Как сделать каталог в ворде

Обновлено: 07.07.2024

Функция каталогов в Word объединяет данные в одном документе, например в каталоге, каталоге или списке частей. Так как вы можете объединять различные типы источников данных, вы можете создавать отчеты из баз данных, таких как Access, с помощью всех функций форматирования Word.

Запуск документа

Откройте пустой документ.

Перейдите в список Рассылки > начать слияние >каталоге.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Текст, который требуется напечатать в итоговом документе только один раз, на данном этапе вводить не следует.

Введите текст, который будет повторяться для каждого элемента в каталоге, например Имя: или Адрес: метки для отдельных записей.

Щелкните или нажмите в том месте документа, куда вы хотите добавить поле слияния, и вставьте поле слияния. Дополнительные сведения см. в поле "Слияние"

Чтобы создать таблицу с одной надписью или строкой заголовков, создайте заголовок документа. Поместите строку меток таблицы в заглавную строку. Затем поместите поля слияния в текст документа.

Это хорошо работает для длинных каталогов, которые охватывают несколько страниц, так как для каждой страницы создается заглавный.

Ввести символы полей слияния (« ») вручную нельзя. Необходимо использовать область задач "Слияние".

Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например < MERGEFIELD Город >, это означает, что Word показывает вместо значений полей их коды. Это не влияет на слияние, но его сложно отформатирование. Щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Коды полей.

При необходимости повторите шаг 2.

После завершения основного документа и вставки всех полей слияния перейдите к вкладке Файл >Сохранить как.

Перейдите в список рассылки >предварительный просмотр результатов.

Если вам нужно изменить, выберите Просмотр результатов, чтобы вернуться к представлению поля слияния.

Выберите Рассылки >Завершить & слияние и выберите Изменить отдельные документы. Вы увидите два других варианта, но не сможете использовать их с каталогом.

Выберите один из следующих вариантов:

Чтобы объединить все записи, выберите все.

Чтобы объединить только запись, которая вы видите в окне документа, выберите Текущая запись.

Чтобы объединить диапазон записей, введите номера записей в поля с и по.

В новом документе добавьте текст, который нужно печатать только один раз, например заголовки, колонтели, заголовки столбцов и любой другой текст.

Сохраните или напечатайте каталог, как обычный документ.