Как поставить норму времени в 1с зуп

Обновлено: 06.07.2024

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.

Расскажем, как настроить учет рабочего времени сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Табель в «1С»

Законодательство предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда. До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.

Основным документом, который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все виды времени присутствия/отсутствия сотрудников на рабочем месте. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, есть возможность вести табель, как заполнять отдельно документ (раздел «Зарплата» – «Учет времени» – «Табели»), так и формировать отчет по форме Т-13 (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»). Причем в данной программе совсем не обязательно формировать табель именно при помощи документа «Табель», достаточно просто сформировать отчет по форме Т-13, так как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, документы, которые регистрируют отсутствия сотрудников, являются и кадровыми, и расчетными.

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).

Суммированный – используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

Настройка графика

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, вид учета рабочего времени зависит от настройки графиков работы сотрудников. Сначала выбирается способ заполнения графика, обращаю внимание на то, что при заполнении любого графика в нем указывается то количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение: вариант «по дням недели» подходит для сотрудников, которые работают по производственному календарю на графике пятидневка/шестидневка как на полную, так и на неполную ставку, в расписании работы необходимо будет указать количество рабочих часов в каждый рабочий день, а переключатель «по циклам произвольной длины» используется для сменных графиков. При данном выборе в поле «Расписание работы» необходимо будет задать цикл, то есть количество рабочих дней и выходных, которые будут чередоваться между собой, что и составит график работы сотрудника. При установке галки «при заполнении учитывать праздничные дни» программа при заполнении графика автоматически посчитает такие дни нерабочими для сотрудника и не проставит в них часы. Галка «неполное рабочее время» устанавливается тогда, когда сотрудник работает на ставку, отличную от 1, то есть на неполную.

Тут же выбирается вид неполного рабочего времени и задается по какому графику будет считаться норма. Для чего указывать такой график? Для того, чтобы при приеме на работу программа автоматически рассчитывала ФОТ от оклада. Например, в организацию на работу принимается сотрудник на 0,5 ставки на должность с окладом в 12000 руб. И при приеме на работу нужно, чтобы программа посчитала ФОТ ровно половину от этого оклада: и она посчитает эту половину сама, если в графике, на который принимается сотрудник, будет указан график, по которому считается норма. В противном случае оклад придется корректировать вручную.

Также есть настройка по суммированному учету рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, при ее установке программа автоматически при расчете заработной платы будет считать доплату за переработки, определяя норму переработок по производственному календарю, по данным этого графика (при этом варианте может и не возникнуть переработок вовсе, если не корректировать время в табеле) или же по данным другого графика. В окне «Виды времени» (свои виды тоже разрешается создавать в справочнике «Виды времени») выбирается вид времени, за который сотрудник будет получать вознаграждение.


Индивидуальный график

Методы контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат. Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная (журнал, контроль посещаемости со стороны непосредственных руководителей) и автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени).

Работа по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей. Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

При ведении непрерывного производственного процесса в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не всегда может быть соблюдена установленная для работников еженедельная норма рабочего времени - 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). В таких случаях вводятся сменные графики с суммированным учетом рабочего времени.

Положения статьи 104 ТК РФ разрешают при суммированном учете устанавливать норму рабочих часов не для недели, а для учетного периода, которым может быть месяц, квартал или другие периоды (но не более года). Общее количество рабочих часов за учетный период должно соответствовать норме времени по производственному календарю.

При составлении графика следует также учитывать, что продолжительность непрерывного еженедельного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Для учета рабочего времени работников организации, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, длительность такого периода составляет три месяца.

Если по причинам сезонного и (или) технологического характера нормальная продолжительность рабочего времени сотрудников, работающих во вредных и (или) опасных условиях труда, не соблюдается в течение трех месяцев, то ее можно продлить, но не более чем до одного года. Это нужно закрепить в отраслевом (межотраслевом) соглашении и коллективном договоре. Такие изменения в Трудовом кодексе РФ внесены Федеральным законом от 08.06.2015 № 152-ФЗ и действуют с 1 июля 2015 года.

Применение графиков с суммированным учетом рабочего времени не гарантирует отсутствие переработок. Если переработка возникла, работнику следует начислить дополнительную оплату из расчета за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном (ст. 152 Трудового кодекса РФ).

По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха (отгула), но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Возможности «1С: Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3.0) по суммированному учету

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 признак суммированного учета рабочего времени можно указать в графике работы сотрудника.

Для работающих по графику суммированного учета рабочего времени ведется учет переработок. Также надо отметить, что при вводе документа Табель для сотрудников, работающих по графику суммированного учета времени, количество часов, за которые будет сохраняться средний заработок, определяется по табелю, а не из графика работника.

Автоматический расчет среднего заработка для работающих по графику суммированного учета производится в следующих документах:

  • Командировка;
  • Оплата дней ухода за детьми инвалидами;
  • Отсутствие с сохранением оплаты;
  • Простой;
  • Увольнение;
  • Увольнение списком.

Рассмотрим на примерах, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 отражается расчет среднего заработка при направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, приведем примеры учета переработок, в том числе при увольнении.

Автоматический расчет среднего заработка при суммированном учете времени

Пример 1

Сотрудник Войцехович Игорь Борисович работает ведущим экспертом сектора дежурной службы. Ему установлен квартальный график суммированного учета.

С 6 по 10 апреля 2015 года организация направляет работника в командировку. Необходимо рассчитать средний заработок сотруднику.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 оплата за дни командировки рассчитывается автоматически исходя из среднечасового заработка в документе Командировка (рис. 1).


ris_23-1.jpg

Рис. 1. Командировка при суммированном учете

Подробнее учтенное время можно проанализировать в разделе 2 Отработанное время печатной формы Расчет среднедневного заработка, которая становится доступна по кнопке Печать в документе Командировка, после его проведения (рис. 2).

ris_23-2.jpg

Рис. 2. Отработанное время в расчете среднего заработка

Учет переработок для работающих по графикам суммированного учета

Если начальная настройка была проведена ранее, необходимо включить возможность оплаты переработок в форме Настройка состава начислений и удержаний, которую можно открыть через меню Настройки -> Расчет зарплаты.

При заполнении документа рассчитываются часы переработок, как разница между нормой за учетный период и фактически отработанным временем. Норма определяется по производственному календарю за вычетом невыходов, фактически отработанное время - по фактически выполненным начислениям за отработанное время.

При этом, поскольку последний месяц учетного периода при заполнении документа еще не рассчитан, выполняется его предварительный расчет.

По умолчанию все часы переработок заполняются в колонку для их «полуторной» оплаты. Часы двойной оплаты необходимо выделить самостоятельно в соответствии с принятой на предприятии методикой. В документе имеется возможность редактирования как нормы, так и фактических часов. При завершении редактирования производится пересчет переработанных часов.

Если в программе используется возможность регистрации отгулов, то вместо оплаты часов переработок можно зарегистрировать их для последующего предоставления дополнительного времени отдыха.

Пример 2

Сотрудник Войцехович Игорь Борисович отработал второй квартал 2015 года. Необходимо рассчитать количество часов переработки и размер доплаты работнику.

ris_24-2.jpg

Рис. 4. Начисление зарплаты с учетом доплаты за переработки

Учет переработок при увольнении

Дату увольнения сложно совместить с датой окончания учетного периода. Поэтому, при увольнении может возникнуть необходимость оплатить работнику часы переработки.

В документе Увольнение списком ввод данных производится по каждому сотруднику отдельно. Сведения о неоплаченных переработках формируются автоматически. После проведения документа становится доступной возможность распечатать приказ об увольнении группы сотрудников по форме Т-8а.

В заключение отметим, что возможности, реализованные в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0), предоставляют пользователям новые инструменты в части суммированного учета рабочего времени, а также расчета переработок.

Сокращенное рабочее временя: кому положено, продолжительность, порядок оплаты

В соответствии со статьей 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Трудовое законодательство определяет категории работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Понятия «сокращенная продолжительность рабочего времени» в Трудовом кодексе РФ нет, но есть объяснение через противопоставление нормальной продолжительности рабочего времени и указание на то, что оплата при сокращении рабочего времени по общему правилу не уменьшается по сравнению с работой нормальной продолжительности (за исключением оплаты сокращенного рабочего времени несовершеннолетних сотрудников).

В Трудовом кодексе вопросам сокращенного рабочего времени посвящено несколько статей.

Статья 92 ТК РФ определяет категории работников, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени в неделю.

Этот перечень может быть расширен, так как эта же статья Трудового кодекса допускает, что сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться и для других категорий, перечисленных в ТК РФ или регламентированных иными федеральными законами*.

Примечание:
* Обратите внимание, что неполное рабочее время (неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя) регулируется статьей 93 ТК РФ, устанавливается по соглашению между работодателем и работником и в этой статье не рассматривается.

Согласно статье 92 ТК РФ, сокращенное рабочее время следует установить следующим категориям работников:

  • младше 16 лет;
  • в возрасте 16-18 лет;
  • инвалидам I и II групп;
  • работающим во вредных условиях труда 3-й и 4-й степени или опасных условиях труда (категория установлена по результатам спецоценки условий труда). При этом для работников, занятых во вредных условиях труда 3-й или 4-й степени, часть 3 статьи 92 ТК РФ позволяет на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора и с обязательного согласия работника увеличивать рабочее время с 36 до 40 часов в неделю. Соглашение оформляется дополнением к трудовому договору с одновременным назначением работнику денежной компенсации. Обратите внимание, что сотрудникам, не постоянно занятым на вредных и опасных работах, сокращенное рабочее время устанавливается только на период таких работ.

Кроме того, трудовое время сокращается на основании других статей ТК РФ следующим категориям работников:

  • специалистам, совмещающим свою рабочую деятельность с получением образования (ст.ст. 173, 174, 176 ТК РФ);
  • кормящим сотрудницам (перерывы для кормления женщинам с детьми в возрасте до 1,5 лет) (ст. 258 ТК РФ);
  • сотрудницам, которые трудятся в одном из регионов Крайнего Севера (ст. 320 ТК РФ);
  • педагогам (ст. 333 ТК РФ);
  • медикам (ст. 350 ТК РФ);
  • женщинам, работающим в сельской местности (ст. 263.1 ТК РФ).

Длительность сокращенного рабочего времени для основных категорий трудящихся измеряется в часах, отработанных за неделю, и также определена статьей 92 ТК РФ.

Так, к примеру, продолжительность рабочего времени не должна превышать за неделю:

  • для подростков младше 16 лет - 24 часов;
  • для трудящихся 16-18 лет и инвалидов I и II групп - 35 часов;
  • для работающих во вредной или опасной трудовой обстановке - 36 часов.

В указанной статье приводятся предельно допустимые временные рамки сокращения.

Наряду с сокращением трудовой недели в Трудовом кодексе установлены нормативы ежедневной продолжительности труда для особых категорий сотрудников (ст. 94 ТК РФ). Например:

  • для молодых трудящихся:
    • подростки 15-16 лет - не более 5 часов;
    • несовершеннолетние 16-18 лет - не более 7 часов;
    • совмещающие рабочую деятельность и получение общего или среднего специального образования работники возраста 14-16 лет - не более 2,5 часов, 16-18 лет - не более 4 часов;
    • при 36-часовой неделе - не более 8 часов;
    • при 30-часовой и более короткой неделе - не более 6 часов. При этом максимальный норматив ежедневной работы для таких сотрудников может быть увеличен: при 36 часах в неделю - до 12 часов; при 30-часовой и более короткой неделе - до 8 часов;

    По общему правилу специалисты, работающие в условиях сокращенного рабочего времени, получают полную зарплату. То есть сокращенное время - это и есть установленная норма времени для указанных категорий работников.

    Исключение из этого предписания - порядок оплаты труда несовершеннолетних сотрудников (ст. 271 ТК РФ). Несовершеннолетний сотрудник, сочетающий работу с образовательными занятиями, получает зарплату в зависимости от фактически отработанного времени. Повременная оплата несовершеннолетнему работнику начисляется с учетом сокращения времени работы. Если оплата труда несовершеннолетнего работающего зависит от выработки, то нормы выработки пересчитываются с учетом сокращенного трудового времени.

    По сути, оплата труда несовершеннолетних работников производится по правилам, установленным для неполного, а не для сокращенного рабочего дня (несмотря на то, что правила расчета соответствуют неполному рабочему времени, это сокращенное рабочее время, так как режим работы устанавливается законодательными актами).

    Работодатели вправе предусмотреть в коллективных и/или трудовых договорах доплату несовершеннолетним трудящимся до уровня полного заработка, установленного по штатному расписанию предприятия.

    Для всех категорий сотрудников, для которых законом установлено сокращенное рабочее время, время, отработанное сверх этого, считается сверхнормативным и оплачивается в соответствии с требованиями статьи 152 ТК РФ: за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере либо по желанию работника компенсируется предоставлением дополнительного времени отдыха.

    Настройка графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рабочее время определяется графиком работы. Графики работы назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия. Настраиваются Графики работы сотрудников в одноименном справочнике (меню Настройка - Графики работы сотрудников) по ссылке Изменить свойства графика (рис. 1).

    30-01.jpg

    Рис. 1. Настройка графика работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

    Блок Неполное рабочее время заполняется при настройке графика работы несовершеннолетних сотрудников с целью пересчета нормы времени относительно другого графика, например, 40-часовой рабочей недели. Как правило, для сокращенного рабочего времени флаг Неполное рабочее время не устанавливается, так как указанная в таблице Расписание работы продолжительность работы по дням недели в часах и есть полная рабочая норма времени по этому графику.

    В таблице Расписание работы в поле Явка следует установить с понедельника по пятницу норму времени по дням в часах.

    Обратите внимание, что название поля Явка отображает соответствующий Вид времени, установленный флагом в таблице Виды времени.

    В поле Длительность рабочей недели автоматически подсчитывается продолжительность рабочей недели в часах. После подтверждения настройки кнопкой ОК график работы автоматически заполняется на весь год.

    Заполненный автоматически в соответствии с производственным календарем график можно корректировать вручную. Но следует помнить, что установленный флаг Автоматическое обновление по производственному календарю означает перезаполнение графика при обновлении производственного календаря с потерей всех внесенных ручных изменений.

    В документе предусмотрены печать графика работы по кнопке График работы и автоматический расчет Среднемесячного числа часов и дней в году.

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 перевести сотрудника на другой график работы можно, зарегистрировав документ Кадровый перевод, установив флаг Перевести на другой график и выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы. При этом флаг Отразить в трудовой книжке не активен, и это событие не отразится в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р*.

    Примечание:
    * Подробнее о том, как перейти на использование электронной трудовой книжки, см. в статье «Электронные трудовые книжки: как начать использовать».

    Кроме того, для регистрации изменения графика работы сотрудников предназначен документ Изменение графиков работы списком. Этот документ не предназначен для регистрации сведений в трудовой книжке, и потому это событие также не отразится автоматически в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р. Это соответствует порядку заполнения отчетов: кадровое мероприятие, соответствующее смене графика, не предусмотрено.

    Пример 1

    Инвалиду II группы менеджеру Г.П. Козодоеву необходимо установить 35-часовую рабочую неделю и рассчитать зарплату за полный отработанный месяц по его графику.

    Оклад по штатному расписанию для должности менеджер - 35 000 руб. с 01.02.2019.

    В таблице Расписание работы при Настройке графика работы в поле Явка с понедельника по пятницу следует установить по 7 часов. При этом Длительность рабочей недели автоматически установилась 35 часов.

    После представления документов, подтверждающих инвалидность, сотрудника Г.П. Козодоева необходимо перевести на работу в режиме сокращенного рабочего времени в соответствии с настроенным графиком. Зарегистрировать новый график работы сотрудника можно, например, документом Кадровый перевод, установив флаг Перевести на другой график и выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы (в Примере 1 - «сокращенное время инвалида 2 гр», рис. 2).

    31-01.jpg

    Рис. 2. Перевод сотрудника на другой график работы

    Изменение графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

    Если изменение графиков работы происходит не с первого числа месяца, то рассчитать норму рабочего времени за месяц, в котором произошло изменение графика работы, следует по правилам, установленным положением о заработной плате организации: либо двумя частями отдельно по графикам работы до и после изменения, либо соединив части разных графиков в единый.

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 выбор варианта устанавливается в меню Настройки - Расчет зарплаты переключателем При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени в одно из двух положений:

    • Исходя из графиков работы до и после изменения;
    • Исходя из индивидуального графика работы.

    Однако на самом деле метод расчета нормы времени определяется наличием или отсутствием документа Индивидуальный график (меню Зарплата - Индивидуальные графики). Даже если выбран вариант Исходя из графиков работы до и после изменения, но заполнен Индивидуальный график, то расчет производится исходя из нормы времени по Индивидуальному графику. И наоборот, при отсутствии Индивидуального графика расчет производится Исходя из графиков работы до и после изменения.

    Учтите, что в случае, когда один из графиков содержит настройку неполного рабочего времени, применение Индивидуального графика приводит к искажению результата. Причиной искажения становится то, что Индивидуальный график не учитывает Неполное рабочее время.

    Пример 2

    10.02.2020 М.С. Горбункову исполнилось 18 лет, и с этого дня он переведен на график работы «пятидневка».

    С 1 по 9 февраля у М.С. Горбункова был назначен график работы на условиях сокращенного времени, а с 10 по 20 февраля действует график полного времени.

    В графике сокращенного рабочего времени несовершеннолетнего сотрудника установлены флаги Неполное рабочее время и Считать норму по другому графику.

    Норма рабочего времени за месяц исчисляется Исходя из графиков работы до и после изменения. Расчет заработка за февраль производится двумя частями.

    Для обеих частей норма по пятидневке за месяц составляет 152 часа, при этом на условиях сокращенного рабочего времени отработано с 1 по 9 февраля 5 рабочих дней по 7 часов. Заработок за первую часть составляет: 35 000 руб. х 35 часов / 152 часа = 8 059,21 руб.

    Во второй части месяца отработано с 10 по 29 февраля 14 дней по 8 часов. Заработок за вторую часть месяца составляет: 35 000 руб. х 112 часов / 152 часа = 25 789,47 руб.

    Таким образом, за февраль М.С. Горбункову начислено 33 848,68 руб. при окладе 35 000 руб.

    Пример 3

    В продолжение Примера 1: справка об инвалидности у Г.П. Козодоева действует с 10.02.2020. Ему необходимо установить график сокращенного рабочего времени именно с 10 февраля. До этой даты он работал по графику «пятидневка».

    Если рассчитывать норму времени Исходя из графиков работы до и после изменения, то расчет заработка за февраль производится двумя частями, и в период с 1 по 9 февраля отработано 40 часов по пятидневке (норма за месяц - 152 часа). В период с 10 по 29 февраля отработано 98 часов из месячной нормы сокращенного рабочего времени 133 часа.

    В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой февраль 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (9 210,53 руб. + 25 789, 47 руб.).

    Если рассчитывать норму рабочего времени в феврале для Г.П. Козодоева Исходя из индивидуального графика работы, то следует сформировать Индивидуальный график (рис. 4).

    33.jpg

    Рис. 3. Индивидуальный график

    После выбора в документе Индивидуальный график кнопкой Подбор сотрудника автоматически заполняется единый график на указанный Месяц на основании графиков пятидневки и сокращенного рабочего времени. Норма рабочего времени у Г.П. Козодоева в феврале составляет 138 часов. Расчет заработка за февраль при этом производится двумя частями исходя из следующего:

    • в период с 1 по 9 февраля отработано 40 часов из нормы за месяц 138 часов;
    • в период с 10 по 29 февраля отработано 98 часов из месячной нормы 138 часов.

    За первую часть месяца заработок составил 10 144,93 руб. (35 000 руб. х 40 часов / 138 часов) и за вторую часть февраля - 24 855,07 руб. (35 000 руб. х 98 часов / 138 часов).

    В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой времени в феврале 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (10 144,93 руб. + 24 855,07 руб.).

    Так как в Примере 4 предполагалось, что месяц отработан полностью, заработок сотрудника за полностью отработанный месяц будет одинаков при любом варианте этой настройки.

    1С:ИТС

    О сокращенной продолжительности рабочего времени см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

    От редакции. Об учете рабочего времени и труда в «1C:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), в том числе о настройке графиков работы и начислений, как нормировать труд и учесть рабочее и нерабочее время в программе, эксперты 1С рассказывали в 1С:Лектории 31.10.2019. С видеозаписью лекции можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

    В обязанности каждого работодателя входит вести учет рабочего времени сотрудника, и часто возникают ситуации, когда сотрудники не могут соблюдать ежедневную или еженедельную норму рабочего времени. В этом случае организации ведут суммированный учет рабочего времени для того, чтобы продолжительность рабочего времени за определенный учетный период не была выше нормы рабочих часов. Настроить этот учет поможет «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

    График работы при сменной работе

    Рассмотрим, как реализован учет смен в «1С:Зарплата и управления персоналом 8», ред. 3.1.5, в версиях ПРОФ и КОРП.

    Следует различать понятия сменная работа и суммированный учет, так как сменная работа — это не всегда суммированный учет.

    Согласно законодательству сменная работа – это работа от двух до четырех смен, которая вводится, когда продолжительность ежедневной работы больше допустимой. Организации используют смены для увеличения объемов выпуска продукции или оказываемых услуг, а также для эффективного использования оборудования. Из этого следует, что если смена не превышает норму времени для работника, то в суммированном учете нет необходимости.

    В версии ПРОФ отдельных настроек для учета сменной работы нет, мы для каждой смены создаем отдельный график работы, в настройках которого указываем способ заполнения по циклам произвольной длины, при необходимости устанавливаем флажок «Суммированный учет рабочего времени». В расписание работы мы указываем количество дней цикла и заполняем часы работы сотрудника по дням. Сложность такого учета возникает при формировании штатного расписания.

    Возникает вопрос какой нам необходимо указывать график работы, ведь график влияет на ФОТ? Можно указать график одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу или кадровом переводе уточнять график работы сотрудника. Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще не указывать график для позиции.

    В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.1.5 у нас появились новые возможности расчета зарплаты. В программе можно создавать режимы работы, которые позволяют объединять однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим работы, в котором учитываются сменные графики для более точного расчета ФОТ сотрудника. Для этого в настройках «Расчета зарплаты» установим флажок «Использовать режимы работ сотрудника», после чего в разделе «Настройка» появляется справочник «Режимы работы сотрудника», где создаем режимы работы для каждой группы смен.

    При создании режима мы указываем способ заполнения как в графиках работы: учитываются ли праздничные дни и используется ли суммированный учет. Далее нам необходимо указать графики работы, которые относятся к данному режиму работы, графики можно выбрать из ранее созданных в программе или создать новые.


    Теперь в штатной позиции мы можем указать режим работы, и ФОТ рассчитается исходя из среднего числа дней или часов, рассчитанных из данных объеденных графиков. Средние значения можно просмотреть в режимах работы, программа рассчитывает их автоматически. При приемах на работу или кадровых перевод мы также указываем график работы.


    Смены работы в «1С»

    В КОРП реализован и механизм смен работы. В настройках «Расчета зарплаты» для этого есть отдельный флажок «Использовать смены работы», который позволяет в режиме работе сотрудника указать способ заполнения по сменам и по ссылке «Смены работы сотрудника» создать смены и описать их. В описании указываем код и наименование смены, время начала и окончания смены, вид времени (явка, ночные часы). При этом для каждого вида времени в смене заполняется отдельно время и указывается вид времени, часы просчитываются автоматически программой.


    Когда мы создали смены, необходимо заполнить шаблоны заполнения графика, где указываем один цикл чередования смен, при этом мы можем создать графики работы автоматически. Если после данных настроек открыть график работы, то по дням указывается не только количество часов, но и смена сотрудника. Также смену мы можем указать и в документе «Табель».


    Для сменных работ в версии КОРП помимо индивидуального графика возможно создать индивидуальный график сменности, в котором мы можем сотрудникам изменять не время, а смену, при этом время пересчитывается автоматически.

    В организации часто используются «переходящие смены». Переходящая смена – это смена, которая начинается в одном календарном дне, а заканчиваются в другой.

    Пример.

    В производственном процессе возникают ситуации, когда к примеру сотрудник отработал смену до восьми утра, а после заболел и с этого же дня взял больничный.

    Возникает вопрос, что ему оплатить: рабочие часы или больничный, или у сотрудника отпуск закончился в день начала смены, выходить ли ему на работу в полночь и дорабатывать смену до утра или пропустить вторую часть смены? И как дать понять программе, что сотрудник не работал часть смены, или оплатить рабочие часы, а не больничный, ведь у больничного приоритет выше, и программа не оплатит восемь часов в первый день больничного листа. А также как оплатить смену, если день начала смены пришелся на последний день месяца?

    В версии ПРОФ в первых двух случаях будет необходимо отредактировать вручную время в документе «Табель». Оплата же произойдет за часы или дни, отработанные в месяце начисления, то есть оплата второй части смены произойдет в следующем месяце.

    В КОРП-версии есть возможность так же, как и в ПРОФ, разбивать время работы по календарным дням, но и есть возможность определять количество смен и производить оплату по отработанным сменам, при этом возможно записывать все время смены в день начала смены.

    Рассмотрим более подробно данную возможность. Вариант по умолчанию настраивается в настройках «Расчета зарплаты», если флажок «Отражать часть смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены» не установлен, то смены будут учитывается по календарным дням. Если же флажок установлен, то все время будет учитываться в день начала смены. Данную настройку так же можно установить для каждой смены в графике рабочего времени или документе «Табель». Более гибкая настройка учета времени смен позволяет автоматически правильно рассчитать начисления сотрудникам организации.


    Функционал программы при суммированном учете рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в версиях ПРОФ и КОРП одинаковый. Настройка суммированного учета в программе влияет на расчет оплаты по среднему заработку и регистрации переработки при суммированном учете. Чтобы в программе была возможность регистрировать переработку в настройках «Расчета зарплаты» необходимо открыть «Настройку состава начислений и удержаний» на вкладке «Почасовая оплата» установить галочку «Переработки при суммированном учете рабочего времени».

    В графиках работы мы можем установить флажок, что это график суммированного учета, а также указать из чего программа будет рассчитывать норму времени для расчета доплаты за переработку сотрудника. Норма может устанавливаться исходя из производственного календаря, указанном в графике, по данному графику работы или по другому графику.

    Учетный период при суммированном учете рабочего времени

    Обратите внимание: учетный период при суммированном учете может быть не месяц, а к примеру квартал или полугодие, но не более одного года, а для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, максимум три месяца. Чтобы указать для графика работы, что является учетным периодом, нам необходимо создать для них дополнительный реквизит. Дополнительные реквизиты находятся в разделе «Настройка – Общие настройки». Создаем дополнительный реквизит для графиков работы и даем наименование, к примеру, «Учетный период», на вкладке «Значения» указываем необходимые. Теперь в графике мы можем задать необходимое значение учетного периода.

    Читайте также: