Как сгруппировать строки в excel на макбуке

Обновлено: 07.07.2024

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Смежные ячейки можно объединить в одну ячейку. После разъединения ранее объединенных ячеек все данные останутся во вновь созданной левой верхней ячейке.

Ниже перечислены некоторые ограничения:

Невозможно объединить несмежные ячейки или ячейки из разных частей таблицы, например ячейки из основной части и строки или столбца заголовков.

Невозможно объединить столбцы или строки.

Невозможно разделить ячейку. Если ячейка никогда не была объединена с другой ячейкой, разделить ее невозможно.

Примечание. Для таблиц с объединенными ячейками нельзя использовать формы. Если открыть электронную таблицу Numbers для iPhone или iPad в приложении Numbers для Mac, формы будут скрыты. В Numbers для Mac объединение ячеек в таблице, связанной с формой, может привести к очистке формы.

Объединение ячеек

Выберите две или несколько соседних ячеек.

Примечание. Если команда «Объединить ячейки» недоступна, возможно, выбраны столбцы или строки полностью либо выбрана ячейка заголовка и ячейка содержимого, объединение которых невозможно даже в том случае, когда они являются смежными.

Результаты объединения ячеек будут следующими.

Если перед объединением данные содержались только в одной из ячеек, объединенная ячейка сохранит данные и форматирование этой ячейки.

Если перед объединением несколько ячеек содержали данные, все данные сохраняются, но ячейки с определенным форматом данных, например числа, значения валют или даты, преобразуются в текст.

Если к верхней левой ячейке был применен цвет заливки, объединенная ячейка также примет этот цвет.

Если для ввода данных в таблицу использовалась форма, объединить ячейки в таблице невозможно.

Разъединение ячеек

При нажатой клавише Control нажмите ячейки; затем выберите «Разъединить ячейки».

Все содержимое из ранее объединенных ячеек появится в первой разъединенной ячейке.

Примечание. Объединенные ячейки работают в формулах особым образом.

Для прямой ссылки на объединенную ячейку в формуле следует указать адрес ее левого верхнего угла (например, C3).

Включить только часть объединенной ячейки в используемый в формуле диапазон ячеек невозможно.

Если формула ссылается на некоторую ячейку, а Вы объединили ее с ячейками, не входящими в диапазон, с которым работает эта формула, формула может вернуть ошибку.

Вы можете вставлять строки над выделенной строкой и столбцы слева от выделенного столбца. Точно так же можно вставлять пустые ячейки выше и левее активной ячейки на листе. Ссылки на ячейки автоматически корректируются с учетом расположения сдвинутых ячеек.

Вставка строк

Выделите заголовок строки, над которой хотите вставить новые строки.

Совет: Выделите столько же строк, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить пять пустых строк, выделите пять строк. Выделяемые строки могут содержать данные, поскольку новые строки будут вставлены над ними.

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните выделенные строки, а затем во всплывающем меню выберите команду Вставить.

Совет: Сведения о вставке строк, содержащих данные, см. в статье Копирование и вставка определенного содержимого ячейки.

Вставка столбцов

Выделите заголовок столбца, справа от которого хотите вставить новые столбцы.

Совет: Выделите столько же столбцов, сколько нужно вставить. Например чтобы вставить пять пустых столбцов, выделите пять столбцов. Выделяемые столбцы могут содержать данные, поскольку новые столбцы будут вставлены слева от них.

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните выделенные столбцы, а затем во всплывающем меню выберите команду Вставить.

Совет: Сведения о вставке столбцов, содержащих данные, см. в статье Копирование и вставка определенного содержимого ячейки.

Вставка ячеек

При вставке пустых ячеек можно указать, следует ли сдвинуть другие ячейки вниз или вправо, чтобы освободить место для новых. Ссылки на ячейку автоматически корректируются с учетом расположения сдвинутых ячеек.

Выделите ячейку или диапазон ячеек справа или сверху от места, куда необходимо вставить новые ячейки.

Совет: Выделите столько же ячеек, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить пять пустых ячеек, выделите пять ячеек.

Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните выделенные ячейки, а затем во всплывающем меню выберите команду Вставить.

В меню Вставка укажите, нужно ли сдвинуть выделенные ячейки вниз или вправо относительно новых.

Вот что произойдет, когда вы сдвинете ячейки влево:

Вот что произойдет, когда вы сдвинете ячейки вниз:

Совет: Сведения о вставке ячеек, содержащих данные, см. в статье Копирование и вставка определенного содержимого ячейки.

Сочетания клавиш экономят время независимо от того, какой тип компьютера вы используете. Чтобы помочь вам работать быстрее, вот список часто используемых ярлыков для Microsoft Office на Mac. Мы включили OneNote, Outlook, Excel, PowerPoint, Word и некоторые основные универсальные ярлыки для начала. Мы даже покажем вам, как создавать свои собственные сочетания клавиш .

Итак, если вам интересно, какие ярлыки Mac Excel могут помочь вам быстрее перемещаться по электронным таблицам или какие ярлыки Mac Word могут помочь вам быстрее форматировать текст, мы предоставим вам необходимую информацию.

Создать или удалить пользовательский ярлык в Word

Microsoft Word позволяет обновлять сочетания клавиш, в отличие от других приложений Office 2016. И этот процесс прост и разумен, если вы регулярно используете Word.

Откройте документ Word и — в меню Mac, а не в меню в Word — выберите Сервис> Настроить клавиатуру . Затем выберите категорию и команду. Если текущий ярлык существует, он будет отображаться в области Current Keys .

Чтобы удалить его, просто выберите его и нажмите « Удалить» . Чтобы добавить новый ярлык, введите нужные клавиши в разделе « Нажать новый ярлык клавиатуры ». Вы можете сохранить свои изменения в текущем документе или в шаблоне документа Word. Затем нажмите ОК .

Еще один пользовательский вариант сочетания клавиш

Многие предпочитают добавлять сочетания клавиш на свой Mac и применять их к конкретным приложениям, что можно сделать только при отсутствии конфликтов. Вы можете сделать это, перейдя в Системные настройки > Клавиатура > Сочетания клавиш > Сочетания клавиш приложения . Затем щелкните значок плюса, выберите приложение, введите команду меню и добавьте ярлык.

Однако, опять же, это будет работать только в том случае, если нет конфликта, и лично мне пока не удалось использовать этот метод.

Некоторые сочетания клавиш, без которых мы не можем жить

Было бы удивительно, если бы мы все могли запомнить сотни сочетаний клавиш. Это невозможно для большинства, поэтому мы придерживаемся тех, которые мы используем постоянно. Они становятся такой привычкой, что это почти автоматически. Но всегда приятно учиться новым.

Для получения дополнительных сочетаний клавиш ознакомьтесь с этими наиболее полезными сочетаниями клавиш для Mac. Самые полезные сочетания

Читайте также: