачастую данные переносятся некорректно, а проявляется это в самый неподходящий момент непредсказуемым образом.

Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».

У вас в базе данных не будет документов приема на работу и кадровых переводов для сотрудников, работающих на дату переноса. Это не страшно: кадровая история таких сотрудников записывается в специальный регистр сведений, откуда благополучно попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить время на поиски документа, ответственного за неправильное начисление или непонятно откуда возникший перерасчет.

Когда лучше переходить

К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.

Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.

Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Подготовка к переходу

Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.

Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ. Лучше подготовиться заранее.

Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!

Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.

В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.

Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:

в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;

переходим в январе, максимум в феврале;

выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.

Перенос данных и настройки программы

Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.

И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;

устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;

запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);

выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;

запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).

Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета» («Настройка» – «Отчет по настройкам») и проверить себя.

Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

Проверки

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры» – «Сервис» – «Объединение личных карточек»).

Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:

«Администрирование» – «См. также» – «Переносы данных»;

«Главное» – «См. также» – «Данные на начало эксплуатации».

Документами «Переносы данных» переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО», «ЗП_СЗФСС» – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;

«ИЛ» – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;

«НДФЛ» – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты»;

«ПСС» – пособия по социальному страхованию с начала года;

«РКД» – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;

«РОтп» – реестр отпусков для работающих сотрудников;

«ТДК» – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации» записываются документы:

«Начальная штатная расстановка» – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка», «Штатные сотрудники») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда» поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;

«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;

«Начальная задолженность по зарплате» – один документ на всю организацию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.

После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.

Необходимость перехода на новую систему может быть связана с потребностью сократить расходы или найти более функциональное решение. Такой проект требует серьезной подготовки и дополнительных ресурсов.

Рассказываем, как сделать правильный выбор, избежать ошибки и обойти рекламные трюки при покупке решения для бизнеса.

1. Определите цель и составьте план действий

Важно выстроить коммуникации таким образом, чтобы у команды сформировалась единая цель. В противном случае вам будет сложно координировать действия.

Например, вы решили приобрести систему «1С:Бухгалтерия». Если вы спросите у своего бухгалтера о цели покупки, он ответит: решение необходимо, чтобы вести учёт, вводить документы, формировать проводки. Однако это не цель всего проекта. После наводящего вопроса «А зачем всё это?» — сотрудник ответит: «Чтобы сдать отчётность и распечатать накладную». Но и это не цель, а лишь функционал, инструмент, который помогает достичь цели. В конечном счете, мы придем к выводу, что без отчетности компанию ждут штрафы, санкции и репутационные риски, которые приведут к потере клиентов. А отсутствие автоматизации снизит эффективность бизнес-процессов.

Понимание единой цели всеми участниками проекта позволит грамотно составить план работ, избежать ненужных шагов и правильно выстроить коммуникации внутри всей команды.

Будьте готовы к личному участию и ответственности за принятие решений. Часто заказчики представляют весь процесс покупки решения в виде «купил, установил и работаю». В случае с программами управления и учёта это легко может привести к фатальной недооценке бюджета. Приготовьтесь к большому объёму работ, требующих финансирования. Почти всегда они существенно дороже самой системы.

2. Выберите программный продукт

Рассмотрите список программных продуктов и перечень сопутствующих работ, предложенных каждым поставщиком. Оцените объем дополнительных трудозатрат. Обычно они связаны с настройкой и вводом начальных данных, иногда — с обменом данными, настройкой прав, и стоят намного больше самой программы.

Будьте внимательны: часто поставщик предлагает готовое решение, не задумываясь, а нужно ли оно поставщику. Например, строительной организации часто сразу предлагают модуль «Управление строительной организацией» на базе УПП. Впоследствии функционал УСО часто не востребован у заказчика, а деньги уже потрачены. Ничто не мешало купить УПП, а позже проапгрейдит" его до УСО при необходимости. Ещё хуже, когда ненужную готовую разработку продают под видом дорогостоящих работ. Не спешите покупать кота в мешке, изучите, что вы покупаете.

До покупки запросите у поставщика обзорное обучение, которое даст общие представления о возможностях программы. Важно понимать наличие функционала в общих чертах. Курс будет полезен, в первую очередь, тем, кто будет руководить работой в программе: руководителям отделов, заказчикам отчётности, руководству предприятия. Он позволит узнать обо всех её возможностях и подтвердить соответствие вашим требованиям. Также вы можете запросить демо-доступ к программе.

Далее нужно выбрать между простыми и более сложными конфигурациями. Здесь надо оценивать конкретную ситуацию. Простые конфигурации, как правило, не требуют мощных ресурсов. Также это надёжное разграничение доступа: пользователь одной базы не получит доступ к данным другой, т.к. он в ней просто не работает. Единая конфигурация предполагает более развитый функционал и меньшее количество лицензий (те, кто работали в двух базах, работают в одной). Но главное — нет проблем с лишними обменами данных. Это всегда слабое место, трудоёмкое в доработке.

Любая доработка готовой системы — дорогое удовольствие. Для дополнительных возможностей есть много готовых решений, которые можно найти на «Инфостарте», сайте «1С:Совместимо», сайтах-партнёров 1С, но их покупка требует более тщательных проверок, и надо обязательно советоваться со специалистом, который будет их внедрять.

Часто встаёт вопрос: процесс в типовом решении построен не так, как надо. Его надо дорабатывать. Но не спешите. Все операции из типовых решений опробованы тысячами пользователей — и работают!

Чтобы принять верное решение, оцените стоимость решения и доработок, а также выгоды от автоматизации.

3. Выберите поставщика

Чем меньше ваш проект, и чем меньше требований, тем будет проще искать поставщика. Небольшие объёмы работ по настройке можно выполнить самостоятельно. Чем сложнее проект и жёстче бюджет, тем выше риск самых больших материальных потерь вследствие провала проекта.

Проверьте наличие у потенциального исполнителя необходимых ресурсов: запросите данные именно тех специалистов, которые будут работать с вами, а не «среднюю температуру по больнице». Особое внимание уделите руководителю проекта со стороны интегратора. Это очень частый рекламный ход — на встречу приезжает один из лучших специалистов, но на ваш проект он не попадёт.

В коммерческом предложении будет перечислено много заслуг фирмы. Если там есть благодарности за проекты — попросите назначить на свой проект сотрудника, добывшего их.

Частая уловка — демпинг. Многие указывают в коммерческих предложениях заведомо заниженную цену. Относительно честный вариант — когда за эту цену система хоть и с минимальными удобствами, но всё же выйдет на работу.

Выбрав самого дешевого интегратора, заказчик рискует в дальнейшем заплатить в разы больше. Поэтому попросите поставщиков детализировать работы с расценкой. Некоторые позиции списка работ разных исполнителей будут одинаковы, и вы сможете их сравнить. В детализации вы увидите и методику работы исполнителя: всё ли он включает в состав работ, какие работы считает лишними, насколько перестраховывается. Когда вы получили реальную стоимость, сравните её с учётом специалистов исполнителей — чья команда выглядит достойнее за предложенную стоимость.

У наработок есть обратная сторона медали. Некоторые работают по одному шаблону, и не готовы идти навстречу вашим требованиям. Конечно, любой поставщик может предложить не то, что вы планировали купить. Обязательно рассмотрите и обсудите полученные предложения. Они могут быть настолько выгоднее, что пересматривается весь проект. А может быть, поставщик не понял задачи, при обсуждении вы увидите это.

Назовите исполнителю свои требования. Если их начнут обсуждать, спорить, давать рекомендации, значит, вас услышали. Если реакции не последовало, попросите оценить ваши пожелания, дополнить их. Если и тут — молчание, или «всё хорошо и понятно», задумайтесь над отношением исполнителя к задаче. Нежелание понимать вас говорит о том, что делать ничего и не собираются.

После того, как обсудили план с менеджером или руководителем проекта, попросите встретиться с кем-нибудь из непосредственных исполнителей. Попросите его оценить план: краткое объяснение каждого пункта, в котором он компетентен, что есть лишнее, чего не хватает по его мнению. Сравните «показания».

Любой поставщик, к которому вы обратитесь, сразу же предложит обследование текущих бизнес-процессов. Вы не знаете возможностей продукта (если знаете — это снизит объём экспертизы, но не отменит её), а исполнитель работ — особенностей вашего бизнеса. Срок выполнения обследования — от одного дня до месяца. Основная задача — выявить необходимые для начала эксплуатации работы. Остальное — кто бы и как вас ни убеждал — опционально. Дело в том, что никакая экспертиза не охватит всех ваших пожеланий и деталей бизнеса. Изменения будут. Но они будут более осознанными, полными и правильно реализованными при наличии опыта работы в программе у ваших пользователей. Частая уловка — бесплатная экспертиза или большая скидка на неё. Цель уловки — «ввязаться в бой». Расчёт на то, что, потратив время и деньги, вы не дадите уже обратный ход, попадёте в зависимость от исполнителя.

Вот, что должны содержать результаты исследования:

информацию, необходимую для понимания документа третьими лицами. В нём могут быть словарь, описание структуры подразделений, краткое описание и назначение взаимодействующих программ, описание оборудования заказчика, и т.д;
обоснованный выбор программного продукта;
два варианта изменений серверного и сетевого оборудования: минимальный и рекомендуемый (по мнению исполнителя) или заключение о пригодности оборудования;
список необходимых работ и поставок;
список требований сторон;
оценку времени работников заказчика, которое потребуется уделить проекту;
план-график с указанием стоимости по каждому пункту работ и поставок;
предварительная оценка каждого этапа по срокам и суммам;
список некритических, но планируемых или рекомендованных исполнителем работ и поставок;
список наборов прав (ролей) пользователей, которые будут работать в системе.

Рекомендую в договоре указать обязанность исполнителя доработать документ по замечаниям заказчика и представить его в окончательном виде до первого этапа. Это позволит обойти ряд проблем:

4. Заключайте договор

Еще раз ознакомьтесь с планом и графиком работ. Окончательно устраните любые непонимания. Именно на этапе составления договора недобросовестный исполнитель попытается включить лишние, не нужные вам работы.

Перечислю только некоторые из частых ошибок:

наличие в договоре предоплат без гарантии возврата;
отсутствие важных условий. Например, если установка системы связана с последующим аутсорсингом — важно указать условия хостинга, включая тестовые копии баз для разработки;
условия, когда оплачивается процесс, а не результат (исключение — обслуживание, сопровождение и изменение условий заказчиком);
включение работ, от которых вы не можете отказаться до их начала;
отсутствие регрессивных условий конфиденциальности.

Далее определите с исполнителем, когда и за что должна проходить оплата. В графике есть сроки поставок и завершения работ. По ним можно определить даты оплат, их суммы — из договора, и включить в свой финансовый план.

5. Начинаем работать в системе

Первую установку программы лучше всего проводить силами ваших системных администраторов под контролем исполнителя. Исполнитель, конечно, и сам может установить ПО, но важно, чтобы ваш специалист был в курсе всех особенностей установки.

Каждая программа имеет настройки, и их немало. Так же, как и с установкой, рекомендую ввод настроек своими силами под контролем и с консультациями исполнителя. Для этого потребуется, чтобы настройки были распределены между ответственными лицами.

После начала работы появляются вопросы по существу, массовый сбор идей и возможность спланировать внедрение с учётом особенностей программы. Часто исполнитель сначала дорабатывает программу, а потом пускает туда пользователей. Это неправильно! Начинайте работать сразу же, как появится возможность, и есть высокая вероятность того, что доработки не потребуются и будет сэкономлено много денег.

Не откладывайте возникшие у вас вопросы по регламентным операциям, которые обычно проводятся в конце месяца. Пусть вам ответят на эти вопросы заранее.

6. Проведите необходимые доработки

Доработки на данном этапе выполняются только необходимые. Устраняются препятствия, которые критически мешают кому-то работать. Например, не разграничены права доступа. Если можно работать без доработки — она откладывается. Все, у кого помех нет — работают, формируют свои пожелания, из которых составляется план развития системы.

Частая ошибка — разработка функционала, который уже есть в типовой конфигурации. Она возникает из-за:

халатности, когда исполнитель не потрудился проверить наличие функционала;
нежелания работников заказчика перейти на имеющийся похожий функционал (отказываться от привычек). Добросовестный исполнитель постарается переубедить заказчика, недобросовестный — перепрограммирует всю систему вдоль и поперёк.

Запомните: любая, а особенно — некачественно сделанная доработка повышает стоимость обслуживания системы.

Некоторые исполнители требуют от заказчика техническое задание для доработок. Помните: готовить его должен сам исполнитель. ТЗ пишется языком, понятным заказчику. Оно должно содержать:

реальные требования заказчика;
предварительную схему решения. В ней должны быть:

— основные этапы решения;

— ключевые моменты методологии;

— детали, изменение которых особенно трудоёмко;

сценарий тестирования;
описание результата;
ограничения и условия;
при необходимости — примеры и кейсы.

ТЗ не должно содержать:

В случае простых или однозначно понимаемых доработок составление технического задания превратится в лишние трудозатраты.

Вы решили частично отвязать бизнес от офиса и вести бухгалтерию в облаке. Рассказываем, как быстро перейти в 1С:Фреш, который для этого придумали.

Интерфейс приложений сервиса 1С:Фреш по виду и возможностям совпадает с привычными для вас программами «1С», только они работают прямо через ваш браузер. Сначала надо перетащить все из вашей локальной базы и загрузить их в 1С:Фреш.

Как выгрузить данные из локальной информационной базы

Чтобы выгрузить данные из локальной информационной базы, пользователь с правами администратора должен войти в нее и выполнить команду Выгрузить данные для перехода в сервис (или Выгрузить данные в локальную версию).

Это выполняется с помощью команды меню:

• в большинстве приложений — команда Администрирование — Выгрузить данные для перехода в сервис (или Выгрузить данные в локальную версию).;

• в приложении «1С:Управление нашей фирмой» — команда Компания — Администрирование — Переход между локальным и сервисным режимами работы — Выгрузить данные для перехода в сервис (или Выгрузить данные в локальную версию).;

• в приложении «1С:Комплексная автоматизация» — команда НСИ и администрирование — Выгрузить данные для перехода в сервис (или Выгрузить данные в локальную версию).

Выгрузка проходит автоматически и почти не потребует вашего участия. Возможно, вылезет предупреждение о том, что процесс может занять время. Тогда во всплывшем окне нажмите кнопку Продолжить.

Вопрос решен, и началась выгрузка. Ждите, когда архив с данными приложения будет полностью сформирован и вам предложат сохранить его на компьютере.

Важное уточнение. ЭЦП можно хранить в облаке — вообще ничего не нужно хранить на компьютере. В этом случае подпись нужно будет перевыпустить. А если хотите пользоваться ЭЦП локально, то перевыпускать не нужно.

Итак, первый этап пройден.

Создайте в сервисе новое приложение, загрузив в него данные из файла, который вы только что выгрузили. Это второй этап.

Типовое внедрение - бесплатно при покупке программы у нас. Дополнительные настройки. Проектное внедрение.

Поскольку 1С довольно часто выпускает обновления, установить последние релизы 1С – вопрос, можно сказать, рутинный, особенно, если речь идет о программах, с помощью которых автоматизируют регламентированный учет. Но тут нужно пояснить, что переход на актуальную платформу и на актуальную редакцию – не одно и то же. Сейчас мы рассмотрим, как осуществить переход на новую редакцию на примере 1С Бухгалтерии.

Если мы откроем любую базу 1С и в главном меню выберем справку о программе, то увидим следующее окно:

Итак, что же мы видим? В верхней части окна, в первой строке указана версия платформы 1С, а чуть ниже, расположены сведения о конфигурации. Как видим, в нашем случае, платформа имеет одну из последних версий – 8.3, а вот редакция конфигурации – 2.0. На сегодня Бухгалтерия 2.0 считается устаревшей редакцией, хотя пока и находится на поддержке разработчика. Таким образом, мы видим, что переход на 1С:Бухгалтерию 3.0 должен состоять из 2-х этапов: переход на новую платформу и перевод конфигурации на актуальную редакцию.

Переход с 1С 8.2 на 8.3

Переход на 1С 8.3 в части платформы никакой сложности не представляет. Мы просто устанавливаем новую версию платформы, хотя это и называется обновлением платформы. На самом же деле, новая платформа - 1С 8.3, устанавливается не поверх, а «рядом» с предыдущей, то есть способна работать параллельно с ней. Поэтому нередки ситуации, когда в папке с платформой у пользователя может лежать до 10-15 версий платформы одновременно. Но старые версии рекомендуется все-таки удалять, чтобы они не занимали место на жестком диске.

Сложностей быть здесь не должно: распаковываем дистрибутив с диска ИТС или, по выбору пользователя, с сайта поддержки, запускаем «Setup.exe» и следуем указаниям программы установки. Установив новую версию, перезапускаем 1С. Выбрав в списке баз нужную, жмем кнопку «Изменить». Появляется окно, где жмем «Далее».

Обратимся к строке «Версия 1С: Предприятия», где ставим 8.3 или детальный номер версии платформы, под которой будет запущена данная база, например, «8.3.10.2466».

Дело в том, что при пустой строке база будет пытаться автоматически запуститься на самой новой версии платформы, но если этих версий много, то система может «заглючить» и запуститься на какой-то из старых версий (8.2, например). При указании 8.3, база будет запускаться только на версии платформы 8.3. При точном указании версии (как на скриншоте), база будет запускаться только на этой конкретной версии, даже при появлении более новых. Таким образом, переход на платформу 8.3 не представляет каких-либо проблем.

Теперь рассмотрим переход с 8.2 на 8.3, то есть обновление редакции конфигурации Бухгалтерия предприятия 2.0, соответственно, на редакцию 3.0, которая является последней на сегодняшний день.

Переход с 2.0 на 3.0 для 1С:Бухгалтерия

В первую очередь, чтобы обезопасить себя от возможных неприятностей, рекомендуется сделать архивную копию базы (в конфигураторе выбрать «Администрирование» и далее выгрузку информационной базы) и обновить нашу конфигурацию (желательно, но не обязательно) до актуальной версии.

Далее мы должны понять, на какой релиз редакции 3.0 мы можем перейти, разыскав информацию на сайте поддержки 1С, на котором имеется полный список релизов 1С Бухгалтерия и других типовых решений.

В столбце «Обновление версии» мы увидим номера релизов, с которых можно перейти на интересующий нас. В нашем случае, с релиза 2.0.66.35 можно перейти сразу на последний – 3.0.51.27. Выбираем его, на следующей странице выбираем пункт:

После скачивания дистрибутива распаковываем его и видим внутри следующее:

Нас интересует «Setup.exe». Запуская его, следуем инструкциям установщика.

Желательно самостоятельно прописать адрес каталога шаблонов или запомнить стандартный путь, который укажет программа. Позже это нам пригодится.

По окончании установки заходим в нашу базу в режиме конфигуратора. В главном меню надо выбирать функцию «Администрирование», а затем подпункт «Пользователи». Если у нас в базе нет ни единого пользователя, его необходимо создать. Если пользователи уже имеются, то назначаем того, которому будут даны права администратора, осуществляющего переход на 3.0. Это необходимое условие при переходе на новую версию.

В нашем случае список пуст. Добавим нового пользователя, нажав «+» в верхнем левом углу окна.

Открывается окно создания нового пользователя. Заполняем имя и, при желании, пароль.

Далее переходим на вкладку «Прочее» и выставляем галочки так, как показано на скриншоте. Нажимаем «Ок». Итак, пользователь создан. Закрываем окно «Список пользователей» и в главном меню конфигурации через поддержку находим обновление конфигурации.

Ищем доступные обновления…

в текущих каталогах шаблонов и обновлений.

Находим нужное и жмем «Готово».

Читаем общую информацию об обновлении и жмем «Продолжить», а потом «ОК».

И вот только теперь началось непосредственно обновление. Ждем, пока программа не спросит «обновить ли конфигурацию БД», и соглашаемся, иначе процесс перехода завершится.

В продолжении ознакомимся с данными об изменении структуры информации.

Дожидаемся появления в нижнем левом углу надписи:

На этом в режиме Конфигуратора процесс обновления завершен.

Если, как в нашем случае, база данных работает в файловом режиме, то рекомендуется сделать тестирование и исправление базы. Для этого заходим в «Администрирование» и активируем «Тестирование и исправление». Ставим галочки, как показано на скриншоте, и нажимаем «Выполнить». Процесс может занять длительное время (до 30-40 минут).

После окончания процесса тестирования нам нужно запустить базу в режиме Предприятия. Это можно сделать из конфигуратора нажатием клавиши (F5) на клавиатуре или кнопки в верхнем левом углу окна конфигуратора.

После запуска базы в режиме предприятия программа выдаст следующее окно:

Подтверждаем легальность получения обновления и нажимаем «Продолжить».

Ожидаем окончания процесса.

По окончании процесса можно проверить редакцию нашей конфигурации. Жмем кнопку «i» в правом верхнем углу окна.

Как мы видим, редакция конфигурации изменилась. А значит, переход на версию 3.0 прошел успешно.

Если в конфигурации Бухгалтерия предприятия 2.0 были введены пользователи информационной базы, то после перехода на редакцию 3.0 для всех пользователей надо заново установить права на доступ к базе. Для этого надо зайти в справочник «Пользователи». Он находится в разделе «Администрирование». Если его там нет, то нужно его добавить следующим образом:

Далее заходим в справочник, выбираем нужного пользователя и настраиваем ему права доступа.

После этого нажимаем «Записать». Можно приступать к работе в нашей базе. Если у вас остались вопросы, как осуществить переход на программу 1С Бухгалтерия 8.3 с устаревшей версии 8.2, свяжитесь с нашими специалистами, мы с радостью вам поможем.

Итак, требуется обновиться, а в силу ряда причин, проф нам обновить не получается ?

Вы смирились с ограничениями базовой версии, но обновить проф до базовой или выгрузить из проф в базовую не получилось? Тогда читайте ниже один из способов перехода, который предполагает обновить Проф до базовой, удалив из нее все, кроме 1 организации, включая удаление данных, явно или неявно ссылающихся на "Ненужные" нам организации и препятствующие обновлению. В описании предложена простая обработка по удалению всех данных, препятствующих переходу. Там ничего сложного или нового, т.ч. уважаемый скептик не расточайте яд понапрасну

Что нужно для начала.

1. БП Проф с данными и чистая базовая одного и того же релиза.

2. Заходим в базовую в режиме конфигуратора, и сохраняем конфигурацию в файл: Конфигурация - сохранить конфигурацию в файл. Запомните, куда сохранили, файл нам потом понадобится.

3. Создаем будущие базовые конфигурации: Скопируйте папку с текущей базой и создайте на диске столько копий этой папки, сколько будет баз в дальнейшем. Напомню, если Вы ведете 10 организаций то и папок с базами будет 10. Можете каждую папку назвать именем организации, которая будет там "Жить", так легче не запутаться.

4. В окно запуска конфигураций добавьте Ваши только что "созданные" базы: Добавить - Добавление в список существующей ИБ - "Имя базы - название организации" - путь к одной из баз (я писал, что название папки = названию организации)

Далее действия повторять для каждой из баз

5. Заходим в базу в обычном режиме. Удаляем все с помощью обработки-помошника. ВНИМАНИЕ. В окне "Ее оставить" укажите ту организацию, данные которой нужно оставить. Остальное будет удалено!

6. Выйдите из программы и войдите в нее в режиме конфигуратора. Запустите Тестирование и исправление ИБ: Администрирование - Тестирование исправление. Ставьте все галки (не помешает), "Тестирование и исправление", "Очищать ссылки", "Удалять объект" и . Идем пить чай.

7. Теперь после окончания тестирования можно обновиться до базовой. Для этого не выходя из конфигуратора: Конфигурация - Загрузить конфигурацию из файла (Именно загрузить. ). Помните, в п.2 я просил запомнить куда мы сохраняли файл конфигурации. Вот его и выбираем для загрузки. На все предупреждения и вопросы подтверждаем и отвечаем утвердительно.

8. Запускаем БП, открываем "О программе" внимательно читаем и. Идем пить чай. Или не чай.

Читайте также: