Как посмотреть аванс в 1с

Обновлено: 07.07.2024

В соответствии с российским законодательством, заработная плата работникам должна выплачиваться не менее одного раза за полмесяца. С этой целью в программах 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предусмотрен порядок начисления и выплаты аванса и заработной платы. Программы обеспечивают поддержку трёх способов начисления аванса, среди которых:

фиксированная сумма;
процент от тарифа;
расчёт за первые полмесяца.

Порядок начисления аванса устанавливается в документе «Приём на работу» непосредственно для сотрудника, а не для физического лица. Это значит, что физическое лицо может одновременно занимать основную должность и работать по совместительству, при том, что, по каждому виду деятельности у него могут быть указаны различные виды аванса.

Начисление и выплата аванса в 1С

Для всех вариантов начисления заранее нужно указать даты выплат аванса и зарплаты. Для этого из раздела настроек необходимо перейти по гиперссылке «Реквизиты организации»:

Откроется следующая вкладка:

Нажимаем на последнюю вкладку и переходим по гиперссылке, как это показано на рисунке:

После установки даты выплат аванса «создаём» нового работника в справочнике «Сотрудники»:

После нажатия кнопки «Создать» можно увидеть следующее:

В появившуюся форму заносим всю необходимую информацию, а потом создаём документ «Прием на работу»:

В появившемся окне также указываем все необходимые сведения:

Затем переходим во вкладку «Оплата труда» и в отобразившейся форме выбираем способ расчёта аванса:

Программа автоматически устанавливает в качестве варианта расчёта «Расчёт за первую половину месяца». При необходимости его можно заменить на другие имеющиеся варианты:

После принятия нового сотрудника, а также указания и сохранения по нему всех данных, необходимо сформировать документы, учитывающие рабочее время.

Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!

Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
Выезд специалиста на следующий день
24/7 принимаем ваши заявки

В качестве примера возьмём вариант расчёта аванса за первые полмесяца и сформируем документы учёта времени работы, разбивая их по 15 дней. Сделать это возможно с помощью документа «Табель»:

Кликнув в списке на кнопку «Создать» создаём новый документ:

Меняем «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:

Далее, нажав на кнопку «Заполнить», автоматически сформируется рабочее время работников в соответствии с рабочим календарём и графиком работы. Важно: на предприятии должны быть заполнены и актуализированы все графики работы.

Начинаем начислять аванс. Для начала в разделе «Зарплата» создаём новый документ, как это показано на рисунке:

Выбираем месяц начисления и кликаем на «Заполнить», в результате чего автоматически сформируется документ:

Фактически, начисление аванса этом этапе заканчивается, далее остаётся только выплатить его сотрудникам.

Уплату аванса осуществим с помощью документа «Ведомость перечислений на счета». Если выплата происходит через кассу, то выбираем документ «Ведомость в кассу», а если на банковский счёт, то «Ведомость в банк».

Каждому сотруднику необходимо указать вид выдачи заработной платы. Сделать это можно, перейдя по гиперссылке из карточки, как это показано на картинке:

Устанавливаем галочку в нужной графе и вводим номер лицевого счёта работника:

Когда все необходимые настройки будут выполнены, создаём документ «Ведомость перечислений на счета»:

Используя кнопку «Создать», формируем новую ведомость. В строке «Месяц выплаты» указываем текущий месяц, а в пункте и «Выплачивать» выбираем «Аванс»:

С помощью нажатия на кнопку «Заполнить» происходит заполнение ведомости только теми сотрудниками, у которых был указан вариант перечисления аванса на банковский счёт.

Под реквизитом «Выплачивать» можно настроить долю выплаты процентов начисления, которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса необходимо указать100%:

Если в организации помимо стандартных вариантов начислений есть и другие, то нужно их настроить так, чтобы и они включались в расчёт аванса:

В появившемся списке начислений выбираем необходимое:

В заключении, напротив самой нижней строки устанавливаем галочку в пункте «Начисляется при расчёте первой половины месяца»:

Таким образом, мы рассмотрели все нужные настройки и требуемые для этого документы, чтобы рассчитать аванс сотруднику в 1С, используя для этого расчёт за первые полмесяца.

Кроме данного варианта расчёта, очень часто используется расчёт фиксированной суммой, при применении которого не нужно создавать дополнительные документы по указанию рабочего времени и начисления аванса. Здесь сразу создаётся документ выплаты.

Остались вопросы по начислению и выплатам аванса в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.72.66.

В соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) должны учитываться обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:

при поступлении оплаты от покупателя имеющаяся задолженность по договору с покупателем погашается в хронологическом порядке, а поступление сверх суммы задолженности контрагента по договору учитывается как аванс;
при проведении документа реализации имеющиеся авансы по договору зачитываются в хронологическом порядке;
при регистрации оплаты поставщику имеющаяся задолженность перед поставщиком по договору погашается в хронологическом порядке, а сумма оплаты сверх имеющейся задолженности учитывается как аванс;
при проведении документа поступления имеющиеся авансы по договору с поставщиком зачитываются в хронологическом порядке.

При необходимости (например, согласно условиям договора с контрагентом) в программе можно отражать зачет авансов (погашение задолженности) по определенным документам или не зачитывать авансы (не погашать задолженность). Чтобы воспользоваться данной возможностью в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Управление зачетом авансов погашением задолженности.

Управлять погашением задолженности позволяет реквизит Погашение задолженности, доступный в формах документов Поступление на расчетный счет, Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Выдача наличных. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать – имеющиеся задолженности погашаться не будут.

Большинство компаний работают с использованием предоплаты. Это связано не только с желанием снизить риски возможного неполучения денежных средств, но и потребностью в оборотных средствах для выполнения заказа. При этом поступление предоплаты на расчетный счет требует определенных особенностей при ведении учета. В 1С Бухгалтерии 8.3 для этой цели существуют определенные настройки и порядок выполнения операции.

Чтобы корректно заполнить формы требуемых документов, необходимо обладать следующей информацией:

наименование контрагента, от которого поступил аванс;
размер предварительной оплаты;
система налогообложения компании и контрагента (платят ли обе компании, или хотя бы одна из них НДС);
применение в учете положений ПБУ 18/02.

В рамках отражения получения аванса в 1С Бухгалтерии выполняется две операции:

регистрация поступления предоплаты от контрагента;
начисление НДС с полученной суммы.

1. Оформление поступления аванса от контрагента в 1С Бухгалтерии

Для данной операции в программе следует использовать документ, регистрирующий факт поступлений денежных средств на счет компании в банке. Порядок его заполнения следующий:

Сам документ можно создать при загрузке из сервиса «Клиент-Банк», сформировать на основании ранее выписанного счета, или в виде банковской выписки.
В качестве типа операции следует выбрать получение оплаты от покупателя.
При заполнении формы следует указать покупателя, реквизиты договора, размер платежа, который поступил на расчетный счет. В обязательном порядке следует проверить счета для учета. Должны быть указаны 62.01 (для осуществления окончательных расчетов) и 62.02 (для регистрации авансов). Также рекомендуется указать статью в БДДС, на которой будут учитываться поступления.
Необходимо определить порядок погашения задолженности. В частности, можно не погашать никакую задолженность покупателя. В таком случае вся поступившая сумма будет учтена в 1С Бухгалтерии в качестве аванса. Также имеется возможность указать определенный документ, по которому у покупателя есть задолженность перед компанией. В такой ситуации, поступившая сумма будет направлена на погашение этой задолженности, а возникший остаток сверху будет считаться предоплатой. Существует вариант и автоматического погашения – поступления будут распределены для погашения долгов по имеющимся документам в хронологической последовательности. Если после погашения всех долгов останется остаток, он будет учтен в качестве аванса.
После завершения всех настроек, документ следует провести.

Проверить, насколько корректно ведется в 1С Бухгалтерии учет, можно с помощью стандартной обработки для анализа движения документа.

Чтобы в 1С Бухгалтерии определить сумму авансов, которые получены от покупателей, а значит, у организации имеется задолженность перед ними, следует воспользоваться оборотно-сальдовой ведомостью по счету 62.02.

2. Порядок начисления НДС после получения аванса в 1С Бухгалтерии

Если компания использует общую систему налогообложения, она обязана формировать и предоставлять покупателю счет-фактуру. Составлять его рекомендуется следующим способом:

Создавать его рекомендуется с использованием данных, содержащихся в банковской выписке, зарегистрировавшей поступление аванса от покупателя. Для этого необходимо в перечне выписок найти нужную и запустить процесс создания на ее основании выданного счет-фактуры.
Документ будет сформирован автоматически, а все поля в нем будут заполнены информацией, содержащейся в выписке.
Содержание следует обязательно проверить, поскольку данный документ является основополагающим для определения размера НДС, и контролирующие органы уделяют корректности его заполнения значительное внимание.
После проверки его необходимо провести, а затем напечатать.

Проверить результаты изменения учетных регистров в 1С Бухгалтерии можно с помощью обработки по демонстрации движения документа.

Статьей 136 ТК РФ регламентируется выплата заработной платы не реже, чем каждые полмесяца. Этот момент зачастую понимается работодателем как "дважды в месяц", что в общем случае является неверным. Согласно ТК РФ выплата зарплаты должна производиться не реже, чем каждые 15 дней.

Следует также отметить, что понятие "аванс" ТК РФ не определено, равно как и порядок расчета размера аванса. Однако Федеральная служба по труду и занятости в своем письме от 08.09.2006 № 1557-6, сославшись на постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 "О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца", дала разъяснения, согласно которым размер аванса определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, но при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Исполнение статьи 136 ТК РФ является обязательным. Заработная плата должна выплачиваться работнику именно дважды в месяц, не платить аванс работодатель не имеет права даже при наличии соответствующего письменного заявления работника или соответствующей статьи в трудовом и коллективном договоре.

Обычно предприятия используют один из трех вариантов расчета размера аванса: фиксированной суммой, определенной для каждого работника; процентом от заработка работника (30-50 %); по итогам расчета заработка за первую половину месяца.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" реализовано два из указанных вариантов: фиксированной суммой и по итогам расчета зарплаты за первую половину месяца.

Порядок расчета аванса

Аванс - фиксированной суммой

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" для каждого работника задается фиксированная сумма положенного ему аванса. Обычно сумма аванса устанавливается приблизительно равной 40 % от суммы месячного заработка работника.

Сопоставить работнику сумму планового аванса можно непосредственно в форме списка справочника Сотрудники. При этом система автоматически установит для всех действующих трудовых договоров (элементов справочника Сотрудники) данного физического лица в данной организации ту же сумму аванса (рис. 1).

Информация о размере аванса хранится в регистре сведений Авансы сотрудникам организаций (рис. 2). Форму списка регистра можно открыть для просмотра и изменения из подменю Касса и банк меню Расчет зарплаты по команде Авансы сотрудникам организаций. Размер плановых авансов конкретного физического лица можно узнать, открыв по кнопке Перейти/Авансы сотрудникам организаций командной панели карточки физического лица форму регистра с предустановленным отбором.

Следует отметить, что размер планового аванса и размер заработка работника с точки зрения программы не связаны никакой зависимостью. Это означает, что мы устанавливаем работнику размер планового аванса сами, рассчитав его по известному нам алгоритму, но программе мы эту формулу не сообщаем. Поэтому при изменении размера оклада, часовой тарифной ставки или других параметров, влияющих на размер заработка, размер планового аванса не изменится до тех пор, пока мы не изменим его вручную.

Заметим также, что плановый аванс в терминах программы является не начислением, а именно выплатой, поэтому единственным документом, в котором указывается (рассчитывается) сумма аванса за указанный расчетный период, является документ Зарплата к выплате организаций.

Для автоматического заполнения документа Зарплата к выплате организаций на выплату планового аванса необходимо в поле Выплачивать указать Плановый аванс. В этом случае при автоматическом заполнении (кнопка Заполнить), табличная часть документа заполняется списком работников, удовлетворяющим условиям, заданным в документе (организация, подразделение, способ выплаты зарплаты и пр.), и соответствующими суммами аванса из регистра Авансы сотрудникам организации. Если для сотрудника не задан плановый аванс, данный сотрудник в документ не попадет.

Учет невыходов при выплате планового аванса

В программе предусмотрена возможность ограничить выплату авансов для работников, отсутствовавших на рабочем месте в первой половине месяца по причине отпуска, больничного и некоторым другим причинам. Такой порядок не противоречит приведенным выше нормам законодательства, поскольку аванс - это оплата фактически отработанного времени за первую половину месяца, а в данном случае работник в течение указанного периода не работал.

Оплата этого времени, если оно должно быть оплачено, осуществляется в виде межрасчетных выплат (например, отпускных) или в общем порядке при выплате зарплаты за месяц.

Для применения такого ограничения необходимо в форме настройки параметров учета на закладке Выплата зарплаты в разделе Плановый аванс установить флаг Учитывать невыходы и указать расчетную дату планового аванса (см. рис. 3).

Если работник отработал время с начала месяца до расчетной даты планового аванса не полностью, при автоматическом заполнении документа Зарплата к выплате организаций, система выдаст предупреждение (рис. 4).

В случае если работник не отработал ни одного рабочего часа с начала месяца до расчетной даты планового аванса, данный работник не попадет в документ Зарплата к выплате организаций на выплату аванса при автоматическом заполнении документа.

Как уже говорилось выше, в описываемом механизме учитываются не любые невыходы работника, а вполне конкретный их перечень. Например, отсутствие работника по причине командировки никак на выплату аванса не влияет.

Для того чтобы невыход оказал влияние на начисление аванса в программе, вид расчета, которым он описывается, должен удовлетворять следующим условиям: переключатель Вид времени на закладке Время формы вида расчета должен быть установлен в положение Неотработанные полные смены, а также командировки (рис. 5); в качестве вида времени по классификатору должен быть выбран один из вариантов, приведенных в таблице 1.

Буквенный код

Полное наименование

Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

Безусловно, всегда сохраняется возможность отредактировать, добавить или удалить строки платежной ведомости вручную.

Аванс за первую половину месяца

Другим способом определения размера аванса является расчет фактического заработка работника за первую половину месяца. Для этого предназначен режим начисления Первая половина текущего месяца в документе Начисление зарплаты работникам организаций.

Документ рассчитывает все плановые начисления и удержания, а также суммы НДФЛ с данных начислений, как и при обычном расчете зарплаты за текущий месяц. В отличие от обычного расчета, в качестве расчетного периода берется период с 1 по указанное пользователем число текущего месяца, находящееся в интервале с 11 по 22. По-умолчанию система предлагает период с 1 по 15 число текущего месяца (см. рис. 6).

Несмотря на то, что после расчета внешне документ очень похож на рассчитанный по итогам месяца, движения по регистрам он делает другие. Иначе говоря, в расчетном листке факт расчета и проведения этого документа никак не отразится. Документ делает движения по служебному регистру, информация в котором предназначена для последующего заполнения платежной ведомости на выплату аванса. При проведении документа Начисление зарплаты работникам организаций за первую половину месяца, учитываются суммы начислений за вычетом НДФЛ, прочие удержания и займы в расчет не принимаются.

Для выплаты аванса создается, как и в предыдущем случае, документ Зарплата к выплате организаций, в качестве вида выплаты указывается Аванс по расчету за первую половину месяца. Документ заполняется автоматически данными, полученными при проведении документа Начисление зарплаты работникам организаций.

Платежную ведомость можно создать непосредственно из документа Начисление зарплаты работникам организаций с помощью кнопки Создать документы на выплату зарплаты на верхней командной панели.

Аванс в управленческом учете

В рамках управленческого учета реализован только один механизм выплаты авансов - плановый. Задать сумму планового аванса для работника в управленческом учете можно в регистре сведений Авансы работникам.

Открыть форму регистра можно через меню Перейти формы элемента справочника Физические лица или через команду Выплата зарплаты/Авансы работникам меню Расчеты с персоналом.

При выплате аванса автоматически заполняется документ Зарплата к выплате с видом выплаты Плановый аванс. При выплате управленческого аванса программа автоматически не учитывает никакие неявки. Все изменения в размер аванса вносятся только вручную.

Упрощенный учет взаиморасчетов

Рассказывая о нюансах выплаты зарплаты работникам, невозможно обойти вниманием новую возможность, предоставленную пользователям в последних релизах конфигурации.

Теперь пользователи могут упростить процедуру оформления выплаты заработной платы в программе и не оформлять платежные поручения и расходные кассовые ордера.

Для того чтобы "включить" упрощенный механизм, достаточно в настройках параметров учета на закладке Выплата зарплаты установить флаг Упрощенный учет взаиморасчетов.

Упрощенный учет может быть применен как к одной, так и к нескольким организациям в зависимости от необходимости. При включенном упрощенном учете взаиморасчетов фактом выплаты заработной платы в информационной системе является проведение документа Зарплата к выплате организаций.

При этом несколько изменяется внешний вид самой платежной ведомости - исчезает колонка Документ, а в колонке Отметка при заполнении во всех строках по умолчанию устанавливается значение Выплачено.

Датой выплаты зарплаты при такой системе считается дата платежной ведомости.

В управленческом учете упрощенный учет взаиморасчетов пока не предусмотрен.

Читайте также: