Как применить шрифт ко всем листам в excel

Обновлено: 08.07.2024

В Excel есть несколько инструментов, позволяющих визуализировать данные. Наряду с хорошо многим знакомыми диаграммами есть и менее популярный инструмент - условное форматирование .

С моей точки зрения, этот инструмент сильно недооценен пользователями и с его помощью можно решать множество разнообразных задач. В одной заметке просто невозможно раскрыть весь его потенциал и по этой причине эта заметка будет первой в серии, которая будет посвящена различным аспектам применения условного форматирования в Excel.

Что такое условное форматирование

Форматирование - это довольно широкое понятие. К ячейкам листа Excel мы можем применить либо стилистическое , либо числовое форматирование.

Стилистическое форматирование изменят внешний вид ячейки и данных, в ней находящихся. То есть определяет шрифт, начертание или цвет текста, а так же задает границы или фон самой ячейки.

Числовое форматирование определяет, как будет отображаться значение в ячейке - в виде даты, денежной величины или как-то иначе.

Инструменты стилистического и числового форматирования вынесены на вкладке Главная и позволяют нам вручную их применять для изменения внешнего вида данных. Здесь же находится и кнопка условного форматирования.

Инструменты стилистического (1), числового (2) и условного (3) форматирования Инструменты стилистического (1), числового (2) и условного (3) форматирования

Условное форматирование , как понятно из названия, позволяет форматировать данные в зависимости от заданных заранее условий, которые называются правилами . При этом итоговое форматирование может быть как стилистическим, так и числовым.

Пользователь имеет возможность создать собственное правило, которое решит поставленную перед ним задачу. Однако в программе уже есть некоторый набор шаблонов, которые призваны решать наиболее простые и часто встречающиеся задачи. Вот об этих стандартных решениях и пойдет сейчас речь. В последующих заметках я расскажу о более сложных приёмах использования условного форматирования.

Стиль в Microsoft Excel - это сохраненная совокупность параметров форматирования ячейки. Единожды создав стиль, его затем можно многократно применять к другим ячейкам, моментально оформляя их нужным вам образом, что неимоверно ускоряет повседневную работу в Excel.

Весь список стилей доступен на вкладке Главная в группе Стили (Home - Styles) :

Важно отметить, что стиль - это не только внешнее оформление (цвет, шрифт, заливка), как многие думают. В стиле ячейки Excel можно сохранить:

Числовой формат (денежный, процентый, даты/времени. ), в том числе и пользовательский (кг, шт, °С. )
Параметры выравнивания (по горизонтали и вертикали), направление текста, перенос по словам.
Параметры шрифта (цвет, начертание, размер. )
Цвет и тип заливки (сплошная, градиент)
Обрамление ячейки (тип, толщина и цвет линий с каждой стороны и внутри)
Параметры защиты (нужно ли защищать ячейку и прятать в ней формулы при включении защиты листа)

Как создать стиль

Выделите ячейку, оформление которой хотите сохранить в стиле (или пустую ячейку, если хотите создать стиль "с нуля") и на вкладке Главная в группе Стили выберите команду Создать стиль ячейки (New cell style) .

В открывшемся окне можно отметить флажками, какие именно параметры ячейки должны сохраняться в новом стиле и, нажав кнопку Формат (Format) , настроить их более детально.

Чтобы создать стиль на основе уже имеющегося стиля, можно просто щёлкнуть правой кнопкой мыши по нужному стилю и выбрать команду Дублировать (Duplicate) :

Там же в контекстном меню любой стиль можно удалить или изменить его параметры.

Всё весьма несложно и даже слегка скучновато, не правда ли? Так что давайте перейдем к практическим примерам.

Стиль для целых чисел с разделителями

Начнем простого для затравки.

На Главной вкладке в группе Число есть кнопки для быстрого применения основных числовых форматов, которые вам, я уверен, хорошо знакомы:

Лично меня всегда безмерно удивляло, почему в этом наборе нет самого нужного - формата, где отображается только целая часть числа с пробелом через три разряда? Денежный - есть, процентный - есть, а вот удобного формата для обычных чисел - почему-то нет.

Кстати, третья иконка со значком "000", про которую обычно думают в этом случае, делает совершенно не то, что нужно - она не убирает дробную часть, да ещё и зачем-то выводит вместо нуля прочерк, как в финансовом формате. Совсем не оно.

Давайте устраним этот недостаток, создав свой стиль. Выбираем, как было описано выше, последовательно Главная - Стили - Создать стиль ячейки (Home - Styles - New cell style) . В окне создания стиля введём его имя и снимем все галочки, кроме первой, чтобы создаваемый нами стиль не влиял ни на какие другие параметры ячейки, кроме числового формата. Затем жмём кнопку Формат (Format) и в знакомом окне выбираем Числовой (Number) без десятичных знаков и с разделителем групп разрядов:

Жмём на все ОК и теперь у нас есть стиль для наглядного форматирования чисел - красота!

Стили для своих единиц измерения (шт, чел, упак, кг. )

Исходно в Excel в качестве единиц измерения есть только валюты и проценты. Если же по работе вы сталкиваетесь с необходимостью использовать другие единицы измерения (шт, чел, л, т, кг, упак и т.д.), то имеет смысл создать для этого специальный стиль.

Выполняем те же действия, что и в предыдущем пункте, но в окне Формат ячеек выбираем на вкладке Число опцию (все форматы). В поле Тип (Type) вводим маску (шаблон) для нашего пользовательского формата:

Такой шаблон говорит Excel, что мы хотим выводить только целую часть числа и добавить к ней пробел и ШТ. Обратите внимание, что первый пробел здесь нужен для разделения тысяч-миллионов-миллиардов, а второй - чтобы число и текст не слиплись. И вот этот второй должен обязательно находиться внутри кавычек вместе с ШТ.

После применения такого стиля получим красивое представление для штук:

Аналогичным образом можно сделать и дробный формат, например, для килограмм. В этом случае для отображения трёх знаков после запятой (для граммов) потребуется лишь добавить к нашему шаблону нули:

Стили для тысяч (К) и миллионов (М)

Ещё один пример весьма распространённой задачи - компактное представление для очень больших чисел. Вы наверняка видели варианты для тысяч с буквой "К" (1289 = 1,3К), для миллионов с буквой "М" (1 595 000 = 1,6М) или что-то похожее. Чтобы создать такие стили нам опять потребуется пользовательский формат, но с немного другим шаблоном:

Обратите внимание на пробел (без кавычек) после нуля - именно он, являясь разделителем разрядов, округляет наше исходное значение до тысяч. Если поставите два пробела - получите округление до миллионов, три - до миллиардов и т.д.

Если нужно показать после запятой один или несколько знаков (например 3,5K или 5,23М), то добавляем нули, как в прошлом примере:

Вместо международных "К" и "М" можно, само-собой, использовать и наши привычные " тыс.руб" и " млн.$" - кому как привычнее.

Стиль с цветом и процентами для отклонения от плана

Предположим, что у нас есть таблица со значениями плана и факта и вычисленным столбцом отклонения в процентах по классической формуле:

Давайте создадим для последнего столбца особый стиль, который будет:

Положительные значения выводить зелёным цветом шрифта, со знаком плюс перед значенем процентов.
Отрицательные значения - красным цветом и с минусом, соответственно.

Создаём стиль как и ранее, а вот маска формата будет хитрая:

[Цвет10]+0% ; [Красный]-0% ;0%

Давайте разберём её подробнее:

Маска формата здесь состоит из 3 фрагментов, разделенных точкой с запятой. Первая применяется, если число в ячейке больше нуля, вторая - если меньше нуля, третья - если число равно нулю.
Отклонения от плана мы хотим указывать явно - с плюсом (перевыполнение) и минусом (невыполнение), поэтому знаки плюса и минуса явно прописываем в шаблоне.
Перед маской в каждом блоке можно указать в квадратных скобках цвет шрифта - словом (красный, синий, зеленый, желтый, черный, белый) или с помощью кода (Цвет1, Цвет2 и т.д.) Всего поддерживается 56 цветов - выбирайте любой на ваш вкус:

После применения созданного стиля картинка станет существенно приятнее:

Стили со значками и спецсимволами

Чтобы сделать ещё красивее, можно вместо плюса и минуса выводить символы стрелки вверх и вниз, соответственно. Для этого выделим любую пустую ячейку на листе и вставим туда наши значки, через команду Вставка - Символ (Insert - Symbol) :

Затем выделим вставленные символы в ячейке или в строке формул и скопируем их с помощью сочетания Ctrl + C .

Теперь, при создании стиля для отличий из предыдущего пункта, останется вставить с помощью Ctrl + V эти символы в нашу маску формата вместо плюса и минуса:

После применения такого стиля наше отклонение от плана станет ещё нагляднее:

Думаю, понятно, что такой трюк со вставкой спецсимволов позволит аналогичным образом создать стили для отображения любых нестандартных единиц измерения:

Стили со сложными условиями и эмодзи

Предположим, что у нас есть таблица с результатами экзаменов студентов или аттестации сотрудников:

Задача - показать рядом с каждым результатом его графическое представление в виде иконки (эмодзи) по следующей логике:

больше или равно 80 баллов - отлично
от 40 до 80 - хорошо
меньше 40 - плохо

Создаем новый стиль, где в шаблоне числового формата задаём:

Здесь маска тоже состоит из трёх фрагментов и каждый фрагмент применяется только при выполнении условия, заданного в квадратных скобках перед ним. Если первые два условия для ячейки не выполняются, то форматирование происходит по последнему, третьему шаблону.

Эмодзи легко вставляются сочетанием клавиш Win + точка , если у вас Windows 10 со всеми обновлениями. Если же у вас более древняя операционная система, то придется их заранее вставить через Вставка - Символ из шрифтов типа Webdings, Windings и т.п. и скопировать, как мы делали в предыдущем примере.

Стиль для полей формы с защитой

Представьте, что вам нужно создать защищенную паролем форму для ввода данных пользователем. Для ячеек ввода лучше создать стиль с определенным форматированием (чтобы сразу было понятно, куда можно вводить данные) и отключенной блокировкой (чтобы не мешала защита листа):

Для этого при создании стиля убираем все флажки, кроме первого и, нажав на кнопку Формат (Format) зададим характерный дизайн (например, жёлтую заливку, курсив, выравнивание по центру) и на вкладке Защита (Protection) снимем галочку Защищаемая ячейка (Locked) .

Как лучше хранить стили

Все созданные пользовательские стили хранятся в текущей книге. Если вы хотите использовать их в других своих файлах, то есть три варианта:

Копировать формат ячеек с помощью инструмента Формат по образцу ("кисточка" или Format Painter ).
Подгрузить в рабочую книгу все стили из другой книги с помощью команды Главная - Стили - Объединить стили (Home - Styles - Merge styles)
Использовать инструмент автоматической загрузки стилей из файла-библиотеки в надстройке PLEX последней версии.

Идеи для продолжения

Надеюсь, вам хватит описанных выше примеров, чтобы заработала уже ваша фантазия и вы начали сами придумывать стили для упрощения своей работы в Excel. Вот вам несколько идей для затравки:

Стили с корпоративными цветами и шрифтами вашей компании или бренда.
Стили с валютами, которых нет на Главной и которые долго ставить через окно Формат ячеек (например, тенге, сомони, сом и др. валюты союзных государств).
Стили с маркерами для имитации маркированных списков в Excel как в Word.
Стили для скрытия данных "белым на белом" или с помощью маски из трех подряд точек с запятой.
Стили для отображения отрицательных чисел без минуса, но в скобках (как это принято в финансах для расходов).
Стили для отображения исходных данных, вычислений и ячеек со ссылками в финансовых моделях.
. и т.д.

Делитесь полезными стилями в комментариях - прогрессивное человечество и карма скажут вам "спасибо" :)

Допустим у Вас есть книга с n-ным количеством однотипных листов. Иногда приходится проделывать в каждом листе одну и ту же операцию(к примеру написание заголовков). Чаще всего в таких случаях проделывается следующая операция: на одном листе меняются заголовки, затем копируются и поочередно вставляются на остальные листа. Это долго, нудно и неинтересно. Благо разработчики Microsoft предвидели подобные мучения и снабдили Excel средством для более быстрого осуществления этой задачи.

Итак, для произведения одинаковых изменений сразу на нескольких листах все, что необходимо сделать, это выделить все необходимые листы с зажатой клавишей Shift или Ctrl(зависит от расположения листов, данные в которых надо менять. Ctrl позволяет выделить несмежные листы(скажем через один), а с Shift выделяются все листы от первого выделенного до последнего). Выделили. Теперь все действия, производимые на активном(видимом) листе в точности повторяется на других выделенных листах. И что не менее важно - если прописать в активном листе формулу, то ссылки на других листах будут у каждого свои, т.е. ссылаться формулы будут на тот лист, в котором написаны(если в формуле не указаны явно ссылки на другие листы). То же самое и с копированием. Если на одном листе в ячейке А1 написано Дом, а на другом Холм, то при копировании ячейки А1 на активном листе и вставки её в ячейку А2 , то на каждом листе в ячейку А2 будет скопировано своё значение - Дом и Холм соответственно.

Подобная работа с листами еще называется работой с группой листов. Определить, что на данный момент выделена группа листов(и изменения будут производиться на всех этих листах) очень просто - в заголовке Excel будет отображен текст: [Группа] [Groupe]

Разгруппировать такие листы еще проще:

если в группу объединены не все листы - выделить любой лист вне группы
если в группе все листы книги - выделить любой лист, который на данный момент не является активным

Так же см.:
[[Как одновременно просматривать информацию с нескольких листов/диапазонов?]]

Чтобы быстро изменить шрифты, цвета или общий вид объектов на всех листах книги, попробуйте переключиться на другую тему или настроить тему по своему усмотрению. Если вам нравится определенная тема, вы можете назначить ее темой по умолчанию для всех новых книг.

Чтобы переключиться на другую тему, на вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Темы и выберите нужный вариант.

При настройке темы можно изменить ее цвета, шрифты и эффекты, сохранить их в текущей теме и при желании использовать ее по умолчанию для всех новых книг.

Изменение цветов темы

При выборе другой цветовой палитры темы или изменении ее цветов изменяются доступные для выбора цвета, а также цвета, которые вы использовали в книге.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов.

Первым указан набор цветов, который используется в текущей теме.

Чтобы создать собственный набор цветов, выберите команду Настроить цвета.

Для каждого цвета темы, который вы хотите изменить, нажмите кнопку рядом с цветом и выберите цвет в области Цвета темы.

Чтобы добавить собственный цвет, выберите пункт Другие цвета, а затем выберите нужный цвет на вкладке Обычные или введите число на вкладке Спектр.

Совет: Поле Образец предназначено для предварительного просмотра внесенных изменений.

В поле Имя введите имя нового набора цветов и нажмите кнопку Сохранить.

Совет: Если вы хотите вернуться к исходным цветам, нажмите кнопку Сброс перед кнопкой Сохранить.

Чтобы сохранить новые цвета в текущей теме, выберите Разметка страницы > Темы > Сохранить текущую тему.

Изменение шрифтов темы

Выбирая другой шрифт темы, вы можете изменить сразу весь текст. Это возможно, если для форматирования текста используются шрифты текста и заголовка.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов.

Первым указан набор шрифтов, который используется в текущей теме.

Чтобы создать собственный набор шрифтов, выберите команду Настроить шрифты.

В диалоговом окне Создание новых шрифтов темы выберите нужные шрифты в полях Шрифт заголовка и Шрифт текста.

В поле Имя введите имя нового набора шрифтов и нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы сохранить новые шрифты в текущей теме, выберите Разметка страницы > Темы > Сохранить текущую тему.

Изменение эффектов темы

При выборе другого набора эффектов изменяется внешний вид объектов на листе — применяются другие типы границ и визуальные эффекты, например заливка и тени.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Эффекты и выберите нужный набор эффектов.

Первым указан набор эффектов, который используется в текущей теме.

Примечание: Набор эффектов настроить нельзя.

Чтобы сохранить выбранные эффекты в текущей теме, выберите Разметка страницы > Темы > Сохранить текущую тему.

Сохранение пользовательской темы для повторного использования

После внесения изменений в тему ее можно сохранить для повторного использования.

Выберите Разметка страницы > Темы > Сохранить текущую тему.

В поле Имя файла введите имя для новой темы и нажмите кнопку Сохранить.

Примечание: Тема сохраняется как THMX-файл в папке "Темы документов" на локальном диске и автоматически добавляется в список пользовательских тем, отображающийся при нажатии кнопки "Темы".

<здесь будет изображение пользовательской темы>

Использование пользовательской темы по умолчанию для новых книг

Чтобы использовать свою тему для всех новых книг, примените ее к пустой книге, а затем сохраните как шаблон с именем Книга.xltx в папке XLStart (обычно это папка C:\Users\имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart).

Чтобы приложение Excel автоматически открывало новую книгу, использующую шаблон Книга.xltx, выполните следующие настройки:

Выберите Файл > Параметры.

На вкладке Общие в разделе Параметры запуска снимите флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения.

При следующем запуске Excel откроется книга, использующая шаблон Книга.xltx.

Совет: Новую книгу, использующую шаблон Книга.xltx, можно также создать, нажав клавиши CTRL+N.

Читайте также: