Как сохранить файл microsoft project

Обновлено: 06.07.2024

Параметрами последнего раздела вкладки Edit (Правка) задаются цвета, которыми при просмотре проекта будут выделяться обычные гиперссылки (список Hyperlink color) и гиперссылки, посещенные ранее (список Visited hyperlink color). Эти настройки, как и настройки единиц времени, относятся к текущему файлу.

Флажок Underline hyperlinks (Подчеркивать гиперссылки) определяет, будут ли ссылки выделяться подчеркиванием. Рекомендуем оставить его установленным, поскольку иначе при редактировании файла можно случайно щелкнуть по ссылке, приняв ее за обычный текст, и потерять время на загрузку файла из локальной сети или из Интернета.

Настройки параметров сохранения

Настройки параметров сохранения присутствуют во всех программах семейства Microsoft Office и определяют форматы, в которых сохраняются файлы по умолчанию, расположение сохраняемых файлов и параметры автоматического сохранения файлов. Параметры сохранения настраиваются на вкладке Save (Сохранение) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Параметры сохранения файлов MS Project

Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящихся к открытому файлу проекта. Как обычно, сначала идут параметры, определяющие работу MS Project в целом.

Первый параметр на этой вкладке – раскрывающийся список Save Microsoft Project files as (Сохранять файлы Microsoft Project как). В нем вы выбираете формат, который будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл. Мы рекомендуем использовать формат MS Project (*.mpp).

В области File Locations (Расположение) отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов (строка Projects (Проекты)), пользовательские шаблоны (строка User templates (Шаблоны пользователя)), шаблоны рабочей группы (строка Workgroup templates (Общие шаблоны)) и базы данных ODBC (строка ODBC Database (База данных ODBC)). Выбрав нужную строку и нажав кнопку Modify (Изменить), вы можете установить значения, соответствующие вашим потребностям. Например, в качестве адреса папки с проектами можно указать папку, в которой вы разместили файлы с примерами к этой книге.

В разделе Auto Save (Автосохранение) сгруппированы параметры автоматического сохранения открытых для редактирования файлов. Флажок со счетчиком Save every… minutes (Автосохранение каждые… минут) определяет, будет ли осуществляться автоматическое сохранение и с какой периодичностью. Мы рекомендуем установить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут.

Используя два следующих далее переключателя – Save Active Project Only (Сохранять только активный проект) и Save all open project files (Сохранять все открытые проекты), – вы можете указать, будет ли сохраняться автоматически только тот проект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Мы рекомендуем сохранять все открытые проекты.

С помощью флажка Prompt Before Saving (Запрос перед сохранением) вы выбираете, выводить или нет запросы на разрешение автоматического сохранения. Поскольку нажимать клавишу ОК каждые 2 минуты не очень удобно, рекомендуем сбросить этот флажок.

Последний раздел, Database save options for 'Project1' (Параметры сохранения в базе данных для 'Проект!'), содержит параметр, определяющий принцип сохранения открытого в данный момент проекта в формате базы данных. Находящийся в этом разделе флажок Expand timephased data in the database (Развертывать повременные данные в базе данных) определяет, как будет представлена временная информация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная информация сохраняется, а при сброшенном – нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.

Любую таблицу из MS Project можно экспортировать в MS Excel. Для этого надо сначала установить настройку безопасности, позволяющую открывать и сохранять в программе файлы других форматов.

Для экспорта надо настроить существующую таблицу или, что предпочтительней, создать новую таблицу, если данные регулярно будут отправляться в MS Excel.

Далее следует выбрать команду Файл – Сохранить как. В окне сохранения документа изменить тип файла на Книга Excel, указать место для сохранения файла (диск, папку), имя файла и нажать кнопку Сохранить.

В окне Мастер экспорта нажать кнопку Далее, на следующем шаге оставить вариант по умолчанию Выбранные данные и снова нажать кнопку Далее.

При первом случае экспорта на шаге Схема оставляем вариант Создать новую схему, при повторной аналогичной выгрузке – Использовать существующую схему

На шаге Параметры схемы выбираем данные для выгрузки, определяем, нужно ли в Excel выгружать заголовки столбцов, в случае выгрузки задач – надо ли выгружать и назначения, и нажать Далее

Самый важный шаг – Сопоставление. В зависимости от флажков на предыдущем шаге сопоставление надо будет сделать для задач, ресурсов и назначений. На этом шаге мы укажем название листа книги Excel для таблицы с выгруженными данными, фильтр выгрузки.

В таблице на этом шаге можно по одному определить столбцы таблиц Project для выгрузки, для столбца задать новое название для Excel. А можно, нажав кнопку На основе таблицы, выбрать готовую таблицу Project целиком. Лишние столбцы можно удалить кнопкой Удалить строку.

Кнопкой Далее переходим на шаг Конец определения схемы, на котором можно сохранить схему для последующего использования (кнопка Сохранить схему) и нажать Готово.

В результате этого алгоритма в заданной папке появится файл Excel с выгруженными данными. В случае выгрузки и задач, и ресурсов, и назначений они будут размещаться на разных листах книги Excel.

Видео материала "Создание проекта в MS Project Pro"

Создание, открытие и сохранение плана-графика проекта в MS Project Pro

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание

Создание нового проекта в MS Project Pro

Для создания файла проекта зайдите на страницу «Файл» и далее на закладку «Создать». На открывшейся странице Вы можете создать проект:

Сохранение проекта в MS Project Pro

Предположим, что Вы уже внесли какие-то изменения в Ваш проект и Вам необходимо сохранить результаты Вашей работы. Для хранения своих проектов MS Project использует файлы с расширением *.mpp (по умолчанию).

Чтобы сохранить новый проект:

На открывшейся странице возможно:

В появившемся диалоговом окне выберите место (диск, папка), в которое Вы будете сохранять файл, укажите имя файла, и нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы сохранить рабочий проект под тем же именем:

На панели инструментов нажмите на кнопку .
На странице «Файл» выберите пункт «Сохранить».
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.

Чтобы сохранить рабочий проект под другим именем, на странице «Файл» выберите пункт «Сохранить как». В появившемся диалоговом окне выберите место, в которое Вы будете сохранять файл, укажите новое имя файла и нажмите кнопку «Сохранить».

Открытие существующего проекта в MS Project Pro

Предположим, что у Вас уже имеется проект, который Вы сохранили на диске. Для того, чтобы открыть существующий проект:

На панели инструментов нажмите на кнопку .
На странице «Файл» выберите пункт «Открыть».
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O.

В появившемся диалоговом окне выберите файл проекта и нажмите кнопку «Открыть».
Для открытия файла, с которым Вы недавно работали, зайдите на страницу «Файл» и выберите пункт «Последние».
Есть и другой способ открыть файл проекта. Для этого надо два раза щёлкнуть мышью на файл в Проводнике Windows.

Указание даты начала и окончания проекта в MS Project Pro

Указать дату начала или завершения проекта можно при помощи окна «Сведения о проекте». Вызвать его можно через закладку «Проект». Там нажмите на кнопку «Сведения о проекте».

В открывшемся окне Вы можете ввести следующие параметры проекта:

Дата начала. Введите информацию в поле «Дата начала» и оставьте остальные поля без изменений. Дату окончания проекта Project рассчитает сам. Если по какой либо причине дата старта проекта сдвинулась просто поменяйте дату в данном поле. При планировании от даты окончания Вы не сможете изменять дату начал так как рассчитывается автоматически в зависимости от введенных данных.
Дата окончания. При планировании с начала данное поле рассчитывается автоматически. При планировании с конца Вы должны ввести точную дату окончания. Если Вы хотите самостоятельно указать дату окончания проекта, то в поле «Планирование от» укажите «Дата окончания проекта», а затем введите дату окончания Вашего проекта.
Планирование от. Данное поле имеет два значения "дата начала проекта" и "дата окончания проекта". Вы можете планировать проект как с даты начала так и даты окончания проекта.
Текущая дата. Вы можете изменить текущую дату смоделировав таким образом ситуацию в проекте в любой момент времени.
Дата отчета. Дата отчета это дата когда руководство ждет результаты проекта за текущий период реализации. Если Ваш период реализации неделя (что мы рекомендуем) устанавливайте дату отчета на воскресение текущей недели. Такие образом каждую неделю к понедельнику фактические результаты проекта за период.
Календарь. Поле «Календарь» используется для того, чтобы задать используемый календарь проекта. В данном поле указывается календарь проекта, который будет использоваться при планировании всех задач и ресурсов проекта (если для них не внесены календари). Об использовании календарей в MS Project см. «Календарь проекта».
Приоритет. Поле «Приоритет» используется при работе с консолидированными проектами и влияет на автоматическое распределение ресурсов. Вы можете установить приоритет от 0 да 1000. Если Вы работаете только с одним проектом, то можете оставить это поле без изменений.
Отдел. В данном поле указывается название подразделения компании, которому принадлежит данный проект. В локальной версии MS Project Professional данное поле не активно. Значение данного поля указывается в корпоративных полях сервера MS EPM. При подключении MS Project Professional к серверу данное поле становится активным.
Настраиваемые поля. Все корпоративные поля проектов указанные на сервере MS EPM выводятся в виде списка в нижней части окна. В данных полях указывается общая информация о проекте в рамках общего портфеля проектов компании.

Укажите в своем файле проекта следующие параметры:

Дату старта проекта : 01.04.2015.
Календарь : «Стандартный».
Приоритет: 5

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Всем доброго дня!

В текущей заметке хотелось бы затронуть такую программу как Microsoft Project (которая по праву считается лидером среди инструментов, созданных для управления проектами) .

Для тех, кто ведет бизнес — это вообще просто палочка-выручалочка, которая позволяет экономить массу времени и быть всегда в курсе происходящего.

Именно поэтому страшно представить себе, что случится, если, вдруг, потеряется проект, который хранился в файле с расширением .mpp. Потеря таблиц, графиков, смет может стать настоящей катастрофой. Можно ли в такой ситуации отделаться «легким испугом»?

Microsoft Project и восстановление проекта

А из-за чего вообще может случиться, что файл проекта станет «битым»

О чем, о чем, а вот о сохранности данных в Microsoft тщательно позаботились. Для каждого продукта предусмотрен встроенный механизм, при помощи которого можно восстановить многие «битые» файлы.

Однако есть и не очень приятная новость: программа, плохо защищена от внештатных ситуаций. Исключений нет даже для самых новых версий.

По каким причинам могут «ломаться» файлы проекта? Если мы не говорим о случайном удалении или факторе "кривых рук", то независимо от того, идет ли речь о файле Microsoft Project или Excel, файл могут убить проблемы с железом (например, если начал "сыпаться" HDD) или не санкционированное отключение электричества.

Теперь питание можно отключить.

Оперативная память из-за скачков напряжения начинает "выбиваться" и можно только гадать, какой процент данных удастся восстановить. Результаты непредсказуемы.

Довольно распространенная ситуация, когда компьютер с открытыми документами уходит в спящий режим, а выходит некорректно.

Неприятные сюрпризы могут преподнести и сторонние приложения, например, антивирусы, базы данных или софт, который работает специально с Microsoft Project.

Что делать, если документ не открывается

ШАГ 1

И так, что делать, если уже готовый документ "made in Microsoft" решил не открыться?

Схема действий простая. Нужно:

запустить Microsoft Project;
затем перейти в меню "File / Open" ;
найти "проблемный" файл;
нажать на выпадающее меню (ориентир — кнопка Open) и выбрать пункт "Open and Repair" … (если, конечно, такой пункт будет в вашей версии ПО *)

Microsoft Project — Open And Repair

Примечание : подобная опция есть далеко не во всех версиях ПО от Microsoft! Вообще, Project изначально не предназначался для всеобщего применения. Этим продуктом, по мнению разработчиков, должны были пользоваться только успешные управленцы с хорошей прибылью.

Предполагалось, что в случае возникновения проблем бизнесмены сами разбираться не будут, а обратятся к квалифицированным специалистам.

ШАГ 2

Далее я бы порекомендовал воспользоваться решением от Recovery Toolbox for Project.

Recovery Toolbox for Project — скриншот окна программы

Выбор файла и ввод адреса почты (Скриншот с сайта Recovery Toolbox)

Его функционал почти идентичен, но с одним большим преимуществом. Онлайн-сервис совместим с любыми устройствами, подходит как для Windows, Android, так и macOS, iOS. Чтобы воспользоваться его услугами, нужно:

открыть битый файл (нюанс: если для его открытия ранее использовался пароль, то операция будет неудачной);
указать рабочий e-mail;
ввести капчу;
получить результат.

Цена вопроса – 10$. Это недорого, особенно если учесть, что на кону целый проект. Кроме того, платить за «кота в мешке» не придется: прежде чем перечислить деньги, вы увидите подробное превью касательно всех тех "Задач/Tasks", которые сервис сумел реанимировать.

Плюс в работе профессионального онлайн-сервиса по восстановлению данных есть один принципиальный момент (обычно, на него обращают внимание владельцы конфиденциальных данных).

Насколько безопасно загружать данные на неизвестный внешний сервис? Будут ли они удалены или всплывут в самый неподходящий момент? Бесплатные сервисы никогда не подпишутся под NDA, и, следовательно, никаких гарантий вы не получите.

В случае с Recovery Toolbox for Project вы, как минимум, можете получить документальное подтверждение о том, что ваши данные никогда не попадут в третьи руки. Через 30 дней файл вообще удаляется с сервера.

Recovery Toolbox for Project – это, практически, идеальная программа восстановления данных файла Microsoft Project. Потери, если и есть, минимальные. Недостаток у сервиса имеется: часто не удается восстановить имена "Задач/Tasks" , но это не влияет на работоспособность проекта.

ШАГ 3: можно ли сэкономить (или еще один способ)

В двух словах, для тех, кто хочет попробовать: можно попробовать найти скрытые файлы *.tmp. Если их переименовать, и после сменить расширение на .mpp, то, вполне возможно, после повторного открытия - документ заработает.

Сэкономил и стал олигархом - карикатура Евгения Крана

Проверьте, не активна ли Shadow copy (Windows сохраняет изменения у ряда документов и позволяет открыть их старые версии) . Если вы везунчик, то увидите перед собой в результате файл до момента "поломки".

Предыдущие версии (документы от Microsoft)

Читайте также: