Как принять сотрудника переводом из другой организации в 1с 8

Обновлено: 06.07.2024

Документ Кадровый перевод используется для перемещения сотрудника внутри организации и изменения начисления сотруднику, даже, если перевода не было. Этим же документом можно изменить оклад в 1С 8.3 Бухгалтерия.

В статье рассматривается порядок оформления документа и формируемые в нем печатные формы. Правильное заполнение этого документа поможет избежать ошибок при начислении и выдаче зарплаты.

Используется для оформления:

перемещения сотрудника внутри организации;
изменения оклада сотруднику, даже если перевода не было:
- изменения в начислениях действуют с начала месяца, даже если перевод оформлен последним днем месяца:
- Справочник Сотрудники – кнопка Оформить документ – Кадровый перевод .
- Дата перевода :
  - дата, когда сотрудник переводится в другое подразделение или на другую должность;
  - месяц, с которого начинают действовать начисления указанные в табличной части;
  - флажок Перевести в другое подразделение или на другую должность ;
  - флажок Изменить начисления ;
  - если флажок не установлен, то действуют предыдущие данные.
  - Прием на работу ;
  - Кадровый перевод ;
  - Увольнение .
  См. также:
  
  Если Вы еще не подписаны:
  
  Активировать демо-доступ бесплатно →
  
  или
  
  Оформить подписку на Рубрикатор →
  
  После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
  
  Помогла статья?
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  
  Карточка публикации
  
  (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
  Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
  Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
  Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
  Добавить комментарий Отменить ответ
  
  Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
  
  Вы можете задать еще вопросов
  
  Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
  Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку
  Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
  регламентом БухЭксперт8.ру >>
  
  Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС
  
  [17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С
  
  Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
  
  Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру
  
  [11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018
  
  [29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ
  
  Огромное спасибо! Огромное количество информации как всегда интересно и доступно преподнесено Мариной Аркадьевной. Всегда с удовольствием посещаю ваши семинары
  
  Для этого, мы должны перейти в раздел «Зарплата и кадры», «Кадровые документы».
  
  С помощью кнопки «Создать», выбираем «Кадровый перевод».
  
  Открывается форма для заполнения. В документе «Кадровый перевод», мы указываем сотрудника, которого мы переводим в новое подразделение, например в нашем случае - это Петров Петр Петрович.
  
  Указываем дату, с которой он будет переведен на новую должность, предположим, с 12 августа. Дата документа – это дата текущая, дата, с которой будет оформляться этот приказ на перевод.
  
  Далее определяем, что у нас для сотрудника будет меняться. Если мы его переводим в другое подразделение, то мы ставим галочку и можем для нашего сотрудника указать новое подразделение и новую должность (если она поменялась), которую он будет занимать с указанной даты перевода.
  
  Если мы его переводим в другое подразделение, то мы по ссылке «Показать все» выбираем другое подразделение, в которое мы его хотим перевести. И, соответственно, с 12 августа, при проведении документа, он у нас будет уже сотрудником подразделения «Администрация».
  
  Если при этом, у сотрудника будет меняться способ начисления заработной платы, то мы должны соответственно, тут, в табличной части тоже поставить галочку «Изменить начисления» и указать новый вид начисления и размер этого начисления. Соответственно, с 12 августа, программа уже будет вести учет по начислению зарплаты по новым данным для этого сотрудника.
  
  Внеся все необходимые новые данные, мы проводим документ.
  
  После чего можем вывести этот приказ на экранную форму с помощью кнопки «Приказ о переводе Т-5».
  
  А далее, соответственно, у нас есть возможность, либо его распечатать непосредственно из самого документа. Либо сохранить в электронном виде с помощью кнопки «Сохранить на диск» в нужном формате, либо это будет документ Word, либо таблица Excel, либо, как у нас документ в PDF формате и выбираем, соответственно, место на диске, куда мы его будем сохранять, в нашем случае - это Рабочий стол, сохраняем.
  
  В дальнейшем мы можем этот документ распечатать, либо переслать по почте, либо какие-то еще действия с ним сделать.
  
  Таким образом, в программе оформляется кадровый перевод с указанием нового подразделения, при необходимости новой должности, и в случае изменения, и новый вид начисления у сотрудника.
  
  Протестируйте качество нашей работы - первая консультация бесплатно!
  
  Выделенная линия консультаций. Service Desk для контроля задач. Закажите первую услугу бесплатно!
  
  Сервис для удаленных подразделений - простой кадровый учет и учет рабочего времени!
  
  Первый документ, который кадровик должен создать при появлении нового сотрудника – это приказ о приеме на работу
  
  Документ создается в кадровой программе, разработанной на платформе 1С Предприятие 8.3. Чтобы система его сформировала, необходимо внести данные о сотруднике в предназначенные для этого справочники. Давайте подробно рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять, чтобы принять сотрудника на работу.
  
  Здесь мы немного отвлечемся и попытаемся объяснить, что «новичок» уже может присутствовать в нашей базе как физлицо, а как сотрудник – отсутствовать.
  
  В информационной базе 1С при оформлении нового работника нас интересуют два справочника – «Сотрудники» и «Физические лица». В первый из этих справочников один и тот же сотрудник может быть внесен несколько раз. Например, сотрудник уволился, а потом передумал, и его снова приняли на работу; или сотрудник является совместителем – это также будет второй элемент первого справочника. Но физическое лицо в базе должно быть только одно*. Обязательно надо проверить этот момент при приеме на работу новичка, чтобы не создать два одинаковых физических лица, и в процессе работы также следить, чтобы двойные физические лица в базе не появлялись. Если таковые возникли, дубль надо удалить.
  
  Принять на работу в 1С 8.3
  
  Создадим нового сотрудника, которого нет в базе. Здесь существуют два способа:
  - Заполним справочник «Физические лица», а затем, при заполнении «Сотрудники», база 1С обнаружит соответствующее сотруднику физическое лицо;
  - Создаем сотрудника, не создавая физическое лицо. В этом случае физическое лицо будет создано автоматически.
  Рассмотрим первый способ. В разделе «Кадры-Физические лица» по кнопке «Добавить» заносим основные сведения о сотрудниках: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, паспортные данные, гражданство, инвалидность (если есть). Справа в пустое поле можно загрузить фотографию.
  
  Рис.1 Заполним справочник «Физические лица», а затем - «Сотрудники»
  Далее создаем сотрудника из раздела «Кадры-Сотрудники». По кнопке «Создать» в появившемся окне «Сотрудник (создание)» печатаем фамилию и имя.
  
  Программа выдаст следующее окно:
  
  Если в базе несколько человек со схожими фамилиями и именами, программа их всех отобразит для выбора. Определившись с нужным нам физлицом, подтверждаем соответствие только что созданного сотрудника и созданного до этого физлица.
  
  Рис.4 Подтверждаем соответствие только что созданного сотрудника и созданного до этого физлица
  Стоит отметить, что все-таки предпочтительнее вносить сотрудников в информационную базу вторым способом, поскольку он проще и ошибок ввода при этом будет меньше. Но если физическое лицо в базе уже есть, нужно особо внимательно вносить фамилию и имя, чтобы избежать ошибки задвоения физического лица.
  
  Задвоенные физические лица
  
  Вернемся к рассмотрению ситуации, когда физическое лицо уже занесено в информационную базу, но при создании соответствующего ему сотрудника произошла ошибка.
  
  На Рис.6 показан результат ошибки, возникшей при внесении в базу неверного отчества – «Волков Марат Савельевичи». Из-за этого физическое лицо было создано вновь, и выделенные строки в списке теперь содержат информацию об одном и том же сотруднике. О том, что это не однофамилец, говорит одинаковый ИНН у сотрудников.
  
  Для этого нужно нажать кнопку «Найти задвоенные карточки», выбрать любую из задвоенных позиций (поскольку они одинаковые) и нажать кнопку «Выбрать», а затем нажать кнопку «Объединить».
  
  Программа предупредит о том, что эта операция изменит наши данные, то есть отменить внесенные изменения после будет уже нельзя.
  
  Затем нажимаем «Ок».
  
  После этого в списке физических лиц один из «двойных» сотрудников уже будет помечен на удаление.
  
  Останется воспользоваться сервисом «Удаление помеченных объектов».
  
  Отметим, что после использования сервиса «Объединение личных карточек», в информационной базе на физическое лицо, помеченное на удаление, не будут ссылаться другие объекты ИБ даже до того, как оно будет удалено. Корректно настроить 1С:ЗУП и показать все этапы оформления приема на работу вам помогут наши специалисты.
  
  Также будут объединены все начисления физического лица и сведения по НДФЛ и страховым взносам. Для проверки корректности отражения данных можно сформировать, например, карточку учета страховых взносов, раздел «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Карточка учета страховых взносов». До объединения личных карточек:
  
  Рис.14 Карточка учета страховых взносов до объединения
  
  Рис.15 Карточка учета страховых взносов после объединения
  Для проверки корректности начислений и НДФЛ можно сформировать, например, Регистр налогового учета по НДФЛ, раздел «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Регистр налогового учета по НДФЛ». До объединения личных карточек:
  
  Рис.17 Регистр налогового учета по НДФЛ до объединения личных карточек
  
  Рис.19 Регистр налогового учета по НДФЛ после объединения личных карточек
  
  Автоматизация учета движения кадров. Кадровое делопроизводство без ошибок.
  
  Протестируйте качество нашей работы. Первая консультация бесплатно!
  
  Простой учет движения кадров удаленных подразделений. Сервис легко интегрируется с 1С:ЗУП
  
  Бизнес-процессы на абсолютно любом предприятии могут потребовать изменений каких-либо условий работы сотрудников. Для решения подобной задачи в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Кадровое перемещение».
  
  Мы рассмотрим все возможности документа кадрового перемещения, а также узнаем о других сценариях решения задачи.
  
  Для создания иллюстраций используется конфигурация «Зарплата и управление персоналом КОРП», редакция 3.1, релиз 3.1.13.76.
  
  Документ «Кадровый перевод»
  
  Как найти документ в меню программы? Документ «Кадровый перевод» может быть открыт несколькими способами.
  
  Способ первый, самый простой: в главном меню программы находим пункт «Все кадровые документы» или пункт «Приемы, переводы, увольнения».
  
  В обоих случаях мы попадем в перечень кадровых документов, а с помощью кнопки «Создать» можем открыть форму кадрового перемещения (либо кадрового перемещения списком, о котором будет написано немного позже).
  
  Это наиболее распространенный способ запуска формы документа. Второй способ – вызвать форму кадрового перевода прямо из карточки сотрудника.
  
  Способ третий, самый удобный – вывести журнал кадровых переводов в раздел «Кадры». Для этого в разделе «Кадры» необходимо вызвать и открыть «Настройку навигации», как показано на рисунке ниже.
  
  После этого добавьте журнал «Кадровые переводы» в «Выбранные команды».
  
  Теперь этот раздел появился в кадровом меню.
  
  Теперь можно не искать кадровый перевод в общем списке документов, а сразу запускать список, где можно создавать его по кнопке «Добавить» без дополнительных действий. При проведении кадрового перевода проверяется соответствие со штатным расписанием. Программа его контролирует, даже если в настройках не стоит флажок «Контроль штатного расписания». Если же он стоит, об этом непременно появится отметка в журнале кадровых переводов.
  
  Если начать выяснять, откуда эта отметка, программа выдаст подробный отчет о наличии вакансий на данной позиции штатного расписания. При этом система не станет запрещать делать проводку и принимать на эту позицию «лишнего» сотрудника, как это было в ЗУП 2.5. Ее дело – предупредить, а окончательное решение остается за пользователем. Поэтому организации, где принят жесткий контроль «штатки», зачастую просят доработать этот функционал.
  
  Итак, откроем документ «Кадровый перевод».
  
  Шапка документа
  
  В шапке документа мы найдем следующие поля:
  
  Организация. Если в программе ведется учет по нескольким организациям, то следует указать организацию, в которой числится переводимый сотрудник до перевода. При этом если сотрудник оформлен в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то именно подразделение следует указать в качестве организации.
  
  Если вы работаете в территориально-распределенной компании, обратите внимание на сервис «Личный кабинет кадровика» – это удобный кадровый инструмент делопроизводства и учета рабочего времени в удаленных подразделениях. Подробности уточняйте у наших специалистов.
  
  Сотрудник – кого переводим.
  
  Дата документа – просто дата, которая потом будет показана в печатной форме приказа, а также в качестве реквизитов приказа в личной карточке (Т-2). При этом в карточке Т-2 перевод отражается только в том случае, когда в нем выбрано изменение подразделения или должности.
  
  Дата. Именно с этого момента (включительно) вступают в действие условия кадрового перевода
  
  Дата, по которую переводим. В случае временного перевода устанавливается вторая дата – дата окончания, и больше никаких действий делать не нужно! Система запомнит этот факт и вернет сотрудника автоматически в его старое подразделение, если не случится еще один перевод.
  
  Номер документа формируется при его записи автоматом, как следующий по порядку, в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе «Администрирование - Синхронизация данных».
  
  Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
  
  Кроме того, по ссылке «Ввести замещение на период перевода» можно создать один из предложенных программой документов, например, «Прием на работу» для другого сотрудника.
  
  Подробнее с процессом приема можно познакомиться в статье «Прием на работу в 1С 8.3 ЗУП» на нашем сайте.
  
  В документе несколько закладок.
  
  Закладка «Главное»
  
  На рисунке выше показаны все поля этой закладки. Очевидно, что любое поле дает возможность отобразить то или иное изменение, а именно:
  
  Прием на работу по трудовому договору в 1С 8.3 ЗУП всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники
  
  В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника, остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.
  
  При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица .
  
  В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники . Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.
  
  При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица , и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой
  
  Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо ( Кадры – Физические лица ), а затем принять его на работу. Либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа . Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники , связанный с текущим физическим лицом
  
  «Задвоение» физических лиц в 1С может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек ( Кадры — Сервис — Объединение личных карточек ).
  
  Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника
  
  В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:
  - по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.
  Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу в 1С ЗУП, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником
  
  Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»
  
  Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком .
  
  Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.
  
  Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.
  
  Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения
  
  Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник :
  
  Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.
  
  В поле Номер устанавливается номер, автоматически сформированный 1С 8.3 ЗУП
  
  Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, то номер приказа Приема на работу необходимо указать в поле печатать как
  
  Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД .
  
  Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес) .
  
  В ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).
  
  В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.
  
  А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание , если же не ведется, то из справочника Должности .
  
  Поле Трудовая функция автоматически заполняется значением из выбранной в документе позиции штатного расписания, если «штатка» ведется или же из Должности , если штатное расписание не ведется.
  
  При необходимости Трудовую функцию можно перевыбрать вручную.
  
  В поле Наименование документа следует указать наименование документа-основания для СЗВ-ТД . По умолчанию поле заполняется значением Приказ . Другой тип документа-основания можно выбрать из специального справочника.
  
  Также в 1С ЗУП есть возможность указать второй документ-основание. Для этого в настройках кадрового учета ( Настройка – Кадровый учет ) должен быть установлен флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания
  
  При установленном флажке в документе появляется ссылка, при нажатии на которую открываются поля для ввода реквизитов второго документа-основания
  
  Флажок Начало трудовой деятельности необходимо устанавливать для сотрудников, устраивающихся на первую в своей жизни работу после 31.12.2020 г. На таких сотрудников не нужно заводить бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде без права выбора
  
  Для сотрудников, принимаемых на работу не впервые, следует заполнить Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы
  
  Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета ( Настройки – Кадровый учет ) установлен флаг Используется работа по неполной ставке
  
  В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.
  
  При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью
  
  График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.
  
  Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы , Внешнее совместительство , Внутреннее совместительство .
  
  При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству , если он не работает в организации по Основному месту работы
  
  Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда .
  
  Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа
  
  Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.
  
  Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.
  
  Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск
  
  Изменения отразятся в информационной надписи
  
  На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную
  
  В нижней части формы в поле Порядок пересчета указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы
  
  Порядок пересчета , установленный по умолчанию, подтягивается в Прием на работу из настроек расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты )
  
  Если в организации для каких-то сотрудников требуется использовать порядок пересчета, отличный от заданного по умолчанию, то тогда нужное значение следует выбрать в Приеме на работу в реквизите Порядок пересчета
  
  Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс
  
  На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора
  
  Шаг 4. Печать приказов о приеме и трудовых договоров
  
  Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор
  
  Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников
  
  Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм .
  
  Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП при разграничении прав пользователей
  
  Если базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.
  
  В 1С 8.3 ЗУП документы Прием на работу или Прием на работу списком могут оформляться:
  - специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате) , который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
  - специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.
  Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема
  
  См. также:
  
  Если Вы еще не подписаны:
  
  Активировать демо-доступ бесплатно →
  
  или
  
  Оформить подписку на Рубрикатор →
  
  После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
  
  Помогла статья?
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  Карточка публикации
  
  (24 оценок, среднее: 4,58 из 5)
  
  Читайте также: