Как сделать структуру в презентации powerpoint
Обновлено: 07.07.2024
Структура презентации – это как фундамент здания: без нее все развалится. Но как правильно объединить все слайды в единый логичный документ, который привлечет внимание аудитории и поможет решить конкретные задачи?
Что делает презентацию интересной и увлекательной? Почему выступление одного спикера сопровождается бурными овациями и аплодисментами, а от речи другого аудитория начинает скучать? Есть ли «секретный ингредиент», благодаря которому получаются лучшие в мире презентации?
Есть. В основе любой успешной презентации лежит логичная структура.
Но как показывает практика, большинство людей, которые впервые сталкиваются с подобной задачей, совершают одну и ту же ошибку – свою работу над презентацией они начинают не с того, с чего следовало бы.
Одни придумывают креативные заголовки слайдов, другие выбирают цветовую гамму, третьи часами подбирают картинки и много еще чего, что совершенно не требуется на данном этапе. В результате мы получаем красиво оформленный, но абсолютно бесполезный документ, который не фокусирует внимание аудитории, выглядит хаотичными и уж тем более не побуждает к действию.
Именно структура является отправной точкой, если вы хотите получить действительно эффективный документ.
Еще со школьных уроков литературы мы знаем, что в основе любого художественного произведения лежит сюжет, определяющий очередность событий. Если автор хорошо поработал над сюжетной линией, то мы получаем книгу, от которой невозможно оторваться, или фильм, после которого переворачивается все мировоззрение.
Структура – это база, скелет и фундаментальная составляющая любой презентации.
Так вот, структура презентации – это и есть тот самый сюжет, от которого зависит эффективность документа и его способность захватить внимание аудитории. Поэтому прежде чем приступить к визуальному оформлению слайдов, следует определить последовательность повествования.
Можете закрыть PowerPoint, Keynote или любую другую программу, в которой вы планируете создавать вашу презентацию. Если честно, на данном этапе вам даже не понадобиться компьютер. Достаточно вооружиться ручкой и листом бумаги, ведь мы будем работать над смыслами.
С чего начать строительство структуры?
Какой результат вы хотите получить в итоге? Что должно произойти после вашего выступления с питч-презентацией?
Не распыляйтесь и не старайтесь «убить сразу нескольких зайцев». В подобных документах цель всегда одна, и вы должны четко и конкретно сформулировать ее.
Шаг 1 – Определите ключевую цель
Чем вы поможете клиентам? От какой «головной боли» их избавите?
Шаг 2 – Определите самую важную проблему аудитории
Например, если цель вашей презентации – продать внедрение и настройку CRM-системы, то основной потребностью вашей аудитории является не сам софт как таковой. Ваших клиентов беспокоят другие вопросы:
Как эффективно организовать взаимодействие с клиентами и повысить продажи?
Как сделать работу менеджеров прозрачной?
Можно ли избежать рисков “исчезновения” важной коммерческой информации и т.д.
Теперь, когда вы четко знаете вашу цель и «боли» аудитории, с формированием структуры не должно возникнуть никаких проблем. Объединив эту информацию, вы легко сможете выстроить последовательный и логичный сюжет, при котором ваша презентация будет выглядеть как интересная история.
В целом, структура эффективной презентации состоит примерно из одних и тех же элементов, которые пришли к нам опять-таки из драматургии:
приветствие, краткое определение темы, подводка к основной проблеме;
Аргументация выгод и преимуществ вашего предложения, закрытие возражений ЦА (или развитие действий):
приветствие, краткое определение темы, подводка к основной проблеме;
определение ключевого оффера, которое поможет аудитории решить конкретную «боль»;
Конечно же, в зависимости от типа документа и вашей цели, какая-то часть может быть более детализированной, содержать несколько разделов и подразделов, или, наоборот, состоять только лишь из одной страницы. Тут все индивидуально, поэтому привязываться к какому-то конкретному числу слайдов точно не стоит.
Исключение составляют стартап-презентации, где на выступление спикера отводится строго определенное количество времени. Но об этом мы поговорим чуточку позже.
В общем, если к этому моменту у вас в голове или на бумаге сформировался гармоничный и понятный сюжет презентации, то можете переходить непосредственно к работе с контентом, а далее – к визуальному оформлению.
Чтобы упростить эту задачу, воспользуйтесь нашим крутым шаблоном, в котором мы собрали более 90 готовых слайдов, красивых шрифтов, тематических иконок, фонов и множество других полезных инструментов.
Если нет, тогда оставайтесь с нами. Дальше мы расскажем об идеальных структурах для 3 самых популярных видов презентаций: компании, продукта или услуги и презентации для инвестора.
Презентация компании является одним из ключевых маркетинговых инструментов, с помощью которого можно решить сразу несколько бизнес-задач. Например, подобным документом компания может выгодно презентовать себя потенциальным клиентам и партнерам, сообщить о направлении своей деятельности и спектре услуг или продуктов, сформировать имидж надежной и стабильной фирмы и т.д.
Структура презентации компании
Кстати, если хотите узнать больше об этом и других видах презентаций, их особенностях и отличиях, загляните в наш подробный гайд по презентациям.
Для презентации компании очень важно создать образ экспертов, втереться в доверие к аудитории и донести, что именно вы способны решить их проблемы. Как это сделать – уже другой вопрос. Вы можете использовать любые аргументы, которые сыграют в вашу пользу, ведь на войне все средства хороши.
Другой немаловажный аспект – это правильный «ракурс» подачи информации. Когда в таком документе компания то и дело нахваливает себя и свои заслуги, а тексты пестрят местоимениями «мы», ни на что, кроме раздражения, от ваших клиентов рассчитывать не стоит. Поэтому рекомендуем в подобных презентациях сосредоточиться именно на том, что волнует аудиторию, что ей интересно, что хотелось бы узнать о вас в первую очередь.
У нас в Presium есть отличный набор из 60+ карточек «Presium Cards», с помощью которого можно легко и быстро собрать структуру презентации, как конструктор Lego. Данный набор существует в физическом формате, и его можно купить на нашем сайте.
Итак, какова же идеальная структура презентации компании?
В этой статье мы будем использовать электронный формат карточек, чтобы визуализировать структуры презентаций.
Обычно, подобные документы используются в электронном или печатном формате, поэтому начать нужно с красиво оформленного титульного слайда. Далее идеальную структуру презентации компании по смыслам можно разделить на несколько блоков.
В этом PowerPoint в структуре презентация отображается в виде контура, который состоит из заголовков и основного текста каждого слайда. Каждое название отображается в левой части области с вкладкой "Контур", а также значком слайда и номером слайда. Основной текст будет отступом под заголовком слайда. Графические объекты отображаются на значке слайда только в небольших нотации в представлении "Контур".
Работа в режиме структуры особенно удобна, если вы хотите внести глобальные изменения, получить общие сведения о презентации, изменить последовательность маркеров или слайдов или применить изменения форматирования.
Когда вы создаете структуру, подумайте, сколько слайдов вам нужно. Вероятно, вам потребуются:
слайд основного заголовка;
вступительный слайд со списком основных пунктов или разделов презентации;
по одному слайду для каждого пункта или раздела, указанного на вступительном слайде;
заключительный слайд, на котором повторяется список основных пунктов или разделов презентации.
Используя эту базовую структуру, если у вас есть три основных пункта или области для презентации, вы можете запланировать не менее шести слайдов: титульный слайд, вводный слайд, по одному слайду для каждого из трех основных пунктов или областей, а также итоговые слайды.
Если в любой из основных точек или областей нужно представить большой объем информации, вы можете создать подгруппу слайдов для этого материала, используя ту же базовую структуру.
Оцените, в течение какого времени каждый слайд будет показываться на экране в ходе презентации. Обычно на каждый слайд отводится от двух до пяти минут.
Создание презентации в представлении "Структуру"
На вкладке "Вид" в группе "Представления презентации" нажмите кнопку "Контур".
В области эскизов слайдов поместите указатель, а затем введите содержимое или начните вводить текст.
Первый текст будет заголовком, обозначенным полужирным шрифтом. Завершив ввод названия, нажмите ввод.
PowerPoint начала новой строки в структуре с помощью клавиши ВВОД. Новая строка автоматически находится на том же уровне иерархии, что и только что введите. Чтобы изменить этот уровень иерархии:
Нажмите клавишу TAB, чтобы переместить текущую строку вниз на один уровень в иерархии.
Нажмите shift+TAB, чтобы переместить текущую линию на один уровень в иерархии.
Просмотр презентации в представлении "Структуру"
На вкладке "Вид" в группе "Представления презентации" нажмите кнопку "Контур".
Печать презентации в представлении "Структуру"
Откройте презентацию, которую нужно напечатать.
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
В диалоговом окне "Печать" в области "Параметры" выберите второе поле (для которого по умолчанию выбрано значение "Слайды на всю страницу"), чтобы развернуть список параметров. Затем в области "Разметка печати"выберите "Структура".
В диалоговом окне "Свойства принтера" можно выбрать ориентацию страницы (к портретную или альбомную).
(Дополнительные сведения о печати см. в статье "Печать слайдов и раздаток PowerPoint".)
Когда рамка области станет уже, вкладки "Контур" и "Слайды" изменятся на значок. Если вкладка "Контур" скрыта, ее можно расширить, перетащив правую границу.
Рисунок: увеличение размера области с вкладками "Структура" и "Слайды"
(В PowerPoint 2007 можно сохранить презентацию как веб-страницу. При этом текст на вкладке "Контур" становится одержимым, чтобы можно было перемещаться по слайдам.)
Создание презентации в представлении "Структуру"
На вкладке Вид в группе Режимы просмотра презентации нажмите кнопку Обычный.
В области с вкладками "Контур" и"Слайды" щелкните вкладку "Контур".
На вкладке "Контур" поместите указатель, а затем либо введите содержимое, либо начните вводить текст.
Первый текст будет заголовком, обозначенным полужирным шрифтом. Завершив ввод названия, нажмите ввод.
PowerPoint начала новой строки в структуре с помощью клавиши ВВОД. Новая строка автоматически находится на том же уровне иерархии, что и только что введите. Чтобы изменить этот уровень иерархии:
Нажмите клавишу TAB, чтобы переместить текущую строку вниз на один уровень в иерархии.
Нажмите shift+TAB, чтобы переместить текущую линию на один уровень в иерархии.
Просмотр презентации в представлении "Структуру"
На вкладке Вид в группе Режимы просмотра презентации нажмите кнопку Обычный.
В области с вкладками "Контур" и"Слайды" щелкните вкладку "Контур".
Откройте презентацию, которую нужно напечатать.
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
В диалоговом окне "Печать" в области "Параметры" выберите второе поле (для которого по умолчанию выбрано значение "Слайды на всю страницу"), чтобы развернуть список параметров. Затем в области "Разметка печати"выберите "Структура".
В диалоговом окне "Свойства принтера" можно выбрать ориентацию страницы (к портретную или альбомную).
(Дополнительные сведения о печати см. в статье "Печать слайдов и раздаток PowerPoint".)
Откройте презентацию, которую нужно напечатать.
На вкладке Вид в группе Режимы просмотра презентации нажмите кнопку Обычный.
В области с вкладками "Контур" и"Слайды" щелкните вкладку "Контур".
В группе "Настройка страницы" щелкните стрелку под кнопкой "Печатать что",а затем выберите "Режим структури".
Чтобы задать ориентацию страницы, щелкните стрелку под кнопкой "Ориентация", а затем выберите альбомную или кентивную ориентацию.
Если вы уже набросали структуру презентации в Word и теперь ищете быстрый способ добавления слайдов в вашу презентацию, вы можете выполнить импорт структуры Word в PowerPoint.
Создание структуры в Word
На вкладке Вид нажмите кнопку Структура. Структура будет создана автоматически, после чего откроется вкладка Структура с соответствующими инструментами.
Если ваш документ содержит заголовки (любого уровня от H1 до H9), то они будут упорядочены по уровням.
Если в документе нет заголовков и подзаголовков, то его структура отобразится в виде маркированного списка, в котором каждый абзац выделен маркером. Чтобы создать или изменить заголовки и их уровни, а также настроить структуру документа:
Выберите элемент списка.
В поле Уровень структуры выберите Уровень 1 для заголовков слайдов и Уровень 2 для пунктов маркированного списка.
Завершив изменение документа, выберите Закрыть режим структуры.
Если вам нужна помощь при создании структуры, см. статью Создание структуры в Word.
Сохранение структуры в Word
Чтобы сохранить документ, нажмите кнопку Сохранить, присвойте файлу имя и нажмите кнопку Сохранить еще раз. Щелкните Закрыть, чтобы закрыть документ.
Примечание: Нужно закрыть документ Word, чтобы вставить его в презентацию PowerPoint.
Импорт структуры Word в PowerPoint
Откройте PowerPoint и на вкладке Главная нажмите кнопку Создать слайд.
Выберите пункт Слайды из структуры.
В диалоговом окне Вставить структуру найдите и выберите структуру Word, а затем нажмите кнопку Вставить.
Примечание: Если ваш документ Word не содержит стилей "Заголовок 1" и "Заголовок 2", PowerPoint создаст слайд для каждого абзаца.
Рекомендации по импорту структуры
В PowerPoint можно импортировать структуру в формате .docx, .rtf, или .txt.
Если структура представляет собой документ Word Примените формат заголовка для любого текста, который вы хотите добавить в слайд. Например, если применить Обычныйстиль для блока текста, Word не будет передавать этот текст в PowerPoint.
Если ваша структура представляет собой файл в формате .txt Используйте отступы, чтобы указать уровни заголовков. Все невыровненные строки текста будут использованы в качестве заголовков новых слайдов.
В PowerPoint для успешного преобразования вашей структуры для слайдов, необходимо выполнить следующие действия:
Если ваша структура представляет собой документ Word:
Примените формат заголовка для любого текста, которые вы хотите добавить на слайд. Например, если применить Обычный стиль для блока текста, Word не будет передавать этот текст в PowerPoint.
Сохранить документ Word как RTF-файл. В PowerPoint для macOS вы можете импортировать только документы Word, сохраненные в формате RTF. Нажмите Файл > Сохранить как, а в поле Формат файла выберите Текст в формате RTF (.rft)).
Если ваша структура представляет собой файл в формате .txt: Используйте отступы, чтобы указать уровни заголовков. Помните, что все невыровненные строки текста будут использованы в качестве заголовков новых слайдов.
Вставка структуры текста в презентацию PowerPoint
В новой презентации PowerPoint щелкните первый слайд. Либо в существующем файле презентации выберите слайд, после которого необходимо вставить структуру.
На вкладке Главная щелкните стрелку рядом с кнопкой Создать слайд и выберите пункт Структура.
Примечание: В PowerPoint для Mac 2011 опция Структура называется Вставить слайды из структуры.
Найдите файл структуры (.rtf или .txt) , который нужно вставить, и дважды щелкните его или нажмите Вставить.
Новые слайды вставляются в презентацию в соответствии с текстом в файле структуры, который вы выбрали. Теперь вы можете редактировать содержание слайдов и презентации по своему усмотрению.
Создание презентации из структуры не поддерживается в PowerPoint в Интернете. Необходима настольная версия PowerPoint.
С помощью PowerPoint и Word вы мгновенно превратите свою информацию в эффектную презентацию.
Для действительно быстрого получения результата необходимо воспользоваться объединенной мощью нескольких офисных программ. Мы покажем, как это работает, на примере PowerPoint.
После загрузки документа Word вы получите практически готовую презентацию, которую останется лишь немного отполировать. После выбора темы и целевой группы можно начинать.
Подготавливаем грубый набросок в Word
Откройте новый пустой документ и напишите все заголовки, которые понадобятся вам в презентации. Для того чтобы PowerPoint впоследствии смог с этим работать, заголовки необходимо отформатировать в соответствии с иерархией. Из «Заголовков 1» PowerPoint создаст новый слайд.
Подчиненные форматы (Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д.) будут присвоены первому «Заголовку 1» и попадут в тот же слайд. Тексты без заголовков будут полностью проигнорированы. После составления плана запустите PowerPoint и выберите «Файл | Открыть». Перейдите к месту расположения документа, поменяйте «Все презентации PowerPoint» на «Все структуры» и откройте файл.
Создаем структуру в PowerPoint
Разумеется, разбивку можно сделать напрямую в PowerPoint, однако это чуть сложнее. Перейдите на вкладку «Структура» или же выберите в PowerPoint 2016 «Вид | Режим структуры». Нажмите на значок для создания нового слайда и введите заголовок. Клавишей [Enter] завершите создание слайда.
Чтобы добавить подзаголовки, нажмите на [Tab]. Клавишами [Shift] + [Tab] вы перейдете на ближайший более высокий уровень. Создайте необходимое количество слайдов.
Добавляем разбивку в презентации
Если необходимо расширить уже имеющуюся презентацию, создайте новый план в Word, перейдите в PowerPoint и на вкладке «Главная» в категории «Слайды» нажмите на «Новый слайд».
С помощью команды «Слайды из структуры» вы можете выбрать свой документ Word и «Добавить» новые заголовки.
Подбираем подходящий дизайн
На вкладке «Дизайн» выберите один из предложенных вариантов. При движении по ленте мышью PowerPoint отображает текущий слайд в соответствующем дизайне. Стрелкой в нижнем правом углу вы сможете вызвать дополнительные шаблоны.
Чтобы остановиться на каком-то варианте, щелкните по нему. Если же тема должна применяться только к определенным слайдам, правой кнопкой мыши щелкните по ней и выберите пункт «Применить к выделенным слайдам».
Разрабатываем индивидуальный дизайн
Если вам не понравилось ни одно из готовых решений, на вкладке «Дизайн», в окне «Варианты | «Дополнительные параметры», нажмите по параметру «Цвета» и выберите «Настроить цвета». В левой части окна укажите желаемую цветовую гамму, задайте имя и сохраните тему.
Теперь щелкните по кнопке «Шрифты», выберите «Настроить шрифты». После выбора подходящего, сохраните свой вариант. Теперь в группе «Темы» нажмите на самую нижнюю правую стрелку и выберите «Сохранить текущую тему». Ваш собственный дизайн вы найдете в группе «Пользовательские».
Улучшаем внешний вид содержания
Теперь добавьте собственно содержание. Длинные тексты вы можете выделить и оформить через «Главная | Параграф | Преобразовать в графический объект SmartArt». Инструменты категории «Работа с рисунками SmartArt» улучшат внешний вид остальных элементов презентации.
Добавляем верхние и нижние колонтитулы
На вкладке «Вставка» щелкните по кнопке «Колонтитулы». Решите, что должен содержать верхний колонтитул, например, дату и номер слайда. «Нижний колонтитул» необходимо активировать отдельно. Поставьте флажок перед опцией «Не показывать на титульном слайде» и нажмите на «Применить ко всем».
Настраиваем переход слайдов
Напоследок на вкладке «Переходы» в группе «Переход к слайду» выберите подходящий вариант. Откажитесь от оптических игр и при необходимости смягчите эффект в разделе «Параметры эффектов».
Благодаря кнопке «Просмотр» вы можете оценить проделанную работу. В группе «Время» щелкните по «Применить ко всем». Теперь ваша презентация готова к показу.
Читайте также: