Как сделать общий доступ к презентации powerpoint

Обновлено: 06.07.2024

По итогам доклада всегда есть желающие получить презентацию докладчика. А иногда самому выступающему важно распространить свои слайды максимальному количеству участников мероприятия.

В данной статье мы познакомимся с различными способами распространения своей презентации.

Какие способы распространения презентации существуют?

Начнем с классики. Самый простой способ – отдать файл с презентацией. Обычно докладчик скидывает файл на компьютер, с которого осуществляется доклад. А все желающие потом копируют этот файл себе на флешку.

Другой способ раздать файл – разослать его всем желающим по почте.

Или еще вариант: загрузить файл с презентацией на какой-либо сайт или файловое хранилище, чтобы все желающие смогли скачать этот файл.

Нужно учитывать, что все способы распространения презентации в виде файла дают возможность получателю редактировать ее, копировать содержимое, изменять. Если необходима защита презентации, то можно посмотреть эту статью и выбрать подходящий способ защиты своего продукта.

Либо использоваться одним из следующих способов.

Сконвертировать презентацию в формат HTML

Презентацию можно преобразовать в html. Полученный файл можно разместить на сайте. Просмотреть его можно на любом устройстве. Для просмотра презентации в формате html не нужна программа PowerPoint и какие-либо дополнительные настройки браузера.

Для преобразования сайта в html можно использоваться одним из множества конверторов, доступных в Интернет. Как платных, так и бесплатных.

Конвертировать в видео и опубликовать на Ютуб

Презентацию можно преобразовать в видеофайл, а затем разместить этот видеофайл на youtube. Для преобразования презентации в видеоформат можно воспользоваться, например программой iSpring Suite. Эта программа встраивается в PowerPoint. Либо другой доступной программой.

В некоторых ситуациях видеоролик имеет преимущества по сравнению с файлом презентации. Это преимущество заключается в том, что презентация автоматически воспроизводится. Не нужно заботиться о перелистывании слайдов. Но есть и существенное ограничение: видеоформат подойдет только для линейных презентаций, где слайды меняются последовательно.

Использовать хостинг для презентаций

Размещение презентаций на специализированных площадках, специально разработанных для хранения презентаций – наиболее популярный и удобный на сегодняшний день способ. Суть его заключается в следующем: загружаем презентацию на сервис и получаем результат в виде проигрывателя со слайдами нашей презентации. Например, так выглядит презентация, загруженная в сервис Google Slides:

Google Slides – один из сервисов подобного рода. Подробный обзор будет в отдельной статье.

Предоставление общего доступа к презентации с помощью сохранения ее в облаке и отправки другим пользователям

Если ваша презентация еще не сохранена в облаке, выберите, где сохранить свою презентацию в облаке.

Выберите уровень разрешений.

Нажмите Применить.

Сведения о совместной работе над документом с другими пользователями см. в статье Совместная работа над презентациями PowerPoint.

Предоставление общего доступа с помощью традиционного вложения электронной почты:

Если вы не хотите предоставлять доступ к документу другим пользователям для совместной работы, используйте традиционное вложение в электронном письме для отправки презентации другим пользователям.

В OneDrive для бизнеса или SharePoint вы можете предоставить общий доступ к PDF-файлу или копии презентации по электронной почте

Эта функция доступна только при наличии подписки на Microsoft 365. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.

Нажмите Вложить копию в качестве замены в диалоговом окне Общий доступ

В OneDrive предоставьте общий доступ к PDF-файлу или копии презентации через электронную почту

В PowerPoint для macOS вы можете делиться презентациями и работать над ними вместе с другими пользователями. При совместном редактировании презентации изменения, внесенные соавторами, объединяются. Если вы хотите поделиться презентацией, вы можете:

пригласить людей для просмотра или изменения файла, который хранится в облаке, например в OneDrive;

Примечание: Сведения о сохранении презентации в формате JPEG или PDF см. в статье Форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint.

Важно: Презентации в формате PPTX или PPSX, которые хранятся в OneDrive или на сервере с установленным Microsoft SharePoint Server 2010 или более поздней версии, можно редактировать одновременно с другими пользователями. Для работы с SharePoint в Office для Mac требуется Microsoft Office 2011 для Mac (выпуск для дома и бизнеса, академический выпуск или стандартный выпуск) или более поздней версии.

Приглашение людей для просмотра или изменения презентации

Сохраните файл в облаке, а затем пригласите пользователей для его просмотра или редактирования. В результате при каждом обновлении файла всем, кому вы предоставили доступ, будет доступна его последняя версия.

Пригласите пользователей, добавив их адреса электронной почты в поле приглашения. Если вы добавляете имена в первый раз, PowerPoint запросит доступ к сведениям о контактах.

Вставьте ссылку в нужное место.

Выберите пункт Презентация или PDF.

Часто бывает необходимо организовать совместную работу над документом или предоставить другим людям доступ на чтение. Microsoft Office предоставляет такую возможность.

Доступ через браузер

Как бы вы ни предоставляли доступ на документы, другие пользователи смогут открыть их онлайн, даже если не являются подписчиками платной версии MS Office. Онлайн-версия доступна для всех, правда имеет некоторые ограничения по функционалу.

Впрочем, по нажатию этих разных по оформлению ссылок открывается единое окно для общего доступа. Слева в нем сообщается о том, кому уже предоставлен доступ к файлу, а справа можно ввести электронные адреса новых получателей. По нажатию на ссылку «Получатели могут вносить изменения» можно изменить права редактирования на опцию «Получатели могут только просматривать», а также можно указать, что для работы с файлом необходимо войти в учетную запись Microsoft (хотя это необязательно).

Доступ с компьютера

Чтобы поделиться документом, с которым вы работаете на стационарном компьютере, не придется разбираться в различных подходах к оформлению различных программ. Word, Excel, PowerPioint, OneNote – имеют одинаковый интерфейс для этих целей.

Если файл ранее еще не был выгружен в хранилище OneDrive, то вам будет предложено это сделать по кнопке «Сохранить в облаке». Если открылось представление «Сохранить как», то выберите здесь пункт «OneDrive», укажите имя файла и нажмите на кнопку «Сохранить».

Вы можете предоставить общий доступ к презентации PowerPoint только тогда, когда вы являетесь выступающим.

1. Наведите указатель мыши на значок "Показать" и нажмите кнопку Демонстрировать файл PowerPoint …

2. В диалоговом окне Выберете презентацию PowerPoint для показа нажмите кнопку Обзор и найдите нужную презентацию.

3. Выберите презентацию и нажмите кнопку Открыть.

Презентация, к которой предоставлен общий доступ, отображается на сцене собрания. В этом окне можно выполнять указанные ниже действия.

· С помощью навигационных стрелок под презентацией можно перемещаться по слайдам.

· Чтобы добавить к слайдам примечания, щелкните значок "Примечание" в верхней правой части презентации и используйте панель примечаний.

В общей презентации можно переходить по встроенным ссылкам. Но если в презентации есть примечания, то сначала нужно выйти из режима примечаний. На панели примечаний нажмите крестик "Выйти из режима примечаний".

Дополнительные сведения об общем доступе к презентациям

Чтобы сменить выступающего во время презентации, выберите команду Принять роль выступающего, если вы являетесь выступающим. Иначе другой выступающий должен щелкнуть правой кнопкой мыши ваше имя в списке участников и выбрать команду Сделать выступающим, тогда вы сможете занять место выступающего.

Чтобы лично просмотреть слайд, который в данный момент не показывается выступающим, можно воспользоваться стрелками под презентацией или нажать кнопку Эскизы и выбрать нужный слайд. Эта возможность доступна только выступающим.

Чтобы переименовать презентацию, наведите указатель мыши на значок "Показать" и выберите команду Управлять демонстрируемым содержимым. В диалоговом окне Демонстрируемое содержимое нажмите кнопку "См другие параметры" (многоточие), а затем выберите команду Переименовать. Введите новое имя презентации и нажмите кнопку ОК.

Чтобы установить разрешения на сохранение презентации, наведите указатель мыши на значок "Показать" и выберите команду Управлять демонстрируемым содержимым. В диалоговом окне Демонстрируемое содержимое нажмите кнопку Разрешения для нужной презентации, а затем выберите Выступающие или Все.

Чтобы сохранить копию презентации, наведите указатель мыши на значок "Показать" и выберите команду Управлять содержимым для показа. В диалоговом окне Демонстрируемое содержимое нажмите кнопку Сохранить для нужной презентации. Если у вас нет необходимых разрешений, то кнопка Сохранить будет отключена (она будет затемнена).

Чтобы прекратить общий доступ к презентации, нажмите кнопку Прекратить показ.

Читайте также: