Как работать со скриптами в эксель

Обновлено: 07.07.2024

Это краткое пошаговое руководство предназначено для начинающих пользователей и рассказывает о том, как вставлять код VBA (Visual Basic for Applications) в книгу Excel, и как запускать вставленный макрос для выполнения различных задач на этом листе.

Большинство пользователей не являются гуру Microsoft Office. Они могут не знать всех тонкостей работы той или иной функции, и не смогут ответить на вопрос, как отличается скорость выполнения макроса VBA в Excel 2010 и 2013. Многие просто используют Excel, как инструмент для обработки данных.

Предположим, нужно изменить данные на листе Excel определённым образом. Мы немало погуглили и нашли макрос VBA, который решает эту задачу. Однако, наше знание VBA оставляет желать лучшего. Вот тут-то и придёт на помощь пошаговая инструкция, с помощью которой мы сможем использовать найденный код.

Вставляем код VBA в книгу Excel

В этом примере мы будем использовать VBA макрос, который удаляет переносы строк из ячеек текущего листа Excel.

    1. Открываем рабочую книгу в Excel.
    2. Нажатием Alt+F11 вызываем окно редактора Visual Basic
    3. На панели Project-VBAProject кликаем правой кнопкой мыши по имени рабочей книги (в левой верхней части окна редактора) и в контекстном меню выбираем Insert > Module.
    4. Копируем код VBA (с веб-страницы или из другого источника) и вставляем его в правую область редактора VBA (окно Module1).Подсказка: Как увеличить скорость выполнения макроса?

    В самом начале кода Вашего макроса VBA должны содержаться строки:

    Application.ScreenUpdating = False
    Application.Calculation = xlCalculationManual

    Если таких строк нет, то обязательно добавьте следующие строки в свой макрос, чтобы он работал быстрее (см. рисунок выше):

      В самое начало кода после всех строк, начинающихся с Dim (если строк, начинающихся с Dim нет, то вставляем сразу после строки Sub):

    Application.ScreenUpdating = False
    Application.Calculation = xlCalculationManual

    Application.ScreenUpdating = True
    Application.Calculation = xlCalculationAutomatic

    Вставляем и запускаем макрос в Excel

    1. Нажимаем Alt+Q, чтобы закрыть окно редактора VBA и вернуться к книге Excel.

    Запускаем макрос VBA в Excel

    Чтобы запустить только что добавленный макрос, нажмите Alt+F8. Откроется диалоговое окно Макрос (Macro). В списке Имя макроса (Macro name) выберите нужный макрос и нажмите кнопку Выполнить (Run).

    Уверенное владение Excel уже принято за норму, чем за исключение. И бизнес зачастую просто ни в каких других программах не работает с цифрами. Открыть excel-файл на телефоне в чате или гугл таблицах (тоже, кстати, отлично работает) намного проще, чем думать как запустить тетрадку jupyter notebook или целую программу на python.

    (думается мне, после того как я разберусь с excel, напишу еще и про google sheets)

    Ну, jupyter notebook это не та программа для телефона, скажете вы. Да, и вы правы, только наш бизнес сейчас весь на телефонах и совещаниях. Начальнику нужно быстренько взять открыть файл, сделать скрин и так далее.

    И вот проходя множество курсов по анализу данных вы вряд ли найдете помимо экскурса в Python и SQL еще и Excel — все так стремительно хотят от него уйти, будто вы и так в нём хорошо работали.

    Пока я училась поняла, что мало кто из студентов вообще понимает прелесть Excel. Они просто думают, что за Python будущее. Прежде чем мы действительно будем так думать, давайте разберемся с Excel.

    Excel сейчас — это стандартная программа, которая ставится в комплекте Microsoft Office и есть на каждом ноутбуке (если её нет, найдется Libre, но смысл останется).

    Там удобно посмотреть данные сразу, прокрутить, вставить один раз формулу и “протянуть” дальше. Построить быстренько несложные диаграммы из самостоятельно выбранных данных.

    Одним проще написать код, а другим тыкнуть в цифру и еще раз в меню, а затем получить отличную визуализацию за пять минут без всяких импортов библиотек. А другие убеждены, что лучше справятся с визуализацией посредством кода.

    Excel локальный, ему не нужен выход в интернет. Вы не пытаетесь вслепую прописать колонки, а сразу видите их вместе. Быстро их фильтруете, или с помощью условного форматирования быстренько обрабатываете данные как необходимо.

    Но бывает и такое, что ты сидишь и думаешь “это можно сделать проще”, но, увы, не знаешь как.

    Все эти “можно сделать проще” возможны с помощью макросов или power query, но это может быть слишком сложно или наоборот долго, ну, и я зачем мы владеем python? 😃

    Прежде чем мы перейдем к конкретной задаче, расскажу, что в Python с excel-документами можно и нужно работать с помощью pandas, openpyxl, xlrd, xlutils и pyexcel.


    Друзья, обращаю ваше внимание, что в тексте приведен код для тех, у кого Excel на английском языке. В части с установкой xlwings я постаралась дать скриншоты и с русской версии. Но если у вас Excel на русском языке, пожалуйста, пишите формулы в скриптах на русском :)

    Объединение нескольких excel-файлов

    Да, эту задачу можно решить ручками или power query, где несколько таблиц передаете в запрос и объединяете.

    Например, на работе вы можете работать с ежемесячными отчётами о продажах, и с 90% вероятностью вы будете заниматься консолидацией региональных отчётов. Однажды вас попросят подготовить не только сконсолидированный отчёт, но и найти/подсчитать общее количество продаж по всем этим отчетам — и всё как можно быстрее.

    Вариант номер 1, описан выше. Excel, Power Query, добавляете отчёты, объединяете, открываете, смотрите.

    Вариант номер 2. Excel, несколько таблиц, переносим вкладки в один документ, создаете еще одну вкладку с шаблоном, делаете подсчёты с помощью формул. Смотрите.

    А можно Вариант номер 3. Объединить все excel-файлы в python, используя библиотеку pandas (да-да, pandas).

    Устанавливаем pandas используя pip или conda в терминале:


    И рассмотрим вариант работы с отчетом, который сделан по одному шаблону (например, придумаем самый простеньких отчёт о продажах фруктов).

    Можно заметить, что наш отчёт начинается не с первой ячейки, а только с 4-й строчки, поэтому нам понадобятся данные для импорта, начиная с этой строки (мне кажется, здорово такоё вариант учесть, потому что в работе часто такое встречается). В приведенном ниже коде мы будем использовать функции read_excel и append .

    Давайте посмотрим на то, что мы сделали здесь:

    1. В первой части мы импортировали pandas , создали список со всеми url-адресами и сгенерировали пустой фрейм данных под названием merger
    2. Во второй части мы просмотрели каждый элемент списка (url-адрес) в files , чтобы прочитать каждый файл, пропустив первые три строчки ( skiprows = 3 ) и добавив его в объединенный датафрейм( merger ).
    3. В третьей части мы генерируем новый excel-файл с именем merger.xlsx , содержащий наши объединенные файлы!

    Получение значений нескольких файлов

    Давайте посмотрим на другой пример.

    Скажем, нам нужно было получить итого только по Москве из каждого отчета о продажах и собрать их в список. Мы знаем, что сумма сохраняется в ячейке F5 в каждой книге.

    Для этого примера мы будем использовать другую библиотеку — openpyxl . Вы можете установить её с помощью pip или conda, используя код ниже:

    А теперь посмотрим код и что он выполняет:

    Если вы хотите выполнить код ниже, то запускайте код после сохранения файлов, сохраните файлы по ссылкам выше на свой компьютер.

    Давайте разберем это шаг за шагом, сначала мы:

    • Создаем список ( files ), который содержит ссылки на все наши файлы. В Windows мы можем нажать Shift + правой кнопкой мыши и использовать Копировать как путь (или, Copy as Path), чтобы получить путь к файлу.
    • И создаем пустой список для хранения наших значений ( values )
    • Пишем цикл, который будет выполнять нужные нам манипуляции с каждым файлом:

    — с помощью метода .load_workbook() загружаем файл

    — и используем атрибут .value , чтобы извлечь значение ячейки и добавить его в список values методом .append()

    Применение формул в книгах

    В каждом из excel-файлов у нас есть итоги по строкам, но это не общая сумма продаж. Опять же, мы можем открыть каждую книгу и добавить формулу ручками, или мы можем использовать python, чтобы сделать это для нас.

    Мы снова будем использовать openpyxl . Если вам нужно установить его, сделайте это по инструкции выше.

    • В этом фрагменте кода мы снова заполняем список файлов. Цикл for открывает каждый файл и присваивает соответствующее название листа.
    • Затем мы присваиваем строку = SUM(F5: F8) ячейке F9 и используем атрибут style для назначения стиля ячейки. Больше стилей ячеек можно найти в официальной документации.

    А теперь я дополню эту связку, вот таким вот открытием — автоматизировать Excel, и по сути заменить VBA (в моём понимании) можно библиотекой xlwings.

    Автор xlwings говорит, что библиотека “Make Excel Fly!”. Вы можете использовать xlwings + Python для следующих задач:

    1. Автоматизируйте Excel с помощью Python, например, создавая отчеты (другой пример описала выше)
    2. Напишите макросы на Python и запустите их из Excel, нажав на кнопку
    3. Напишите пользовательские функции в Python и вызовите эти функции из Excel так же, как и любую другую функцию Excel

    Попробуем установить и рассмотреть несложный первый пункт. Пункты 2 и 3 рассмотрим в следующей серии.

    Существует две части для установки xlwings: библиотека Python и надстройка Excel. Давайте начнем с установки библиотеки Python через командную строку:


    Затем загрузите надстройку Excel из официального репозитория xlwings на Github. Это xlwings.xlam файл на странице (если вы вдруг будете читать эту статью через год, берите последнюю версию)

    Положите xlwings.xlam-файл в папку надстройки Excel, которая является:

    C:\Users\xxxx\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns

    Xxxx — это ваше собственное имя пользователя на вашем компьютере.

    У меня получилось так, что я могу сейчас показать как это работает в английской и в русской версии Excel.

    Затем откройте Excel, Файл -> Параметры -> Надстройки (или File -> Options -> Add-ins), нажимаем кнопку “Перейти..” (Go..) выбирая Надстройки Excel (Excel Add-ins).


    В левой части редактора VBA расположен проводник проекта, в котором отображены все открытые книги Excel. Верхней строки, как на изображении, у вас скорее всего не будет, так как это – личная книга макросов. Справа расположен модуль, в который записываются процедуры (подпрограммы) с кодом VBA. На изображении открыт модуль листа, мы же далее создадим стандартный программный модуль.


    После нажатия кнопки «Module» вы увидите ссылку на него, появившуюся в проводнике слева.

    Первая программа на VBA Excel

    Добавляем на стандартный модуль шаблон процедуры – строки ее начала и завершения, между которыми мы и будем писать свою первую программу (процедуру, подпрограмму).

    1. Откройте стандартный модуль двойным кликом по его ссылке в проводнике. Поместите в него курсор и нажмите кнопку «Procedure…» во вкладке «Insert» главного меню. Та же ссылка будет доступна при нажатии на вторую кнопку после значка Excel на панели инструментов.


    В результате откроется окно добавления шаблона процедуры (Sub).



    Имя процедуры может быть написано как на латинице, так и на кириллице, может содержать цифры и знак подчеркивания. Оно обязательно должно начинаться с буквы и не содержать пробелы, вместо которых следует использовать знак подчеркивания.

    1. Вставьте внутрь шаблона процедуры следующую строку: MsgBox "Привет" .


    1. Проверьте, что курсор находится внутри процедуры, и запустите ее, нажав клавишу «F5». А также, запустить процедуру на выполнение можно, нажав на треугольник (на изображении под пунктом меню «Debug») или на кнопку «Run Sub/UserForm» во вкладке «Run» главного меню редактора VBA Excel.

    Работа с переменными

    Чтобы использовать в процедуре переменные, их необходимо объявить с помощью ключевого слова «Dim». Если при объявлении переменных не указать типы данных, они смогут принимать любые доступные в VBA Excel значения. Комментарии в тексте процедур начинаются со знака «'» (апостроф).

    Полезные макросы Excel для автоматизации рутинной работы с примерами применения для разных задач.

    Примеры макросов для автоматизации работы

    povtoryayushchiesya-znacheniya-raznymi-cvetami

    Как выделить повторяющиеся значения в Excel разными цветами?.
    Пример удобного макроса для автоматической подсветки добирающихся значений ячеек разными цветами. Как выделить разным цветом дубликаты ячеек?

    makros-poiska-blizhayshego-znacheniya

    Макрос для поиска ближайшего значения заданному на всех листах книги Excel.
    Готовое решение для поиска на всех листах рабочей книги как точного, так и максимально приближенного исходного значения. VBA код макрос для нахождения и получения числа с любого листа книги.

    makros-dlya-pechati-rassylok

    Макрос для слияния данных при серийной печати рассылок в Excel.
    Альтернатива инструменту слияния в Word для печати рассылок прямо из Excel. Исходный код макроса, который выполняет слияние данных для серийной печати рассылок.

    makrosy-filtra-svodnoy-tablicy

    Макросы для фильтра сводной таблицы в Excel.
    Как автоматизировать фильтр в сводных таблицах с помощью макроса? Исходные коды макросов для фильтрации и скрытия столбцов в сводной таблице.

    rasschitat-procent-v-svodnoy-tablice

    Макрос позволяет рассчитать процент в сводной таблице Excel.
    Как быстро преобразовать значения сводной таблицы на доли в процентном соотношении к общим итогам по строкам и по столбцам? Исходные коды макросов для работы с процентами.

    makros-obnovleniya-svodnoy-tablicy

    Макрос для настройки полей и форматирования сводной таблицы.
    Управление полями сводной таблицы с помощью макроса. Исходный код VBA-макроса для настройки и изменения структуры в сводных таблицах.

    makros-svodnoy-tablicy

    Макрос для создания сводной таблицы в Excel.
    Как автоматически сгенерировать сводную таблицу с помощью макроса? Исходный код VBA для создания и настройки сводных таблиц на основе исходных данных.

    skrytye-stroki-i-stolbcy-vba

    VBA макрос для поиска скрытых строк и столбцов на листе Excel.
    Поиск всех скрытых строк и столбцов на рабочем листе с помощью VBA-макроса. Исходные коды макросов для получения сводной информации о скрытых строках и столбцах рабочего листа.

    makros-pereimenovat-listy

    Макрос для копирования и переименования листов Excel.
    Как одновременно копировать и переименовывать большое количество листов одним кликом мышкой? Исходный код макроса, который умеет одновременно скопировать и переименовать любое количество листов.

    Читайте также: