Как распечатать статотчетность эксель

Обновлено: 06.07.2024

Мы продолжаем серию статей по использованию Битрикс24 для разных задач. Сегодня публикую руководство моего коллеги, Михаила Филиппова, на тему безовой отчётности для руководителя отдела продаж.

Для чего нужна CRM? Ответ очевиден — для хранения информации по работе с клиентами. Но это с точки зрения менеджера. Для руководителя, CRM нужна для получения отчетов, показывающих эффективность работы отдела продаж. Рассмотрим, какие отчеты создаются в Битрикс24.

Мы различаем оперативные отчёты и отчёты за определённый отрезок времени.

Оперативный отчет строится на текущую дату и дает понимание, что сейчас происходит с клиентами.

Например, требуется знать, в каких стадиях находятся сделки по направлению «Проект». Самый простой вариант – открыть сделки, выбрать направление и получить оперативный отчет по стадиям направления «Проект»:

Полученный отчет можно выгрузить в Excel и далее обработать с помощью электронной таблицы:

Другой пример. Требуется знать, сколько сделок в ожидании оплаты счета. Для отображения этого состояния в сделках создана стадия «Счет». Поэтому в фильтре выбираем для поля «Стадия сделки» значение «Счет»:

Если поля в фильтре нет, то нажимаем «Добавить поле» и галочкой отмечаем нужное поле:

Получаем таблицу со сделками в стадии «Счет»:

Получившийся отчет можно распечатать:

А как получить информацию, по каким сделкам были оплачены счета за последнюю неделю? Нужно дополнительно создать поле «Дата оплаты», в котором менеджеры будут фиксировать данные. На основе этого поля можно уже построить отчет, используя диапазон дат:

Ниже мы дали подробный разбор настройки трёх отчётов:

1. Отчёт по сделкам, по которым получена оплата
2. Число новых лидов по сотрудникам
3. Отчёт по источникам обращений

Допустим, нужен отчет по количеству сделок, по которым получена оплата. В компании несколько направлений бизнеса, поэтому нужна отдельная информация по каждому направлению сделок. Строим отчет по сущности «Сделка»:

Задаем название отчета и выбираем отчетный период «за все время»:

Добавляем колонки, которые требуются в отчете:

Следующий шаг — сформируем фильтр для удобного управления отчетом. Требуется отбирать сделки по отдельным направлениям, поэтому фильтр по направлению нужен:

Добавляем с помощью плюсика поле «Дата оплаты»:

Обратите внимание, что использовано два раза поле «Дата оплаты», чтобы задавать диапазон в отчете:

Сохраняем отчет, и задаем фильтр для вывода по дате оплаты 18.11 – 22.11, т. е. одна рабочая неделя, без выходных:

Далее мы хотим видеть сумму по сделкам и общую сумму за неделю. Добавляем «Сумма в валюте сделки»:

Задаем «Вычислить колонку» по сумме:

Получаем общий итог:

Неплохо, отчет показывает по каким сделкам выполнена оплата за неделю и считает итоговую сумму.

Для построения отчетов за период времени использовать фильтр в CRM неудобно. Для создания таких отчетов используется специальный конструктор отчетов.

Рассмотрим пример. Требуется построить отчет, в котором отображается число новых лидов, созданных сотрудниками за неделю. Выбираем раздел «Отчеты»:

Откроется страница, на которой представлены готовые отчеты. Но требуется создавать новый, поэтому нажимаем «Добавить отчет»:

Выбираем сущность, по которой строится отчет — Лид:

В результате открывается конструктор отчетов. Задаем название отчета и выбираем отчетный период — «за все время»:

Почему «за все время»? Дело в том, что отчетный период не задает время, за которое формируется отчет. Отчетный период определяет время совершения событий, на основании которых элемент попадает в отчет. Подробная информация на странице справки Работа с отчетами . Поэтому время, за которое надо построить отчет, будем задавать отдельными настройками.

Убираем ненужные колонки (крестик возле названия, когда наводишь мышку) и добавляем те, которые требуются в отчете. Нужна колонка с ответственными и колонка с числом лидов по каждому ответственному. Для получения числовых значений в Битрикс24 используется следующий способ. Добавляем колонку с ID (уникальный номер лида):

Включаем галочку «Вычислить колонку» и задаем, что считаем — количество уникальных ID (т. е. номера лидов не повторяются):

Чтобы название колонки было читабельным, а не «ID», с помощью «карандаша» меняем название на «Число новых лидов» и задаем сортировку по фамилии ответственных:

Дополнительно добавим для информативности расчет доли по каждому сотруднику. Аналогично используем ID, но укажем, что требуется вычисление доли от столбца, т. е. от «общего числа» (используем значок процента):

Колонки в отчете сформировали. Следующий шаг — сформировать фильтр, который будем использовать для отбора данных. По заданию нужно выводить данные за неделю. Для этого выбираем поле Дата создания два раза (плюс справа добавляет новое поле) и указываем условия «Больше или равно», «Меньше или равно»:

Так двумя датами будем задавать нужный временной диапазон. Повысим информативность отчета, добавим в фильтр поля «Источник лида» и «Статус лида»:

Чтобы сотрудники использовали созданный отчет, включим общий доступ. Настраивается только одно право доступа — чтение. Поэтому изменить отчет другие сотрудники не смогут. Но могут скопировать и потом изменить копию.

Диаграмму использовать не будем, важнее получить табличный отчет. Сохранив отчет, с помощью фильтра можно теперь задавать произвольный диапазон времени, по которому требуются отчетные данные. В нашем варианте выберем неделю, указав понедельник и воскресенье:

Еще пример — требуется узнать, сколько лидов пришло за неделю по почте, о которых «забыли» сотрудники. Выставляем в фильтре отчета Источник = «Электронная почта» и Статус = «Не обработан». Получаем информацию про забывчивых сотрудников:

Продолжим рассматривать работу с отчетами в CRM на примерах. Получим информацию по каналам поступления новых обращений – лидов. Для этого добавляем отчет по лидам, задаем заголовок, указываем отчетный период – «за все время», убираем колонки, которые Битрикс24 предлагает по умолчанию:

Далее добавляем колонку «Источник лида», а для вычисления количества используем уже известный вам способ — выбираем «ID» и задаем, что вычислить — «количество уникальных». Можно еще добавить расчет доли по каждому источнику для информативности:

При формировании фильтра задаем поля для фильтрации данных в отчете. Чтобы указывать диапазон времени также используем рассмотренный выше лайфхак — зададим дату создания с двумя параметрами —«Больше или равно», «Меньше или равно»:

Полученный отчет покажет эффективность каналов входящих обращений:

Для наглядности добавим диаграмму в отчет:

В результате получится наглядный отчет для быстрой оценки эффективности каналов обращений за период времени:

Теперь ложка дегтя в этой сладкой бочке меда — конструкторе построения отчетов. Например, требуется построить отчет по лидам с разбивкой по периодам следующего вида:

Или получить сводный отчет по лидам и сделкам за период времени для каждого ответственного:

Конструктор отчетов в CRM, к сожалению, в этих случаях помочь не сможет. Как поступить? Самый простой вариант — получить из Битрикс24 информацию по лидам, сделкам, периоду, ответственному и скопировать в электронную таблицу, например, в Excel. Дальше выполнять обработку данных в электронной таблице.

Есть и другой вариант — сложный, но значительно упрощающий и сокращающий время создания подобных отчетов. Это доработка Битрикс24 — создание индивидуальных отчетов в CRM. API позволяет это делать, как в облачной версии, так и в коробочной. Но из своего опыта мы рекомендуем использовать коробочное решение. Причина простая, в коробке делать доработки проще и дешевле на 20-30%. Например, цена разработки приведенного выше отчета в коробке составит 25 - 40 тыс. руб. В облаке цена будет уже от 50 тыс., с учетом размещения программного модуля на внешнем хостинге. Подробнее о доработках Битрикс24.

Примеры создания других сложных отчетов мы рассматривали ранее в нашем блоге:

novaya_forma_57-t_statistika_v_2021_godu.jpg

Как заполняется форма 57-Т (статистика)

Отчет надо сдать не позже 30 ноября 2021 г., он подается в территориальный орган Росстата с привязкой к региону фактического осуществления хозяйственной деятельности. Если у предприятия имеются обособленные подразделения, для тех из них, которые попали в статистическую выборку, надо подавать отдельный экземпляр формы 57-Т. То есть, организация сдает отчет за себя без учета обособленных подразделений и за каждое такое образование по месту их функционирования. Подразделения, осуществляющие свою деятельность за пределами РФ, не подают в статистику данные сведения.

Кому сдавать форму 57-Т в 2021 году:

отчетность этого типа сдают только юридические лица;
организация не должна относиться к числу СМП (субъектов малого предпринимательства);
вид экономической деятельности может быть любым, за исключением финансовой и страховой деятельности, не сдают такой отчет и компании, работающие в сфере госуправления, обеспечения военной безопасности, общественные и экстерриториальные структуры.

Что изменилось в отчете 57-Т: форма 2021 года отличается от прежней титульной страницей, на ней отражен другой отчетный период (октябрь 2021 вместо октября 2019 года). Кроме того, обновлен крайний срок сдачи – 30 ноября, в прошлый раз отчитаться надо было к 29 числу (так как 30 ноября в 2019 году выпадало на субботу). Остальные элементы остались прежними.

Форма 57-Т состоит из нескольких блоков:

1. Титульная страница. Здесь надо ввести наименование организации (полное и в скобках краткое), адрес – юридический, указанный в ЕГРЮЛ, или фактический (при их несовпадении в отчет заносится адрес фактического осуществления хозяйственной деятельности). В кодовой части надо проставить код ОКПО (если отчет сдается юрлицом без обособленных подразделений) или ИНН (для обособленных структур и их головных предприятий).

2. Раздел 1 состоит из трех табличных блоков. В таблицу 1 вводятся данные о среднесписочной численности и начисленной зарплате с разделением сотрудников по гендерному признаку. Данные этого блока должны совпадать с показателями формы П-4 «Сведения о численности и зарплате». Сюда не относятся внешние совместители, работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за детьми, в неоплачиваемых отпусках. Начисления в пользу персонала показываются с учетом компенсаций и прочих выплат за отработанное и неотработанное время. В таблицу 2 заносится численность сотрудников, отработавших всю норму рабочих часов за октябрь на полной ставке в разрезе должностей. В таблицу 3 никакие данные не заносятся, она содержит вспомогательные сведения по количеству работников для заполнения следующего раздела.

3. Раздел 2 отчета отражает подробную информацию о работниках, попавших в выборку. Здесь форма 57-Т 2021 года содержит сведения об образовании сотрудника, профессии (в соответствии с кодом классификатора ОКПДТР), дате рождения, стаже работы, уровне начисленной зарплаты, фактически отработанном времени в октябре.

Количественный состав выборки сотрудников напрямую зависит от численности, указанной в таблицах 1 и 2 раздела 1. При численности менее 49 человек выборка должна состоять из 8 человек с сохранением пропорции по категориям специалистов, при численности от 50 до 99 человек в выборку должны попасть 12 человек и т.д. (главным ориентиром в этом служат данные таблицы 3).

Подробный порядок подготовки формы № 57-Т, включая отбор сотрудников для выборки, а также контрольные соотношения для ее проверки, изложены в Указаниях по заполнению, приведенных в Приказе № 457.

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

ольга базалева

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Excel

Узнать больше

Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
Разберётесь, как работать с формулами
Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
Убирайте лишние знаки после запятой.
Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать также

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать также

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Читайте также: