Как сделать реестр почтовых отправлений в excel

Обновлено: 03.07.2024

Список для отправки партионных почтовых отправлений по форме 103 применяется для грамотного оформления партионного приема. Партионными именуются почтовые внутренне регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовых пластиковых пакетах и другой почтовой упаковке учреждениями, организациями, предприятиями в количестве пяти и более штук на один либо несколько различных адресов.

На предприятия связи сформированные почтовые партионные отправления подаются со списками формы 103. Поименно в один список может быть включено не более 35 почтовых отправлений одного вида (если речь идет о денежных переводах - то до 50). В случае необходимости отправления в один адрес 10 посылок и более (а крупногабаритных до 10) формируются отправителем прямые группы непосредственно до мест назначения и составляется в отдельном порядке на каждую группу список формы 103. Число сдаваемых одновременно по нескольким спискам почтовых отправлений ограниченным не является, исключение составляют лишь контейнеры посылки. По отдельным спискам формы 103 сдаются телеграфные переводы.

В квитанции при этом указываются дата приема, номер списка, общее число отправлений с перечислением номеров и общая сумма платы за дополнительные услуги и пересылку. Необходимые отметки делаются при необходимости в строке "Особое назначение" на самой квитанции. Оригинал квитанции предоставляется отправителю вместе со вторым экземпляром списка. Оттиск календарного штемпеля проставляется на оборотной стороне квитанции.

В сервисе печати бланков скачиваете бесплатно онлайн ФОРМУ 103 , заполняете, распечатываете.

КОНТАКТЫ ФГУП "ПОЧТА РОССИИ"

Ваш регион: узнать контакты УФПС "Почты России" вашего
региона можно на странице региональных контактов

По вопросам качества обслуживания, поиска почтового отправления, несоблюдения сроков прохождения и доставки, нарушения сохранности, повреждения, недостачи вложения или хищения, вы можете обратиться в филиал Почты России чтобы подать обращение.

Контакты филиалов почтовых отделений вы можете найти на странице Филиалы официального сайта ФГУП «Почта России». Ознакомиться с порядком предъявления претензий и подачи заявлений по этим вопросам можно на странице « Общественная приемная ».

Применение бланка реестра почтовых отправлений целесообразно при видах деятельности, которой свойственно ведение обширной почтовой переписки.

Форма реестра

Предустановленной и обязательной для использования формы реестра почтовых отправлений не существует.

Приказом № 114-п Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» от 17.05.2012 года была утверждена вполне функциональная форма № 103 реестра почтовых отправлений. Однако наличие данной формы не препятствует разработке собственного варианта реестра.

Так, к примеру, Приказом МЧС РФ от 1.12. 2008 года был введен в действие ведомственный бланк реестра почтовых отправлений формы № 9. Наиболее приемлемой формой следует все же считать вариант, разработанный Почтой России.

Структура формы № 103 предполагает последовательное внесение в таблицу реестра:

списка максимум 35 почтовых отправлений одного вида, подлежащих единовременной отправке;
списка максимум 50 почтовых переводов, подлежащих единовременной отправке;
списка максимум 10 тяжеловесных или крупногабаритных посылок в один адрес, подлежащих единовременной отправке.

В титульной части бланка указываются:

регистрационный номер реестра;
дата передачи реестра и отправлений по нему в почтовое отделение;
вид почтовых отправлений (заказное письмо с/без уведомлением о вручении, посылка, бандероль);
наименование и индекс места приема, то есть почтового отделения, в котором будет произведена отправка;
общее количество почтовых отправлений;
количество листов и количество страниц реестра.

Два экземпляра реестра вместе с отправляемой корреспонденцией сдается в почтовое отделение. Работник почты выписывает квитанцию, в которой должны быть указаны:

регистрационный номер реестра;
дата получения реестра и почтовых отправлений почтой;
количество отправлений в соответствии с нумерацией реестра;
общая сумма оплаты.

На квитанции проставляется календарный штемпель почтового отправления. Оригинал квитанции с оттиском штемпеля и второй экземпляр реестра передается отправителю.

О форме

Еще в 2012 году была утверждена форма 103, которая предназначена для партионных отправлений. Используется она и по сегодняшний день. Основная часть документа предназначена для указания списка всех отправлений, которые входят в одну партию. Причем на весь этот список будет выписана одна квитанция. Использовать данную форму разрешено не только организациям, но и частным лицам.

Многие заполняют данный документ не в почтовом отделении, а дома или на предприятии. Ведь отправитель заранее знает, какие посылки и в каком количестве будут отправляться. Затем этот список, составленный на бланке 103, вместе с самими отправлениями относится в почтовое отделение. При подаче посылок отправитель получает на руки квитанцию, в которой указывается дата приема, номер списка, количество отправлений, стоимость пересылки и другие сведения.

Когда заполнять

Но при партионном отправлении имеются некоторые ограничения. Как уже сказано, отправлений должно быть не менее 5 шт. Имеются и максимальные ограничения – в одном списке указывается не более 35 шт. отправлений, которые можно отнести к одному виду.

Если речь идет о денежных переводах, то максимальное количество отправлений разрешено увеличить до 50 шт. Что касается особо крупных и тяжелых посылок, которые формируются в одну группу, и отправляются на один адрес, их количество не должно превышать 10 шт.

Если данные ограничения не позволяют отослать все необходимое, разрешается использовать сразу несколько списков. Оформить можно столько бланков 103, сколько необходимо. Количество списков, сдаваемых одновременно, неограниченно.

Инструкция по заполнению формы 103

Удобство и практичность данного списка подтвердились уже давно. Ведь намного проще составить один список, чем оформлять множество бумаг одного типа. Причем нет никаких ограничений по количеству сдаваемых бланков. Главное, на что нужно обратить внимание – правильное заполнение данного документа. Вообще, бланк является достаточно простым и понятным. Отправителю нужно лишь правильно и разборчиво ввести все необходимые сведения.

Какую информацию содержит

Почтовым отделением списку присваивается определенный номер, который обязательно проставляется в соответствующей строке. Также в верхней части документа указывается дата его оформления. Ниже прописываются сведения о том, к какой категории относятся регистрируемые отправления. Указывается отправитель и место, где отправления должны принять. Отмечается общее количество листов, на которых составлен данный список.

Ниже в бланке имеется таблица, в которой отображается подробная информация о каждом отправлении:

указывается порядковый номер;
информация об адресате;
ШПИ;
вес отправления в килограммах;
объявленная стоимость посылки;
размер наложенного платежа;
сумма, которая оплачивается почте за пересылку;
стоимость отправки с учетом НДС;
дополнительные пометки и примечания.

Под таблицей присутствуют строки, предназначенные для подведения итогов. Так, здесь указывается общее количество отправлений, общая сумма за пересылку, общая объявленная стоимость. Все строки заполняются соответствующей информацией после проведения несложных подсчетов.

Кроме пересылки, на почте можно заказать какие-либо дополнительные услуги, например, доставку отправлений по конкретному адресу, оформить заказное письмо с уведомлением по получении, и др. Здесь нужно не просто указать дополнительную услугу, но и прописать ее стоимость, в том числе с учетом НДС. Если данные услуги не заказываются, эта строка остается незаполненной.

На завершающем этапе ответственные лица должны подтвердить все сведения, указанные выше. В нижней части указываются сведения об отправителе. Если это частное лицо, прописывается его ФИО, проставляется автограф. Если это сотрудник какой-то организации, дополнительно нужно указать его должность, ставится фирменная печать. Аналогичная информация должна быть прописана и о стороне, которая приняла данный список. Ответственный сотрудник почтового отделения указывает свою должность, ФИО, подпись, печать.

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Д еловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.

При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы? Ответы на эти вопросы читайте на нашем сайте.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.

Расширение сферы применения Закона об обращениях граждан

В законодательстве нет определения понятия «публично значимые функции», потому его приходится вычислять по косвенным признакам. Чтобы разобраться в том, какие организации выполняют подобные функции, читайте статью «Расширение сферы применения Закона об обращениях граждан»

Согласно ст. 8 ФЗ-59 «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления». В соответствии со ст. 10 адресанту должен быть дан «письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов» и ответ «подписывается руководителем. [организации], должностным лицом либо уполномоченным на то лицом». В силу ст. 12 «письменное обращение, поступившее в. [организацию] или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации».

Из этого общего правила есть исключения, например:

если запрашиваемая информация относится к государственной или иной, охраняемой законом, тайне (для нее в соответствии с ч. 2 ст. 19 ФЗ-59 установлен особый порядок предоставления);
если обращение касается фактов возможных нарушений законодательства о миграции (срок его рассмотрения сокращается со стандартных 30 до 20 дней в силу ч. 1.1 ст. 12 ФЗ-59);
если для рассмотрения обращения его получатель запрашивает сведения у другой организации (тогда согласно ч. 2 ст. 12 и ч. 2 ст. 10 ФЗ-59 «проситель» сведений / документов удлиняет срок рассмотрения обращения максимум еще на 30 дней, а «просимый» обязан предоставить их в 15-дневный срок).

Пример 1. Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции

Контроль за подготовкой ответных писем может осуществляться по нескольким параметрам:

контроль по существу вопроса (его обычно выполняет руководитель) и
контроль сроков исполнения (его обычно делегируют специальному подразделению или сотруднику), он подразделяется на:
- текущий контроль (контроль состояния выполнения дел на текущий момент),
- предупредительный контроль (напоминание исполнителю о необходимости подготовить ответное письмо в установленные сроки) и
- итоговый контроль (проверка готовности делового письма).
Как в MS Excel аккумулировать и фильтровать информацию о входящих письмах

На предприятиях, где нет внедренной системы электронного документооборота (либо не установлен соответствующий модуль), возможен контроль поручений и документов в программе Microsoft Excel. Мы расскажем вам о частном случае данного процесса – как прямо в Журнале регистрации входящей корреспонденции можно вести контроль за подготовкой ответных писем. Мы это делаем в табличной форме, показанной в Примере 1, в MS Excel версии 2007. В ней регистрируем всю входящую корреспонденцию, а те письма, которые поставлены на контроль, помечаем в графе 11 буквой «К». Это позволяет потом фильтровать сведения:

См. статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»

Чтобы в таблице было удобно работать, для начала нужно закрепить ее заголовок на экране. Это позволит ему при прокрутке содержимого таблицы вниз оставаться на первоначальном месте. Сделаем это так:

Читайте также: