Как подключить кассу к 1с

Обновлено: 07.07.2024

Еще 1 июля 2016 года стало известно, что организации должны заменить привычные ККМ на онлайн-кассы. Эти изменения регулируются законом 54-ФЗ «О применении кассовой техники». И хотя с даты выхода последней редакции закона прошло уже более полугода, вопросов у предпринимателей все еще тьма-тьмущая. Где взять эту онлайн-кассу? А как подключить ее 1С? Что делать со старой ККМ? Выбрасывать?? И вообще, как дальше жить с этими вашими онлайн-кассами). В статье мы ответим на основные вопросы, связанные с этой избитой темой.

Что мне нужно сделать, чтобы перейти на онлайн-кассы?

Все просто! Вам нужно всего лишь:

Обеспечить бесперебойное Интернет-соединение на торговой точке
Приобрести новые онлайн-кассы или усовершенствовать старые ККМ
Выбрать Оператора фискальных данных (ОФД), подписать с ним договор
Зарегистрировать в ФНС онлайн-кассы или модернизированные ККМ
Подключить онлайн-кассу к 1С

А теперь на минутку остановитесь и честно ответьте себе на вопрос:

Оно вам надо, разбираться со всеми этими задачами в одиночку? Не надо?

Значит статью дальше можно не читать. Стартуйте переход на онлайн-кассы прямо сейчас!

Упростите процесс подключения онлайн-касс к 1С с помощью наших специалистов!

Что такое «онлайн-кассы»?

Онлайн-касса - это знакомый вам кассовый аппарат, но с иным фаршем внутри. Онлайн-касса умеет:

подключаться к Интернету
хранить чеки и отправлять их в налоговую через Оператора фискальных данных (ОФД)
печатать на чеках QR-коды
передавать чеки покупателям по электронной почте и SMS

Как быть со старыми ККМ? Где мне взять онлайн-кассу?

Не спешите расставаться со старыми кассами!! Их можно модернизировать. Это дешевле, чем купить новый аппарат (в среднем от 6 до 15 тысяч рублей, в зависимости от года регистрации старого аппарата). По вопросам модернизации обратитесь в центр технического обслуживания, с которым работали ранее по ККМ старого образца.

Также представляем вашему вниманию список кассовых аппаратов, сертифицированных фирмой 1С.

Модель

Версия драйвера

Драйвер

Как быть со старыми ЭКЛЗ? Они нужны онлайн-кассам?

По сути, ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) хранила все пробитые чеки. Вместо ЭКЛЗ онлайн-касса требует фискальный накопитель. Внешне они очень похожи: размеры, форма, и даже устанавливаются в тот же разъем. Но фискальный накопитель не только записывает и хранит данные. Он также обрабатывает и подписывает чеки фискальным признаком, а затем передает их в ОФД.

Кто такие ОФД? Как с ними работать?

Операторы фискальных данных (ОФД) - это организации, которые играют роль перевалочного пункта между ФНС и предприятиями. Именно они собирают и хранят фискальные данные со всех ККТ и передают их в налоговую по защищенным каналам передачи данных. Такие организации имеют специальное разрешение ФНС на обработку фискальных данных.

Список утвержденных ОФД:

Вы можете заключить договор с любым из вышеперечисленных операторов в онлайн-режиме. Стоимость услуг ОФД определяют сами. Но в среднем это - около 3 000 рублей в год за одну кассу.

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

Откройте в ЛК вкладку «Контрольно-кассовая техника»

На открывшейся вкладке нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ»

Далее онлайн-помощник подскажет вам, что нужно сделать

Как теперь будет происходить процесс продажи?

Простой пример: Иван Иванович пришел в магазин за батоном и пакетом кефира.

Ваш продавец сканирует штрих-коды с упаковок или выбирает позиции вручную в 1С
Фискальный накопитель сохраняет, подписывает чек фискальным признаком и отправляет его в ОФД
ОФД получает данные и отправляет в ответ уведомление о получении данных
Ваш фискальный накопитель фиксирует уведомление от ОФД

Иван Иванович получает бумажный и электронный чеки. ОФД отправляет данные в налоговую.

Как подключить онлайн-кассу к 1С?

Тут все легко! 1С уже адаптировала основные конфигурации к работе с онлайн-кассами. Вот список конфигураций, в которых уже есть возможность подключения онлайн-касс.

Название конфигурации

Номер версии

Подключить онлайн-кассы к 1С так же легко, как и простые ККМ. Убедитесь сами! (Инструкция по подключению онлайн-касс)

Стоит отметить, что онлайн-кассы куда проще прикрутить к 1С Онлайн. Во-первых, наша техподдержка вам поможет. Во-вторых, в облаке 1С будет работать быстрее, а значит и времени на печать чека потратиться меньше.

Если у Вас возникли проблемы или сложности с настройкой онлайн-касс, наши специалисты всегда готовы помочь.

Онлайн-касса — это новый тип кассового аппарата, соединённый с интернетом. В соответствии с 54-ФЗ после каждой оплаты продавцы должны формировать чек с QR-кодом, а затем отправлять его в налоговую и покупателю. Для этого внутри онлайн-кассы есть фискальный накопитель, а передача данных в ФНС происходит через аккредитованных посредников — операторов фискальных данных (ОФД).

Можно подключить кассовый аппарат к 1C — это удобно для формирования отчётности, аналитики продаж и других бизнес-задач. Ниже мы разберём, как это сделать.

Важно: некоторым категориям предпринимателей онлайн-касса не нужна вообще, для остальных же существуют законные способы работы без кассы, о которых мы писали в этой статье.

Чем полезны современные программы 1С для онлайн-касс?

Сейчас распространением программ 1С занимается более 10 000 партнёров компании в 600 городах 25 стран. В связи с таким широким распространением продукты 1С удобны и универсальны — информация о любых ошибках незамедлительно поступает от клиентов и используется для решения проблем. 1С используют бизнесы разного типа для разных задач.

Сейчас линейка компании включает такие популярные продукты, как:

1С:Розница
1С:Бухгалтерия
1С:УПП
1С:Управление нашей фирмой
1С:Управление торговлей
1С:Комплексная автоматизация

Последние редакции всех этих программ интегрируются с онлайн-кассами.

Плюсов в такой интеграции несколько:

Ваши сотрудники смогут сразу получать контактные данные клиента и автоматизировать отправку фискальных чеков;
Вы сможете анализировать продажи по целому ряду показателей без дополнительных усилий;
Есть шаблоны для основных видов отчётности и кадровых документов, что упрощает работу бухгалтерии;
1С содержит актуальные и структурированные данные о сотрудниках, клиентах, поставщиках и отчётности. Если вы наймёте нового сотрудника, он сможет быстро войти в курсе дела без разбора бумаг и архивов.

Какие онлайн-кассы подключаются к 1С?

Производители онлайн-касс работают над возможностью их интеграции с разными системами автоматизации бизнеса. В свою очередь 1С тестирует ККТ и сертифицирует те устройства, которые совместимы с системой и работают без ошибок. На сайте есть список таких сертифицированных ККТ. Выбрать и приобрести само устройство по интересующим вас параметрам можно на одной из торговых площадок — например, на маркетплейсе ЮKassa. Там же есть необходимые для интеграции драйверы. Их нужно будет скачать и установить на свое устройство.

Если у вас уже есть онлайн-касса, не входящая в список 1С, обратитесь за помощью с интеграцией к производителю ККТ или в центр техобслуживания. Ниже мы дадим пошаговую инструкцию по подключению онлайн-кассы к 1С.

Как подключить онлайн-кассу к 1С?

Перед подключением убедитесь, что:

Онлайн-касса подключена к интернету;
У вас на компьютере установлены необходимые драйверы (их можно скачать на сайте 1С или на сайте производителя ККТ). При настройке драйверов нужно будет указать модель, порт и заполнить другие обязательные поля.

Далее алгоритм действий зависит от программы, которую вы используете. При подключении онлайн-кассы к 1С: Бухгалтерия и 1С: Розница последовательность шагов такая:

Зайдите в программу и откройте раздел «Администрирование».
Выберите пункт «Подключаемое оборудование» и кликните на нужную категорию ККТ из списка.
Создайте в справочнике новый элемент, выберите название организации.
Заполните графу «Серийный номер» — он указан на самом устройстве.
Нажмите «Настроить».

Далее программа самостоятельно завершит интеграцию онлайн-кассы и 1С. Как это работает, можно проверить, кликнув на «Тест устройства». Если в ходе теста никаких ошибок не выявлено, нажмите «Записать и закрыть». В программе 1С настройка онлайн-кассы завершена.

Но чтобы данные об операциях через онлайн-кассу передавались в налоговую, необходимо зарегистрировать фискальный накопитель.

Как использовать онлайн-кассу с 1С?

С точки зрения кассира изменений практически не будет. Добавится функция отправки фискального чека. Для этого нужны контактные данные покупателя: e-mail или телефон. Их можно считать с дисконтной карты, получить с помощью QR-кода в приложении ФНС на телефоне клиента, либо просто ввести вручную.

Перед началом работы откройте смену. Для этого нажмите кнопку «Открытие смены» в основном меню рабочего места кассира. После закрытия смены все операции будут доступны во вкладке «Фискальные данные».

Резюме

Программы 1С упрощают учёт продаж и документооборот. Чтобы информация о транзакциях автоматически поступала в систему, нужно подключить к 1С онлайн-кассу.

Подключение делается в несколько этапов.

Интеграция почти ничего не меняет в работе кассира. Единственное отличие — необходимость отправлять фискальные чеки клиентам по SMS или e-mail.

Данная инструкция подходит для подключения онлайн-касс и другой ККТ к следующим конфигурациям программы 1С:

1С: ERP Управление предприятием ред. 2.4;
1С: Комплексная автоматизация ред. 2.4;
1С: Управление торговлей 8 ред. 11.4;
1С: Розница 8 ред. 2.3;
1С: Управление нашей фирмой ред. 1.6;
1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0;
1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2.0;
1С: Касса.

Если у вас другая конфигурация, воспользуйтесь инструкцией.

Если вы не знаете, конфигурацию используемой 1С прочтите (Как узнать текущую версию и конфигурацию 1С?).

Предварительные действия

Прежде чем покупать онлайн-кассу или другое оборудование и подключать ее к 1С, необходимо:

проверить совместимость оборудования с семейством программных продуктов 1С;

подключить оборудование к локальному компьютеру, установив его драйвер;

установить тонкий клиент. Если он уже установлен, можно переходить к подключению оборудования в 1С. Если вы затрудняетесь с установкой, воспользуйтесь инструкцией.

Подключение в 1С

Для того, чтобы подключить онлайн-кассу к 1С, зайдите в раздел «Администрирование» и выберете подпункт «Подключаемое оборудование».

В новом окне «Подключение и настройка оборудования» выберете тип кассы и нажмите «Создать».

Далее заполните поля:

Драйвер оборудования – выберете из списка подходящий к вашему устройству.

Организация – юридическое лицо или ИП, для которого подключается касса.

Рабочее место – учетная запись сотрудника, под которой будет вестись работа с кассой.

Серийный номер – как правило, его указывают на дне корпуса оборудования.

После заполнения всех полей, можно переходить к настройкам драйверов устройства.

Для этого, нажмите кнопку «Настроить».

В новом информационном окне программа сама распознает драйвер, установленный на этапе предварительных действий.

После успешной установки драйвера, можно переходить к следующему этапу. Если драйвер установить не удается, проверьте настройки.

В новом окне заполните данные онлайн-кассы из руководства пользователя. Задайте пароли для подключаемой ККТ.

Далее, необходимо сделать тест работы оборудования.

Для этого в левом верхнем углу настроек нажмите «Тест устройства». Внизу появится строка «Тест успешно выполнен», значит, оборудование настроено корректно.

Можно нажать кнопку «Записать и закрыть» и переходить к регистрации фискального накопителя.

Касса подключена к 1С.

В новом окне введите данные:

регистрационный номер ККТ – номер, выданный налоговой, при регистрации онлайн-кассы;

реквизиты организации – наименование вашей компании, ее ИНН и адрес установки кассы;

с помощью галочек выберете используемые системы налогообложения (если применяется несколько систем – указывайте все);

настройка ККТ – зависят от специфики работы оборудования. Их необходимо согласовывать с оператором фискальных данных;

оператор фискальных данных (ОФД) – название и ИНН компании ОФД.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Продолжить операцию».

Указанная информация будет сохранена в данных об онлайн-кассе, а ККТ распечатает отчет. Данные из этого отчета необходимо внести в личном кабинете в налоговой.

Где искать серийный номер и данные производителя онлайн-кассы

Настройка драйверов

Драйверы ККТ иногда могут состоять из двух частей. Первую – программа распознает автоматически, вторая содержится на диске, поставляемом вместе с онлайн-кассой или на сайте 1С. В таком случае, на этапе автоматической настройки драйвера, программа выдаст следующую ошибку.

Необходимо установить вторую часть драйвера и после этого продолжить подключение ККТ к 1С.

Читайте также: