Как провести инкассацию в 1с

Обновлено: 02.07.2024

Как производится выемка, внесение и учет денежных средств в кассе ККМ в 1С Розница

Учет денег в кассе в программе 1С различных версий ведётся по-разному. Начиная от версий 1с 7.7 и заканчивая 8.3, разработчики 1с придумывали и модернизировали механизм учета ДС* для того, чтобы избежать утрату контроля над перемещением денег между кассами в конфигурации 1с Розница ввели несколько действий, справочников и понятий. Давайте разберём основные из них:

Основные понятия, которые нужно понимать при внесение и выемки, учете денежных средств из кассы:

Касса организации (Касса) – касса организации это виртуальный или реальный сейф организации . Для того чтобы деньги попали в кассу кассиру они должны присутствовать сначала в кассе у организации. Следовательно их нужно правильным образом туда принять и указать источник поступления этих ДС*.
Касса ККМ – рабочее место кассира или менеджера по продажам. ККМ – это контрольно-кассовая машины (в 2020 году это кассовый аппарат типа онлайн касса с подключенным к нему компьютером и 1с). Важно понимать, что зачастую Касс ККМ может быть много , а касса организации обычно только одна . Примером тому являются магазины: пятерочка, магнит, дикси, ашан и другие. Инкассатор берет мешок денег из кассы организации (общего сейфа) и разносит по кассам ккм за которыми работают кассиры.
Приходный кассовый ордер (приходник или ПКО) – документ, которым в программе 1С осуществляется поступление денежных средств.
Расходный кассовый ордер (расходник или РКО) - документ, которым в программе 1С осуществляется расход, перемещение денежных средств. В том числе расходным кассовым ордером можно учитывать траты на аренду помещения, интернет, транспортные услуги и прочие траты вашего магазина.
Магазин (название торговой точки)

ДС* - денежные средства (сокращенно).

Какие действия нужно произвести чтобы деньги поступили в кассу ККМ?

Шаг 1. Принять деньги в кассу организации;

Шаг 2. Выдать деньги из кассы организации в Кассу ККМ;

Шаг 3. Принять деньги в кассу ККМ.

Какие действия нужно произвести чтобы деньги из кассы ККМ поступили в кассу организации?

Шаг 1. Сделать кассовую выемку из Кассы ККМ;

Шаг 2. Принять деньги из Кассы ККМ в кассу организации.

Важно – данное действие нужно производить каждый день, после закрытия смены, иначе деньги «зависнут». Программа устроена таким образом что вечером, после закрытия смены инкассатор взял деньги, а до сейфа (кассы организации) он их не донес. Все зависшие деньги можно посмотреть в разделе Финансы – Приходные кассовые ордера – денежные средства к поступлению.

Как принять деньги в кассу организации в программе 1С Розница ПРОФ редакция 2.3 (2.2)?

Заходим в Финансы – Приходные кассовые ордера – создать – прочие поступления – Прочие доходы.

Тут указываем организацию, кассу организации, сумму, источник дохода – прочие доходы.

После произведенных действий в Кассе организации «Брянск» появиться на 10 тысяч рублей больше. Данную аналитику можно отследить с помощь отчета.

Чтобы посмотреть остаток денег в кассе организации заходим в Финансы – Отчеты по финансам – Наличные денежные средства. Выбираем кассу организации (так же можно посмотреть остаток денег в кассе ККМ) и нажимаем «сформировать».

Как переместить деньги из кассы организации в кассу ККМ?

Заходим в Финансы – Расходные кассовые ордера – Выдача ДС в кассу ККМ

Указываем кассу организации, кассу ККМ и сумму передачи.

Таким образом деньги из кассы организации были переданы виртуальному инкассатору, которые понес деньги в кассу к кассиру, чтобы положить их в денежный ящик на размен и возвраты. Но пока кассир их не принял у себя в кассе, деньги считаются «зависшими» между кассой организации и кассой ККМ для чего мы и выполнили следующие действия:

Кол-во денежных средств в кассе ККМ можно отследить тем же отчетом что и пунктом выше.

Какие действия нужно производить при закрытии смены чтобы деньги из Кассы ККМ попадали в Кассу организации правильно? Как правильно производить кассовую выемку ДС в 1с Розница ПРОФ?

В программе 1С Розница редакция 2.2 и редакция 2.3 существуют следующие варианты кассовых выемок:

1) Полная выемка;

2) Частичная выемка.

Данные функции могут быть как автоматическими, так и ручными в зависимости от настройки. Допустим мы хотим оставлять в кассе каждый вечере 10 тысяч рублей на размен – это можно настроить.

Сейчас мы разберем автоматическую выемку с возможностью самому указать сумму изъятия денежных средств из кассы в конце рабочего дня. Допустим, что администратор установил порог остатка денежных средств в кассе в районе 20 тысяч рублей.

После закрытия смены программа запросит у нас «сколько хотим изъять денег из кассы в кассе ккм?»

После этого деньги зависают между кассой ККМ и Кассой организации. Их нужно принять, зайдя в Финансы – Приходные кассовые ордера – денежные средства к поступлению.

Выбрать сумму «зависших денег» и принять оплату.

После этого деньги попадут в общий «сейф» магазина.

Чтобы посмотреть кол-во денег в любой из касс можно воспользоваться отчетом Финансы – Отчеты по финансам – Наличные денежные средства.

Для этого организация может заключить с банком, в котором открыт расчетный счет, договор на услугу самоинкассации. После заключения договора банк выдает организации специальный код (иногда еще и специальную карту) и список устройств, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема наличных денег от организаций (банкоматы, cash-in). В разных банках могут быть свои особенности по услуге самоинкассации (они могут отличаться, например, по количеству купюр, принимаемых за один раз, по сумме, по комиссии за услугу и т.п.).

Бухгалтерский учет

Для учета инкассации через терминал (так же, как при обычной инкассации) используется субсчет 57.01 "Переводы в пути". На основании расходного ордера кассир забирает выручку и сдает ее через терминал.

Затраты организации, связанные с оплатой услуг, предоставляемых обслуживающей кредитной организации (в частности, по осуществлению расчетов через банкомат), учитываются в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором эти услуги оказаны, и отражаются на субсчете 91.02 "Прочие расходы" ( п. 11 , п. 14.1 , 16 , 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Прочие расчеты с банком можно учитывать на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Если комиссия банка без НДС, то учитывать расходы можно без использования счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", т.е. проводкой Дебет 91.02 "Прочие расходы" и Кредит 51 "Расчетный счет".

Налоговый учет

Расходы на инкассацию можно учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ , либо в составе внереализационных расходов (согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ ). Выбранный способ закрепляется в учетной политике организации.

Документальное оформление

После приема денег банкомат выдаст чек, который нужно сохранить. В нем содержится информация об организации, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денежных средств. Эта распечатка (чек) будет первичным учетным документом, подтверждающим проведение операции по сдаче наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет. Чек необходимо приложить для хранения либо к расходному ордеру, либо к банковской выписке.

В программе "1С:Бухгалтерия" для инкассации наличной выручки из кассы используется документ "Выдача наличных" с видом операции "Инкассация".

Рассмотрим, как с помощью программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) можно отразить в компьютерном учете перемещение собственных денежных средств организации.

Взнос наличными в банк.
Инкассация.
Получение наличных из банка.
Перевод средств на другой счет организации.

Взнос наличными в банк

Пример: Из кассы организации «Конфетпром»на расчетный банковский счет этой организации 28.08.2012 были внесены наличные денежные средства в сумме 10000 руб.

Для отражения этой операции необходимо создать документ «Расходный кассовый ордер» (меню или вкладка «Касса») с видом операции «Взнос наличными в банк». При проведении документ формирует проводку Дт 51 Кт 50.

Движения по расчетному счету отражаются в журнале «Банковские выписки». Однако,если мы откроем этот журнал (меню или вкладка «Банк») и укажем дату 28.08.2012, то увидим, что операции за этот день в нем отсутствуют. Тем не менее, в нижней части журнала отображается сумма поступления 10000 руб. Чтобы увидеть документ, которым был оформленвзнос наличными в банк, необходимо нажать ссылку «В том числе перемещения». В списке перемещений отображается расходный кассовый ордер:

Инкассация

Если мы хотим, чтобы взнос наличных денег в банк был проведен через счет 57 «Переводы в пути» и отражен программе с помощью банковской выписки, нужно оформить операцию инкассации.

Пример: Из кассы организации «Конфетпром»28.08.2012 кассиру были выданы наличные денежные средства в сумме 20000 руб. с целью внесения их в банк на расчетный счет организации. Из банка получена выписка, подтверждающая поступление этой суммы на расчетный счет.

Сначала необходимо создать «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация». При проведении документ сформирует проводку Дт 57.01 Кт 50.

Теперь, чтобы отразить поступление денег на расчетный счет организации, необходимо создать банковскую выписку «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Инкассация». Можно создать ее вручную (меню или вкладка «Банк») или на основании ранее введенного «Расходного кассового ордера». При проведении «Поступление на расчетный счет» сформирует проводку Дт 51 Кт 57.01.

Откроем журнал банковских выписок. В журнале появился документ поступления на расчетный счет с видом «Инкассация». Укажем дату 28.08.2012. В нижней части журнала отображается общая сумма поступления за этот день, а также сумма перемещений (в нашем случае это взнос наличными в банк, который описан в предыдущем пункте):

Сформируем отчет «Карточка счета» по счету 57.01 (меню: «Отчеты»). Отражены операции инкассации: выдача денег из кассы и поступление на расчетный счет:

Сформируем отчет «Анализ счета» по счету 51 «Расчетные счета». Видна корреспонденция этого счета со счетами 50 и 57:

Получение наличных из банка

Получение наличных денежных средств из банка отражается документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных в банке».

Пример:Отразим получение с расчетного счета организации «Конфетпром» в кассу этой организации денежных средств в сумме 5000 руб. 29.08.2012.

«Приходный кассовый ордер» формирует проводку Дт 51 Кт 50.

В журнале «Банковские выписки» операция получения наличных из банка отражена как перемещение:

Перевод средств на другой собственный счет организации

Пример:Организация «Конфетпром» 30.08.2012 перевела денежные средства в сумме 100000 руб. с основного расчетного счета в банке АКБ «АВТ-банк» на другой собственный счет в банке АКБ «Торбанк».

Необходимо создать банковскую выписку «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод на другой счет организации». В поле «Счет получателя» нужно выбрать банковский счет нашей организации, на который переводятся средства. При этом должен быть заполнен реквизит «Счет дебета» - счет учета денежных средств получателя. По умолчанию указан счет 51.

При проведении документ формирует проводкуДт 51 Кт 51, с разными субконто «Банковские счета»:

Посмотрим, как эта операция отображается в журнале «Банковские выписки». Откроем журнал и укажем в поле быстрого отбора дату 30.08.2012, организацию «Конфетпром» и ее основной банковский счет, с которого были переведены средства. Отражено списание с расчетного счета:

Теперь зададим отбор по расчетному счету в АКБ «Торбанк», на который были переведены средства. В самом журнале документ не виден, но в нижней части журнала поступление денежных средств на счет отражено как перемещение. По ссылке «В том числе перемещения» открывается список документов-перемещений, в нем присутствует «Списание с расчетного счета»:

- Внесение и выемка денежных средств в 1С Розница 2.3 В процессе работы любого магазина возникает потребность выемки денежных средств из кассы ККМ, например, что произвести оплату поставщикам или на иные виды расходов. В этой статье мы подробно разберем, как происходит процесс внесения денежных средств на размен в кассу ККМ по средствам формирования расходно-кассового ордера (РСО) и наоборот, выемку денег из кассы ККМ для перемещения их в операционную кассу, с помощью приходно-кассового ордера (ПКО) в программе 1С Розница 2.3. Дополнительно мы рассмотрим, как сформировать отчет об остатке в операционной кассе и кассе ККМ на конкретную дату.

Типы выемки при закрытии смены

Первым делом, что нам необходимо сделать - это выбрать тип выемки, который будет на кассе происходить в результате закрытия рабочей смены кассиром. Нам доступны несколько вариантов:

полная выемка;
частичная выемка;
выемку не производить и оставлять деньги в кассе для следующей смены.

Теперь нам нужно открыть настройки магазина.

Далее кликаем на папку с зеленой стрелочкой и выбираем пункт Типы выемки при закрытии смены.

Важно обратить внимание на предупреждение, которое нам сообщает, что если настройка отсутствует, то будет произведена полная выемка при закрытии смены. Если данный вариант настрое вас не устраивает, то нужно нажать на кнопку Создать.

Выемка не производится.

Если мы не отметим пункт Автоматическая выемка.

В результате этих настроек - вся выручка будет оставаться в кассе ККМ после закрытия смены .

Полная выемка .

Если мы отметим пункт Автоматическая выемка и не укажем максимальную сумму остатка.

В результате будет происходить полная выемка выручки из кассы ККМ.

Частичная выемка.

Отменим пункт Автоматическая выемка и указать максимальную сумму остатка в кассе ККМ.

В результате кассиру будет предложено вручную указать требуемую сумму выемки из кассы при закрытии смены. Оставшиеся денежные средства в кассе будут использованы для следующей смены. Если кассир попытается оставить в кассе денежную сумму больше, чем указанный ранее максимальный остаток в настройках, он увидит окно с предупреждением, однако выполнить эту операцию он все равно сможет.

Обращаем внимание на суммы остатка в кассе и указываем необходимую сумму для выемки, после чего нажимаем клавишу Enter.

Готов, можно забрать указанную сумму из кассы.

Теперь нам необходимо перейти в в раздел Финансы и открыть Приходные кассовые ордера .

На вкладке Денежные средства к поступлению находим, после чего выделяем сделанную нами выемку, а затем, нажимаем Принять оплату .

В результате, программа самостоятельно заполнит поля формы. Мы можем проверить пункт просто Касса (операционная касса), Касса ККМ отправитель, сумму документа (выемки) и, если вы планируете распечатать ещё ПКО, заполнить реквизиты для печатной формы. Нам нужно только еще раз внимательно проверить поля формы, после чего нажать на кнопку Провести и закрыть.

Чтобы убедиться в успешности оформления передачи денежных средств из кассы ККМ в операционную кассу организации - нужно перейти на вкладку Приходные кассовые ордера.

Важно не забыть оформить точно таким же способом здесь ПКО и для выемок, которые происходят при закрытии смены.

Внесение денег на размен в кассу ККМ

Еще один полезный пример: формировании расходного кассового ордера на передачу денежных средств из операционной кассы на размен в кассу ККМ. Чтобы это сделать, нам нужно перейти в раздел Финансы, после чего открыть Расходные кассовые ордера.

Далее жмем кнопку Создать, после чего выбираем из выпадающего списка пункт Выдача ДС в кассу ККМ.

Внимательно проверяем кассу-получатель, указываем необходимый размер денежных средств. Для примера заполним строки в разделе Реквизиты печатной формы. После того, как мы проверили все данные, можно проводить и закрывать документ.

Таким образом, мы подготовила РКО на выдачу денежных средств в кассу ККМ. Выделив наш расходный кассовый ордер, мы можем его распечатать, нажав на значок принтера.

В распечатанном РКО в строке Получил нужно указать кассиру полученную им сумму прописью и подписать, а также, нужна будет подпись и главного кассира, который, непосредственно, выдал указанную сумму из операционной кассы.

В результате, кассиру в окне РМК потребуется нажать на кнопку Внесение денег (Alt+F3).

Далее отыскать ранее созданный РКО, после чего выбрать его.

Готово , в результате деньги внесены. Чтобы проверить можно снять отчет по кассе без гашения или нажать на кнопку Выемка денег .

Читайте также: