Как сделать автоматическую рассылку счетов в 1с
Обновлено: 07.07.2024
Обработка делает настраиваемые рассылки из базы по просроченным и предстоящим платежам покупателей по заказам клиентов и документам реализации.
Артикул 612 Цена 2500 руб. Последнее обновление 2020-06-11 Изменение конфигурации Не требуется- Управление торговлей 11.4
- Управление торговлей 3 (KZ) *
- Комплексная автоматизация 2.4 (KZ) *
- Управление торговлей 3 (BY) **
- Комплексная автоматизация 2.4 (BY) **
- Управление предприятием ERP 2.4
- Комплексная автоматизация 2.4
Очень часто перед пользователями встает задача рассылки писем счастья покупателям - напоминаний о предстоящем или просроченном платеже. Эта разработка - удобный помощник для выполнения такой задачи.
Для корректной работы обработки необходимо, чтобы взаиморасчеты с клиентами велись по заказам клиента или по накладным.
После добавления обработки будет доступно две команды, одна для настройки отправки уведомлений, другая непосредственно запускает процесс отправки уведомлений.
Вначале выполним подготовительные операции, форма настроек выглядит следующим образом:
На первой вкладке (в правой части) устанавливаются основные параметры отправки:
- учетная запись электронной почты, используемая для отправки писем,
- тип уведомлений (можно делать рассылки по предстоящим платежам, просроченным, или тем и другим),
- необходимость прикрепления к письму печатной формы счета на оплату,
- необходимость фиксации результатов рассылки в журнале регистрации.
Ниже заполняем список получателей (может быть как один, так и несколько получателей). В качестве адресата можно указать реквизит документа (клиент, контрагент, менеджер, контактное лицо) или ввести произвольный адрес почты.
- НомерДокумента,
- ДатаДокумента,
- СуммаДокумента,
- ВалютаДокумента,
- ВалютаРасчетов,
- Партнер,
- Организация,
- Менеджер,
- Комментарий,
- ДатаПлатежа,
- СуммаКОплате.
На последней вкладке отображается отчет по неоплаченным платежам клиентов (предстоящим и просроченным). Данные в отчете детализируются по клиентам, документам расчетов и датам платежа. В отчете учитываются также ситуации, когда по каким-то документам предусмотрена оплата в несколько этапов, или была частичная оплата.
По отчету можно сделать вывод о том, кому из покупателей будут отправлены письма счастья (и на какую сумму).
Для отправки уведомлений нажимаем одноименную кнопку. По завершении появится протокол выполнения.
Если в процессе возникли какие-либо ошибки/коллизии, они будут отражены в протоколе (подобные записи выделены восклицательным знаком). В нашем примере по нескольким документам не найден адрес электронной почты клиента.
На второй вкладке обработки выводится список отправленных уведомлений.
Уведомление о предстоящем платеже выглядит следующим образом:
Письмо о наличии просроченной задолженности выглядит так:
Если у вас база клиент-серверная, можно настроить автоматическую отправку уведомлений по расписанию.
Если же ваша информационная база файловая, то придется каждый раз инициировать рассылку самостоятельно (через журнал регламентных заданий).
Выделяем нужное регламентное задание и нажимаем Выполнить сейчас .
Повторная отправка уведомлений по одному и тому же документу исключена. Если же по какой-то причине вам нужно это сделать, удалите соответствующую запись в списке отправленных писем (на форме настроек).
Появилась возможность выбрать тип прикладываемого к письму счета на оплату (excel или pdf) и отфильтровать долги, по которым необходимо рассылка:
Вас может заинтересовать
Расширение позволяет настраивать по произвольным правилам автоматическую отправку писем на электронную почту с возможностью прикрепления печатных форм документов.
Отчет выводит динамику изменения цен номенклатуры(в абсолютном и процентном отношении) за выбранный период времени.
Как учитывать взаиморасчеты с контрагентами, оформлять взаимозачет задолженности, делать сверку расчетов.
Ко мне не раз обращались клиенты с просьбой сделать групповую рассылку счетов в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, базовая редакция 3.0». Решил поделиться простым способом с другими, чтобы помочь сэкономить время.
Конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» имеет типовой механизм рассылки печатных форм документов. В данной статье я поделюсь, как быстро и просто сделать групповую рассылку счетов по расписанию. Кстати, данный метод подходит для рассылки и других документов, если появится необходимость. Например, актов с факсимиле.
Для начала нужно подготовить среду для работы отправки. Для этого добавляем (или используем существующую) учетную запись электронной почты в одноименный справочник. От имени этой учетной записи будет производиться рассылка документов.
Рис. 1 Учетная запись электронной почты
Для контрагентов, по которым будет производиться отправка документов, указываем адрес электронной почты. Это можно сделать в карточке контрагента:
Не забываем разрешить программе 1С выход в интернет, если такие ограничения имелись в системе. На этом подготовка завершена. Переходим к разработке.
В моем случае, я добавил регистр сведений «Готовность документов к отправке». Регистр непериодический, независимый. Структура регистра простая:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Готовность к отправке», тип «Булево»;
· Реквизит – «Учетная запись». Учетная запись электронной почты, с которой будет производиться отправка документа. Он нужен для передачи в регламентное задание информации об учетной записи, от которой производить рассылку документов.
Еще добавляем регистр сведений «История рассылки». Регистр независимый с периодичностью в пределах секунды и тоже простой:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Отправлен», тип «Булево»;
· Реквизит – «ОписаниеОшибки». Текстовой поле, в которое будем записывать ошибки, если возникнут проблемы с отправкой;
· Реквизит – «АдресПолучателя». Электронный адрес, на который производилась отправка. Лучше хранить это в истории, на случай смены электронного адреса клиента.
Следующим шагом – создадим возможность удобно зарегистрировать документы на отправку.
Это можно сделать либо в специальной обработке, либо в списке документов добавить новую команду.
Я сделал отдельную обработку с динамическим списком документов на форме. Сделать необходимые отборы в таком варианте пользователю будет несложно. В форму добавляем команду «Подготовить к отправке». По команде производится запись выделенных строк документов в РС «Готовность к отправке».
Также в форме добавлена ссылка на учетную запись для отправки. От имени этой учетной записи и будет производиться рассылка документов. Его записываем в реквизит «Учетная запись» в РС.
Имеет смысл в форме добавить две команды:
1. «Готовые к отправке». Открывает форму РС «Готовность к отправке» с отбором по «готовность = истина»;
2. «Результат отправки». Открывает форму РС «История отправки».
Получаем простой инструмент по контролю групповой рассылки документов.
Групповая рассылка счетов: разработка регламентного задания
Следующий шаг, чтобы организовалась рассылка счетов, – разработка регламентного задания по групповой отправке. Он самый трудоемкий. Я разработку делал на релизе «Бухгалтерии предприятия 3.0.60» и выше.
Алгоритм регламентного задания следующий:
3. Сохраняем результат отправки в РС «История отправки». Если была ошибка отправки, то максимально подробно фиксируем ее описание в соответствующем реквизите регистра.
4. Удаляем запись в РС «Готовность к отправке» или выставляем значение «Готов к отправке» в значение «Ложь».
Разберем более подробно 2-й этап.
· «Кому» - массив структур. Элемент массива описывается двумя реквизитами «Адрес» - адрес электронной почты получателя и «Представление» - ее представление.
· «Тема» - Текстовое поле, содержащее тему письма. Заполняем произвольно, по усмотрению клиента. При необходимости можно сделать настраиваемый шаблон темы письма.
· «ТипТекста» - текст «HTML»;
· «Вложения» - массив, содержащий описание вложений. В него нужно вложить печатную форму документа. Функция по формированию описания вложений документы выглядит примерно так:
Имея под рукой эту памятку, можно за 2-3 часа разработать механизм в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, 3.0», счета можно будет рассылать групповым образом. А учитывая, что современные типовые решения 1С:БП 8 поддерживают модульность, то этот механизм может сработать и в других конфигурациях (сам не проверял).
Ко мне не раз обращались клиенты с просьбой сделать групповую рассылку счетов в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, базовая редакция 3.0». Решил поделиться простым способом с другими, чтобы помочь сэкономить время.
Конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» имеет типовой механизм рассылки печатных форм документов. В данной статье я поделюсь, как быстро и просто сделать групповую рассылку счетов по расписанию. Кстати, данный метод подходит для рассылки и других документов, если появится необходимость. Например, актов с факсимиле.
Для начала нужно подготовить среду для работы отправки. Для этого добавляем (или используем существующую) учетную запись электронной почты в одноименный справочник. От имени этой учетной записи будет производиться рассылка документов.
Рис. 1 Учетная запись электронной почты
Для контрагентов, по которым будет производиться отправка документов, указываем адрес электронной почты. Это можно сделать в карточке контрагента:
Не забываем разрешить программе 1С выход в интернет, если такие ограничения имелись в системе. На этом подготовка завершена. Переходим к разработке.
В моем случае, я добавил регистр сведений «Готовность документов к отправке». Регистр непериодический, независимый. Структура регистра простая:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Готовность к отправке», тип «Булево»;
· Реквизит – «Учетная запись». Учетная запись электронной почты, с которой будет производиться отправка документа. Он нужен для передачи в регламентное задание информации об учетной записи, от которой производить рассылку документов.
Еще добавляем регистр сведений «История рассылки». Регистр независимый с периодичностью в пределах секунды и тоже простой:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Отправлен», тип «Булево»;
· Реквизит – «ОписаниеОшибки». Текстовой поле, в которое будем записывать ошибки, если возникнут проблемы с отправкой;
· Реквизит – «АдресПолучателя». Электронный адрес, на который производилась отправка. Лучше хранить это в истории, на случай смены электронного адреса клиента.
Следующим шагом – создадим возможность удобно зарегистрировать документы на отправку.
Это можно сделать либо в специальной обработке, либо в списке документов добавить новую команду.
Я сделал отдельную обработку с динамическим списком документов на форме. Сделать необходимые отборы в таком варианте пользователю будет несложно. В форму добавляем команду «Подготовить к отправке». По команде производится запись выделенных строк документов в РС «Готовность к отправке».
Также в форме добавлена ссылка на учетную запись для отправки. От имени этой учетной записи и будет производиться рассылка документов. Его записываем в реквизит «Учетная запись» в РС.
Имеет смысл в форме добавить две команды:
1. «Готовые к отправке». Открывает форму РС «Готовность к отправке» с отбором по «готовность = истина»;
2. «Результат отправки». Открывает форму РС «История отправки».
Получаем простой инструмент по контролю групповой рассылки документов.
Групповая рассылка счетов: разработка регламентного задания
Следующий шаг, чтобы организовалась рассылка счетов, – разработка регламентного задания по групповой отправке. Он самый трудоемкий. Я разработку делал на релизе «Бухгалтерии предприятия 3.0.60» и выше.
Алгоритм регламентного задания следующий:
3. Сохраняем результат отправки в РС «История отправки». Если была ошибка отправки, то максимально подробно фиксируем ее описание в соответствующем реквизите регистра.
4. Удаляем запись в РС «Готовность к отправке» или выставляем значение «Готов к отправке» в значение «Ложь».
Разберем более подробно 2-й этап.
· «Кому» - массив структур. Элемент массива описывается двумя реквизитами «Адрес» - адрес электронной почты получателя и «Представление» - ее представление.
· «Тема» - Текстовое поле, содержащее тему письма. Заполняем произвольно, по усмотрению клиента. При необходимости можно сделать настраиваемый шаблон темы письма.
· «ТипТекста» - текст «HTML»;
· «Вложения» - массив, содержащий описание вложений. В него нужно вложить печатную форму документа. Функция по формированию описания вложений документы выглядит примерно так:
Имея под рукой эту памятку, можно за 2-3 часа разработать механизм в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, 3.0», счета можно будет рассылать групповым образом. А учитывая, что современные типовые решения 1С:БП 8 поддерживают модульность, то этот механизм может сработать и в других конфигурациях (сам не проверял).
Подходит для предприятий, ежемесячно оказывающих регулярные услуги своим клиентам. Например, аренда недвижимости, бухгалтерские услуги и т.д.
После установки данного расширения, в разделе ПРОДАЖИ появится новый функционал,
Открываем «Создание и обработка счетов на оплату». Выбираем нужный месяц, группу контрагентов (если у Вас для удобства регулярные клиенты выведены в отдельную папку).
Дальше нажимаем «Заполнить контрагентов». В табличную часть попадут все клиенты с видом договора «С покупателем», удовлетворяющим одновременно 2-м условиям:
- Эти контрагенты находятся в выбранной ранее Группе (папке) контрагентов. Если поле «Группа клиентов» пустое, то анализируется весь справочник контрагентов.
- В договоре стоит признак «Договор подписан»
Жмем «Создать счета», в таблично части появляются эти документы. Они создаются на основе последнего счета по данному договору. Если ранее не было счета, то обработка покажет это в виде отсутствия галочки в колонке «Отметка». В таком случае надо будет единожды создать его самостоятельно.
В созданных счетах автоматически будет установлена дата первого дня выбранного месяца. В содержании услуги, то что в документах отражается, будет автоматически добавлен месяц и год. Например, «Аренда офиса за август 2020 г»
Аналогично работает и раздел «Создать акты». Только в сформированных документах дата будет последний день выбранного месяца.
«Массовая формирование, печать и рассылка счетов и актов для 1С БП 3.0 (биллинг)» можно добавить в избранное, чтоб легко находить.
Расширение само запоминает последние настройки и в следующий раз вам не придется выбирать группу контрагентов.
При формировании счетов и актов автоматически в содержании (то что увидят Ваши клиенты) добавляется месяц и год. Например, «Аренда офиса за август 2020 г».
Цена: 500,00 руб./месяц
Будем рады, если наша работа вам пригодилась.
Готовы реализовать ваши индивидуальные пожелания к функционалу данной обработки, пишите в комментариях.
Читайте также: