Как скопировать текст со сносками в ворде

Обновлено: 07.07.2024

Как только текст составлен, сноски выверены можно приступать к составлению списка использованных источников. Они составляются из источников, которые использовались в сносках работы, для этого достаточно удалить повторяющиеся источники, а так же оставшееся указание на страницы.

Полученный список разбивайте на следующие группы (различные ВУЗы требуют различное оформление):

  • официальные документы и нормативные акты (ранжируется по юридической силе);
  • монографии, учебники, учебные пособия, лекции (ранжируется по алфавиту);
  • статьи, периодические издания (ранжируется по алфавиту);
  • материалы судебно-следственной практики (ранжируется по алфавиту).

Совет: Правильно оформляйте сноски это позволит быстро создать список использованных источников

Как это практически сделать в Word ?

1. Переведите отображение диплома в Wordна обычное (Вид - Обычный). После этого откройте сноски в одном окне (Вид - Сноски), после чего выделите все сноски и скопируйте в новый фаил.


2. В новом файле из списка необходимо удалить номера сносок, а также разбить сноски содержащие два и более источника по различным абзацам (поскольку алфавитная сортировка проходит по абзацам). В обработанном списке выделить все сноски и нажать (Таблица - Сортировка).


3. Появившееся окно позволяет отсортировать сноски (содержащиеся в абзаце) по алфавиту для этого достаточно нажать на ОК.


4. Когда Wordавтоматически расположит список по алфавиту необходимо удалить повторяющиеся источники, а также номера страниц в источниках. Разбить получившиеся источники на группы и скопировать в свой диплом. Кстати вернуть диплом с обычного отображения в Wordдостаточно нажать (Вид – Разметка страницы).


Надеюсь, что мои советы позволят Вам сохранить массу времени и нервов. Есть вопросы? Задавайте в комментариях или пишите в личку.

Внизу страницы Вы можете скопировать образец списка использованных источников.

Для перемещения, копирования или удаления сноски следует выполнить данные операции над знаком сноски в окне документа, а не над текстом сноски в области сносок. Если знаки сносок нумеруются автоматически, то в результате перемещения или копирования знака сноски оставшиеся сноски будут автоматически перенумерованы.

  1. В документе выделите знак сноски, которую следует переместить, скопировать или удалить.
  2. Переместите, скопируйте или удалите знак сноски:

· Чтобы переместить знак сноски, перетащите его на новое место.

· Чтобы скопировать знак сноски, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите его на новое место.

· Для удаления нажмите клавишу Del.

Сбор оглавления документа
Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе.
Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word стилей заголовков или применить пользовательские стили заголовков.

Создание оглавления

Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных стилей заголовков. При наборе текста документа для форматирования заголовков используйте стандартные стили: заголовок1, заголовок 2 и т.д.
Для сбора оглавления выполните следующие действия.

  1. Установите курсор в место вставки оглавления.
  2. В меню Вставка выполните команды меню Ссылка - Оглавление и указатели.
  3. Откройте вкладку Оглавление.
  4. Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в списке Форматы.
  5. Установите другие параметры оглавления (показать номера страниц, заполнитель и т.д.). Внешний вид будущего оглавления можно увидеть в окошке Образец печатного документа

При сборке оглавления можно использовать и пользовательские стили, которыми в документе оформлены заголовки. Для этого:

Изменение оформления оглавления

  1. В меню Вставка последовательно выберите команды меню Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Оглавление.
  2. 2. В списке Форматы выберите параметр Из шаблона и нажмите кнопку Изменить.
  3. 3. В группе Стили выберите стиль, который требуется изменить, и нажмите кнопку Изменить.
  4. 4. В группе Формат выберите нужные параметры.

Обновление оглавления

Обновление можно выполнить двумя способами:

Примечание: При обновлении оглавления весь текст и форматирование, добавленные вручную, утрачиваются.

Удаление оглавления

  1. Выделите оглавление вручную или с помощью кнопки Оглавлениена панели инструментов Структура.
  2. Нажмите клавишу DEL.

Использование полей слияния

Иногда в текстовом редактореWord требуется напечатать несколько документов (писем, конвертов, каталогов), незначительно отличающихся друг от друга. Для решения этой задачи можно воспользоваться простым копированием и редактированием, а можно - методом слияния документов.

Принцип слияния состоит в следующем:

  1. Готовится два документа:
  • основной документсодержит общую для всех документов часть (например, текст письма) и поля слияния, с помощью которых в документ будут вставляться данные из источника данных; это всегда документ Word;
  • источник данных –список различий, представленных в виде таблицы (например, таблица, содержащая фамилию, имя, адрес получателя); это может быть таблица Word, Excel, файл базы данных.
  1. При слиянии для каждой записи (или записи, удовлетворяющей заданному условию) в таблице – источнике данных, создается новый документ, текст которого совпадает с основным документом, а вместо полей слияния указываются данные из источника.

Для слияния документов используются поля слияния:

MergeField

Данное поле вставляет в основной документ ссылку на поле данных в источнике данных. В основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например “Имя”). При слиянии основного документа с выбранным источником данных содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля.

Перед вставкой полей слияния необходимо выбрать источник данных для основного документа. Чтобы вставить поле:

  1. установите курсор в тексте основного документа в позицию, где должно располагаться данное значение;
  2. нажмите кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние(данная панель появиться на экране после выбора основного документа и источника данных) и выберите название поля из списка.

Fillin

Данное поле предлагает пользователю с помощью окна диалога ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле. Приглашение ввести текст выводится при обработке каждой записи данных из источника данных. Вставить поле можно с помощью панели инструментов Слияние:

IF…THEN…ELSE

Поле IF…THEN…ELSE позволяет выводить в нужной позиции текста информацию только при выполнении указанных условий.

Поле можно вставить с помощью панели инструментов Слияние:

  1. установите курсор в позицию, где должен находиться текст ответа;
  2. нажмите кнопку Добавить полеWord;
  3. из списка выберите поле IF…THEN…ELSE;
  4. задайте условие
    • в списке Поле выберите название анализируемого поля источника данных;
    • в списке Оператор выберите нужную операцию сравнения;
    • в поле Значение задайте сравниваемое значение.
  1. в поле Вставить следующий текст введите текст выводимый в случае, если условие является истинным;
  2. в поле В противном случае вставить следующий текст введите текст выводимый, если условие является ложным;
  3. нажмите кнопку Ок.

Пример (план выполнения процедуры слияния): Напечатать несколько одинаковых писем разным адресатам, используя данные из таблицы Word.

Для решения этой задачи необходимо выполнить следующие действия:

  1. Создать таблицу данных, содержащую ФИО адресата и его адрес.
  1. Набрать текст письма

<Адрес>
<Милый> <Фамилия> < Имя>
Я повзрослела еще на год. Это событие нужно отпраздновать с шиком. Я жду тебя <дата> в <время>. Обещаю веселую компанию, много хорошей музыки и еще больше разных деликатесов.

<Имя>, я верю ты порадуешь меня своим присутствием.

Любящая тебя Верочка

Замечание: в угловых скобках указаны поля слияния документов.

  1. Выполнить слияния двух документов, используя алгоритм слияния:

Версия MS Word 2000

Версия MS Word XP

  1. Чтобы создать документ слияния на основе уже имеющегося документа, откройте этот документ.
  2. В меню Сервис выберите команды Письма и рассылки - Мастер слияния (откроется дополнительная информационная панель Слияние)
  3. На дополнительной панели выберите тип создаваемого документа - Письма, а затем перейдите по ссылке Далее (низ панели Слияние).
  4. Определите основной документ слияния: в разделе Выбор документа:
    1. выберите вариант Текущий документ,
    2. перейдите по ссылке Далее.
    1. чтобы воспользоваться готовой таблицей Word или таблицей Excel, базой данных или другим списком, выберите вариант Использование списка и укажите нужный файл с помощью ссылки Обзор;
    2. чтобы создать в Word новый источник данных, выберите вариант Создание списка, с помощью ссылки Создать откройте окно Новый список адресов и определите структуру записи данных:
      • в разделе Ввод данных адреса просмотрите имеющиеся поля данных.
      • воспользуйтесь кнопкой Настрока, если список вас не устраивает. Кнопка Добавить позволяет добавить новое поле в список, кнопка Удалить - удалить выделенное поле из списка.
      • в разделе Ввод данных адреса введите значения, используя кнопки Создать запись, Удалить запись.
      • когда будут введены все записи в будущей базе данных, закройте окно ввода и сохраните файл.
      • чтобы вернуться к основному документу после ввода данных, нажмите кнопку OK (окно Получатели слияния).
    1. поместите курсор туда, где следует расположить имя, адрес или другие переменные данные;
    2. на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Вставить поля слияния;
    3. выберите нужное имя поля из списка в окне .Добавление поля слияния
    1. нажмите кнопку рядом с заголовком поля, по которому нужно сделать отбор записей (окно Получатели слияния);
    2. выберите нужное значение из списка или для создания более сложного условия воспользуйтесь командой Дополнительно.
    3. укажите имя анализируемого поля, операцию сравнения и значение; для более сложного условия используйте связки «И» или «ИЛИ»;
    4. для отображения всех записей выберите вариант Все.

    11. Организация перекрестных ссылок в Word-документе при помощи кодов полей.

    Создание и обновление перекрестных ссылок

    Перекрестная ссылка указывает на элемент, который находится в другом месте в документе. Например, можно упомянуть "Рис. 1" в документе и сослаться на рисунок, расположенный в другом месте документа. По умолчанию Word вставляет перекрестную ссылку в виде гиперссылки, которую можно щелкнуть, чтобы перейти прямо к элементу, на который указывает перекрестная ссылка. Вы можете создавать перекрестные ссылки на такие элементы, как заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы. Если добавить или удалить содержимое, которое вызывает перемещение элемент, на который имеется ссылка, то перекрестную ссылку можно обновить.

    Обычно при выборе всего документа Word с помощью Ctrl + A ключей, все сноски будут исключены из выбора. Если вы просто хотите выделить все сноски в документе, как вы можете это сделать? В этой статье представлены три метода решения этой проблемы.

    Выделите все сноски в документе с помощью Ctrl + A

    Вы можете использовать горячую клавишу Ctrl + A для выбора сразу всех сносок в документе Word. Пожалуйста, сделайте следующее.

    Щелкните, чтобы навести курсор на любую сноску документа, нажмите одновременно клавиши Alt + A, после чего сразу же будут выделены все сноски в текущем документе.

    Выделите все сноски в документе с помощью функции выбора текста с похожим форматированием

    Освободи Себя Выделить текст с похожим форматированием Эта функция может помочь выбрать все сноски в документе.

    1. Щелкните, чтобы навести курсор на любую сноску документа.

    2. в Главная вкладку нажмите Выберите > Выделить весь текст с похожим форматированием. Смотрите скриншот:


    После этого сразу выбираются все сноски в текущем документе.

    Выбрать все сноски в документе с кодом VBA

    Следующий код VBA также может помочь выбрать все сноски в документе одновременно. Пожалуйста, сделайте следующее.

    1. В документе вы выделите все сноски, нажмите кнопку другой + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.

    2. в Microsoft Visual Basic для приложений окна, нажмите Вставить > Модуль, затем скопируйте ниже код VBA в окно модуля. Смотрите скриншот:


    Код VBA: выбрать все сноски в документе Word

    3. Затем нажмите F5 ключ для запуска этого кода. Все сноски в текущем документе выбираются сразу.

    На этом шаге мы начнем рассматривать организацию и использование сносок.

    Для пояснения основного текста можно использовать сноски и примечания. Примечания могут быть вынесены в низ полосы (обычные сноски), в конец раздела или документа (концевые сноски).

    Каждая сноска состоит из двух частей: маркера сноски и текста . По умолчанию все сноски в документе автоматически нумеруются и отделяются от текста горизонтальной линией.

    В режиме просмотра документа Обычный (пункт меню Вид | Обычный ) для работы со сносками открывается специальная панель. Если она отсутствует, то ее можно включить, выполнив пункт меню Вид | Сноски . В режиме просмотра разметки страницы сноска располагается в той части страницы (документа), где она размещена пользователем.

    Вставка сноски

    • установите курсор ввода в позиции вставки маркера сноски;
    • выполните команду Ссылка | Сноска из меню Вставка :


    Рис.1. Диалоговое окно для вставки сноски

    Word вставляет в основной текст знак сноски и открывает тип сноски для ввода текста. Чтобы вернуться в документ, нужно выполнить щелчок на тексте документа. Таким же способом осуществляется переход из окна документа в панель сноски.

    Примечание . Номера сносок могут вводиться как автоматически, так и пользователем. В первом случае удаление или добавление сноски сопровождается автоматической перенумерацией всех сносок. Во втором случае за нумерацию отвечает пользователь.

    Изменение сноски

    Сноски в документе можно просматривать и редактировать в нормальном режиме или в режиме просмотра разметки страницы. В нормальном режиме текст сноски отображается в отдельной панели. Если панель сносок отсутствует на экране, для просмотра ее содержимого следует выполнить двойной щелчок на маркере сноски в основном тексте. Word откроет панель с текстом соответствующей сноски. Теперь в текст сноски можно вносить изменения, как в любой другой текст:


    Рис.2. Окно документа с панелью сносок

    Удаление сноски

    Чтобы удалить сноску, следует выделить в тексте ее знак. Относящийся к нему текст и сам знак удаляются с помощью клавиши Delete . Если сноски пронумерованы автоматически, после удаления выполняется перенумерация оставшихся сносок.

    Перенос сноски

    • выделите знак сноски в документе;
    • переместите его в нужную позицию с помощью мыши. Во время перемещения курсор мыши, дополненный серым прямоугольником, показывает текущее положение знака сноски в документе;
    • отпустите левую кнопку мыши для фиксации знака сноски на новом месте.

    Переход к сноске

      выберите в меню Правка команду Перейти :


    Рис.3. Окно Перейти


    Рис.4. Окно Перейти с заданным номером сноски

    Переходить от сноски к сноске позволяют и кнопки, расположенные в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

    Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода или нажмите клавиши Alt + Ctrl + Home и в открывшейся панели выберите тип объекта - Сноска или Концевая сноска :

    Читайте также: