Как проверить текст на удобочитаемость в ворде
Обновлено: 08.07.2024
Чтобы обеспечить доступность Officeфайлов,используйте средство проверки доступности , бесплатное средство в Word, Excel, Outlook, OneNote и PowerPoint в Windows, Office в Интернете или Mac и Visio на Windows. В нем находятся большинство проблем с доступностью и объясняется, почему они могут быть потенциально проблемными для людей с ограниченными возможностями. А также предлагает способы решения этих проблем.
Хотя проверка доступности обнаруживает большинство типов проблем с доступностью, существует ряд проблем, которые он не может обнаружить. Поэтому важно всегда проверять работу визуально, чтобы найти проблемы, скрытые от проверки доступности. Подробнее об этом можно узнать в области Ограничения проверки доступности.
В этом разделе
Правила проверки читаемости
Средство проверки читаемости проверяет ваш файл в соответствии с набором правил для поиска потенциальных проблем, с которыми могут столкнуться люди с ограниченными возможностями. Средство проверки читаемости классифицирует все проблемы по степени серьезности как ошибки, предупреждения или советы.
Ошибка. Содержимое, из-за которого документ будет сложно или даже невозможно прочитать и понять людям с ограниченными возможностями.
Предупреждение. Содержимое, из-за которого в большинстве случаев (но не всегда) документ будет сложно понять людям с ограниченными возможностями.
Совет. Содержимое, которое люди с ограниченными возможностями могут понять, однако для повышения удобства работы пользователей его рекомендуется представить иначе.
Интеллектуальные службы. Контент, автоматически доступный и проверяемая на точность и контекст
Ошибки, предупреждения и советы при проверке читаемости
В следующих таблицах подробно описано, какие правила проверки читаемости существуют, что они проверяют, где узнать о способах исправления обнаруженных проблем и почему их нужно исправлять.
Примечание: Чтобы файлы были как можно доступнее, используйте таблицы только в том случае, если они необходимы для их передачи. Избегайте таблиц, которые имеют только предназначение для макета.
Ошибки
Если человеку с ограниченными возможностями очень трудно или даже невозможно работать с содержимым файла, это классифицируется как ошибка.
Применяется к приложениям
Все нетекстовое содержимое должно иметь замещающий текст (замещающий текст).
Все объекты содержат замессыватель, а замессыватель не содержит имен изображений и расширений файлов.
Средства чтения с экрана озвучивают замещающий текст для описания изображений и другого нетекстового содержимого, которое не могут увидеть пользователи. На основе заме вам нужного текста пользователи могут понять назначение и значение описанного содержимого.
В таблицах должны быть указаны сведения о заголовках столбцов.
В таблицах и блоках ячеек выделено поле заголовка или указана строка заголовка.
Благодаря заголовкам таблицы пользователи могут понять содержимое, которое затем озвучивает средство чтения с экрана. Кроме того, технология специальных возможностей часто использует строку заголовка таблицы для озвучивания пользователю текущего положения курсора в таблице и сведений, необходимых для перемещения по таблице.
Все разделы имеют осмысленные имена.
У всех разделов есть имена, которые не являются именами по умолчанию или именами-заметелями, например "Раздел по умолчанию", "Раздел без названия" или "Раздел 3".
Имена разделов позволяют пользователям легко перемещаться по большой презентации в области эскизов, в представлении сортировать слайдов ив представлении сетки.
На всех слайдах должны быть заголовки.
На слайдах есть заголовки.
Заголовки слайдов нужны для перемещения пользователей по презентации, включая поиск и выбор отдельного слайда для немедленного перехода.
В ячейках Excel форматирование отрицательных чисел не используется только красным цветом.
Ячейки с числовой форматированием и отрицательными числами используется только красный цвет (например, 1000 красный, а не -1000).
Пользователи, у которых трудно различить цвет, не смогут различить положительные и отрицательные значения.
Изображение или объект в тексте.
Изображения или объекты находятся в тексте, окружающем его.
Если изображение или объект не являются объектами, пользователям с экрана может быть сложно работать с ними. Также может быть сложно определить, где находится объект относительно текста.
Доступ к документам не ограничен.
Любой документ, который отключил параметр Доступ к содержимому программным путем в параметрах разрешений: Просмотр > Ограничить редактирование > Ограничить разрешения. . Выберите Ограничить разрешение на доступ к этому документу, чтобы > дополнительные параметры.
Защита управления правами на доступ к данным (IRM) может препятствовать доступу устройств, таких как средства чтения с экрана, к этому документу. Дополнительные сведения можно найти в документе Allow changes to parts of a protected document (Разрешить изменение частей защищенного документа).
Предупреждения
Предупреждение отображается, если в большинстве случаев (но не обязательно во всех) файл будет сложно понять людям с ограниченными возможностями.
Применяется к приложениям
Таблица должна иметь простую структуру.
Таблицы представляют собой простые прямоугольники без разделенных и объединенных ячеек или вложенных таблиц.
Для перемещения по таблицам пользователи используют сочетания клавиш и технологию специальных возможностей, которые рассчитаны на простые табличные структуры.
Ярлычки листов должны иметь осмысленные названия.
Листы в книге содержат описательную информацию, а пустые листы отсутствуют.
Описательные имена листов, например "Итоги продаж за октябрь", упрощают перемещение по книгам по сравнению с именами листов по умолчанию, такими как "Лист1".
Достаточный контраст между текстом и фоном.
Цвета текста и фона достаточно разные, чтобы текст было легко видно.
Пользователи со слабым зрением часто плохо воспринимают текст, который не контрастирует с фоном. Если в документе есть высокая контрастность между текстом и фоном, содержимое будет видно большему количество людей.
Во вставляемые звуковые и видеофайлы должны быть включены скрытые субтитры.
Все аудио- и видеообъекты имеют скрытые субтитры.
Без субтитров данные в видео- или аудиоконференции могут быть полностью потеряны для людей с ограниченными возможностями.
Порядок чтения объектов в презентации логичен.
Объекты на слайде находятся в логичном порядке.
Технология специальных возможностей прочитывает слайды и содержащиеся на них элементы в указанном порядке. Если порядок чтения нелогичен, содержимое теряет смысл.
Советы
Совет отображается, когда содержимое понятно людям с ограниченными возможностями, но может быть систематизировано или представлено в еще более удобном виде.
Применяется к приложениям
Имена разделов в вашей ленте уникальны.
Разделы имеют уникальные имена.
Имена разделов позволяют пользователям легко перемещаться по большой презентации в области эскизов, в представлении сортировать слайдов ив представлении сетки.
Заголовки слайдов в наборе должны быть уникальными.
Непустые слайды имеют уникальные заголовки.
С помощью заголовков пользователи определяют свою позицию в презентации и перемещаются по ней.
Структура макетных таблиц упрощает навигацию.
Логичность последовательности перехода по макету с учетом языка и отсутствие циклов при переходе с помощью клавиши TAB.
С помощью макета таблицы пользователи перемещаются по содержимому. Он должен быть логически упорядочен, чтобы понять содержимое и перемещаться по нему было проще.
В документах используются стили заголовков.
Содержимое систематизируется с помощью заголовков и оглавления.
Заголовки и оглавления формируют структурный контекст для пользователей, а также нужны для навигации и поиска данных в документе.
Интеллектуальные службы
В нем перечислены все рисунки с заместью, созданным интеллектуальными службами.
Применяется к приложениям
Предлагаемый заметивный текст.
Все рисунки, для которых заме Office служба распознавания изображений.
Интеллектуальные службы автоматически создают замессывный текст в документе (при включенной функции). Внимательно просмотрите каждый из предложений, чтобы убедиться, что он точно описывает вашу фотографию. Если вы хотите изменить предложение, введите его в поле Описание.
Чтобы узнать, как включить эту функцию, обратитесь к разделу "Включение автоматического заме документоемкий текст" статьи Все, что нужно знать для эффективного написания замечения.
Ограничения проверки доступности
Существует ряд проблем с доступностью, которые не может обнаружить проверка доступности. Кроме того, некоторые проблемы, перечисленные в результатах проверки доступности, необязательно являются проблемой с доступностью, которую необходимо устранить.
Цвет: сведения передаются только с помощью цвета.
Субтитры. В отчете о том, что в видеоролике нет субтитров, в отчете о проверке доступности отсутствуют субтитры, но если в вашем видео уже есть субтитры, открытые субтитры или отсутствует диалоговое окно, возможно, проблема с доступностью видео не будет.
Дополнительные сведения
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
После того как Word завершит проверку орфографии и грамматики и ошибок, вы можете отобразить сведения об уровне чтения документа, включая оценки у чтения в соответствии с тестом уровня оценок Flesch-Kincaid и тестом Flesch Reading Ease.
Выберите Файл > Параметры.
Выберите Проверку.
В поле При исправлении правописания в Wordубедитесь, что выбрана проверка грамматики.
Установите флажок Статистика удобочитаемости.
После этого откройте файл, который вы хотите проверить, и проверьте орфографию, нажав F7 или нажав кнопку Проверить> правописание & Грамматика. Когда Word завершит проверку орфографии и грамматики, отобразит сведения об уровне чтения документа.
В меню Word выберите пункт Настройки.
Чтобы увидеть параметры, необходимо открыть документ.
В разделе Средства разработки и проверки правописания выберите пункт Правописание.
В разделе Грамматика установите флажок Также проверять орфографию.
Выберите показать статистику у чтения и закройте диалоговое окно Правописание & проверки орфографии.
В меню Инструменты найдите пункт Правописание и выберите пункт Правописание & правописание.
После завершения проверки правописания, Word выведет сведения об уровне удобочитаемости документа.
Оценка учитаемости
Каждый тест на учитаемость имеет свою оценку на основе среднего количества слогов в слове и слов в предложении. В следующих разделах объясняется, как каждый тест посчитает читаемость файла.
Этот тест расценит текст по 100-пунктовой шкале. Чем выше оценка, тем проще разобраться в документе. Для большинства стандартных файлов оценка должна быть от 60 до 70.
Формула для оценки простоты чтения Flesch:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
ASL = средняя длина предложения (количество слов, разделенных на количество предложений)
ASW = среднее число слогов в слове (количество слогов, разделенных на количество слов)
Формула для оценки Flesch-Kincaid о оценках имеет следующий результат:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
ASL = средняя длина предложения (количество слов, разделенных на количество предложений)
ASW = среднее число слогов в слове (количество слогов, разделенных на количество слов)
Языки, которые вы используете в документе, могут повлиять на то, как программа Office проверяет и представляет оценки учитаемости.
Если вы настроили Word для проверки орфографии и грамматики текста на других языках, а документ содержит текст на нескольких языках, Word выводит статистику ухожести текста на последнем проверенного языке. Например, если документ содержит три абзаца: первый — на английском языке, второй — на французском, третий — на английском языке, Word выводит статистику учитаемости только для английского текста.
Для некоторых европейских языков в документе на английском языке Word отображает только сведения о подсчетах и средних значениях, но не является учитаемой.
Недавно я прочитал книгу Мартин Сайкс и др. От слайдов к историям. Пошаговая методика создания убеждающих презентаций. В разделе, посвященном написанию текстов, авторы призывают быть проще. Они пишут, что наиболее популярные пакеты программ текстовых редакторов включают в себя встроенные инструменты для тестирования уровня читаемости с помощью единицы измерения, которая называется «индекс читаемости Флеша – Кинкейда». И, действительно, поиск в Интернете показал, что Word умеет собирать данные, которые затем могут быть использованы для подсчета индекса Флеша – Кинкейда.
Когда в Microsoft Word заканчивается проверка правописания, можно вывести на экран сведения об уровне удобочитаемости документа, включая показатели удобочитаемости по следующим тестам:
- удобочитаемость по Флешу; [1]
- школьный тест по Флешу–Кинкейду.
По умолчанию опция вывода статистики отключена. Чтобы включить ее:
- Откройте в Word вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
- Выберите пункт Правописание.
- Убедитесь, что в разделе При исправлении правописания в Word установлен флажок Во время проверки орфографии также проверять грамматику.
- Установите флажок Показывать статистику удобочитаемости (рис. 1).
Рис. 1. Параметры Word
Если после этого в документе запустить проверку правописания (вкладка Рецензирование, кнопка Правописание), то после окончания проверки орфографии появится окно Статистика удобочитаемости (рис. 2). Результаты проверки на удобочитаемость основаны на величине среднего числа слогов в слове и слов в предложении.
Рис. 2. Статистика удобочитаемости
Формула расчета показателя удобочитаемости по Флешу:
К = 206,835 – 1,015 x ASL – 84,6 x ASW
где: К – оценка трудности текста, ASL – средняя число слов в предложении; ASW – среднее число слогов в слове.
Rudolf Flesch (1911–1986) – американский специалист в области образования, определивший характеристики текста, которые делают его трудным или легким для понимания. Свои выводы он сделал на основе исследования текстов «Экзаменационных уроков для чтения», которые традиционно использовались в американской школе при переводе учеников из одного класса в другой. Флеш определил главные характеристики текста, влияющие на его восприятие – это число слогов на сотню слов и средняя длина предложения. Именно формула соотношения этих характеристик тесно связана с уровнем понимания текста учеником. Эта методика получила название «формулы читабельности Флеша».
Флеш проводил исследования на отрывках текста длиной в 100 слов. Легкость чтения по Флешу – это число от нуля до ста, показывающее, насколько текст легок для чтения. Чем больше число, тем текст легче; результат в 70–80 баллов говорит о том, что текст читается достаточно легко, 60–65 – средние тексты, менее 30 – трудные тексты.
Формула была предложена в 1943 г., а в 1948 г. агентство Ассошиэйтед Пресс проверяло на трудность выпускаемые ими материалы. Тест читабельности по Флешу получил широкое распространение после принятия в ряде штатов США законодательных норм, требующих, чтобы текст договора страхования мог быть понятен для лиц со средним образованием.
Школьный тест по Флешу–Кинкейду. Этот тест используется для оценки текстов на экзаменах в школах США. Например, значение 8,0 означает, что этот документ может понять ученик восьмого класса. Для большинства документов следует добиваться уровня от 7,0 до 8,0. Формула для школьного теста Флеша–Кинкейда:
0,39 x ASL + 11,8 x ASW – 15,59
Влияние языков на уровень удобочитаемости. Используемые в документе языки могут влиять на то, как MS Office проверяет и сообщает показатели удобочитаемости. Если настройка Word предполагает проверку правописания текстов на других языках, а документ содержит текст на нескольких языках, Word выводит статистику удобочитаемости для текста на последнем проверенном языке. Для некоторых европейских языков Word выводит на экран только сведения о суммарных и средних значениях, а не об удобочитаемости. В частности, так происходит и для русского языка. К тому же Word не выводит параметр ASW (среднее число слогов в слове), а выводит среднее число символов в слове, и что с этим параметром делать – не ясно…
При анализе англоязычного текста в окне Статистика удобочитаемости появляется область с результатами теста Флеша и школьного теста по Флешу–Кинкейду (рис. 3). Видно, что использованный для проверки текст довольно сложный: тест Флеша = 32 и существенно ниже 60, а тест Флеша–Кинкейда = 13,1, что существенно выше 8.
Рис. 3. Статистика удобочитаемости англоязычного текста
Понятно, что специфика русского языка влияет на коэффициенты в формулах. В Интернете можно встретить ссылки на работы Ирины Владимировны Оборневой, которая защитила кандидатскую диссертацию на тему «Автоматизированная оценка сложности учебных текстов на основе статистических параметров». [2]
С целью уточнения коэффициентов в формуле Флеша Оборнева провела исследование средней длины слова в английском и русском языках. Для обеспечения представительности выборки были взяты словарь русского языка под редакцией Ожегова (39 174 слова), и англо-русский словарь под редакцией Мюллера (41 977 слов). Адаптированная для русского языка формула Флеша в интерпретации Оборневой выглядит так:
К = 206,835 – 1,3 x ASL – 60,1 x ASW
К сожалению, напрямую воспользоваться формулой невозможно, так как Word не сообщает число слогов в слове. А формулу, основанную на среднем числе символов в слове, в Интернете найти не удалось. Не известна она и Ирине Владимировне.
Я решил исхитриться, и воспользоваться тем, что формула Флеша является линейным уравнением. Проверка в Word англоязычного текста выводит на экран три параметра: количество слов в предложении, количество слогов в слове и значение удобочитаемости по Флешу. Можно протестировать три текста на английском языке, и в результате получить систему из трех уравнений относительно параметров (a, b, c) формулы Флеша:
где К – оценка трудности текста по Флешу, ССП – среднее число слов в предложении (в тестах 1, 2 и 3), ССС – среднее число символов в слове (также в тестах 1, 2 и 3).
Результат получился неутешительным (абсурдным). Можно предположить, что Word использует нелинейную зависимость, или использование в формуле показателя числа символов вместо числа слогов является некорректным… [3]
В этом разделе
Использование проверки читаемости
Выберите Проверка читаемости.
Просмотрите результаты. Вы увидите список ошибок и предупреждений, а также рекомендации по исправлению. Дополнительные сведения см. в статье Правила проверки читаемости
Простое исправление с учетом рекомендаций
Для легкого устранения связанных с читаемостью ошибок и предупреждений щелкните ошибку, чтобы открыть список Рекомендуемые действия. Выбрав действие, можно применить исправление одним щелчком мыши. Если нажать кнопку со стрелкой рядом с пунктом действия, отобразятся дополнительные параметры.
Вы не видите кнопку "Проверка читаемости"?
Если на вкладке Рецензирование нет кнопки Проверка читаемости, возможно, вы используете более раннюю версию приложения. Чтобы открыть средство "Проверка читаемости", сделайте следующее:
На вкладке Файл выберите пункт Сведения.
Совет: Справа от кнопки Проверка читаемости (под заголовком Проверка) приведен список всех потенциальных проблем.
В раскрывающемся меню Поиск проблем выберите пункт Поиск проблем.
Рядом с содержимым появится область задач Проверка читаемости с результатами проверки.
Чтобы посмотреть сведения о причине и способе устранения проблемы, выберите ее в разделе Результаты проверки. Результаты появятся в разделе Дополнительные сведения, а вы будете направлены к недоступному содержимому файла.
См. также
Использование проверки читаемости
На ленте выберите один из следующих параметров в зависимости от используемого приложения:
В Word, Excel и PowerPoint выберите Рецензирование > Проверить читаемость.
В OneNote выберите Вид > Проверить читаемость.
Просмотрите результаты. Вы увидите список ошибок и предупреждений, а также рекомендации по исправлению. Дополнительные сведения см. в статье Правила проверки читаемости
Выберите определенную проблему, чтобы увидеть, почему ее следует устранить и какие шаги можно предпринять, чтобы изменить содержимое.
См. также
Использование проверки читаемости
На ленте откройте вкладку Рецензирование.
Выберите Проверка читаемости.
Просмотрите результаты. Вы увидите список ошибок, предупреждений, а также рекомендаций по исправлению. Дополнительные сведения см. в статье Правила проверки читаемости
Щелкните по записи в списке проблем со специальными возможности, чтобы выделить соответствующую часть документа.
См. также
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
В Microsoft Word и Outlook уже давно появилась возможность просматривать статистику «читабельности» того, что вы пишете, чтобы вы знали, насколько простым или сложным вы пишете. Это может помочь гарантировать, что ваше письмо достаточно читабельно для вашей целевой аудитории.
В более старых версиях Word эта функция была на расстоянии одного клика в строке состояния. В версиях, начиная с 2013 года, необходимо сначала включить эту функцию, а затем получить к ней доступ, выполнив проверку орфографии и грамматики.
Проверка орфографии и грамматики в Word и Outlook происходит в панели проверки и предлагает довольно надежный способ проверки документов. Существуют некоторые лучшие надстройки для проверки грамматики для Office, но даже если они включены, вам все равно нужно включить встроенную проверку грамматики, чтобы иметь возможность использовать статистику читабельности. Стоит ли это того, действительно ли это зависит от вас. И если вы не возражаете против активной проверки грамматики, но предпочитаете не отвлекаться на волнистые подчеркивания во время работы, вы всегда можете отключить проверку орфографии и грамматики во время ввода текста .
Как включить статистику читабельности
Чтобы получить доступ к статистике читабельности в Word, сначала необходимо включить эту функцию. В Word перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Проверка». Включите оба флажка «Проверить грамматику с правописанием» и «Показать статистику читабельности». Нажмите ОК, когда вы закончите.
Процесс похож в Outlook. Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Почта» и нажмите кнопку «Правописание и автозамена».
В окне «Параметры редактора» выберите вкладку «Проверка». Включите оба флажка «Проверить грамматику по орфографии» и «Показать статистику читабельности» и нажмите кнопку «ОК».
Обратите внимание, что как в Word, так и в Outlook вы можете отменить выбор параметров проверки орфографических и грамматических ошибок при вводе, если это вас отвлекает.
Как просмотреть статистику читабельности
Теперь, когда вы включили чтение статистики, проверить показатель читаемости документа или выделенного текста просто. Все, что вам нужно сделать, это запустить проверку орфографии и грамматики. Вы можете выбрать конкретный текст для проверки или убедиться, что ничего не выбрано для проверки всего документа. Чтобы начать проверку орфографии и грамматики, нажмите клавишу F7 или нажмите кнопку «Проверка» в строке состояния в нижней части окна.
Запустите проверку орфографии и грамматики, и, когда вы закончите, появится окно Статистика читабельности.
Окно показывает вам некоторые основные статистические данные, такие как количество слов и символов, а также некоторые средние значения, такие как предложения на абзац. В разделе «Удобочитаемость» вы увидите две оценки: легкость чтения Флеша и уровень оценки Флеша-Кинкейда. Обе оценки основаны на формулах, которые учитывают среднюю длину предложения (ASL) и средние слоги на слово (ASW).
- Легкость чтения плоти . Эта оценка оценивает читаемость вашего текста по 100-балльной шкале, а более высокие оценки легче читать. Оценки от 0 до 60, как правило, рассматриваются как уровень колледжа или выпускника колледжа и довольно трудно читать. Оценки от 60-80 считаются достаточно легко читаемыми и написанными на простом английском языке. Большинство профессиональных документов попадают в этот диапазон. Более высокие, чем 80 баллы считаются легко читаемыми для детей.
- Уровень Флеша-Кинкейда . Эта оценка оценивает читаемость текста в зависимости от уровня школьной успеваемости в США. Например, оценка 4,0 означает письменность, понятную для четвероклассника. Большинство профессиональных документов находятся где-то в диапазоне 7.0-11.0.
И если вам нравится знать математику, стоящую за вещами, формула, используемая для определения показателя Flesch Reading Ease:
Формула, используемая при определении оценки уровня Флеша-Кинкейда:
Вот и все! Это простая функция для включения и использования, и, хотя вы, возможно, не захотите основывать все, что вы пишете, на показателях читабельности, они все равно могут быть удобным инструментом, позволяющим убедиться, что вы выбираете нужную аудиторию при написании.
Читайте также: