Как сделать шахматку в excel для хостела

Обновлено: 07.07.2024

Создать таблицу расчетов с клиентами гостиницы, о которых известны дата въезда, съезда, цены проживания и бронирования, текущий курс доллара . Гостиница имеет одно- и двухместные номера. Оплата за номер определяется числом дней проживания. Кроме того имеются скидки и доплаты. Если клиент проживает в номере больше 10 дней, ему делается скидка по оплате в 15% за каждый день проживания свыше десятого. Если номер был заранее забронирован клиентом, то клиент доплачивает за бронь сумму в размере 10% средней арифметической стоимости за номер (одноместный и двухместный).

Информация о ценах на гостиничные услуги, курсе доллара и доходах гостиницы за определенный период хранится на четырех листах:

Лист 1. Расценки.

Цены проживания и бронирования

Тип номера	Цена в сутки одного койко-места, долл.
1-местный	33
2-местный	55
Цена бронирование	4,4

Тип номера	Цена в сутки одного койко-места, долл.
1-местный	33
2-местный	55
Цена бронирование	=СРЗНАЧ(B3:B4)*10%

Лист 2. Курс доллара.

Лист 3. Расчёты с клиентами гостиницы.

Скидка на проживание		15%
Клиент	Бронь	Проживание		Цена номера	Оплата	Скидка	Оплата со скидкой	Общая сумма
Клиент	Бронь	с:	по:	Цена номера	Оплата	Скидка	Оплата со скидкой	Общая сумма
Иванов	да	01.12.2009	20.12.2009	55
Сидоров	да	11.12.2009	16.12.2009	33
Каспарян	нет	01.12.2009	05.12.2009	55
Кавтарадзе	нет	01.12.2009	03.12.2009	55
Хван	нет	02.12.2009	25.12.2009	33

Лист 4. Доход гостиницы.

Дата	Число проживающих в номерах		Число бронирований	Доход гостиницы
Дата	Одноместных	Двухместных	Число бронирований	долл.	руб.
11.12.2009	34	51	11
12.12.2009	28	59	16
13.12.2009	40	62	10
14.12.2009	35	49	8
15.12.2009	30	33	15
16.12.2009	25	42	20

Рассчитать доход гостиницы за определенный период.
Построить цилиндрическую диаграмму дохода гостиницы по датам.

2. Формулы для расчета.

О_н = (tк- tн)*Цном,
О_н – оплата номера;
t_к – дата съезда;
t_н – дата заезда;
Ц_ном – цена номера.

Скидка за оплату за проживание в отеле: С = ЕСЛИ ((t_к – t_н)>10), О_н *15%, О_н) если количество дней проживания в отеле больше 10.

Доплата: D = ((Ц_од+Ц_дв)/2)*10%, если номер забронирован. D – доплата, Ц_од – цена одноместного номера, Ц_дв – двухместного номера.

Общая сумма оплаты за проживание: если номер забронирован С_об = С+D.

В результате получается:

Расчёты с клиентами гостиницы (в режиме отображения формул)

Ведете шахматку в Excel? Автоматизируйте процесс с Контур.Отелем! На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони с подключенных площадок бронирований заносятся автоматически.

Шахматка — это временная диаграмма занятости номеров, или, по-другому, календарный график, который гостиницы используют, чтобы отмечать статус номеров (свободен или забронирован).

Как вести шахматку для гостиницы

Большинство гостиниц ведут шахматку на бумаге — распечатывают ее из Excel и, когда приходит бронь, вручную штрихуют нужный квадратик.

К сожалению, в такой шахматке мало места и сложно отразить следующую информацию:

Был ли оплачен номер.
Пожелания от клиента. К примеру, гость хочет номер с видом на море или в отдалении от бассейна, но вам некуда это записать.
Ранние и поздние заезды. Чтобы отражать информацию о ранних или поздних заездах, все администраторы гостиницы должны пользоваться единой системой условных обозначений. В противном случае сотрудники просто не поймут отметок друг друга.
Статус оплаты номера.
Полный список гостей, которые разместятся в номере и контактная информация. Как правило, в ячейку бумажной шахматки входит только фамилия одного гостя.

Когда в шахматке мало места, администраторы записывают данные на дополнительных листках бумаги, которые легко теряются. В результате есть риск потерять важную информацию и даже бронь.

Шахматку можно вести в электронном виде. Например, в сервисе Контур.Отель.

Работать в электронной шахматке просто. Даже если раньше вы пользовались только бумажной шахматкой, у вас не возникнет вопросов.

На электронной диаграмме фиксируются все брони, поступающие из различных каналов. Брони, которые принимает администратор, заносятся вручную, а брони с подключенных интернет-площадок бронирований заносятся в шахматку автоматически.

Чтобы забронировать номер для гостя, надо выбрать даты, и на экране отразится информация о свободных и занятых номерах в эти дни. Забронировать номер со статусом «занят» на указанный срок не получится.

Вы можете добавлять всю необходимую информацию в бронировании:

ФИО гостей, которые будут проживать в номере, а так же любая дополнительная и важная информация о заезде, чтобы учесть пожелания гостя или предупредить о действии со стороны персонала гостиницы;
поздний выезд или ранний заезд;
откуда поступила бронь;
контакты гостя. Если гость что-то забудет, вы легко найдете его номер телефона и позвоните ему ;
сумма к оплате за проживание уже посчитана, а если номер не оплачен, эта информация сразу видна в шахматке при наведении курсора на бронирование.

С Контур.Отелем вам не придется делать двойную работу. Сервис автоматически формирует уведомления для регистрации гостей в МВД на основании данных, которые вы занесли в шахматку.

Регистрируйте гостей в МВД прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель.

Главным разделом системы Lite PMS является Календарь или ещё его называют Шахматка. На шахматке представлен список ваших категорий/номеров/спальных мест с разбивкой по датам календаря на 30 дней. Брони на шахматке отображаются в виде полосок разного цвета, соответствующего статусу брони. На полоске выводится ФИО клиента. При наведении на полоску бронирования открывается окно с краткой информацией по брони, прямо в этом окне вы можете изменить статус брони или открыть подробную информацио о клиенте. При нажатии на полоску бронирования вы перейдете на страницу редактирования брони или на страницу с расширенной информацией о брони, если у вас стоит ограничение доступа на изменение брони.

Навигация по шахматке осуществляется путем выбора начальной даты календаря или перехода на 7 или 30 дней вперед или назад. Для перехода на текущую дату нажмите кнопку сегодня.

По-умолчанию период отображения Календаря установлен на 30 дней, вы можете изменить это значение, выбрав 14, 7 дней или почасовое отображение броней.

Если у вас созданы категории, можно свернуть номера внутри категории, нажав на рядом с её названием и развернуть, нажав на . Состояние свернутых категорий будет сохранено при будущем посещении.

Текущая дата на шахматке выделяется вертикальной голубой линией, проходящей через список всех номеров.

Над шахматкой в правой части окна, расположен информационный блок со статистикой по объекту размещений на сегодняшний день.

Список броней

В разделе Список броней все ваши брони в том числе отмененные отображаются в виде таблицы. По умолчанию выводятся брони совершенные в текущем месяце. В фильтре вы можете выбрать для отображения список заездов, выездов или проживаний в определенный промежуток. Кроме этого можно выбрать определенный номер, статус брони, найти брони по номеру или ФИО, телефону или email клиента.

Предусмотрена печать и экспорт в Excel сформированного списка броней.

Есть возможность сортировки списка броней по любому столбцу таблицы, для этого нажмите на заголовок столбца, по умолчанию список отсортирован по дате бронирования по убыванию.

Вы можете изменить статус брони не открывая страницы редактирования брони, для этого нажмите на название статуса в соответствующей ячейке.

В столбце Операции вы можете совершить 3 операции: открыть подробную карточку брони, перейти к редактированию брони и удалить бронь без возможности восстановления.

Или попробуйте демо-доступ
логин: test1, пароль: test1

Самая удобная ШАХМАТКА теперь БЕСПЛАТНО

Зачем она нужна?

Почему шахматка бесплатная? В чем подвох?

Подвоха нет! Шахматка и базовые функции бесплатны для всех и навсегда. А зарабатываем мы на платных блоках, которые могут в разы повысить эффективность Вашей работы

Не хотите подключать платные блоки? Не подключайте, пользуйтесь бесплатной шахматкой. Но мы абсолютно уверены, что тот результат, который Вы получите от использования платных блоков в сотни раз будет больше их стоимости. 97,65% наших пользователей пользуются платными блоками

Откуда такая уверенность в эффективности? Мы разрабатывали Отеликс для своих гостиниц, и несколько лет использовали систему сами. Мы видели результат, который дает Отеликс, поэтому на 100% уверены в нашей системе.

Простая регистрация

(займет 1,5 минуты)

заменить стандартные номера на номера вашей гостиницы
проставить стоимость номеров и питания
настроить автоматические скидки и все!
пользуйтесь шахматкой бесплатно +
14 дней полным функционалом системы Отеликс

Ответим на любые Ваши вопросы по тел.
(495) 245-02-13

Пользуйтесь шахматкой БЕСПЛАТНО

Посмотрите 3-х минутное видео:

Вы удивитесь как это легко и просто!

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Мы делаем не просто сайты, а создаем комплексную систему приносящую ВАМ деньги и автоматизирующую привлечение гостей

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

Самая удобная ШАХМАТКА теперь БЕСПЛАТНО

Зачем она нужна?

Если Вы ведете учет бронирований на листочке или просто в excel, то наша шахматка Вам сэкономит в среднем 35% времени, которое Вы тратите на обработку заявок и работу с базой гостей.
Если у Вас уж стоит какая-то программа для работы с гостями, то просто сравните! Все программы, которые сейчас существуют на рынке рассчитаны на управление гостиницей и на работу с гостями, которые уже приехали к Вам. Наша система Отеликс разрабатывалась для привлечения гостей в отель, чтобы не потерять ни одного потенциального гостя, для увеличения заполняемости при минимизации рекламных бюджетов.
Чтобы повысить эффективность работы гостиницы, заносите в нашу шахматку не только уже оплаченные брони (как в других программах), заносите всех потенциальных гостей, например, звонок - потенциальная бронь - в шахматку, заявка с сайта - потенциальный гость - в шахматку попадает автоматически и т.д.

шахматка - базовый блок системы Отеликс, которая увеличивает число броней
пользоваться шахматкой для гостиниц Вы можете абсолютно бесплатно, просто зарегистрируйтесь
шахматка Отеликс - самая удобная, из предлагаемых на рынке. Начните пользоваться прямо сейчас.

Почему шахматка бесплатная? В чем подвох?

Простая регистрация

(займет 1,5 минуты)

После регистрации - программа Отеликс автоматически создаст шаблон гостиницы.

заменить стандартные номера на номера вашей гостиницы
проставить стоимость номеров и питания
настроить автоматические скидки и все!
пользуйтесь шахматкой бесплатно +
14 дней полным функционалом системы Отеликс

Ответим на любые Ваши вопросы по тел.
(495) 245-02-13

Пользуйтесь шахматкой БЕСПЛАТНО

Посмотрите 3-х минутное видео:

Вы удивитесь как это легко и просто!

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

«Отеликс» - программа автоматизации привлечения новых гостей и работы с выехавшими гостями для повторного привлечения

Уже больше 10 лет мы помогаем развиваться гостиницам России, Казахстана, Грузии, Чехии, Болгарии, Кипра

Реклама не работает?
С сайта мало броней?
Мы исправим ситуацию!

В отельном бизнесе важно фиксировать брони и прогнозировать будущую загрузку. Для этого отели используют автоматизированную систему управления — АСУ, или шахматку. В ней хранится вся информация о номерах, бронях и доходах.

У нас есть собственная система автоматизации отеля — TL: WebPMS. Она помогает наладить внутренние процессы: связывает вместе работу разных подразделений и позволяет улучшить сервис, ускорить работу с бронями и данными гостей, исключить ошибки ручного труда.

Руководитель отдела техподдержки по запуску клиентов

А еще АСУ можно интегрировать с системами электронных замков, финансового и миграционного учета и другими. Словом, здесь собраны все важные бизнес-процессы отеля.

Расскажу обо всем по порядку.

Что такое АСУ для отеля

В АСУ содержится много информации, а обрабатывать ее зачастую приходится быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Основная часть интерфейса — это шахматка броней. Она выглядит как таблица: столбцы — календарные дни, строки — номера, сгруппированные по категориям. В ячейках на пересечении даты и категории номера выводится количество свободных номеров. Если ячейка пустая, значит, номер свободен в эту дату, и можно создавать новую бронь.

Чтобы было удобнее работать с бронированиями и ориентироваться в календаре шахматки, брони окрашиваются в разные цвета. Например, красный означает, что время заезда или выезда прошло, но сам заезд или выезд не был зафиксирован в шахматке. Система управления TL: WebPMS — облачная. Это значит, что ее не придется устанавливать на какой-то один компьютер, и система будет доступна с любого устройства: нужны только логин и пароль.

Основные возможности АСУ

В АСУ много возможностей по работе с бронями: создание, отмена, услуги, тарифы и т. п.

В АСУ вы можете полноценно работать с бронями: создавать, редактировать и отменять брони, переносить даты проживания, добавлять или изменять услуги, работать с почасовыми бронями и многое другое. Уведомления о новых бронях приходят на почту и в мобильное приложение TL Extranet.

Если вы работаете с модулем бронирования или менеджером каналов TravelLine, то брони оттуда будут поступать в АСУ автоматически. Брони из других источников легко создать в АСУ в несколько кликов. Достаточно выделить нужные ячейки в шахматке на пересечении номера и дат или нажать «+ Создать бронь», а затем выбрать тариф и указать основные данные гостя.

Чтобы быстро создать бронь, просто выделите нужные ячейки на пересечении дат и категории номера

После создания брони вы можете работать с карточкой брони. В ней есть детализация самой брони и номеров. Можно заселять гостей, добавлять оплату, печатать документы, отменять и редактировать бронь.

Если вы собираете аналитику, работаете с сегментированием броней, используйте специальные поля в карте брони, например цель визита, способ оплаты, сегмент рынка. Если параметров по умолчанию не хватает, можно добавить собственные через справочник. Настраивать можно следующие поля:

К броням можно добавлять заметки, например о том, что гостям требуется детская кроватка или напоминание сделать скидку в честь дня рождения. Если задачу из заметки нужно выполнить к определенному времени, добавьте к заметке срок выполнения. Тогда заметка появится в специальном блоке статистики над шахматкой в делах на сегодня.

Чтобы посмотреть заметки на сегодн, кликните по «Запланировано на сегодня» в блоке «Заметки и указания» Если на часть проживания вы переселяете гостя из одного номера в другой, в АСУ такая бронь разделится на две части, а квота перераспределится. При наведении курсора на каждую из частей брони будет указана краткая информация по срокам проживания гостя в номере, а также сумма, которую гостю надо оплатить.
TL: WebPMS умеет продавать номера не только посуточно, но и на несколько часов. Например, когда гостю нужно отдохнуть между рейсами или подготовиться к вечерней конференции. С почасовыми бронями вы можете работать в течение дня без создания дополнительных тарифов.

Создается такая бронь так же легко, как обычная: перейдите в режим почасовых броней и выделите мышкой нужные часы в календаре шахматки.
Отдельный бонус для объектов с номерным фондом 40+ и высокой загрузкой — раздел «Служба приема». Здесь не нужно листать календарь или пользоваться поиском, чтобы найти нужную бронь: в таблице вы увидите брони c заездами и выездами на конкретную дату. А еще здесь есть краткая сводка о загрузке, гостях и состоянии номеров. В разделе «Служба приема» можно заселить гостей, посмотреть и напечатать документы, перейти к редактированию брони.

В разделе «Служба приема» легко найти нужную бронь и при необходимости перейти в редактированию TL: WebPMS формирует отчеты по разным показателям: о выручке и загрузке за разные периоды, способах оплаты, средней цене за номер и много других. Следите за загрузкой и доходностью, сравнивайте их с данными прошлых лет и анализируйте, насколько эффективно работает объект.
Также из отчетов можно узнать, кто еще не оплатил бронь или какой из источников броней самый эффективный. Все отчеты легко выгрузить в Excel и продолжить работу с ними: добавить фильтры, формулы, диаграммы, переслать коллегам.
В шахматке есть специальные функции, которые мы создали по запросам отельеров, чтобы помочь им гарантировать еще больше оплат и заездов. Представьте ситуацию:
Гость уже внес предоплату за бронь, но внезапно оказалась под угрозой. В этом случае необязательно отменять бронь и оформлять возврат. Просто предложите перенести внесенную сумму на депозит — специальный счет гостя. Гость потратит эти деньги, как только определится с датами.

Близится высокий сезон. Для гарантии заезда вы просите предоплату. Но если гость звонит по телефону или бронирует через соцсети, запросить предоплату бывает трудно.

Для таких случаев вы можете работать так: создайте в процессе разговора с гостем бронь в TL: WebPMS и отправьте гостю ссылку на оплату банковской картой по email или в мессенджер. Гость получит чек за оплату, а отель — гарантию брони. Если гость не успеет внести предоплату, бронь автоматически отменится.

Вам не нужно регистрировать кассу и тратиться на ее аренду или покупку. С чеками все будет в порядке: система автоматически создаст их и отправит гостю и в налоговую, согласно закону об онлайн-кассах 54-ФЗ.

Читайте также: