Как скрыть календарь в outlook от других пользователей

Обновлено: 02.07.2024

Большая часть данных советов подходит для корпоративных сред при использовании почтового сервера на базе Microsoft Exchange Server.

Предоставить свой календарь в общий доступ

  1. Переходим в раздел Календарь в нижней части программы:

Подключить общий календарь в Outlook

  1. Кликаем по Календарь в нижней части программы:

Создать общий календарь Exchange

Данная возможность впервые появилась в Exchange 2007.

Через графическую консоль

  1. В консоли управления Exchange переходим в Настройка получателей - кликаем правой кнопкой по Почтовый ящик - Создать почтовый ящик:

С помощью Powershell

Создаем общий почтовый ящик:

* OrganizationalUnit — место размещения учетной записи в Active Directory.

Чтобы назначить права, можем воспользоваться рекомендациями выше или ввести следующие командлеты powershell:

* предоставляем полный доступ на управление учетной записью администратору dmosk

* делаем пользователя user владельцем календаря.
** если у нас английская версия Exchange, вместо Календарь пишем Calendar

Чтобы изменить права на календарь пользователю, которому привилегии уже выдавались, используем не Add- а Set-:

* в данном случае, мы изменили права с владельца на читателя.

Как запросить доступ к чужому календарю

Запрос появится автоматически при подключении общего календаря, если на него нет прав.

Управление правами чужого календаря

Посмотреть текущие права на календарь пользователя можно командой:

* в английской версии Календарь меняем на Calendar.

Для того, чтобы задать нужные права, подключаемся к Exchange. Запускаем Powershell для Exchange от администратора и вводим:

* где Учетная запись — имя учетной записи, календарем которой хотим управлять; dmosk — учетная запись, которой даем права; AccessRights — назначаемые права.
* Варианты для прав:

  • Author: создание документов, удаление своих, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
  • Contributor: создание документов, просмотр папок
  • Editor: создание документов, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
  • None: просмотр папок
  • NonEditingAuthor: создание документов, просмотр папок, чтение документов
  • Owner: создание документов, создание папок, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, управление папками, чтение документов
  • PublishingEditor: создание документов, создание папок, удаление, удаление своих, редактирование, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
  • PublishingAuthor: создание документов, создание папок, удаление своих, редактирование своих, просмотр папок, чтение документов
  • Reviewer: просмотр папок, чтение документов

Для управления всеми календарями можно ввести следующую команду:

Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))

* данной командой мы перебираем массив почтовых ящиков и для каждого из них назначаем права Owner пользователю Иванов Иван Иванович.

Exchange

Если вы пользуетесь учётной записью Exchange, то вы можете предоставить общий доступ к своему календарю другим пользователям. Ваши друзья и коллеги смогут просматривать в своём календаре ваш календарь.

В пределах организации можно предоставить общий доступ к календарю коллегам.

Вне организации вы можете поделиться статической копией календаря, опубликовать календарь на веб-странице или предоставить URL на iCalendar (ISC) файл, который можно импортировать в сторонние приложения.

Общий доступ к календарю

Выбираем календарь. В меню Главная нажимаем Открыть доступ к календарю.

calendar

Указываем список получателей. Вы можете искать людей из адресной книги или ввести их адреса электронной почты вручную.

calendar

В разделе подробности указываем тип доступа:

  • Только доступность
  • Ограниченные сведения
  • Полные сведения

Ошибка "Этот календарь не может быть общим" отображается в случаях:

Если вы указали тип доступа "Только доступность", то получатель сможет увидеть только время когда вы заняты или свободны.

calendar

Если вы указали тип доступа "Ограниченные сведения", то получатель сможет увидеть доступность, тему и место проведения собрания.

calendar

Если вы указали тип доступа "Полные сведения", то получатель сможет увидеть всю информацию в вашем календаре.

Отключить общий доступ к календарю

Общий доступ к календарю можно отменить.

calendar

calendar

Выбираем календарь, диапазон дат, тип доступа, другие параметры. ОК.

calendar

Предоставить URL на HTML страницу календаря или ISC файл

Главная → Опубликовать в Интернете.

calendar

Открывается страничка Outlook Web Application. Параметры → Календарь → Общие календари → Публикация календарей.

calendar

Здесь можно выбрать календарь и тип доступа. Сохранить.

Внизу страницы есть ссылки на HTML версию календаря и файл iCalendar (ICS).

События календаря по этим ссылкам периодически обновляются и могут использоваться для синхронизации календаря со сторонними приложениями.

Одной из удобных возможностей Outlook – возможность предоставить общий доступ к своему календарю другим пользователям в вашей организации или внешним пользователям (снаружи вашей организации). Для этого ваша ящик электронной почты должен располагаться на сервере Exchange или в Office 365 / Exchange Online.

Предоставление общего доступа к своему календарю в Outlook 2016

Каждый получатель получит приглашение, в котором будет предложено добавить ваш календарь.

Уведомление о предоставление доступа к каленжарю Outlook

Пользователи за пределами вашей организации получат URL адрес, который можно использовать для доступа к вашему календарю. В том случае, если вы и пользователь, которому вы предоставляете доступ, находятся в организациях, связанными федеративными отношениями через Office 365 или Exchange, то в приглашении будет содержаться опция предоставить доступ к своему календарю в ответ.

Ваш календарь после этого будет отображаться у пользователя в разделе Общий календарей.

Общие календари в Outlook 2016

Вы можете опубликовать свой календарь в интернете, сделав его доступным для всех. В этом случае календарь публикуется на сервере WebDAV, с которого он должен быть доступен другим пользователям.

Для публикации календаря в Интернете, нажмите на кнопку Опубликовать в Интернете, укажите URL адрес сервера WebDAV, укажите интервал времени календаря, который нужно опубликовать, тип доступа и параметры обновления календаря на сервере (автоматически, или только один раз).

Опубликовать календарь outlook в Интернете

Если вы хотите предоставить доступ к своему календарю всем пользователям, нажмите на кнопку Разрешения для календаря и для разрешения По умолчанию выберите уровень доступа (по умолчанию разрешен доступ только на доступ к информации Free/Busy time). Группа По-умолчанию соответствует любому пользователя (everyone). Вы можете изменить уровень доступа, выбрав в выпадающем списке необходимые разрешения.

разрешения на доступа к календарю в Outlook

На этой же вкладке можно управлять доступом к вашему календарю. Здесь вы можете добавить нового пользователя, или изменить уровень полномочий пользователя при доступе к календарю (например, можно разрешить определенному пользователю создавать, редактировать или удалять элементы календаря).

Если вы хотите отозвать общий доступ к календарю, нужно на вкладке разрешений выбрать имя пользователя, которого нужно лишить доступа, нажать кнопку Удалить и Ок.

Как подключить чужой общий календарь в Outlook 2016

Чтобы подключить календарь другого пользователя, в Outlook нажмите на кнопку Календарь в нижней части окна. Правой кнопкой мыши щелкните по разделу Мои календари -> Добавить календарь -> Из адресной книги:

В списке сотрудников найдите пользователя, чей календарь вы хотите подключить (пользователь или администратор должен предоставить вам доступ к своему календарю) и выберите его.

Добавить календарь в Outlook из адресной книги

После этого новый календарь должен появится в списке общий календарей.

Предоставление доступа к календарю в Exchange с помощью PowerShell

В Exchange 2007 SP1 и выше вы можете создавать общий почтовый ящик, который можно использовать как общий календарь предприятия (отдела). Создать ящик можно с помощью такой команды PowerShell:

New-Mailbox -alias JuristDep -name "Календарь юр. отдела" -database "Mbx1" -org Users -shared -UserPrincipalName JuristDep@domain.corp

После этого можно предоставить доступ к календарю нового ящика для определённого пользователя организации (допустим, мы хотим предоставить полный доступ):

Add-MailboxPermission JuristDep -User:"aapetrov" -AccessRights:FullAccess

Или только на чтение:

Add-MailboxPermission JuristDep -User:"JuristUsers" -AccessRights:ReadPermission

Можно дать доступ непосредственно на папку календаря в ящике Exchange:

Add-MailboxFolderPermission -Identity 'JuristDep:\Календарь' -User aapetrov -AccessRights Owner

В английской версии Exchange вместо Календарь нужно указыват папку Calendar.

Чтобы изменить права на календарь пользователю, которому уже выданы права на календарь нужно воспользоваться командлетом Set-MailboxFolderPermission :
Set-MailboxFolderPermission -Identity 'JuristDep:\Календарь' -User aapetrov -AccessRights Reviewer

Как запросить доступ к чужому календарю

При подключении общего календаря из адресной книги, запрос на предоставление прав появится автоматически при подключении общего календаря, если на него нет прав.

  • Скрыть одну встречу в общем календаре
  • Скрыть все встречи и отображать только занятые в общем календаре
  • Скрыть все встречи и показывать только занятые в календаре, который вы отправите по электронной почте

Скрыть одну встречу в общем календаре

Если вы хотите скрыть только одну встречу в общем календаре Outlook, вы можете сделать встречу частной.

В представлении Календарь щелкните правой кнопкой мыши указанную встречу, которую вы скроете в общем календаре, а затем выберите Частное в контекстном меню. См. Снимок экрана:


Теперь другие пользователи Exchange, которым вы разрешаете Просмотр общего календаря позволит получить только частную встречу и не сможет просматривать тему встречи, заметки или другую подробную информацию. См. Снимок экрана:


Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook


Kutools for Outlook Функция дублирования писем , вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных в два клика в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Скрыть все встречи и отображать только занятые в общем календаре

Если вы хотите скрыть все встречи и показывать только занятую и свободную информацию в общем календаре, вам необходимо настроить разрешение общего календаря.

1 . В представлении Календарь выберите календарь, которым вы делитесь с другими пользователями Exchange, и нажмите Папка > Разрешения календаря . См. Снимок экрана:



Теперь указанный пользователь Exchange может только просматривать информацию о свободном и занятом времени, но не подробные сведения о встречах в вашем общем календаре. См. Снимок экрана:


Скрыть все встречи и показывать только занятые в календаре, которым вы поделитесь по электронной почте

Если вы собираетесь поделиться своим календарем Outlook по электронной почте со скрытыми всеми встречами, вы можете сделать следующее:



3. В открывшемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите кнопку Да .



Когда получатели получают это приглашение и открывают общий календарь в своем Outlook, они будут просматривать только информацию о свободном и занятом времени вместо встреч.

Читайте также: