Как построить диаграмму ганта в excel
Обновлено: 07.07.2024
Итак, имеем таблицу с перечислением этапов проекта, датами начала и конца и длительностями каждого этапа:
Задача - построить стандартными средствами диаграмму-календарный график, как на рисунке:
Поехали, по шагам:
Выделим исходные данные для диаграммы - диапазон A2:B13 и выберем в меню Вставка - Диаграмма, тип - Линейчатая с накоплением:
Нажимаем на кнопку Далее и уходим на 2-й шаг Мастера диаграмм. На вкладке Диапазон данных выбираем Ряды в столбцах:
На вкладке Ряд жмем кнопку Добавить, устанавливаем курсор в поле Значения и выделяем ячейки с длительностями этапов (C2:C13):
Жмем кнопку Далее и на третьем шаге Мастера на вкладке Легенда снимаем флажок Добавить легенду. Все - жмем Готово. Должно получиться примерно следующее:
Не пугайтесь - все идет по плану - нужно лишь "довести до ума" нашу диаграмму. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по вертикальной оси с названиями этапов и выбираем в контекстном меню Формат оси:
На вкладке Шкала в открывшемся окне ставим две "галочки" - Обратный порядок категорий и Пересечение с осью Y в максимальной категории. Жмем ОК. Теперь избавимся от синих столбцов. Сделайте двойной щелчок по любому из них и в открывшемся окне выберите невидимую рамку и прозрачную заливку. Должно получиться следующее:
Уже похоже на правду, верно? Осталось правильно настроить диапазон отображаемых на диаграмме данных. Для этого необходимо узнать реальное содержимое ячеек с которых начинается и на которых заканчивается временная шкала (желтая и зеленая ячейки в таблице). Дело в том, что Excel только отображает в ячейке дату как день-месяц-год, а на самом деле любую дату хранит в ячейке как количество дней, прошедших с 1.1.1900 до текущей даты. Выделите желтую и зеленую ячейки и по-очереди попробуйте установить для них Общий формат (меню Формат - Ячейки). Получится 38350 и 38427, соответственно. Накинем на дату окончания еще денька три - получим 38340. Запомните эти числа.
Осталось щелкнуть правой кнопкой мыши по горизонтальной оси времени и выбрать Формат оси и ввести эти числа на вкладку Шкала:
После нажатия ОК диаграмма примет требуемый вид:
Осталось "навести блеск" - настроить цвета, шрифты, подписи осей и прочее - с этим, я думаю, Вы и без моих советов справитесь. :)
Продуктивность — показатель, который руководители и успешные менеджеры проектов постоянно стремятся повышать. На то есть веская причина: сегодня сложно вести успешный бизнес из-за высокой конкуренции.
Однако, количество отработанных часов не всегда пропорционально хорошим результатам. Стрессы и переработки, наоборот, часто ведут к выгоранию сотрудников и, как результат, понижению эффективности. Во избежание таких последствий очень важно максимально грамотно выстроить рабочие процессы с момента их планирования.
А для того чтобы повысить продуктивность , компании должны оставаться в тонусе, изучать рынок, следить за трендами и внедрять нововведения.
Существует множество базовых инструментов для улучшения работы команды и достижения целей организации. Один из них — диаграмма Ганта.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент, позволяющий визуализировать и управлять проектами, структурировать их выполнение и видеть общую картину задач, как личных, так и организации.
Диаграмма Ганта представляет собой горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями:
- Вертикальная. Это список задач.
- Горизонтальная. Это временная шкала проекта.
Каждая полоса обозначает проект, задачу или подзадачу, которые нужно выполнить в определенный срок. График построен в хронологическом порядке, что помогает отслеживать дедлайны и последовательность выполнения задач .
Диаграмма Ганта получила известность благодаря американскому инженеру Генри Ганту в 1910 году. Но первым, кто изобрел этот способ планирования в 1896 году, был Кароль Адамецки, который назвал график гармонограммой. Тем не менее, информация об этом способе планирования появилась на польском языке только в 1931 году.
До сих пор диаграмма Ганта — это важный инструмент для управления проектами, который обеспечивает графическое отображение плана работ, удобное для контроля и отслеживания прогресса выполненных задач .
Пример диаграммы Ганта
По вертикали отображены запланированные задачи, а с помощью горизонтальной временной оси можно узнать длительность каждой из них.
Время от начала первой задачи до завершения последней — продолжительность всего проекта. Каждая из задач назначается одному или нескольким исполнителям. Также работники и все, у кого есть доступ к документу, в любой момент могут посмотреть, кто и над какой задачей работает, на какой стадии находится проект.
Диаграмма Ганта: как построить
Для того чтобы вручную построить диаграмму Ганта, понадобятся ручка, блокнот и четкое видение проекта. После того как составите вертикальную ось задач в хронологическом порядке, переходите к расстановке дат по горизонтали.
Итак, что нужно для того, чтобы построить диаграмму Ганта вручную:
- Ручка.
- Блокнот.
- Четкое видение проекта.
- Составление списка задач на вертикальной оси.
- Расстановка дат на горизонтальной оси.
При построении диаграммы Ганта для команды важно следить, чтобы задачи одного исполнителя не попадали на одинаковые даты. Это позволит избежать переработки некоторых членов команды и поможет равномерно распределить нагрузку среди работников.
Однако такой способ иллюстрации и планирования подойдет для простых проектов, которые не подвергаются изменениям в процессе реализации, либо личного использования.
Если же проект будет видоизменяться, ручной способ планирования при помощи диаграмм Ганта станет не таким уж удобным и оптимальным . При корректировке дат или добавлении/удалении задач вам придется постоянно переделывать график, что украдет много времени и сил.
Диаграмма Ганта онлайн
Выбор специализированного инструмента для ведения проектов зависит от сложности и стоимости проекта. Для небольших проектов подойдут бесплатные решения или пробные версии программного обеспечения.
Однако при работе в крупной организации, где одновременно ведется большое количество дорогостоящих проектов, вам больше подойдут профессиональные инструменты, созданные специально для различных видов бизнеса.
К счастью, существует достаточно много удобных и простых программ для управления проектами, с которыми вы сможете создавать проекты и портфели проектов в виде диаграммы Ганта онлайн за считанные минуты.
Возможности диаграммы Ганта онлайн
Программы для управления проектами, в которых можно строить диаграммы Ганта, предлагают множество возможностей, которые максимально упрощают работу с большим количеством информации.
Основные возможности сервисов для построения диаграммы Ганта:
Каждый из участников проекта может в любое время проверить статус и приоритет задачи, а также увидеть ее исполнителей.
Отслеживая загрузку команды, можно избежать переработок и оптимально распределить задачи среди коллег.
С ее помощью заинтересованные стороны всегда будут в курсе обновлений, актуальных сроков и смогут следить за ходом выполнения проекта и конкретных задач.
С помощью диаграммы Ганта можно создавать зависимости между задачами на стадии планирования и в ходе реализации проекта. Это поможет помнить, что начало или окончание конкретной задачи зависит от ее связей с другими задачами.
Критический путь — группа самых важных задач, которые позволяют выполнить проект без задержки его сроков. Задержка в работе над любой из задач в критическом пути влияет на продолжительность проекта.
Все это упрощает коммуникацию в команде и помогает экономить время.
С помощью этой возможности менеджеры анализируют работу команды, оптимизируют процессы и регулируют бюджеты.
Где используются диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта поможет структурировать проект, разбив его на этапы для более плавного и четкого ведения дел. Инструмент широко используются в разных сферах, таких как:
- Разработка ПО и IT.
- Строительство.
- Маркетинг.
- Event-агентства.
- PR.
- Розничная торговля.
- Банки и другие финансовые учреждения.
- Страхование.
- Образование.
- Архитектура.
- Телекоммуникации.
- Сельское хозяйство.
- Здравоохранение.
- Государственный сектор.
- Консалтинговые компании.
Быстро распланировать проекты для конкретных профессиональных сфер помогут готовые шаблоны диаграммы Ганта .
Чаще диаграммы Ганта для планирования и ведения проектов используют:
- Директора компаний.
- Руководители и другие топ-менеджеры.
- Рекрутеры.
- Маркетологи.
- Менеджеры проектов.
- Продуктовые менеджеры.
- Аккаунт-менеджеры.
- Бизнес-аналитики.
- Операционные менеджеры.
Также диаграммы Ганта уместны и в повседневной жизни . Например, вы планируете крупное торжество или ремонт. Подготовку можно разбить на этапы: это облегчит ход выполнения процесса и сделает его более простым и подробным. Таким образом, фрилансер сможет оценить, реально ли начать еще один проект, а невеста будет уверена, что все идет по плану и никто ничего не забудет.
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — один из самых популярных методов планирования и управления проектами со своими преимуществами и недостатками.
Преимущества диаграммы Ганта:
Облегчает и ускоряет достижение целей компании. Не так страшно выполнять список задач постепенно. Гораздо сложнее думать, с какой стороны подступиться к выполнению крупного и дорогостоящего проекта.
Помогает избежать частых переносов и срывов дедлайнов.
Помогает командам эффективно взаимодействовать на проекте.
Используя онлайн диаграмму Ганта, можно избежать долгих переписок и частых совещаний. Вся нужная информация по проекту хранится в одном месте.
Диаграмма дает менеджерам и членам команды наглядное представление о ходе проекта, его статусе, исполнителях и сроках. Визуально такой объем информации воспринимается значительно легче.
Позволяет членам команды, инвесторам, клиентам и другим заинтересованным сторонам быть в курсе всех изменений.
Недостатки диаграммы Ганта:
- Постоянные обновления и изменения усложняют работу с диаграммами Ганта в офлайне.
Всегда есть риск упустить важную деталь, которая спровоцирует ошибки в работе команды. Однако диаграммы Ганта онлайн помогают предотвратить такое развитие событий.
- Большое количество проектов, запущенных одновременно, а также многоуровневые проекты могут усложнить работу с диаграммами Ганта.
В этом случае очень важны хорошие навыки менеджмента, импровизации и внимание к деталям.
- Времязатратность на создание и настройку диаграммы.
Даже при использовании шаблона наверняка понадобятся коррективы. Но временные затраты в начале планирования позволяют создать проект с высокими шансами на успешное завершение. Чем более детальную и продуманную диаграмму вы составите в начале, тем меньше будет рисков в ходе реализации вашего проекта.
Нужна визуализация проекта? Попробуйте диаграмму Ганта
Диаграммы Ганта помогают упростить выполнение сложных проектов и портфелей проектов . С их помощью гораздо проще визуализировать большой объем данных. Каждый, кому доступен график, может отслеживать задачи, оценивать нагрузку и контролировать все изменения в режиме реального времени.
Несмотря на наличие разнообразных инструментов планирования, диаграмма Ганта остается одним из самых популярных способов для работы над проектами в команде.
Независимо от того, используете ли вы диаграмму Ганта или аналогичную альтернативу, визуализация плана проекта является ключевым шагом для каждой команды. Это позволяет видеть общую картину, адаптировать план по мере выполнения проекта и коммуницировать с командой.
Представление представление диаграммы Ганта является наиболее часто используемым представлением в Project. В нем с помощью отрезков диаграммы Ганта представлен список задач проекта, связи между ними и расписание. Представление "Диаграмма Ганта" используется по умолчанию для новых проектов.
Примечание: Чтобы перейти в него, в меню Вид выберите пункт Диаграмма Ганта.
В этой статье
Использование списка задач
В сетке в левой части диаграммы Ганта можно вывести список всех задач проекта, а затем упорядочить их в виде иерархии суммарных задач и подзадач. Вы также можете связать элементы, чтобы продемонстрировать зависимости задач.
Дополнительные сведения о добавлении задач в список и их упорядочении см. в следующих статьях:
Использование диаграммы
Кроме сетки, в представлении "Диаграмма Ганта" также есть наглядная версия списка задач с отрезками диаграммы Ганта, которые демонстрируют длительность задач проекта на временной шкале. Эта часть представления называется диаграммой. Отрезок диаграммы Ганта начинается с даты начала задачи и заканчивается датой ее окончания. Если задачи связаны друг с другом, отрезки диаграммы Ганта также соединены.
Увеличивать и уменьшать масштаб
Единицы временной шкалы для правой части диаграммы Ганта отображаются в ее верхней части. По умолчанию в Project отображаются две единицы времени. Вы можете отобразить до трех единиц времени и изменить их. Например, чтобы получить общее представление о проекте, можно вывести годы и месяцы, а чтобы узнать точные даты начала и окончания задач, вы можете изменить временную шкалу на недели и дни. Дополнительные сведения о том, как настроить шкалу времени в представлении "Диаграмма Гэтта", см. в представлении Project.
Изменение цветов и добавление текста
В Project можно гибко отобразить отетки диаграммы Гэтта в представлении "Диаграмма Гэтта".
менять цвет, форму и узор отрезков диаграммы Ганта;
создавать новые типы отрезков диаграммы Ганта, например отрезок, который демонстрирует доступный резерв времени или задержку задачи;
добавлять текст к отрезкам диаграммы Ганта;
отображать названия задач для отдельных отрезков диаграммы Ганта на отрезке суммарной задачи;
изменять высоту отрезков диаграммы Ганта;
изменять вид линий связи между отрезками диаграммы Ганта.
Все эти изменения описаны в окте "Формат литерограммы" в представлении "Диаграмма Гэтта".
Почему отрезки диаграммы Ганта не перемещаются?
Отрезки диаграммы Ганта отображаются с учетом дат начала и окончания задач в проекте. Они не перемещаются по мере выполнения задач. Вместо этого можно использовать линию сетки для текущей даты, позволяющую увидеть, на каком этапе задачи должны быть согласно календарному плану.
Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы Ганта, а затем выберите пункт Сетка.
В поле Изменяемая линия выберите Текущая дата.
В области Обычный измените вид линии сетки с помощью полей Тип и Цвет.
При помощи диаграммы Ганта можно составить расписание задач проекта, а затем отследить его ход.
Хотите показать продвижение по графику простого проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя Excel не имеет предопределяемого типа диаграммы Гэтта, вы можете создать его с помощью этого бесплатного шаблона: шаблон планировщика проектов Гэтта для Excel
 |
Требуется нужно создать представление календарного плана для простого проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя в Excel отсутствует встроенный тип диаграммы Ганта, можно имитировать его, настроив линейчатую диаграмму с накоплением так, чтобы на ней выводились начальные и конечные даты выполнения задач, как показано ниже.
Чтобы создать диаграмму Ганта наподобие приведенной в примере, на которой ход выполнения задач показан в днях, выполните указанные ниже действия.
Выделите данные, которые нужно включить в диаграмму. В нашем примере это диапазон A1:C6
Если данные находятся в непрерывном диапазоне ячеек, выберите любую ячейку в этом диапазоне, чтобы включить все данные из него в диаграмму.
В противном случае выделите ячейки, удерживая нажатой клавишу COMMAND.
Совет: Если вы не хотите включать определенные строки или столбцы данных, можно скрыть их на листе. Узнайте подробнее о выборе данных для диаграммы.
Перейдите на вкладку Вставка, нажмите кнопку Вставить линейчатую диаграмму и выберите диаграмму Линейчатая с накоплением.
Теперь мы отформатируем линейчатую диаграмму с накоплением так, чтобы она была похожа на диаграмму Ганта. На диаграмме щелкните первый ряд данных (начальную часть отображемого синего цвета) и на вкладке Формат выберите заливка фигуры > нет заливки.
Если вам не нужна легенда или название диаграммы, выделите их и нажмите клавишу DELETE.
Давайте также попробуем изменить порядок задач так, чтобы они начинались с задачи 1. Удерживая нажатой клавишу CONTROL, выберите вертикальную ось (задачи). Выберите Формат оси, а затем в разделе Положение оси выберите Обратный порядок категорий.
Настройка диаграммы
Вы можете настроить диаграмму Ганта, добавив в нее линии сетки, подписи, изменив цвет полосок, и т. д.
Чтобы добавить элементы диаграммы, нажмите кнопку область диаграммы и на вкладке Конструктор диаграмм нажмите кнопку Добавить элемент диаграммы.
Чтобы выбрать макет, нажмите кнопку Экспресс-макет.
Чтобы завершить настройку внешнего вида диаграммы, выберите один из параметров оформления.
Чтобы настроить цвета диаграммы, нажмите кнопку Изменить цвета.
Чтобы повторно использовать настроенную диаграмму Ганта, просто сохраните ее как шаблон. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните диаграмму и выберите пункт Сохранить как шаблон.
Вы знали?
Microsoft 365 подписки предлагаются премиум-шаблоны диаграмм Гантта, предназначенные для отслеживания задач проекта с помощью визуальных напоминаний и цветовых категорий. Если у вас нет подписки на Microsoft 365 или последней Office, вы можете попробовать:
Читайте также: