Как сделать отчет в ворде

Обновлено: 04.07.2024

Так уж получилось, что по долгу службы мне часто приходится использовать MS Word для написания научно-технических отчетов. В течение 10 лет на работе я практически ежедневно сталкиваюсь с тем, что компьютер вместе с этим довольно мощным редактором текстов люди преимущественно используют в качестве аналога пишущей машинки. В принципе, этого хватает для написания служебной или объяснительной записки, но когда человек начинает таким же образом формирование реферата, научно-технического отчета или написание книги, такая работа, в силу необходимости регулярной редактуры ранее написанного, очень быстро становится пыткой. И такой же пыткой становится редактирование текста человеком, умеющим работать в MS Word, после правок, внесенных человеком, работать в нем не умеющем.

Здесь я постараюсь отразить основные вехи того, как делать правильно, и как делать не следует. Далее я покажу, что текстовый редактор MS Word изначально разрабатывался программистами и для программистов, а не для прочих людей. Впрочем, со мной вполне согласна Светлана Семененко.

Документ с кучей пустых строк смотрится отвратительно и по-разному открывается в различных версиях MS Word (вы рискуете не увидеть начало новой порции текста там, где вы это задумали, и количество страниц также может отличаться).

Первое, что необходимо освоить начинающему работать в текстовом редакторе – использование стилей (Alt + Ctrl + Shift + s).

В MS Word присутствуют базовые (!) стили заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3…). Но это совсем не означает, что нам нужно их использовать в исходном виде. От них необходимо наследоваться – вот вам и второе требование из мира программирования. Для того, чтобы настроить свою гибридную систему заголовков нам нужно запомнить две основные локации:

Главная – Многоуровневый список – Определить новый многоуровневый список

И Ссылки – Оглавление – Настраиваемое оглавление – Параметры.

Необходимо сразу отметить, что обыкновенные маркированный и нумерованный списки в силу их примитивности и ограниченной сферы применения (нет связи с уровнями оглавления, невозможно переопределить принцип нумерации, невозможно установить символ после номера) мы будем использовать только для создания списков внутри разделов, не участвующих в формировании основной структуры документа.

Что необходимо здесь отметить:

6. Все остальные настройки – это некая эзотерика, которая позволяет привести вид заголовка к его прообразу в ГОСТ 7.32-2001 (цвет, размер шрифта, выравнивание, отступы, кернинг, интерлиньяж).

Вторым этапом настройки системы гибридных заголовков будет настройка многоуровневого списка.

Здесь необходимо отметить следующее:

1. Применить ко всему списку – структура многоуровневого списка должна проходить через весь документ;

4. Символом после номера назначаем пробел вместо знака табуляции, чтобы не иметь регулярных проблем с расстоянием между номером и заголовком.

Само собой, люди, которые занимались разработкой стандарта, совершенно не в курсе этих проблем. И, мало того, что они не имеют практически никакого представления об эстетике (заголовки одного уровня разными буквами с разным выравниванием), им к тому же абсолютно по-барабану, каким образом вы будете реализовывать этот стандарт с помощью текстового редактора (многие вещи, как вы убедились, реализовываются достаточно нетривиально, если вы хотите хоть немного автоматизировать процесс формирования документа, и по этой причине стандарт, безусловно, требует, как минимум доработки).

В итоге мы настроили свою собственную систему заголовков, соответствующую ГОСТ 7.32-2001, и определили уровни автособираемого оглавления, для которых они будут применяться (например, может быть назначено два заголовка первого уровня – нумерованный и ненумерованный, внешне выглядящие совершенно по-разному – вот ради чего и затевалось создание своей системы заголовков с помощью наследования).

Затем закрываем MS Word, переходим в папку C:\Users\>\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны или C:\Users\>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates в зависимости от версии Windows, и без зазрения совести переписываем базовый шаблон Normal.dotm на новый, все равно более бестолкового базового шаблона, чем шаблон Microsoft, невозможно придумать для целей всех наших школьников, студентов и клерков.

В следующих статьях я расскажу о правильной работе с таблицами, рисунками, ссылками, полями и макросами, научу обходить проблемы, спровоцированные разработчиками госстандартов, и также научу пользоваться необходимыми горячими клавишами, чтобы документ соответствовал основным требованиям типографики и не поджигал задницу вашего преподавателя. Также мы научимся делать все вышеперечисленное в свободном редакторе LibreOffice, и я покажу его несомненные преимущества по сравнению с монструозным детищем компании Microsoft.

После того как вы установили плагин Creatio для Word, можно приступать к настройке отчетов.

Для добавления нового отчета потребуется выполнить следующие шаги:

На странице добавленной записи настроить поля и таблицы, которые будут отображаться в отчете, на странице добавленной записи. Подробнее >>>

Пример. Настроим возможность распечатывать отчет “Протокол встречи” в разделе Активности .

Добавить запись отчета Word в Creatio

На заметку. Если планируется перенос пакета на другую рабочую среду, то создайте пакет и установите его в качестве текущего.

В блоке “Настройка системы” нажмите “Настройка отчетов”.

Откроется раздел Дизайнер отчетов .

Кликните Добавить отчет —> MS Word (Рис. 1).

На заметку. Настройка отчетов FastReport описана в статье Отчеты FastReport документации по разработке.

Установите признаки Отображать в разделе и/или Отображать на странице записи , чтобы определить, где отчет Word будет доступен для печати (Рис. 2).

Далее необходимо настроить поля и таблицы, которые будут отображаться в отчете.

Настроить содержимое отчета Word

Вы можете добавить в отчет как обычные данные, например, имя выбранного контакта или дату активности, так и табличные данные. В табличных данных можно отобразить записи, напрямую связанные с основным объектом отчета, а также записи объектов с обратной связью.

Настроить поля отчета

В открывшемся окне выбора колонок выберите колонки, значения которых должны отображаться в отчете (Рис. 3). Например, чтобы отобразить в протоколе встречи название активности, выберите колонку Заголовок . Для отображения времени проведения активности выберите колонки Начало и Завершение и т. д.

В результате добавленные колонки можно будет использовать при настройке внешнего вида отчета в плагине Word.

При необходимости можно добавить в шаблон логические поля, например, признак Не использовать телефон для контакта или признак Подтверждена активности. Для настройки внешнего вида логических полей в итоговом документе используются специальные макросы, работа с которыми описана в статье Отчеты Word документации по разработке.

Настроить таблицы отчета

В таблицах можно отобразить ряд записей, связанных с основным объектом отчета. Отображаемые в таблице записи могут принадлежать объектам, напрямую связанным с объектом отчета, или объектам с обратной связью.

Настроить таблицу по данным связанного объекта

Пример. Основным объектом отчета “Протокол встречи” является активность. Настроим, чтобы в протоколе встречи отображалась таблица с перечнем участников активности (записи объекта “Участник активности”, связанные с соответствующей активностью).

На открывшейся странице табличных данных заполните следующие поля (Рис. 4):

В поле Объект таблицы выберите объект, на основании данных которого необходимо сформировать таблицу. Например, чтобы добавить в протокол таблицу с перечнем участников активности, выберите объект “Участник активности”.
В поле Название таблицы укажите заголовок таблицы, который будет отображаться при редактировании внешнего вида шаблона в плагине Word.
В поле Колонка объекта таблицы укажите колонку, по которой таблица должна быть связана с основным объектом отчета. В нашем примере это колонка “Активность”.
В поле Колонка основного объекта укажите колонку, по значению которой будет выполняться фильтрация записей в таблице. В большинстве случаев колонка объекта таблицы — это “Id”.

Установите признак Скрывать таблицу при отсутствии данных , чтобы пустая таблица не отображалась в итоговом документе.

Рис. 4 — Общие настройки таблицы “Участники активности”

Укажите порядок сортировки записей в таблице. Для этого выберите порядок сортировки “По возрастанию” или “По убыванию” в меню кнопки рядом с названием колонки, по которой необходимо отсортировать записи в таблице. Например, установите для колонки “Участник” порядок сортировки “По возрастанию”, и список участников встречи будет отображаться в протоколе в алфавитном порядке (Рис. 5).

Рис. 5 — Настройка сортировки записей таблицы в отчете

Чтобы настроенные условия сортировки применились при печати отчета, необходимо, чтобы все колонки, по которым выполняется сортировка, были добавлены в шаблон отчета в плагине Word. Подробнее о добавлении табличных данных в шаблон в плагине читайте в статье Настроить отчет в плагине Word и загрузить в Creatio.

Также записи таблицы можно сортировать по нескольким колонкам. При этом сортировка будет выполнена по той колонке, которая расположена выше в группе настроек колонок таблицы.

При необходимости перейдите на вкладку Фильтры и постройте фильтр, условиям которого должны соответствовать записи таблицы. Например, чтобы в таблице отчета отображались только те участники, которые являются сотрудниками и клиентами вашей компании, постройте фильтр такого вида: “Участник.Тип = Клиент; Сотрудник” (Рис. 6).

В результате добавленные колонки таблицы можно будет использовать при настройке внешнего вида отчета в плагине Word.

Настроить таблицу по данным объекта с обратной связью

Пример. Основным объектом отчета “Протокол встречи” является активность. Настроим, чтобы в протоколе встречи вдобавок к таблице с перечнем всех участников активности отображалась отдельная таблица со списком участников продажи, которой посвящена текущая встреча.

На открывшейся странице табличных данных заполните следующие поля (Рис. 7):

В поле Объект таблицы выберите объект, на основании данных которого необходимо сформировать таблицу. Например, чтобы добавить в протокол таблицу с участниками продажи, выберите объект “Участник продажи”.
В поле Название таблицы укажите заголовок таблицы, который будет отображаться при редактировании внешнего вида шаблона в плагине Word.
В поле Колонка объекта таблицы укажите колонку, по которой таблица связана с основным объектом отчета — активностью. В нашем примере это колонка “Продажа” объекта “Участник продажи”.
В поле Колонка основного объекта укажите колонку основного объекта отчета, по которой с ним связана таблица. В нашем примере это колонка “Продажа” объекта “Активность”.

После того как вы создали запись отчета в Creatio, можно перейти к настройке отчета в плагине Word.

Скопировать отчет Word

Копирование отчета Word доступно в Creatio версии 7.17.2 и выше.

Копирование отчета позволяет сократить время настройки похожих отчетов.

При копировании в новый отчет сохраняется шаблон исходного отчета и следующие настройки:

колонки,
макросы,
табличная часть,
фильтры.

Скопировать отчет можно по кнопке Копировать в разделе Настройка отчетов .

Скопировать таблицу в рамках одного отчета можно по кнопке в строке с названием таблицы.

Перенести пакет с отчетом на другую среду разработки (опционально)

Перейдите в дизайнер системы по кнопке .
В блоке “Конфигурирование разработчиком” перейдите по ссылке “Управление конфигурацией”.
На панели инструментов реестра раздела нажмите Добавить —> Данные (Рис. 8).

Рис. 8 — Добавить тип конфигурационного элемента “Данные”

SysModuleReport_ ReportName — отчет. Подключается по Id отчета из таблицы dbo.SysModuleReport базы данных. Например, для отчета “Протокол встречи” это “SysModuleReport_ MeetingMinutes”.
SysModuleReportTable_ ReportName — табличная составляющая отчета. Подключается по Id отчета из таблицы dbo.SysModuleReportTable базы данных. Например, для отчета “Протокол встречи” это “SysModuleReportTable_ MeetingMinutes”.

Рис. 9 — Привязанные данные отчета в реестре раздела Конфигурация

После этого можно выполнять перенос пакета с отчетом на другую рабочую среду.

Пользователи могут средствами Creatio создавать отчеты MS Word и с помощью плагина Creatio MS Word Report Designer выполнять их настройку. Создание и настройка отчетов MS Word описаны в статье "Настройка отчетов MS Word".

Для настройки дополнительных возможностей выведения данных из Creatio в отчет MS Word необходимо использовать макросы. Можно использовать как базовые макросы, так и создавать пользовательские.

Базовые макросы

Общий порядок действий при создании отчета MS Word с использованием базовых макросов:

Конвертирует дату в соответствии c заданным форматом. Формат по умолчанию " dd.MM.yyyy ". Если формат даты не указан, то значения будут конвертированы в формат по умолчанию. Ознакомиться с подробным описанием форматов дат можно в документации Microsoft. Использование аргумента необязательно.

При введенном значении " 07/15/2020 11:48:24 AM " макрос вернет результат " 15.07.2020 ".

При введенном значении " 31/01/2019 08:25:48 AM " макрос вернет результат " 01/31/2019 ".

Конвертирует значение строки в нижний регистр. Макрос используется без аргументов.

При введенном значении " ПриМеР " макрос вернет результат " пример ".

Конвертирует значение строки в верхний регистр. Использование аргумента необязательно. Если передан аргумент " FirstChar ", то в верхний регистр будет конвертирован только первый символ.

При введенном значении " пример " макрос вернет результат " ПРИМЕР ".

При введенном значении " пример " макрос вернет результат " Пример ".

Конвертирует дробное число в число с разделителем тысячных разрядов. По умолчанию разделителем является символ пробела. Использование аргумента необязательно.

При введенном значении " 345566777888.567 " макрос вернет результат " 345 566 777 888.567 ".

При введенном значении " 345566777888.567 " макрос вернет результат " 345,566,777,888.567 ".

На заметку. Если дробная часть числа равна нулю, то она не будет отображена. Например, при введенном значении " 345566777888.000 " макрос вернет результат " 345,566,777,888 ".

Конвертирует число в строковое представление. Использование аргумента необязательно. Допускается использование следующих аргументов:

Cent — возвращает дробную часть числа, не конвертируя ее в строковое представление.
Decimal — преобразует дробную часть числа в строковое представление.

При введенном значении " 456 " макрос вернет результат " четыреста пятьдесят шесть ".

При введенном значении " 456.78 " макрос вернет результат " четыреста пятьдесят шесть ". Если не указаны параметры, то учитывается только целая часть числа.

При введенном значении " 123.45 " макрос вернет результат " 45 ".

При введенном значении " 123 " макрос вернет результат " 00 ".

При введенном значении " 777.77 " макрос вернет результат " семьсот семьдесят семь целых семьдесят семь сотых ".

Конвертирует булевое значение в заданный пользователем вид. Использование аргумента обязательно. Допускается использование следующих аргументов:

CheckBox — преобразует введенное значение в элемент выбора " ☑ "/" ☐ ".
Да,Нет — преобразует введенное значение в текст " Да,Нет ".

Если колонка содержит значение true , то макрос вернет результат " ☑ ".

Если колонка содержит значение true , то макрос вернет результат " Да ".

Пользовательские макросы

Пользовательские макросы необходимо использовать для реализации нестандартных задач по настройке отчетов MS Word.

Общий порядок действий при создании отчета MS Word с использованием пользовательских макросов:

Установите плагин Creatio MS Word Report Designer (выполняется однократно), как описано в статье "Установка плагина Creatio для MS Word".
Добавьте запись отчета в разделе Настройка отчетов ( Report setup ).
Настройте параметры отображения отчета.
Реализуйте пользовательские макросы.
Настройте поля и таблицы отчета.
В плагине Creatio MS Word Report Designer настройте внешний вид отчета, а затем загрузите настроенный шаблон отчета в Creatio.

Пользовательский макрос для настройки отчета MS Word представляет собой класс, реализующий интерфейс IExpressionConverter (см. схему ExpressionConverterHelper пакета NUI ).

Чтобы вызвать пользовательский макрос из шаблона отчета, макрос должен быть отмечен атрибутом ExpressionConverterAttribute с указанием имени макроса. Например

В классе должен быть реализован метод интерфейса Evaluate(object value, string arguments = "") . Метод в качестве аргумента принимает значение поля из шаблона отчета MS Word и возвращает значение типа string , которое будет подставлено на место этого поля в готовом отчете.

Общий порядок действий при создании пользовательского макроса отчета MS Word:

Перенос пакета с отчетом на другую среду разработки

Для переноса пакета с отчетом на другую среду разработки в разделе Конфигурация ( Configuration ) перейдите на вкладку Данные ( Data ) и выполните привязку данных следующих элементов:

SysModuleReport_ReportName — отчет. Подключается по Id отчета из таблицы dbo.SysModuleReport базы данных.
SysModuleReportTable_ReportName — табличная составляющая отчета. Подключается по Id отчета из таблицы dbo.SysModuleReportTable базы данных.

На заметку. Посмотреть Id записи в таблице базы данных без доступа к ней можно, отобразив системную колонку Id в окне привязки данных к пакету.

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.