Как провести жд билеты в авансовом отчете в 1с 8 купленные подотчетником

Обновлено: 07.07.2024

В программе 1С: Бухгалтерия 8 (начиная с версии 3.0.81) каждый пользователь может использовать упрощенный вариант учета электронных проездных билетов. Это касается и тех пользователей, в программе которых не предусмотрена интеграция с сервисом Smartway.

Пользователи могут сами вносить в учетную программу проездные билеты, которые куплены у разных агентов, а после этого действия в авансовом отчете указывать затраты на проезд.

В таком случае можно заполнять авансовые отчеты как по общепринятой, так и упрощенной форме.

Учёт электронных проездных билетов в 1С:Бухгалтерия 8

Пользователи, осуществляющие учет в 1С: Бухгалтерия 8, могут при применении версии 3.0.81 указывать затраты на электронные билеты в упрощенном виде. Это очень удобно при определении расходов, понесенных компанией, когда она отравляет работников в командировку.

Если пользователь не использует выгрузку билетов из Smartway, то он сам вносит в программу информацию по билетам, которые куплены у разных контрагентов. Кроме того, имеется возможность фиксировать любые действия с электронными билетами, например, доплату, обмен или возврат.

Для отражения электронных билетов в 1С: Бухгалтерия нужно зайти в раздел "Справочники", далее в подраздел "Покупки" и выбрать документ "Поступление билетов". Затем нужно выбрать спецсчет бухучета - 76.14 "Приобретение билетов для командировок".

Если пользователь применяет возможности сервиса Smartway, позволяющего управлять командировками, то для него задача упрощается. Оплаченные компанией электронные билеты в автоматическом режиме подгружаются в справочник, а потому не нужно вносить информацию вручную. Операции с билетами, проводимые дополнительно (возврат или обмен), также фиксируются в учетной программе автоматически.

Поступление и учет электронных билетов в 1С

При покупке у контрагента новый билет фиксируется в программе 1С: Бухгалтерия через форму списка "Поступление билетов" по команде "Создать - Покупка". В данном случае открывается новый документ "Покупка билетов", который нужно проверить, чтобы был указан вид операции "Покупка". Далее в него вносится информация по новому билету в соответствии с маршрутной квитанцией авиабилета или с контрольным купоном ж/д билета.

Когда новый билет будет записан, пользователь заполняет оставшиеся графы документа, при этом указывая:

название контрагента (перевозчика или агента), у которого куплен билет;
название договора на покупку билета, если компания осуществляет бухучет по договорам;
общую стоимость проезда и выделенный отдельной строчкой размер НДС.

При создании документа "Поступление билетов" в программе формируется корреспонденция счетов:

Дт 60.02 Кт 60.01 - указывается размер зачтенной предоплаты;
Дт 76.14 Кт 60.01 - указывается сумма затрат на покупку билета.

Счет 76.14 "Приобретение билетов для командировок" применяется для бухучета затрат на покупку билетов при командировке работников. Стоимость билетов по нему отражается в рублях.

Аналитический учет ведется по счету в разрезе каждого работника, направляемого в командировку (субконто "Работники организации"), и билета (субконто "Билеты"). Работники включаются в справочник "Физические лица", а билеты - в справочник "Билеты".

Если работодатель изначально оплатил электронный билет, а затем дополнительно приобретает к нему какие-то услуги, к примеру, выбор места, багаж и т.п., то эти расходы фиксируются через документ "Поступление билетов" с указанием вида операции - "Доплата". Оплата допуслуг должна включаться в конечную стоимость электронного билета, которая указывается в маршрутной квитанции или контрольном купоне обновленного электронного билета.

При изменении существенных параметров билета, например, даты или маршрута, при которых изменяется и номер самого документа при проведении бронирования, информацию нужно отразить в документе "Поступление билетов" с указанием вида операции "Обмен". При проведении этого действия списывается старый билет и оформляется новый. По этой причине в новом документе отражается информация о выбывающем билете, а также о новом билете с указанием его стоимости и в т.ч. НДС.

Если поездка отменяется, то нужно оформить документ "Поступление билетов" с указанием вида операции "Возврат".

Каждый купленный билет фиксируется в справочнике "Билеты". При открытии конкретного документа пользователю показываются не только основные сведения о предоплаченных услугах (вкладка "Основное"), но и все проводимые с билетом действия (гиперссылка "Операции с билетом").

Обновление 1С

Рассчитаем стоимость работ по обновлению 1С

Обновим 1С до последней версии
Настроим резервное копирование
Устраним ошибки

Как оформить авансовый отчет

Для включения в затраты компании стоимости использованного билета, нужно в авансовом отчете отразить информацию о нем. Для отчета применяется как общепринятая, так и упрощенная форма.

При заполнении авансового отчета с указанием вида "Закупка, расходы" затраты на проезд указываются в закладке "Билеты". В предыдущих версиях программы 1С эту закладку можно было использовать только в том случае, если была настроена интеграция с Smartway. При нажатии кнопки "Заполнить" авансовый отчет автоматически заполняется информацией по билетам в соответствии с выбранным сотрудником и периодом поездки.

При заполнении авансового отчета с указанием вида "Командировка" пользователь указывает работника и период поездки, и билеты, подходящие по дате, подгружаются автоматически, а затем отражаются в виде ссылки "Билеты, приобретенные организацией".

Если командированный работник оплачивал сам какие-то расходы, эту информацию нужно ручным способом поставить в таблице "Расходы сотрудника, подтвержденные документами".

Когда пользователь проводит авансовый отчет, в программе создается корреспонденция счетов:

Дт 26 (20.01, 44.01. ) Кт 71.01 - указываются расходы лица, отправленного в командировку;
Дт 26 (20.01, 44.01. ) Кт 76.14 - фиксируется размер затрат компании на проезд;
Дт 19.04 Кт 76.14 - указывается размер НДС при его выделении в билете отдельной строчкой.

Остались вопросы или нужна помощь в обновлении 1С? Закажите консультацию наших специалистов!

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19.04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

НДС, выделенный в кассовом чеке, если отсутствует счет-фактура:

нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 27.11.2019 N 03-07-11/92132);
нужно списать в расходы, не учитываемые для налога на прибыль (Письмо Минфина от 13.08.2018 N 03-07-11/57127, Письмо Минфина от 28.12.2017 N 03-07-11/87948).

принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

НДС по чеку в документе Авансовый отчет по командировке

При использовании документа Авансовый отчет по командировке ( Банк и касса – Авансовые отчеты ) учет НДС зависит от вида подтверждающего документа.

В графе Вид документа доступно 3 варианта документов:

В графе Учет НДС по умолчанию установлен вариант Не принимается к вычету.

Если представлен билет, в графе Учет НДС :

установите флажок Принять к вычету ;
заполните реквизиты БСО или иного документа, дающего право на применение вычета;
укажите перевозчика.

Автоматически создается документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) с установленным флажком Отразить вычет НДС в книге покупок .

Документ формирует проводку:

Если представлен чек, в графе Учет НДС :

установите флажок Принять к вычету — только при наличии счета-фактуры, выписанного на организацию, с выделенным НДС;
заполните реквизиты СФ;
укажите поставщика.

Если входящего СФ нет, флажок не устанавливайте, НДС к вычету не принимайте.

Если кроме чека предоставлены иные документы (например, акт), выберите вид документа Другой документ. В графе Учет НДС :

установите флажок Принять к вычету — только если в наличии счет-фактура, выписанный на организацию, с выделенным НДС;
заполните реквизиты СФ и документа, подтверждающего оплату;
укажите поставщика.

Автоматически создается документ Счет-фактура полученный на поступление с установленным флажком Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения .

Документ формирует проводку:

Выбранные настройки отражаются в графе Учет НДС по каждой строке.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по всем командировочным расходам;
Дт 91.02 Кт 19.04 — списание НДС по кассовому чеку;
Дт НЕ.01.9 — НДС по кассовому чеку списан в не принимаемые в НУ расходы.

Только кассовый чек — выберите Чек — НДС к вычету и в расходы приниматься не будет.
Билеты, БСО из гостиницы — выберите Билет и заполните, как указано выше. Это необходимо для указания в книге покупок кода вида операции (КВО) 23.
Акт, кассовый чек, СФ — выберите Другой документ , заполните поля СФ № , Чек № . КВО — 01.

Книга покупок

В книге покупок отражаются данные в зависимости от вида документа в Авансовом отчете по командировке :

Билет:
- гр. 3. и 7— номер и дата БСО;
- гр. 3 — дата и номер СФ;
- гр. 7 — дата и номер документа оплаты.
НДС по билетам, приобретенным организацией

При добавлении в документ Билета, приобретенного организацией, НДС автоматически принимается к вычету.

Реквизиты платежного документа и наименование перевозчика заполняются автоматически.

НДС в Авансовом отчете по командировке при раздельном учете

Если в программе ведется раздельный учет НДС, то в документе доступны все способы учета этого налога, предусмотренные в программе.

Используйте их по назначению в зависимости от цели командировки.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации
Карточка публикации

(5 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

Спасибо огромное Марине Аркадьевне за доступное разъяснение материала по УСН Всегда с удовольствием слушаю Ваши Вебинары. Вебинар прошел продуктивно и вся информация разложена по полочкам, четко и понятно.

Мы продолжаем серию «Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8», в которой регулярно рассказываем об изменениях в новых версиях решения, о том, что в них появилось интересного, важного и полезного для бухгалтера.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Для этого в программе используется справочник Билеты, а также документ Поступление билетов.

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway , все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции, такие как обмен или возврат, также автоматически отражаются в учете.

Покупка билета

Простой интерфейс: меню "Деньги - Билеты"

Полный интерфейс: меню "Покупки - Поступление билетов"

Введите данные нового билета по маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

ВНИМАНИЕ! Внешний вид маршрутной квитанции зависит от агента (перевозчика) и может отличаться от представленного ниже.

После записи нового билета заполните оставшиеся поля покупки билета:

Доплата по билету, обмен и возврат билета

При обмене билета требуется ввести новый билет:

Учет билетов

Любой приобретенный билет, а также все операции с ним можно найти через справочник Билеты:

Простой интерфейс: меню "Деньги - Билеты"

Полный интерфейс: меню "Справочники - Билеты"

Оформление авансового отчета

Чтобы списать в расходы стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете по командировке:

Читайте также: