Как сделать подсуммирование в excel

Обновлено: 07.07.2024

Свою первую статью из цикла об самых полезных функциях в Excel я бы хотел с той функции без которой ну прям, вообще, невозможно, от слова «вообще». Функция, которую знает, наверное, любой несведущ в программе пользователь. Самая главная, не побоюсь этого слова — это функция СУММ. Данная функция является одной из самых или даже самая использованная формула суммирования в Excel, её используют все, даже те кто не умеет и не знает ничего о Excel и делает это все на интуитивном уровне, в отличии от текстовых, статистических, логических, других математических, временных, а также прочих интересных и полезных функций и свойств программы.

Эту формулу, как и все, можно найти в редакторе функций в разделе: “Математические”, а также она практически всегда встречается в меню “10 наиболее использованных функций”. Быстрый доступ к которому можно получить и через строку состояния там, где прописывается адрес ячейки. А на сайте вы найдете описание этой и других функций в разделе «Справочник функций».

Для простоты использования в Excel внедрили интеллектуальный подбор функций, то есть, это когда вы начинаете набирать пальчиками название функции, обящательно, после знака “=”, а Excel автоматически представляет вам ниже все доступные функции, которые начинаются на введённые вами символы и тогда со списка можете выбрать нужный вариант, а именно = СУММ(). В этом случае все аргументы в скобки вы впишете сами, а вот при выборе мастера функций — выводится меню данной функции с полями для ввода и помощью в правильности написания. В полях для ввода аргументов можно использовать, как одиночные значения, так и диапазоны значений. Это также, в принципе, можно делать и при ручном вводе, но не стоит забывать разделять аргументы знаком “;” (точка с запятой), так как при использовании мастера функций, этот знак Excel ставит сам.

Данную функцию используют для всех без исключения операций суммирования. Она является самой простейшей в использовании функций, простота её использования понравится любому пользователю, особенно бухгалтеру или економисту.

Функция СУММ в Excel предоставлена как очень простыми вычислениями:

так и вычисление диапазонов или групы диапазонов и разнообразнейших значений на просторах вашей таблицы,

ну или же сложными вложенными вычислениями внедрёнными в функцию СУММ:

В меню управления, также представлена функция СУММ в Excel под названием “Автосумма” и обозначается значком-пиктограммой “Е”, так называемой кнопкой «горячого» доступа, но эта версия функции урезана и работает только для диапазонов, но её преимущество неоспоримо в полной автоматизации, нажал 1 кнопку и получил необходимый результат.

Ещё возможность суммирования есть в строке состояния (правый нижний угол) и эта функция позволяет оперативно суммировать, но увы, без права сохранения. Я её использую вместо калькулятора, чрезвычайно быстрая и удобная функция программы Excel.

Пробуйте экспериментируйте и достигайте новых высот в профессионализме.

Также вам будет полезно прочитать о многих других функциях в статью на моем сайте. Там вы сможете узнать еще много полезного для использование в работе и улучшение своей эффективности.

"Запах прибыли приятен, от чего бы он ни исходил.
"
Д.Ю. Ювенал

Для выборочного подсчета по нескольким условиям в больших таблицах можно использовать несколько способов: фильтры, сводные таблицы, функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН и т.д.

Еще одним, относительно экзотическим, но весма мощным инструментом является функция БДСУММ (DSUM) из категории Работа с базой данных (Database) . При внешней простоте, она позволяет гибко фильтровать списки по нескольким сложным и связанным между собой условиям и подсчитывает сумму найденных записей по заданному столбцу. Синтаксис функции таков:

=БДСУММ( Исходные_данные ; Столбец_результата ; Диапазон_условий )

Исходные_данные - диапазон, включающий в себя таблицу с данными, которые мы анализируем и строкой заголовка.
Столбец_результата - название (из шапки таблицы) или порядковый номер столбца, по которому нужно просуммировать данные.
Диапазон_условий - диапазон, содержащий названия столбцов и условия по ним.

Чтобы удобнее было ссылаться эту таблицу в будущем, конвертируем ее в "умную" командой Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home - Format as Table) или сочетанием клавиш Ctrl + T . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) зададим ей имя - например БазаДанных.

Простая сумма по одному условию

Начнем с простого случая. Допустим, нам нужно просуммировать стоимость по всем сделкам сока Добрый. Это будет выглядеть следующим образом:

Обратите внимание на следующие моменты:

Приблизительный и точный текстовый поиск

При необходимости, можно легко реализовать не только точный, но и приблизительный текстовый поиск. Посмотрите внимательно на следующие варианты суммирования выручки по городу Абакан и разницу между ними:

Если нужен поиск точного соответствия, то используем конструкцию '= (апостроф и знак равно).
Если нужен поиск подстроки, т.е. всех ячеек, которые содержат нужное значение, то его надо заключить в звездочки. В нашем случае будут просуммированы все варианты Абакана (с "г.", без "г.", с пробелами перед-после и т.п.)
Если просто ввести значение без равно и звездочек, то будут найдены и просуммированны все строки, где содержимое начинается с указанного значения, т.е. это равноценно звездочке в конце.

Несколько условий со связками "И" - "ИЛИ"

Если нужно просуммировать данные по нескольким условиям, связанным друг с другом логическим оператором И (AND), то ячейки с этими условиями должны быть в одной строке. Например, если нужно просуммировать все продажи Fanta по Абакану (в любом виде его написания), то это будет выглядеть так:

Если же нужно связать несколько условий логическим оператором ИЛИ (OR), то их нужно расположить в разных строчках. Например, если нужно просуммировать деньги по всем вариантам написания "города на Неве", коих великое множество:

И конечно же, можно комбинировать оба подхода, сочетания в одном запросе условия со связками И и ИЛИ одновременно:

В этом случае вычисляется сумма продаж Fanta в Абакане и Burn у Дубинина.

Суммирование по интервалу дат

В диапазоне условий можно легко задать интервал дат для подсчета. Если интервал ограничен с двух сторон, то нужно будет задать два условия, связанных между собой логическим "И" - поэтому придется писать условия в одной строке, т.е. добавить еще один столбец с тем же названием Дата сделки:

В данном случае вычисляется сумма продаж Fanta за 2016 год и Фруктайм до 2016 года.

Условия для чисел

Для отбора по числовым критериям можно смело использовать обычные знаки неравенств >, <, >=, <= как и в обычных формулах Excel. Например, если нам нужно просуммировать все продажи любых видов колы, где сумма сделки была в интервале 500-600:

Исключения "все кроме"

Если нужно при суммировании исключить записи по какому-либо параметру, то можно использовать символы "<>" обозначающие "не равно" в синтаксисе Excel. Допустим, нам нужно просуммировать все данные по Fanta кроме Самары и по Квасу кроме Пензы - это будет выглядеть так:

Заключение

Надеюсь, вы уже поняли, что функция БДСУММ является очень неплохим инструментом и, зачастую, более удобной альтернативой классическим функциям выборочного подсчета типа СУММЕСЛИ (SUMIF) и СУММЕСЛИМН (SUMIFS) . Кроме того, в той же категории Работа с базой данных (Database) можно найти ее "подруг", вычисляющих не только сумму:

Имеем таблицу по продажам, например, следующего вида:

Задача: просуммировать все заказы, которые менеджер Григорьев реализовал для магазина "Копейка".

Способ 1. Функция СУММЕСЛИ, когда одно условие

Если бы в нашей задаче было только одно условие (все заказы Петрова или все заказы в "Копейку", например), то задача решалась бы достаточно легко при помощи встроенной функции Excel СУММЕСЛИ (SUMIF) из категории Математические (Math&Trig) . Выделяем пустую ячейку для результата, жмем кнопку fx в строке формул, находим функцию СУММЕСЛИ в списке:

Жмем ОК и вводим ее аргументы:

Диапазон - это те ячейки, которые мы проверяем на выполнение Критерия. В нашем случае - это диапазон с фамилиями менеджеров продаж.
Критерий - это то, что мы ищем в предыдущем указанном диапазоне. Разрешается использовать символы * (звездочка) и ? (вопросительный знак) как маски или символы подстановки. Звездочка подменяет собой любое количество любых символов, вопросительный знак - один любой символ. Так, например, чтобы найти все продажи у менеджеров с фамилией из пяти букв, можно использовать критерий . . А чтобы найти все продажи менеджеров, у которых фамилия начинается на букву "П", а заканчивается на "В" - критерий П*В. Строчные и прописные буквы не различаются.
Диапазон_суммирования - это те ячейки, значения которых мы хотим сложить, т.е. нашем случае - стоимости заказов.

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН, когда условий много

Если условий больше одного (например, нужно найти сумму всех заказов Григорьева для "Копейки"), то функция СУММЕСЛИ (SUMIF) не поможет, т.к. не умеет проверять больше одного критерия. Поэтому начиная с версии Excel 2007 в набор функций была добавлена функция СУММЕСЛИМН (SUMIFS) - в ней количество условий проверки увеличено аж до 127! Функция находится в той же категории Математические и работает похожим образом, но имеет больше аргументов:

При помощи полосы прокрутки в правой части окна можно задать и третью пару (Диапазон_условия3-Условие3), и четвертую, и т.д. - при необходимости.

Если же у вас пока еще старая версия Excel 2003, но задачу с несколькими условиями решить нужно, то придется извращаться - см. следующие способы.

Способ 3. Столбец-индикатор

Добавим к нашей таблице еще один столбец, который будет служить своеобразным индикатором: если заказ был в "Копейку" и от Григорьева, то в ячейке этого столбца будет значение 1, иначе - 0. Формула, которую надо ввести в этот столбец очень простая:

=(A2="Копейка")*(B2="Григорьев")

Логические равенства в скобках дают значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, что для Excel равносильно 1 и 0. Таким образом, поскольку мы перемножаем эти выражения, единица в конечном счете получится только если оба условия выполняются. Теперь стоимости продаж осталось умножить на значения получившегося столбца и просуммировать отобранное в зеленой ячейке:

Способ 4. Волшебная формула массива

Если вы раньше не сталкивались с такой замечательной возможностью Excel как формулы массива, то советую почитать предварительно про них много хорошего здесь. Ну, а в нашем случае задача решается одной формулой:

=СУММ((A2:A26="Копейка")*(B2:B26="Григорьев")*D2:D26)

После ввода этой формулы необходимо нажать не Enter , как обычно, а Ctrl + Shift + Enter - тогда Excel воспримет ее как формулу массива и сам добавит фигурные скобки. Вводить скобки с клавиатуры не надо. Легко сообразить, что этот способ (как и предыдущий) легко масштабируется на три, четыре и т.д. условий без каких-либо ограничений.

Способ 4. Функция баз данных БДСУММ

В категории Базы данных (Database) можно найти функцию БДСУММ (DSUM) , которая тоже способна решить нашу задачу. Нюанс состоит в том, что для работы этой функции необходимо создать на листе специальный диапазон критериев - ячейки, содержащие условия отбора - и указать затем этот диапазон функции как аргумент:

Не очень частый, но и не экзотический случай. На моих тренингах такой вопрос задавали не один и не два раза :) Суть в том, что мы имеем конечный набор каких-то чисел, из которых надо выбрать те, что дадут в сумме заданное значение.

В реальной жизни эта задача может выглядеть по-разному.

Например, мы выгрузили из интернет-банка все платежи, которые поступили на наш счет за последний месяц. Один из клиентов разбивает сумму своего платежа на несколько отдельных счетов и платит частями. Мы знаем общую сумму оплаты и количество счетов, но не знаем их сумм. Надо подобрать те суммы в истории платежей, которые дадут в общем заданное значение.
У нас есть несколько рулонов стали (линолеума, бумаги. ), из которых надо подобрать под заказ те, что дадут заданную длину.
Блэкджек или в народе "очко". Надо набрать карты суммарной стоимостью максимально близкой к 21 баллу, но не превысить этот порог.

В некоторых случаях может быть известна разрешенная погрешность допуска. Она может быть как нулевой (в случае подбора счетов), так и ненулевой (в случае подбора рулонов), или ограниченной снизу или сверху (в случае блэкджека).

Давайте рассмотрим несколько способов решения такой задачи в Excel.

Способ 1. Надстройка Поиск решения (Solver)

Эта надстройка входит в стандартный набор пакета Microsoft Office вместе с Excel и предназначена, в общем случае, для решения линейных и нелинейных задач оптимизации при наличии списка ограничений. Чтобы ее подключить, необходимо:

в Excel 2007 и новее зайти Файл - Параметры Excel - Надстройки - Перейти (File - Excel Options - Add-ins - Go)
в Excel 2003 и старше - открыть меню Сервис - Надстройки (Tools - Add-ins)

и установить соответствующий флажок. Тогда на вкладке или в меню Данные (Data) появится нужная нам команда.

Чтобы использовать надстройку Поиск решения для нашей задачи необходимо будет слегка модернизировать наш пример, добавив к списку подбираемых сумм несколько вспомогательных ячеек и формул:

Диапазон A1:A20 содержит наши числа, из которых мы будем выбирать нужные, чтобы "вписаться" в заданную сумму.
Диапазон В1:B20 будет своего рода набором переключателей, т.е. будет содержать нули или единички, показывая, отбираем мы данное число в выборку или нет.
В ячейке E2 стоит обычная автосумма всех единичек по столбцу B, подсчитывающая кол-во выбранных чисел.
В ячейке E3 с помощью функции СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) считается сумма попарных произведений ячеек из столбцов А и B (то есть A1*B1+A2*B2+A3*B3+. ). Фактически, здесь подсчитывается сумма чисел из столбца А, отобранных единичками из столбца В.
В розовую ячейку E4 пользователь вводит желаемую сумму для подбора.
В ячейке E5 вычисляется абсолютное по модулю значение погрешности подбора с целью ее будущей минимизации.
Все желтых ячейках Е8:E17 хотелось бы получить список отобранных чисел, т.е. тех чисел из столбца А, напротив которых в столбце В есть единички. Для этого необходимо выделить сразу все (!) желтые ячейки и в них ввести вот такую формулу массива:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$A$20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(B1:B20=1;СТРОКА(B1:B20);"");СТРОКА()-СТРОКА($E$8)+1));"")

=IFERROR(INDEX($A$1:$A$20;SMALL(IF(B1:B20=1;ROW(B1:B20);"");ROW()-ROW($E$8)+1));"")

После ввода формулы ее необходимо ввести не как обычную формулу, а как формулу массива, т.е. нажать не Enter, а Ctrl+Shift+Enter. Похожая формула используется в примере о ВПР, выдающей сразу все найденные значения (а не только первое).

Теперь перейдем на вкладку (или в меню) Данные и запустим инструмент Поиск решения (Data - Solver):

В открывшемся окне необходимо:

Задать как целевую функцию (Target Cell) - ячейку вычисления погрешности подбора E5. Чуть ниже выбрать опцию - Минимум, т.к. мы хотим подобрать числа под заданную сумму с минимальной (а лучше даже нулевой) погрешностью.
В качестве изменяемых ячеек переменных (Changing cells) задать диапазон столбца переключателей B1:B20.
С помощью кнопки Добавить (Add) создать дополнительное условие на то, что ячейки диапазона B1:B20 должны быть бинарными (т.е. содержать только 0 или 1):

После ввода всех параметров и ограничений запускаем процесс подбора кнопкой Найти решение (Solve). Процесс подбора занимает от нескольких секунд до нескольких минут (в тяжелых случаях) и заканчивается появлением следующего окна:

Теперь можно либо оставить найденное решение подбора (Сохранить найденное решение), либо откатиться к прежним значениям (Восстановить исходные значения).

Необходимо отметить, что для такого класса задач существует не одно, а целое множество решений, особенно, если не приравнивать жестко погрешность к нулю. Поэтому запуск Поиска решения с разными начальными данными (т.е. разными комбинациями 0 и 1 в столбце В) может приводить к разным наборам чисел в выборках в пределах заданных ограничений. Так что имеет смысл прогнать эту процедуру несколько раз, произвольно изменяя переключатели в столбце В.

Найденные комбинации можно сохранять виде сценариев (кнопка Сохранить сценарий), чтобы вернуться к нем позднее с помощью команды Данные - Анализ "что-если" - Диспетчер сценариев (Data - What-If Analysis - Scenario Manager):

И весьма удобно будет вывести все найденные решения, сохраненные в виде сценариев, в одной сравнительной таблице с помощью кнопки Отчет (Summary):

Способ 2. Макрос подбора

В этом способе всю работу делает макрос, который тупо перебирает случайные комбинации чисел, пока не наткнется на нужную сумму в пределах разрешенной погрешности. Добавлять столбец с нулями и единичками и формулы в этом случае не нужно.

Для использования макроса нажмите сочетание Alt+F11, в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда этот код:

Аналогично первому способу, запуская макрос несколько раз, можно получать разные наборы подходящих чисел.

Читайте также: