Как сделать замещение в 1с

Обновлено: 07.07.2024

Часто возникает необходимость заменить на некоторый промежуток времени сотрудника на его должности. Как правило, в таких ситуациях другой сотрудник организации, помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в трудовом договоре, выполняет дополнительную работу, т.е. заменяет первого. Значительно реже компании нанимают нового работника на временный срок, например, по причине болезни – обычно практикуется совмещение или временное исполнение обязанностей. Схожая ситуация может возникнуть и при увольнении сотрудника, когда на время поиска нового кандидата его заменит другой сотрудник.

Необходимо отразить все должности, по которым происходит временное исполнение должностных обязанностей в штатном режиме компании. Сделаем это в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.

2. Как отразить временное исполнение обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1?

Первым делом в 1С 8 ЗУП 3.1 переходим в раздел «Настройка» и выбираем пункт «Расчёт зарплаты».

Рис. 1 Расчет зарплаты в 1С 8 ЗУП 3.1

Затем следует перейти по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» в программе 1С 8 ЗУП.

Рис. 2 Настройка состава начислений и удержаний в 1С 8 ЗУП 3.1

При работе в 1С 8 ЗУП выбираем раздел «Прочие начисления» и нажимаем на пункт «Совмещение или временное исполнение обязанностей».

Рис. 3 Совмещение или временное исполнение обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1

Нас интересует, имеется ли соответствующий вид начислений. Для этого возвращаемся в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом в раздел «Настройка», выбираем соответствующий пункт.

Рис. 4 Поиск вида начислений в 1С 8 ЗУП 3.1

В списке появилась необходимый вид начислений зарплаты.

Рис. 5 Необходимый вид начислений в 1С 8 ЗУП 3.1

Рассмотрим пример: необходимо отразить в программе 1С 8 ЗУП ред 3.1 временное исполнение обязанностей по должности уволенного сотрудника Волкова Громовой. Для этого переходим в раздел «Кадры», выбираем пункт «Все кадровые документы».

Рис. 6 Все кадровые документы в 1С 8 ЗУП 3.1

Создадим новый кадровый документ в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Нажимаем на графу «Создать», выбираем пункт «Совмещение должностей». Перед нам открывается форма, представленная ниже.

Рис. 7 Форма совмещения должностей в 1С 8 ЗУП 3.1

Необходимо заполнить поля «Организация» и «Сотрудник». В нашем случае выбираем сотрудника Громову, которая будет заменять уволенного Волкова.

Рис. 8 Заполнения Организации и Сотрудника в 1С 8 ЗУП 3.1

Далее следует выбрать «Совмещение должностей (профессий)» в программе 1С 8 ЗУП и непосредственно должность, которую Громова будет временно занимать.

Рис. 9 Совмещение должностей (профессий) в 1С 8 ЗУП 3.1

После этого ставим галочку напротив пункта «Рассчитать по ФОТ», вбиваем нужный процент от ФОТ и не забываем указать период совмещения должностей сотрудника. Размер доплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом 3 посчитается автоматически.

Рис. 10 Рассчитать по ФОТ в 1С 8 ЗУП 3.1

При необходимости отправляем документ на печать. Нажимаем «Печать → Приказ на совмещение».

Рис. 11 Печать приказа на совмещение в 1С 8 ЗУП 3.1

Готово! Приказ на временное исполнение служебных обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1 сформирован.

По Трудовому кодексу возможен временный перевод сотрудника на другую работу (ст. 72 ТК РФ). В частности, перевод по соглашению сторон на время замещения отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ).

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (п. 1 Разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

В соответствии со статьей 151 ТК РФ при исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата, размер которой устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

Временное заместительство характеризуется следующим:

потребность в нем возникает только в случае производственной необходимости;

работник на определенный срок освобождается от выполнения своих прямых обязанностей и переводится на должность отсутствующего работника, чтобы выполнить его обязанности.

Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом по организации, который издается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, заключенного с работником.

1С:ИТС
В «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству» см. подробнее о временном переводе на другую работу и порядке оформления временного перевода, требующего и не требующего согласия работника .

Доплата за временное заместительство в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Рассмотрим на примере, как начислять доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример

Сотрудник ООО «Стиль» А.И. Дубов с должностным окладом 30 000 руб. в период с 30.07.2020 по 07.08.2020 исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника А.И. Никонова с должностным окладом 40 000 руб. В этот период А.И. Никонов находится в отпуске. В соответствии с приказом руководителя организации на период замещения сотруднику производится доплата разницы в окладах. Необходимо начислить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника за июль и август 2020 года.

Настройка вида начисления

Для начисления доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника необходимо произвести настройки, аналогичные настройке для начисления доплаты за совмещение профессий . В плане видов начислений (раздел Настройка — Начисления) будет доступен вид начисления Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей, который настроен и готов к использованию (при необходимости его настройки можно уточнить).

В поле Совмещение с. по указывается период, в течение которого должно производиться начисление доплаты, в нашем примере — с 30.07.2020 по 07.08.2020.

В разделе Вид совмещения следует оставить установленный по умолчанию переключатель в положении Исполнение обязанностей сотрудника. В Примере доплата назначается в связи с временным заместительством, поэтому необходимо выбрать временно отсутствующего сотрудника из справочника Сотрудники.

В разделе Размер доплаты:

устанавливается флаг Рассчитать по ФОТ и переключатель в положение Разница ФОТ, т. к. в нашем примере размер доплаты определяется разницей между ФОТ временно отсутствующего и его замещающего сотрудника. При этом автоматически заполнится табличная часть с указанием ФОТ сотрудников (временно отсутствующего и замещающего);

поле Размер доплаты автоматически заполняется разницей между ФОТ сотрудников;

поле ФОТ с доплатой заполняется автоматически. В нем учитывается плановый ФОТ сотрудника и назначенная данным документом доплата. При необходимости изменившийся ФОТ можно посмотреть и отредактировать.

Подробнее о заполнении других полей документа смотрите в примере начисления доплаты за совмещение профессий .

Для формирования и печати приказа о выполнении дополнительной работы в связи с исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника (примерная форма приказа) используется кнопка Печать — Приказ на совмещение. Для формирования дополнительного соглашения к трудовому договору используется кнопка Печать — Дополнительное соглашение.

Начисление доплаты за временное заместительство производится одновременно с начислением зарплаты за месяц автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов). Для автоматического заполнения документа используется кнопка Заполнить или Подбор.

При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Фактическая сумма доплаты за временное заместительство в документе пересчитывается исходя из фактически отработанного в месяце времени.

В июле 2020 года — 23 рабочих дня. Обязанности временно отсутствующего сотрудника А.И. Дубов исполнял 2 рабочих дня (с 30.07.2020 по 31.07.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 23 дня х 2 дня = 869,57 руб. В августе 2020 года — 21 рабочий день. Обязанности временно отсутствующего сотрудника он исполнял 5 рабочих дней (с 01.08.2020 по 07.08.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 21 день х 5 дней = 2 380,95 руб.

Замещение на период отпуска 1С Зарплата и Управление Персоналом 3

Нередки случаи, когда на предприятии на время отсутствия одного сотрудника его обязанности временно возлагают на другого. Обычно, возложение обязанностей предусматривает доплату за увеличенный объем работ. Для того, чтобы реализовать эту возможность, необходимо в нашей информационной базе установить нужный флажок (раздел Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний).

В 1С «Зарплата и управление персоналом» предусмотрено несколько способов расчета доплаты за замещение отсутствующего сотрудника.

Первый способ – это установка доплаты в процентном отношении к окладу сотрудника, исполняющего обязанности. В разделе Кадры – Кадровые документы создаем документ «Совмещение должностей» (также мы можем воспользоваться кнопкой «На основании» из документа «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка» и т.д.).

В новом документе выбираем нужного нам сотрудника, а также период исполнения обязанностей. Если мы создаем документ на основании документа отсутствия, то данные о замещаемом сотруднике и периоде замещения заполняются автоматически из документа основания. Счет отражения затрат по умолчанию заполняется из карточки сотрудника, либо указанный в настройках организации. При необходимости, его можно изменить. Вид совмещения указываем как «Исполнение обязанностей сотрудника». В правой части документа устанавливаем маркеры как указано на рисунке.

Обратите внимание, что размер доплаты рассчитан на полный рабочий период. В документе «Начисление заработной платы» эта доплата будет пересчитана с учетом фактических дней замещения.

Второй способ - начислить доплату исходя из размера оклада отсутствующего сотрудника. Для этого в документе «Совмещение должностей» в настройках доплаты ставим флажок напротив фамилии, чьи обязанности будут исполняться.

В этом случае в нижней части документа мы видим оклад, от которого будет рассчитываться доплата.

В третьем случае программа предоставляет нам возможность оплатить совмещение путем расчета разницы в окладах. Такой случай расчета уместен, когда тарифная ставка отсутствующего сотрудника выше оклада замещающего. Если же ситуация противоположная или оклады равнозначны, то корректней применить другие виды расчета доплаты. Настройки в документе соответственно рисунку.

Также мы можем назначить сотруднику надбавку, не опираясь на оклады, а установив фиксированный размер.

После проведения нам доступна печатная форма приказа об исполнении обязанностей и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если в нашем документе мы не указываем конкретно за кого исполняет обязанности сотрудник (устанавливаем флажок «Совмещение должностей» или Расширение зон обслуживания», то в печатных формах приказа будет уже другая формулировка основания назначения доплаты – в связи с отсутствием сотрудника на должности или в связи с расширением зон обслуживания).

При начислении заработной платы доплата будет рассчитана автоматически при пересчете на рабочие дни замещения:

Если у Вас остались вопросы по замещению отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Когда сотрудник уходит в отпуск, рабочий процесс не может быть остановлен. Его функции поручаются работающему сотруднику и оформляется это как совмещение или замещение в 1С. Рассмотрим поподробнее оба случая.

При совмещении в 1С сотрудник выполняет свою работу и работу ушедшего в отпуск[1] коллеги в течении рабочего времени. В этом случае полагается доплата. Она оформляется дополнительным соглашением с письменного согласия сотрудника. Доплата устанавливается по договоренности сторон и может выплачиваться в фиксированной сумме, как разница между окладами в процентах от оклада работника. Сумма доплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Замещение в 1С представляет собой временный перевод, когда замещающий сотрудник выполняет только функциональные обязанности отсутствующего работника. Работодатель составляет приказ на замещение. В этом случае работник получает зарплату в соответствии с выполняемыми функциями. Доход, полученный при замещении, облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

В программе 1С 8.3 ЗУП 3.0 оба вида начисления реализованы посредством документа «Совмещение должностей».

1. Настройка вида начисления в 1С.

1. Настройка вида начисления в 1С

Чтобы начислить доплату за замещение, предварительно установим флажок «Совмещение в 1С, временное исполнение обязанностей» в разделе «Настройка - Расчет зарплаты» на закладке «Прочие начисления». Если нужно произвести доплату за совмещение, алгоритм действий будет аналогичным.

В видах начислений в разделе «Настройка – Начисления» теперь доступна «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей».

Создаем документ в разделе «Кадры - Все кадровые документы» или в разделе «Зарплата - Изменение оплаты сотрудников» (кнопка «Создать - Совмещение должностей»).

В нашем примере мы начисляем разницу в окладах. Этим же документом можно начислить доплату за совмещение должностей, доплату за расширение зон обслуживания, используя разные способы расчета доплаты в программе 1С 8.3 ЗУП.

В созданном документе, используя кнопку «Печать», можно сформировать и распечатать «Приказ на совмещение» и «Дополнительное соглашение».

Начисление доплаты производится автоматически с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов».

Размер доплаты, сформированный нами в документе «Совмещение должностей», рассчитается пропорционально отработанному времени сотрудника Федорова П.Н.

В марте 2020 г. 21 рабочий день. Обязанности временно отсутствующего сотрудника Федоров П.Н. исполнял на протяжении пяти рабочих дней (с 25.03.2020 по 31.03.2020). Доплата за замещение в 1С составляет:

10 000 руб. / 21 дней * 5 дней = 2380,95 руб.

В апреле 2020 г. 22 рабочих дня. Обязанности временно отсутствующего сотрудника Федоров П.Н. исполнял на протяжении трех рабочих дней (с 01.04.2020 по 05.04.2020). Доплата за замещение составляет:

10 000 руб. / 22 дней * 3 дня = 1363,64 руб.