Как проверить основные средства в 1с в бюджете

Обновлено: 08.07.2024

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2019 г.

В связи со вступлением в силу СГС «Основные средства» появилась необходимость отражать проведение капитального ремонта с последующим изменением стоимости. Рассмотрим подробно новые положения по отражению такого ремонта и научимся отражать его в программе «1С».

Условия изменения стоимости ОС

Под капитальным ремонтом понимается комплекс организационных, строительных и технических мероприятий, целью которых является устранение физического и морального износа.

Принять решение об изменении балансовой стоимости инвентарного объекта можно при соблюдении двух обязательных условий:

основное средство относится к группе основных средств, ремонт которых приводит к изменению их стоимости (согласно положениям учетной политики учреждения);

составные части, которые заменяют в ходе ремонта, можно признать активом (в соответствии с критериями признания объекта основных средств).

Напомним, что до вступления в силу СГС «Основные средства», утвержденного приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н (далее СГС «Основные средства») проведение работ по ремонту не являлось основанием для изменения стоимости основных средств.

Согласно п. 19 СГС «Основные средства» замещение (частичная замена в рамках капитального ремонта в целях реконструкции, технического перевооружения, модернизации) объекта или его составной части является одним из оснований для изменения балансовой стоимости объекта основных средств.

Положения п. 19 применяются в системной взаимосвязи с п.п. 27 и 28 СГС «Основные средства». При этом положения п.п. 27 и 28 применяются по отношению к перечню групп объектов основных средств, определенному учетной политикой учреждения.

В соответствии с п. 27 СГС «Основные средства» при замене отдельных составных частей объекта затраты по такой замене включаются в стоимость объекта основных средств в момент их возникновения при условии соблюдения критериев признания объекта основных средств, предусмотренных п. 8 (т.е. прогнозируется ли получение от использования объектов экономических выгод или полезного потенциала и можно ли надежно оценить их первоначальную стоимость как объекта бухгалтерского учета).

Порядок изменения стоимости ОС

Из изложенного выше следует, что для применения новых положений учреждению необходимо выполнить несколько действий:

Шаг 1: определить перечень групп основных средств, ремонт которых приводит к изменению их стоимости.

Шаг 2: закрепить перечень в своей учетной политике.

Шаг 3: при проведении ремонта объекта, входящего в перечень следует принять решение, удовлетворяют ли заменяемые части определению актива.

Кто в учреждении имеет право принимать необходимые решения? Постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов.

Если все условия соблюдены, то стоимость инвентарного объекта следует уменьшить на стоимость заменяемой (выбывшей) части. Определять ее надо руководствуясь положениями СГС «Основные средства» о прекращении признания (выбытия из бухгалтерского учета) объектов ОС с последующим отнесением на финансовый результат текущего года, вне зависимости от того амортизировалась ли эта часть объекта основных средств отдельно или нет (п.п. 27, 50 СГС «Основные средства»). Обратите внимание на еще одно обязательное условие – наличие документального подтверждения стоимостных оценок по выбывающему объекту (п. 6 Письма Минфина РФ от 15 декабря 2017 г. № 02-07-07/84237).

Когда определить остаточную стоимость замененной части объекта основных средств не представляется возможным, эту величину можно признать равной затратам на замену составной части (п. 50 СГС «Основные средства»).

Порядок отражения операций в учете

В бюджетном учете выбытие заменяемых частей отражается в порядке частичной ликвидации основного средства согласно абзацу 15 п. 10 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н. Затраты, связанные с заменой отдельных составных частей ОС, могут учитываться по дебету счета 106.01 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.)

Принятие к бюджетному учету увеличения первоначальной (балансовой) стоимости объекта по результатам капитального ремонта отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 101.00 «Основные средства» и кредиту счета 106.01 «Вложения в основные средства».

Рассмотрим пример оформления корреспонденциями операций по увеличению балансовой стоимости объекта основных средств (компьютера) в казенном учреждении после проведения капитального ремонта подрядным способом:

Таблица 1. Пример оформления корреспонденции

Дт

Кт

Операция

Отражены расходы на проведение ремонта в сумме стоимости использованного исполнителем оборудования, отвечающего определению актива, и оказанных услуг по его установке

Отражено принятие к учету увеличения стоимости инвентарного объекта в результате замены его составных частей на оборудование, отвечающее определению актива

Отражено проведение частичной ликвидации объекта основного средства в сумме затрат на замену полностью с амортизированных неисправных составных частей

Как поступать учреждению в случаях, когда, заменяется несколько частей и одни удовлетворяют понятию актива, а другие и не удовлетворяют?

Исходя из положений СГС «Основные средства» делаем вывод, что общую сумму расходов можно отнести на увеличение первоначальной стоимости основного средства либо списать на расходы текущего финансового года пропорционально стоимости заменяемых частей. Порядок такого отнесения также должен быть разработан в учреждении и закреплен в рамках учетной политики.

Решение о квалификации оборудования, устанавливаемого исполнителем в ходе проведения ремонта, в качестве актива, а также о сумме затрат, на которую увеличивается стоимость основного средства, принимается комиссией и оформляется соответствующим актом (п. 34 Инструкции №157н).

Информация о проведенном ремонте должна быть отражена в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031). Требование об оформлении дефектной ведомости в случае ремонта объекта основного средства положениями Инструкций №157н, 162н и Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н не установлено.

Примеры отражения операций в программе «1С:БГУ 8», ред. 2.0

Пример 1.

На балансе учреждения числится комплекс конструктивно сочлененных предметов и отражается в учете как один инвентарный объект. Объект состоит из двух элементов, каждый из которых отвечает признакам актива. Учреждение принимает решение провести капитальный ремонт одного из элементов рассматриваемого объекта, в результате которого характеристики элемента улучшатся. Балансовая стоимость инвентарного объекта – 300 000 руб. Сумма начисленной амортизации – 67 500 руб. Капитальные вложения в ремонт оборудования 85 000 руб.

При проведении ремонтных работ учреждение определяет балансовую стоимость объекта, которая подлежит выбытию (предположим, она равна 75 000 руб.); сумму амортизации, которая была начислена на объект, который подлежит выбытию (предположим, она равна 16 875 руб.).

В связи с тем, что в действующей на данный момент редакции программы, отсутствует функционал для корректного списания части инвентарного объекта (без использования разукомплектования инвентарного объекта) для списания объекта, который подлежит выбытию, воспользуемся документом «Операция (бухгалтерская)» («Учет и отчетность» – «Операция (бухгалтерская)»).

В одной из прошлых статей мы рассмотрели процесс покупки основного средства на счета группы 106.00 «Капитальные вложения». Когда все затраты собраны на нужном для нас счете, можно принимать основное средство к учету. Такой момент наступает, когда основное средство доставлено, собрано и готово к принятию на учет. Именно об этом процессе и пойдет речь в статье, практический пример будет рассмотрен в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 2.0.

Когда я начинала изучение бухгалтерского учета в целом и раздела «Основные средства» в частности, меня очень интересовал вопрос отличия состояний основных средств на разных этапах.
Первое состояние, которое принимает основное средство, – это капитальное вложение. В прошлой статье мы разобрались: основное средство пребывает в качестве капитального вложения до тех пор, пока мы собираем затраты на счетах группы 106.00, чтобы сформировать его первоначальную стоимость (подробнее Покупка основных средств в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8).
Второе состояние – основное средство, принятое к учету. Состояние основного средства определяется как принятое к учету, когда оно отражено на счетах группы 101.00, физически находится на территории учреждения, и его стоимость числится на балансе. То есть, проще говоря, уже считается основным средством, но учреждение его не использует (оно не введено в эксплуатацию). Хочу уточнить, что обычно это состояние основных средств используется очень редко, так как принятие к учету, как правило, осуществляется одновременно с вводом в эксплуатацию.
Третье состояние – ОС введено в эксплуатацию. То есть, основное средство находится также на счетах группы 101.00 и выполняет свои обязанности как средство, которое предназначенное для упрощения условий труда.
В программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» принятие к учету и ввод в эксплуатацию можно осуществить одним документом. Это сделано для удобства пользователей, так как такой алгоритм работы с основными средствами (одновременное принятие к учету с вводом в эксплуатацию) наиболее распространен.
Рассмотрим, какие документами осуществляется принятие к учету основного средства. В программе существует одноименный раздел:

В этом разделе представлены три вида документов:

1. Документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» может быть использован для принятия к учету ОС, этим документом одновременно можно ввести основное средство в эксплуатацию.
2. Документ «Требования-накладные (Основные средства)» используется для ввода в эксплуатацию ранее принятых к учету основных средств, стоимость которых выше 3000 рублей (с возможностью перемещения на другое материально-ответственное лицо). Уточню, что для основных средств дешевле 3000 рублей в программе имеется отдельный документ:

3. Документ «Перевод готовой продукции в состав ОС» предназначен для принятия к учету в качестве основных средств готовой продукции. Этот документ позволяет принимать к учету и одновременно вводить в эксплуатацию готовую продукцию в качестве ОС.
Внимание, важное уточнение: при осуществлении в учреждении производственных процессов (изготовление готовой продукции) формирование фактической стоимости готовой продукции происходит в конце месяца документом «Закрытие производственных счетов», весь месяц продукция отражается в учете по плановой стоимости. А это значит, что принимать к учету основное средство из готовой продукции, которая была произведена в текущем месяце, нельзя! Поясню почему: принятие к учету будет осуществлено по плановой стоимости, но она не отражает реальную цену основного средства, а изменять первоначальную стоимость основного средства можно только по очень ограниченному кругу оснований.
С документами принятия к учету и ввода в эксплуатацию разобрались. Рассмотрим самый распространенный сценарий: после покупки основного средства осуществим принятие к учету с одновременным вводом в эксплуатацию.

При создании документа открывается окно, в котором перечислены виды поступлений основных средств:

Названия видов поступлений ОС говорят сами за себя.

Первые три вида поступления касаются принятия к учету на балансовые счета:

Остальные виды поступлений – на забалансовые счета:

Так как в нашем примере мы приобретаем основное средство, выберем соответствующий вид поступления:

После выбора открывается форма документа (вид поступления указан в шапке):

Следующие важные поля – это вид имущества и КФО. Здесь нужно быть очень внимательным, потому что при покупке ОС капитальные вложения также осуществлялись на определенный вид имущества и по определенному КФО. Если будут выбраны некорректные данные, подобрать основное средство и рассчитать его первоначальную стоимость будет невозможно.

Заполним остальные поля шапки документа:

Перейдем к заполнению вкладок. Первая вкладка документа – «Общие сведения»:

Заполняем материально-ответственное лицо (то, на котором данное основное средство будет числиться), выбираем контрагента и его договор (у кого была осуществлена покупка). Остальные поля не обязательны для заполнения:

Следующая вкладка – «Стоимость вложений». На этой вкладке как раз и рассчитывается первоначальная стоимость основного средства (если поступление самого основного средства и услуг по его сборке/доставке и других сопутствующих были сделаны верно). Первоначально выбираем объект вложений (то основное средство, которое принимаем к учету):

После того, как было выбрано основное средство, заполняются почти все поля этой вкладки (если были допущены какие-либо ошибки ранее, то данные будут некорректные, например, будет указана не полная сумма):

В поле «Количество» программа сама устанавливает число. Но если первоначальная стоимость основного средства была сформирована из нескольких факторов, то, возможно, программа количество определить не сможет. В этом случае поле заполняется пользователем.
После проверки данных переходим на следующую вкладку – «Основные средства, НМА, НПА»:

Это одна из самых главных вкладок документа. Она представляет собой таблицу, которую необходимо заполнить списком основных средств. По кнопке «Добавить» создаем новую строку:

Часть данных заполняется автоматически, дозаполним информацию по счету учета и сроку эксплуатации нашего основного средства:

В таблице этой вкладки также параллельно можно воспользоваться тремя возможностями:
1. Присвоить инвентарный номер основному средству;
2. Одновременно с принятием к учету ввести основное средство в эксплуатацию и указать все данные для отражения в учете;
3. Создать инвентарную карточку для основного средства.
Рассмотрим по порядку эти возможности:
1. Присвоить инвентарный номер основному средству можно из следующего поля:

Открывается окно присвоения номера:

Если в вашем учреждении принят и занесен в соответствующий справочник шаблон, то поля заполняются автоматически. Создаем и закрываем:

2. Ввести в эксплуатацию:
Заполним данные для отражения в учете:

Так как наше основное средство дороже 40000 рублей, указываем, что необходимо начислять амортизацию и относить эти затраты на общехозяйственные расходы.
3. Создать инвентарную карточку основного средства – устанавливаем флаг в соответствующем поле:

Также необходимо заполнить вкладку «Комиссия», указав ответственных лиц учреждения.
После переходим на вкладку «Бухгалтерская операция». Выбираем типовую операцию, причем программа для выбора предлагает нам ту операцию, которая соответствует виду поступления:

Большинство полей формы заполняются автоматически, остается только выбрать вид затрат:

Проведем документ и посмотрим проводки, которые он сформировал:

Первая проводка списывает капитальное вложение и принимает к учету основное средство на счета группы 101.00. Амортизация в данном случае не была рассчитана, так как амортизация начисляется в месяце, следующем за месяцем принятия к учету ОС. Вторая проводка касается налогового учета.

В этом разделе представлены три вида документов:

При создании документа открывается окно, в котором перечислены виды поступлений основных средств:

Названия видов поступлений ОС говорят сами за себя.

Первые три вида поступления касаются принятия к учету на балансовые счета:

Остальные виды поступлений – на забалансовые счета:

Так как в нашем примере мы приобретаем основное средство, выберем соответствующий вид поступления:

После выбора открывается форма документа (вид поступления указан в шапке):

Заполним остальные поля шапки документа:

Перейдем к заполнению вкладок. Первая вкладка документа – «Общие сведения»:

Открывается окно присвоения номера:

2. Ввести в эксплуатацию:
Заполним данные для отражения в учете:

Большинство полей формы заполняются автоматически, остается только выбрать вид затрат:

Проведем документ и посмотрим проводки, которые он сформировал:

В бюджетном учреждении основной задачей бухгалтера является правильное и своевременное оформление документов и отражение в учетных регистрах поступления основных средств и другие операции с ними. Расскажем, как правильно делать это в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».

Инвентарные карточки

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету к основным средствам можно отнести материальные объекты основных фондов, которые используются в процессе деятельности учреждения при выполнении работ, оказания услуг, находящиеся в использовании, на консервации, в запасе, сданные в аренду, независимо от стоимости объектом со сроком полезного использования более 12 месяцев. Важно отметить, что объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, а также отдельный обособленный предмет, который предназначен для выполнения каких-либо самостоятельных функций или же комплекс предметов, представляющий единое целое и предназначенный для выполнения каких-либо видов работ.

Согласно приказу Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н, единицей бюджетного учета основных средств является инвентарных объект. Каждому приобретенному вследствие покупки, безвозмездной передачи инвентарному объекту стоимостью более 3000 руб. включительно, а также библиотечному фонду, драгоценностям и ювелирным изделиям, присваивается уникальный инвентарный номер. В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0. в карточке учреждения имеется шаблон формирования инвентарных номеров.

Ввести новый шаблон можно непосредственно в карточке учреждения, где можно задать саму структуру инвентарного номера, в соответствии с которой будут формироваться инвентарные номера. При открытии формы необходимо указать учреждение, для которого будет создан шаблон, наименование шаблона, а также следует указать длину инвентарного номера (не более 30 символов). Шаблон может быть составлен из следующих реквизитов:

Код синтетического счета (ССС – 3 знака);

Код аналитического счета (сс – 2 знака);

Код источника финансирования (И – 1 знак);

Номер амортизационной группы (АА – 2 знака);

Код по ОКОФ (ККККККККК – 9 знаков);

Год поступления (ГГГГ – 2 или 4 знака);

Месяц поступления (ММ – 2 знака);

День поступления (ДД – 2 знака);

КПС – классификационный признак счета (РРРРРРРРРРРРРРРРР – 17 знаков);

Порядковый номер в группе (NNN… до 20 знаков).

Обратите внимание! Порядковый номер должен быть завершающим.

По разъяснениям методологов у объектов, которые были приобретены до 1 января 2017 г., амортизационные группы и срок полезного использования не меняются, а основные средства, приобретенные в 2017 г., будут приходоваться с учетом нового классификатора. Для замены кодов ОКОФ в справочнике «Основные средства» применяется обработка «Помощник замены ОКОФ».

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52Н было осуществлено изменение формирования структуры инвентарных карточек нефинансовых активов. Для формирования в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» с требованиями Приказа №52н потребовались новые реквизиты в документах, новые регистры накопления и сведений, а также новые документы. В целях корректного формирования инвентарных карточек в релизе 1.0.43 существенно изменена структура хранения данных по объектам ОС, НМА, НПА, а именно:

добавлены новые регистры сведений: «Номера инвентарных карточек»; «Параметры амортизации ОС»; «Первоначальные сведения ОС»; «Учетные данные объекта ОС»;

добавлены новые регистры накопления: «Амортизация объектов ОС»; «Стоимость объектов ОС».

Изменение стоимости

Для отражения в учете и инвентарных карточках операций изменения стоимости основных средств и амортизации, не предусмотренных специализированными документами, реализованы следующие документы:

Изменение стоимости, амортизации ОС и НМА (меню «ОС, НМА, НПА» – «Прочие операции»), где имеется несколько видов операций: изменение амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (101, 102 – 106, 401.10), амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (401.20 – 101, 102), амортизации (104 – 101, 102); изменение стоимости (401.20 – 101, 102), амортизации (104 – 401.20); изменение стоимости НПА (меню «ОС, НМА, НПА» – «Учет непроизводственных активов»).

Изменение стоимости, амортизации имущества казны (меню «ОС, НМА, НПА» – «Учет имущества казны») с операциями: изменение амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (108 – 106, 401.10), амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (401.20 – 108), амортизации (104 – 108); изменение стоимости (401.20 – 108), амортизации (104 – 401.20).

Документы предназначены для отражения, в том числе, следующих операций:

изменение суммы начисленной ранее амортизации из-за исправления кода по ОКОФ и изменения срока полезного использования;

изменение кадастровой стоимости земельного участка;

изменение кадастровой стоимости земельного участка в составе имущества казны;

ликвидация части ОС;

доначисление амортизации по ОС и НМА за период нахождения в составе имущества казны;

исправление ошибок по стоимости и амортизации ОС, НМА, НПА, ИК;

изменение способа начисления амортизации и доначисление амортизации до 100% балансовой стоимости;

изменение СПИ для ОС и НМА с пересчетом амортизации или без пересчета и другие.

Документом можно отразить различные хозяйственные операции.

Во-первых, изменение суммы начисленной ранее амортизации из-за исправления ОКОФ.

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новый срок полезного использования в колонке «Срок полезного использования» и новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ.

Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = +/- сумма изменения амортизации;

Регистр сведений «Расчет амортизации»: новый оставшийся СПИ, новая остаточная стоимость для вычисления амортизации;

Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход, +/- сумма изменения амортизации.

Во-вторых, доначисление амортизации объектам по ОС и НМА за период нахождения в составе ИК.

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ.

Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = + сумма изменения амортизации;

Регистр сведений «Расчет амортизации»: новый оставшийся СПИ, новая остаточная стоимость для вычисления амортизации;

Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход + сумма.

В-третьих, ликвидация части ОС (НМА).

Для отражения ликвидации части объекта ОС (НМА) необходимо выбрать операцию «Изменение стоимости (401.10 – 101, 102), амортизации (104 – 101, 102)», в поле «Счет» указать 401.10.172, в поле «Вид НФА» выбрать «Основные средства» или «Нематериальные активы», заполнить реквизит «Вид движения НФА» из перечисления.
Далее подобрать в табличную часть документа объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новую балансовую стоимость в колонке «Балансовая стоимость» и новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ. Печатной формы для акта не предусмотрено, операция оформляется бухгалтерской справкой ф. 0504833.

Дт КРБ 104.хх.410 – Кт КРБ 101.хх.410 = + сумма списания балансовой стоимости за счет амортизации, приходящейся на ликвидируемую часть;

Дт КДБ 401.10.172 – Кт КРБ 101.хх.410 = + сумма списания остаточной стоимости;

Регистр накопления «Стоимость объектов основных средств»: расход + сумма;

Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: расход + сумма.

В-четвертых, отражение на счетах бухгалтерского учета доначисления амортизации по объектам ОС и НМА до 100% балансовой стоимости по объектам ОС (НМА), по которым способ начисления амортизации изменен на «100% при вводе в эксплуатацию».

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение стоимости (101, 102 – 106, 401.10), амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» в колонке «Способ начисления амортизации» указать «100 % при вводе в эксплуатацию». При этом в колонке «Сумма амортизации» автоматически установится сумма балансовой стоимости. Провести документ.

Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = + сумма;

Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход + сумма;

Регистр сведений «Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)»: способ начисления амортизации «100 % при вводе в эксплуатацию».

Обратите внимание: не рекомендуется использовать документ «Операция (бухгалтерская)» для изменения стоимости и амортизации ОС, так как он не формирует движение по регистрам накопления и сведений. Если такие изменения оформить этим документом, то они не будут учтены в инвентарных карточках.

После того как будет проведен документ «Изменение стоимости ОС, НМА и НПА и ИК», сформируются следующие движение документов по регистрам:

регистр бухгалтерии «Журнал проводок»;

регистр накопления «Стоимость объектов ОС»;

регистр накопления «Амортизация объектов ОС»;

регистр сведений «Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)»;

регистр сведений «Расчет амортизации ОС».

Также в программу добавлен новый документ «Ввод остатков ОС, НМА, НПА», который предназначен для ввода начальных остатков по объектам ОС, НМА, НПА. Этим документом можно вводить и корректировать историю сведений до даты начала ведения учета в программе, иначе говоря до даты ввода остатков для правильного отражения в инвентарной карточке. Документ имеет три режима ввода данных:

Читайте также: