Как сделать в экселе формат а2

Обновлено: 06.07.2024

Иногда при распечатке документов Excel возникают ситуации, при которых не все элементы таблицы помещаются в границах распечатанной страницы. К примеру, если данные не умещаются по ширине, они будут распечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшее соотнесение данных, относящихся к одной строчке. Однако, столкнувшись с подобной проблемой, не стоит отчаиваться, поскольку существуют способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатывать таблицу таким образом, чтобы она могла уместиться на одном стандартном листе.

Распечатка таблицы на одном листе

Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Также нужно учесть, что некоторые способы, описываемые в этой статье, подразумевают изменение масштаба табличных данных с целью их размещения на одном стандартном листе. Однако, в случае, когда таблица слишком большая и очевидно, что она никак не помещается в необходимых рамках, попытки ее уместить на одной странице приведут к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудно читаемым или и вовсе не пригодным для чтения. Вероятно, в таких случаях наилучшим вариантом будет распечатка информации на страницах более крупного формата, либо же просто печать на стандартных листах и дальнейшая их склейка вместе.

В общем, решение касательно того, стоит ли предпринимать попытки размещения данных на одном листе или нет, зависит от каждого конкретного случая и размеров таблицы. А сейчас мы разберем различные методы решения данного вопроса.

Изменение ориентации страницы

Используя данный способ, пользователь может не изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, либо если распределение информации по вертикали не столь важно, как при горизонтали, так как основной упор делается на нормальном отображение и распечатке именно данных по ширине страницы.

Первое, что мы должно понять – это вмещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переходим в режим просмотра “Разметка страницы”. Попасть сюда можно двумя способами:
- с помощью пиктограммы, расположенной внизу с правой стороны строки состояния программы.
- через вкладку «Вид». В разделе режимов просмотра книги кликаем по кнопке “Разметка страницы”.
После перехода в режим разметки документ отобразится в таком же виде, как и при распечатке. Он поможет понять, помещается ли таблица в рамках одного листа или нет. Что касается таблицы, рассматриваемой в нашем примере, она разделена на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем хорошо.
В этой ситуации переходим во вкладку “Разметка страницы”. Здесь в разделе “Параметры страницы” нажимаем на кнопку “Ориентация” и в выпадающем списке нажимаем на вариант “Альбомная”.

Помимо рассмотренного выше метода, существуют и другие способы изменения ориентации страниц:

Первый реализуется через параметры печати:
- кликаем по меню “Файл”.
- в вертикальном списке с левой стороны окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь же показываются предварительный просмотр документа, его ориентация и прочие параметры.
- нажимаем по текущей ориентации и выпадающем списке нажимаем по той опции, которая нам нужна. В данном случае – это альбомная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся том, что благодаря внесенным изменениям нам удалось разместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
Также стоит отметить способ изменения ориентации с использованием окна параметров страницы:
- оставаясь в том же окне (Файл – Печать), в настройках внизу щелкаем по «Параметрам страницы». Есть еще несколько вариантов, которые позволяют открыть эти параметры, но они подробно рассмотрены дальше.

Благодаря этим нехитрым действиям нам удалось решить проблему с размещением таблицы на одной странице.

Настройка границ столбцов и строк

В некоторых случаях таблица не умещается в пределах одного листа из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем того требует содержимое в них. Это ведет к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это в свою очередь приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В подобных случаях обычно прибегают к уменьшению размеров ячеек.

Для начала давайте посмотрим, как меняется ширина столбцов:

Ставим курсор с правой стороны от уменьшаемого столбца на координатной панели. Он должен буть установлен прямо по границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, то вид курсора сменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, зажав левую кнопку мыши, передвигаем границу влево. Сдвигать ее следует таким образом, чтобы не перекрыть данные наиболее заполненной ячейки.
Данную процедуру выполняем и для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица поместилась на одной странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.

Примечание: Вместо ручного сдвига границы столбца/строки можно, наведя курсор на нее, просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, и Эксель автоматически подберет минимально возможную ширину исходя из самой заполненной ячейки.

При необходимости данный метод можно применять и к строкам.

Единственным его недостатком является то, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально заполнялось с учетом компактного расположения данных. При этом вполне может быть, что и оптимизированный вариант не поместится на одной странице. В таких случаях подойдут варианты, описанные ниже.

Параметры печати

Повлиять на расположение данных можно с помощью корректировки параметров печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предусматривает работу с размером самих данных.

Заходим в меню Файл, затем кликаем по пункту “Печать”.
Переводим взгляд на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Кликаем по текущему варианту и выбираем опцию, которая нам нужна – “Вписать лист на одну страницу”.
Данное действие преобразовало таблицу, вписав ее в рамки одного листа, в чем мы можем убедиться, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.

Стоит отметить что, если пользователю не столь важен размер данных на листе, то с помощью параметра изменения масштаба можно разместить на одной странице любую таблицу, лишь бы данные в ней оставались читаемыми.

Здесь же помимо варианта “Вписать лист на одну страницу”, есть еще и другие опции:

вписать все столбцы на одну страницы
вписать все строки на одну страницу
настройка параметров масштабирования

Установка параметров страницы

Есть также возможность уместить таблицу на 1-ой странице, установив необходимые параметры страницы.

Примечание: Если требуется вписать в границы одного листа только данные по ширине при отсутствии ограничений касающихся высоты, в параметрах страницы также ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.

Заключение

Сегодняшняя статья посвящена таблицам, с которыми большинству приходилось работать при работе за компьютером (извиняюсь за тавтологию).

Многие начинающие пользователи часто задают один и тот же вопрос: «… а как создать в Excel таблицу с точными размерами до сантиметра. Вот в Word все намного проще, «взял» линейку, увидел рамку листа и начертил…».

На самом деле в Excel все намного проще, и так же можно нарисовать таблицу, ну а о том, какие возможности дает таблица в Excel я и говорить не буду (для начинающих будет интересно)…

И так, более подробно о каждом шаге…

Создание таблицы

Шаг 1: включение рамок страницы + режим разметки

Будем считать что вы только что открыли Excel 2013 (все действия практически аналогичны в версиях 2010 и 2007).

Первое, что многих пугает, это отсутствие видимости рамок страницы: т.е. не видно, где границы листа у страницы (в Word сразу отображается альбомный лист).

Режим печати в Excel: для включения зайти в меню «файл/печать». После выхода из него — в документе будут границы листа.

Для еще более точной разметки, зайдите в меню «вид» и включите режим «разметка страницы«. Перед вами должна появиться «линейка» (см. серую стрелку на скриншоте ниже) + альбомный лист предстанет с границами как в Word.

Разметка страницы в Excel 2013.

Шаг 2: выбор формата листа (А4, А3…), расположение (альбомный, книжный).

Перед тем, как начать создавать таблицу, нужно выбрать формат листа и его расположение. Лучше всего это проиллюстрирует 2 скриншота ниже.

Ориентация листа: зайти в меню «разметка страницы», выбрать пункт «ориентация».

Размер страницы: для замены формата листа с А4 на А3 (или другой), необходимо зайти в меню «разметка страницы», далее выбрать пункт «размер» и во всплывающем контекстном меню выбрать требуемый формат.

Шаг 3: создание таблицы (рисование)

После всех приготовлений можно приступить к рисованию таблицы. Удобнее всего это делать с помощью функции «границы». Чуть ниже скриншот с пояснениями.

Для того, чтобы нарисовать таблицу: 1) перейти в раздел «главная»; 2) открыть меню «границы»; 3) в контекстном меню выбрать пункт «нарисовать границу».

Размер колонок

Размеры колонок удобно регулировать по линейке, которая покажет точный размер в сантиметрах (см.).

Если потянуть за ползунок, изменяя ширину колонок — то линейка будет показывать ее ширину в см.

Размер строк

Для изменения высоты строк: 1) выделить нужные строки; 2) нажать по ним правой кнопкой мышки; 3) В контекстном меню выбрать «высота строки»; 4) Задать требуемую высоту.

На этом все. Кстати, более простой вариант создания таблицы был разобран в одной небольшой заметке:

Всем удачной работы!

(1 голос, среднее: 1 из 5)

Excel предоставляет достаточно много встроенных числовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет. В таком случае попробуйте создать собственный (пользовательский) числовой формат. Для этого, находясь в ячейке, кликните правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выберите Формат ячеек. Откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1). Перейдите на вкладку Число. Окно Формат ячеек также можно вызвать, нажав сочетание Ctrl+1 или с помощью ленты (меню Главная), щелкнув на стрелке в правом нижнем углу группы Число (рис. 2).

Рис. 1. Окно Формат ячеек

Рис. 2. Вызов окна Формат ячеек с помощью ленты

Некоторые пользователи Excel стараются обходиться без создания собственных числовых форматов, так как считают этот процесс слишком трудоемким. На самом деле сложность пользовательских числовых форматов сильно преувеличена.

Для создания числового формата нужно указать серию кодов как строку числового формата. Чтобы создать пользовательский числовой формат, выполните всего три действия:

Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
Щелкните на вкладке Число и выберите на ней категорию (все форматы).
Введите ваш собственный формат в поле Тип.

Вот здесь и возникают некоторые сложности, поскольку требуют от вас знания кодировки форматов в Excel. Но… Во-первых, эту кодировку несложно освоить по аналогии. Для этого, просто посмотрите, как кодируются стандартные форматы. Во-вторых, синтаксис кодов не так уж и сложен, что я надеюсь показать вам в настоящей заметке. И, наконец, освоив кодировку, вы почувствуете, что перешли на новую ступень владения Excel!

Разделы кода формата

Числовые форматы могут иметь до четырех разделов кода, разделенных точкой с запятой. Эти разделы определяют формат положительных, отрицательных, нулевых значений и текста. Причем, именно в таком порядке. Почему пользователи редко замечают столь сложную структуру формата? Дело в том, что большинство стандартных форматов содержат только один раздел – для отображения любого содержания. Это означает, что отрицательные числа или текст будут отражаться в том же формате, что и положительные числа. Например, если вы введете в разные ячейки положительное, отрицательное число, ноль и текст, то Excel применит формат по умолчанию – Общий (рис. 3).

Рис. 3. Формат Общий

Тем не менее, не все стандартные форматы имеют один раздел. Например, выбрав формат числовой и четвертый тип (нижний), вы «покрасите» отрицательные числа в красный цвет (рис. 4).

Рис. 4. Формат Числовой, тип четвертый: отрицательные числа – красным цветом

Чтобы увидеть, как Excel кодирует тот или иной стандартный формат, сначала выберите этот формат (например, как на рис. 4), а затем кликните на (все форматы). В области Тип, вы увидите, что формат содержит два раздела, разделенные точкой с запятой (рис. 5). Не пугайтесь, что большинство символов кода вам пока не понятны. Вскоре вы узнаете, что они обозначают. Сейчас же обратите внимание только на то, что формат содержит два раздела:

Первый – для положительных чисел, второй – для отрицательных. Символом ˽ я обозначаю пробел.

Рис. 5. Кодировка формата, использованного на рис. 4

Ну что ж, пришло время создать ваш первый пользовательский формат. Допустим вы хотите отображать числа в формате Счет № 56-789 (рис. 6). Обращаю ваше внимание, что это именно формат отображения числа. Например, в ячейке А1 хранится число 56789. Я ввел несколько значений в ячейки А1:А4 и аналогичные в ячейки В1:В4. Ячейки А1:А4 оставлю нетронутыми (для сравнения), а В1:В4 отформатирую. Формат содержит четыре раздела: " Счет № " 00-000; " не может быть отрицательным " ; " не может быть нулем " ; " не вводите дефис " . Таким образом, при введении в ячейку положительного числа появится запись типа Счет № 23-456, при вводе отрицательного числа, нуля или текста (а значение 56-792 для Excel является тектом), появится запись, указывающая на ошибку ввода.

Рис. 6. Первый пользовательский формат

Текстовый раздел всегда должен быть последним разделом числового формата. Чтобы вводимый в ячейку текст отображался на экране, в соответствующее место текстового раздела следует поместить знак @. Если текстовый раздел не содержит знака @, вводимый в ячейку текст на экране отображаться не будет. Чтобы вводимый текст дополнялся определенными символами, заключите эти символы в двойные кавычки ( " " ), например, " валовой доход за " @. Если в формате нет текстового раздела (например, используется формат Общий), то формат никак не влияет на нечисловые значения, вводимые в ячейку. Т.е., текст отобразится так, как введен. Кроме того, вся ячейка преобразуется в текст, т.е., выравнивается по левому краю. Изучите рис. 7; также рекомендую открыть соответствующий лист Excel-файла.

Рис. 7. Особенности использования текстового раздела формата

Последний пример может вызвать затруднение, но, обратите внимание, что в коде формата (ячейка В4) отсутствует символ @, который определяет место, где должен отразиться введенный в ячейку текст. Т.е. содержимое ячейки С4 будет оставаться постоянным, какой бы текст не был введен в ячейку А4.

Основные коды отображения чисел

Для лучшего понимания рассмотрите примеры (рис. 8). Учтите, что когда вы вводите код формата, в соответствии с указаниями на рисунке, то он отражается именно в таком виде. Если же введенному коду формата соответствует какой-то стандартный формат, то при следующем просмотре формата (при открытии окна Формат ячеек) Excel покажет, что в ячейке именно этот стандартный формат. Чтобы опять перейти к редактированию кода формата, выберите в окне строку (все форматы).

Рис. 8. Использование основных кодов отображения числа

Включение текстовых элементов в код формата

Чтобы в ячейке отображался текст и числа, заключите текстовые знаки в двойные кавычки ( " " ) или поставьте перед отдельным символом обратную косую черту . Добавьте знаки в нужный раздел кода формата. Например, введите формат " Избыток " 0,00р.; " Недостаток " -0,00р., чтобы положительные значения отображались в формате " Избыток 125,74р. " , а отрицательные — в формате " Недостаток -125,74р. " . Обратите внимание, что после слов " Избыток " и " Недостаток " в соответствующих разделах кода есть пробел. Знаки, приведенные на рис. 9, не требуют кавычек.

Рис. 9. Знаки, которые можно вводить в код формата без кавычек

Использование знаков из таблицы 9 в коде формата не следует путать с их использованием в ячейке в качестве элемента формулы. В качестве части кода формата эти знаки просто отображаются. На рис. 10 видно, что в ячейку введено значение 25. Всё остальное – это лишь формат отображения.

Рис. 10. Пример знаков кода формата, отображаемых без кавычек

Помимо знака доллара, Excel позволяет вводить без кавычек и несколько других значков валют. Их можно ввести, как до, так и после числа. Чтобы включить в числовой формат одно из указанных ниже обозначений денежных единиц, нажмите клавишу NUM LOCK и введите с цифровой клавиатуры код ANSI соответствующего символа.

Рис. 11. Символы денежных единиц в коде формата

Чтобы ввести в код формата один символ, используйте перед ним знак обратной косой черты . Более того, поскольку кавычки " говорят Excel’ю о начале ввода текста, чтобы отразить в коде формата символ кавычек, предварите их знаком косой черты " .

Задание цвета

Задать цвет для раздела формата можно одним из двух способов:

введите название одного из указанных ниже восьми цветов в квадратных скобках: , , , , , , , ;
введите , где n – число от 1 до 56 и соответствует одному из цветов в палитре; первые восемь цветов соответствуют перечню из предыдущего пункта (в указанном порядке); с остальными цветами палитры можно познакомиться, например, здесь.

Код цвета должен быть первым элементом в разделе. Пример использования цвета будет приведен ниже.

Использование в формате проверочных условий

Если формат должен быть применен только в том случае, когда число отвечает определенным условиям, укажите условие в квадратных скобках . Условие состоит из оператора сравнения и значения (рис. 12). В первом случае формат проверяет попадает ли значение в диапазон от 0 до 1, и выводит значение в процентах; в противном случае выводится текст о недопустимом значении. Во втором случае числа не более 100 отображаются красным цветом, а более — синим. Любопытно, что третье условие мне ввести не удалось. Возможно, Excel поддерживает не более двух условий в одном формате.

Рис. 12. Использование проверочных условий в формате

Некоторые дополнительные возможности форматирования

Иногда возникает потребность выровнять числа в ячейках. Чтобы создать пробел с шириной, равной ширине символа в числовом формате, добавьте соответствующий знак, предваренный знаком подчеркивания _. Например, если за знаком подчеркивания следует правая круглая скобка _), положительные числа будут расположены в одну колонку с отрицательными, заключенными в скобки (рис. 13).

Рис. 13. Выравнивание положительных и отрицательных чисел, если последние отображаются в скобках

Рис. 14. Использование заполнителей в числовом разделе формата

Иногда требуется отразить раздельно рубли и копейки (доллары и центы и т.п.). Методы форматирования позволяют несколько раз обратиться к одному и тому же числу, хранящемуся в ячейке, последовательно выводя его части, например:

Рис. 15. Пользовательский денежный формат

Выше (см. рис. 8) мы показали, что пробел после кода числа эквивалентен делению на тысячу. Только что рассмотренный прием разделения на рубли и копейки может быть использован для масштабирования числа в сотнях. Это полезно для таких мер, как центнер, а также для перевода сантиметров в метры (рис. 16). Любопытно, что в Excel есть недокументированная особенность, которая позволяет без кавычек вводить довольно много текста (хотя некоторые буквы, как русского, так и английского алфавита всё же не проходят). На рис. 16 я привел два таких примера.

Рис. 16. Приемы масштабирования чисел и не только

Помните, что пользовательские форматы сохраняются вместе с книгой. При открытии новой книги вам придется создавать пользовательские форматы заново. Можно упростить задачу, если скопировать из старой книги и вставить в новую «правильно» отформатированную ячейку.

Важно! Работая над созданием собственного числового формата, не забудьте о поле Образец (см., например, рис. 6). В этом поле вы видите значение активной ячейки, зависящее от строки формата, записанной в поле Тип. Обязательно тестируйте ваши пользовательские числовые форматы на примере следующих данных: положительное значение, отрицательное значение, нулевое значение, текст. Часто создать собственный числовой формат с первой попытки не удается. Всякий раз при редактировании строки формата она добавляется в список (рис. 17). Когда вы наконец сделаете строку, которая соответствует всем вашим требованиям, откройте диалоговое окно Формат ячеек, выделите и удалите результаты предыдущих неудачных попыток.

Рис. 17. Удаление промежуточных версий кода формата

Коды формата даты и времени

Для отображения чисел в формате даты (с указанием числа, месяца и года) используются коды, указанные ниже.

Рис. 18. Коды, применяемые при создании пользовательских форматов даты

Для отображения значений в формате времени (с указанием часов, минут и секунд) используются коды, указанные на рис. 19. Комментарии приведены на рис. 20. Обратите внимание, что для отображения значений, превышающих 24 для часов и 60 для минут и секунд, следует использовать коды в прямоугольных скобках, например, . Использование стандартного формата – ч – при переходе через 24 часа приведет к смене даты, но значение часов всегда будет оставаться в диапазоне 0–23.

Рис. 19. Коды, применяемые при создании пользовательских форматов времени

Рис. 20. Комментарии к использованию кодов для форматирования времени (обратите внимание, что первая строка таблицы не является заголовком; это просто неточность Microsoft при оформлении таблицы :))

Завершаем обзор примерами использования пользовательских форматов даты и времени (рис. 21).

Рис. 21. Примеры пользовательских форматов даты и времени

Любопытные примеры пользовательских форматов можно найти также в Инете, например, здесь или здесь.

Вы можете уменьшить или увеличить размер листа для печати, чтобы он уместился по ширине страницы или на заданном количестве страниц.

Печать листа по ширине страницы

На вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы.