Как сделать авансовую счет фактуру в 1с унф

Обновлено: 02.07.2024

Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:

Обычно это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:

Наконец, мы готовы рассказать о том, как работать в УНФ так, чтобы:

не было не зачтенных авансов
не разбухала дебиторка и кредиторка

Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй )

ВАРИАНТ 1. ПОЧТИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Разработчики уже довольно давно добавили вариант автоматического зачета авансов и долгов, подробно о принципах его работы можно почитать на ИТС

Но главный смысл в том, что, например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.

Обычно именно такой вариант все и ожидают.

Звучит все очень красиво, кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически , и все всегда будет хорошо:

при оплате подберутся все необходимые долги
при отгрузке найдутся все авансы

Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.

Бардак во взаиморасчетах

Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.

И после того как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.

Специфические операции: Возвраты или Корректировки долга

К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.

Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно

Изменения задним числом

Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).

в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
если у вас по контрагенту были специфические операции , они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы

Вывод может быть только один:
⇨ Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.

ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.

Мы исходили из следующего:

важно минимизировать ручные действия
зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)

КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ

Поэтому мы пришли к такой концепции:

Автоматический зачет работает в два этапа:

1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы

При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).

КАК ЗАПУСТИТЬ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.

Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение) .

Рекомендуемые настройки:

Повторять: каждые 1 день
Время начала: 01:00 ночи

Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.

Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений .

Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов

ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?

Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах

ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы

Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.

ОБНОВЛЕНИЯ

Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно .

Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей.

Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.

В Пульсе бизнеса цифры показываются неадекватные:

Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:

Обычно, это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:

Мы готовы рассказать о том как работать в УНФ так, чтобы:

не было не зачтенных авансов
не разбухала дебиторка и кредиторка

Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и

Обычно, именно такой вариант все и ожидают.

Звучит все очень красиво и кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически, и все всегда будет хорошо:

при оплате подберутся все необходимые долги
при отгрузке найдутся все авансы

Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.

БАРДАК ВО ВЗАИМОРАСЧЕТАХ

И после того, как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ: ВОЗВРАТЫ ИЛИ КОРРЕКТИРОВКИ ДОЛГА

К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.

Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно

ИЗМЕНЕНИЯ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ

в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
если у вас по контрагенту были ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Мы исходили из следующего:

важно минимизировать ручные действия
зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)

КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ

Поэтому мы пришли к такой концепции:

На данный момент есть один минус у этого решения — довольно сложная работа с документами Корректировка долга. Это один из самых сложных документов в УНФ и учесть все нюансы в доработке не получается. На данный момент при необходимости вырабатываем дополнительную логику работы и контроля на конкретных внедрениях за дополнительную плату.

Автоматический зачет работает в два этапа:

Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.

Рекомендуемые настройки:

Повторять: каждые 1 день
Время начала: 01:00 ночи

Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из

ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?

Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных Причины купить

Для самостоятельной разработки подобного разработки может понадобиться > 100 часов разработки толкового программиста и работа хорошего методолога. Мы относимся к разработке как к продукту, поддерживаем актуальные релизы и по мере накопления знаний выпускаем новые релизы.

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Читайте также: