Как перенести excel в project
Обновлено: 05.07.2024
Кроме непосредственно тренингов вторым направлением моей деятельности можно считать консультирование и разработку. Буду рад помочь вам лично или вашей компании в реализации проектов автоматизации и электронного документооборота с использованием программ пакета Microsoft Office (Excel, Access, Outlook, Power Point. ) Если в вашей работе встречаются рутинные, однообразные операции, например:
- типовая обработка поступивших данных;
- проверка больших объемов информации на не/соответствие заданным правилам;
- исправление отчетов после выгрузки их из корпоративных баз данных;
- формирование однотипных отчетов и таблиц и заполнение их данными;
- сбор данных из нескольких файлов в один или разнесение одного файла на несколько с последующей отправкой по эл.почте;
- и т.д.
. то самое время задуматься - а не создать ли макрос, который будет делать все то же самое, только быстрее и автоматически? Вторую 1С или SAP средствами Excel, конечно, не создать, но уменьшить повседневную рутину, исключить человеческий фактор и автоматизировать банальные действия - вполне можно.
Разработка системы учета рабочего графика и заработной платы. Система позволяет вводить произвольное количество сотрудников, планировать их загрузку по рабочему графику, вычислять из зарплату и отпускные. Система сохраняет всю историю платежей по каждому сотруднику, позволяет учитывать штрафы, премии, компенсации и пр. Для руководителя, бухгалтера и сотрудников предусмотрен вход в систему по паролю с различными правами доступа к разным модулям. Система позволяет строить различные отчеты по ФОТ в динамике по времени и зарплатные карточки сотрудников.
Разработка лимитной карты и системы учета расходных материалов при строительстве. Ввод накладных и заявок на материалы, вывод отчетов.
Создание удобной и функциональной формы заказа на макросах для автоматического расчета менеджерами стоимости дверей и сопутствующих материалов с учетом их размеров, используемых материалов, особенностей установки и т.п. К форме подключен корпоративный прайс-лист, который служит источником информации о ценах.
Создание системы расчета бонусов с хитрой логикой, учитывающей как непосредственную работу сотрудников, так и эффективность их подчиненных (кураторство).
Формирование отчетов по зарплате и бонусам.
Разработка системы мониторинга для ключевых файлов компании. Разработанные макросы отслеживают изменения в заданных файлах - время изменения, их автора, старые и новые значения в изменяемых ячейках. Параллельно ведется лог всех правок, который отправляется ключевым сотрудникам для контроля.
Создание системы ввода заказов и контроль их последующего исполнения на всех этапах производства. Планирование загрузки цехов, перенастройки оборудования и прогнозирование сроков доставки выполненного заказа клиенту. Реализовано в виде книги, состоящей из листов-баз данных и листов-отчетов и набора сопутствующих макросов.
Создание формы ввода данных по выполненным работам и запчастям с последующей распечаткой заказ-наряда, выводом суммы прописью и сохранения данных в архив.
Большой проект, включающий в себя:
- разработку шаблона для сбора финансовой информации (более 500 параметров) по городам, филиалам и регионам компании (>50 городов из 7 регионов)
- создание макросов проверки и сбора информации из шаблонов филиалов в отчеты по регионам и регионов - в общий отчет по компании
- расчет ключевых параметров эффективности компании (KPI) и визуализация полученных данных с помощью панелей управления (dashboards), графиков и условного форматирования ("светофоры" и т.д.)
- создание макросов для планирования бюджета на 2010-2011 годы
Разработка системы импорта, разбора и распознавания (парсинга) базы данных грузовых таможенных деклараций. Формирование аналитических отчетов по импорту для разных критериев (поставщики, география, цены и т.д.)
Макрос автоматической сборки данных с разных листов по указанному списку файлов с формированием итоговых таблиц по продажам, обороту и бюджету.
Если вы начали работу над проектом в Excel, но затем вам потребовались инструменты для управления более сложными расписаниями, общим доступом к ресурсам и отслеживанием, возможно, пора перенести данные в Project. Это можно сделать с помощью мастера импорта проекта. Просто выполните действия по импорту данных в новый или уже существующий проект, и мастер автоматически разместит их в соответствующие поля в Project.
В Project выберите команды Файл > Создать.
На странице Создать выберите команду Добавить из книги Excel.
В поле Открыть щелкните стрелку рядом с элементом Формат XML и выберите пункт Книга Excel или Книга Excel 97-2003 (если данные проект сохранены в формате более ранней версии приложения).
Найдите и выберите книгу, которую вы хотите импортировать, и нажмите кнопку Открыть.
В окне мастера импорта нажмите кнопку Далее, чтобы начать импорт, а затем следуйте указаниям, чтобы завершить операцию импорта.
Действие 2. Создайте схему с нуля или выберите готовую схему, соответствующую имеющимся у вас данным, и нажмите кнопку Далее.
Действие 3. Импортируйте данные в новый или открытый проект и нажмите кнопку Далее.
Действие 4. Выберите тип сведений, которые вы импортируете, чтобы мастер мог правильно разместить данные из Excel в Project, и нажмите кнопку Далее.
Действие 5. Проверьте сопоставленные поля, внесите при необходимости изменения и нажмите кнопку Далее.
Последнее действие. Щелкните Сохранить схему, если вы хотите использовать ее повторно, и нажмите кнопку Готово.
Дополнительные сведения об импорте и экспорте данных проекта
Если вы часто начинаете создавать проекты в Excel, воспользуйтесь одним из имеющихся в приложении шаблонов проекта. Они разработаны с использованием соответствующих полей, что упрощает сопоставление данных при последующем экспорте проекта из Excel в Project. В Excel выберите команды Файл > Создать, а затем выберите нужный шаблон проекта, например, Список задач Microsoft Project.
Вы также можете экспортировать данные из Project в Excel для анализа данных и создания визуальных отчетов.
Для того чтобы импортировать данные из Microsoft Excel в Microsoft Project, откройте проект. В меню «Файл» выберите команду «Открыть». В открывшемся диалоговом окне выберите тип файла «Книга Excel» и нажмите «Открыть». В диалоговом окне откроется «Мастер импорта», при помощи которого Вы сможете собрать все необходимые для импорта сведения.
Выбирая соответствующие поставленной задаче параметры, Вы можете как создавать новые, так и добавлять данные к уже существующим проектам.
В окне сопоставления данных можно установить соответствие полей Microsoft Excel полям MS Project, а также изменить порядок расположения полей (рис. 7.7.).
Рис. 7.7. Импорт задач
Группировка, фильтрация, сортировка
При работе с планом проекта, содержащим большое количество данных, бывает необходимо отражать не все задачи или ресурсы, а только некоторую их часть. Для этого используются группировка и фильтрация данных.
Для того чтобы сгруппировать данные проекта воспользуйтесь подменю «Группировка» панели инструментов или на вкладе Вид в разделе Данные и выберите нужный Вам вариант. Так, например, группировка по длительности и приоритетам будет выглядеть так, как показано на рисунке 7.8.
Рис. 7.8. Группировка задач
Microsoft Project содержит набор фильтров, позволяющих быстро отбирать необходимые данные.
Для того чтобы отфильтровать данные, выберите нужный фильтр в меню «Вид / Фильтр». В плане проекта будут отображены только те задачи или ресурсы, которые соответствуют условиям выбранного фильтра.
Таким же образом (меню «Вид / Сортировка») Вы можете сортировать данные проекта по дате, приоритету, затратам и идентификатору.
Календарь
Рис. 7.9 Представление «Календарь»
«Календарь» – одна из основных диаграмм MS Project, поскольку позволяет представить план работ в привычном для большинства сотрудников виде (рис. 7.9.).
Принципы настройки «Календаря» совпадают с принципами настройки «Диаграммы Ганта», т.е. можно отформатировать стили отрезков, шкалу времени и общие параметры диаграммы. Но нельзя форматировать параметры отображения отдельного отрезка.
На «Календаре» удобно редактировать план проекта. Достаточно просто перетащить отрезок целиком – изменение даты начала и окончания с сохранением длительности, перетащить только правую границу отрезка – изменение длительности задачи, перетащить мышь с одной задачи на другую – создание связи между задачами.
Существуют команда «Перейти», делающая работу в «Календаре» более удобной.
Диалоговое окно «Перейти», вызывается правой кнопкой мыши на календаре, позволяет вам моментально перейти к задаче с заданным идентификатором или к выбранной вами дате.
Статистика проекта
Для того чтобы в первом приближении оценить статистику проекта на вкладке Проект, в области «Свойства» нажать на пиктограмме «Сведения о проекте» и в появившемся окне нажать на кнопке «Статистика».
В открывшемся окне «Статистика проекта» (рис. 7.10.), вы найдете сводную информацию о длительности, фактически затраченном времени и бюджету проекта, увидите, есть ли отклонения от базового плана и т.д.
Рис. 7.10. Статистика проекта
Представления проекта
Если вас не устраивает любое из имеющихся представлений, можно создать свое собственное.
Для этого, нужно настроить любое из имеющихся стандартных отклонений, и на закладке «Вид», в области «Представление ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление» и ввести новое название представления.
В дальнейшем вновь созданное представление можно вызывать щелкнув правой кнопкой мыши на вертикальной панели перечня представления (рис. 7.11.).
Рис. 7.11. Пользовательское представление проекта
Визуализация отчетов
Наглядные отчеты позволяют представить проектные данные в определенном срезе и экспортировать в другие приложения, такие как Excel, Visio.
При генерации наглядного отчета данные извлекаются из плана проекта и пересылаются в Excel, где отображаются как сводная таблица или Visio, где отображаются в виде иерархической структуры. Далее такую информацию можно упорядочить и реорганизовать исходные данные, чтобы отобразить проектную информацию под различными углами.
На закладке «Проект», в области «Отчеты» щелкните на кнопке «Наглядные отчеты».
Рис. 7.12. Наглядные отчеты
Рассмотрим создание наглядного отчета «Отчет о движении денежных средств».
В диалоговом окне «Наглядные отчеты – создание отчета» выделить нужный отчет (например, закладка «Все»). На данном этапе кроме выбора отчета можно лишь указать степень детализации данных отчета: дни, недели, месяц,… и нажать кнопку «Просмотреть».
Microsoft Project 2010 извлечет проектные данные, которые требуются для отчета, построит куб OLAP (Online Analytical Process), откроет шаблон отчета в Excel и отобразит наглядный отчет. Данный процесс может занять некоторое время.
Используя панель «Список полей сводной таблицы» можно отобразить данные о движении денежных средств в проекте в любом представлении (рис. 7.12.).
Рис. 7.13. Визуальные отчеты
Печать проекта в MS Project
В случае, если вам необходимо распечатать файл проекта с данными, следует перейти по ссылке «Файл – Печать» (рис. 7.14.).
Рис. 7.14. Подготовка файла проекта к печати
В свойствах принтера, в зависимости от свойств принтера, вы сможете выбрать такие параметры, как подложка, поля, качество печати.
Также можно выбрать печатать ли весь проект, определенные даты, определенные страницы, либо настраиваемые страницы и даты.
Если вам нужно на печати избавиться от легенды, добавить колонтитулы или сделать так, чтобы на каждой странице печатались названия столбцов, следует перейти в «Параметры страницы» (рис. 7.15.).
Рис. 7.15. Настройка легенды, колонтитулов и другой информации для печати
Импорт в pdf-файл
Рис. 7.16. Импорт проекта в формат PDF
Синхронизация с SharePoint
В случае, если вам приходится работать со списком задач на портале проекта, расположенного за узле Project Web App, или просто списком задач расположенном на портале SharePoint Foundation \ Server, порой удобней вести, создавать задачи в локальном Microsoft Project, а потом из отправлять на портал.
Для этих задач, а именно отправки задач или получения изменений с портала используется синхронизация с SharePoint.
После проверки, следует нажать кнопку «Синхронизация» (рис. 7.17.).
После настроенной синхронизации, Для того чтобы обновлять задачи в файле Microsoft Project нужно просто будет идти в меню «Файл – Сведения – Синхронизация» (рис. 7.18.).
Видео материала "Импорт данных в MS Project Pro с MS Excel"
Как импортировать данные в MS Project Pro с MS Excel
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Импорт данных в MS Project Pro с MS Excel
MS Project Pro позволяет импортировать данные с MS Excel. Вы можете импортировать данные как экспортированные с MS Project Pro так и отдельно созданные файлы.
Вы можете импортировать данные различным образом:
- Создать отдельный план график проекта.
- Добавить дополнительные задачи и ресурсы в план-график
- Обновить данные уже внесенных задач и ресурсов.
Для интеграции данных необходимо:
1. Перейти в пункт меню "Файл" нажать на кнопку "Добавить из книги Excel".
2. Выберите тип файла "Книга Excel" и расположение файла с данными.
3. Выберите схему импорта данные. Вы можете создать новую схему или использовать уже существующую. Схема это модель какие данные MS Excel передаются в какие поля MS Project Pro.
4. Определите куда направлять данные. В новый файл проекта, дополнить открытый файл и обновить строки задач открытого проекта.
5. Укажите какой тип данных импортируется. Данные задач, ресурсов или данные назначений.
6. Установите есть ли заголовки данных в MS Excel.
7. Установите название страницы в MS Excel.
8. Выберите поля MS Project Pro в которые будут передаваться с MS Excel.
9. Если обновляете данные открытого проекта укажите поле ключ по которому будут сопоставляться данные.
Читайте также: