Как сохранить книгу эксель

Обновлено: 07.07.2024

Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.

Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.

Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.

Создание документа Эксель

Если программа Excel у вас еще не открыта, кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск. После загрузки Эксель, появится стартовое окно с выбором шаблонов. Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите Пустая книга .

Стартовое окно Эксель

Если же MS Excel уже запущен, для создания:

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N . После нажатия, будет немедленно создана новая рабочая книга
Выполните ленточную команду Файл – Создать . Её выполнение приведёт к открытию стартового окна, где можно создать файл из шаблона, либо чистую книгу.

Как открыть документ Эксель

Если программа Эксель еще не запущена, чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.

Если программа уже запущена, есть несколько способов для открытия рабочей книги:

Нажмите комбинацию Ctrl+O . После нажатия будет открыто окно Эксель, где можно выбрать один из последних файлов, с которыми вы работали. Либо же, можно открыть документ из облачного хранилища или любого подключенного к компьютеру диска
Открытие документа Excel
Это же окно можно увидеть, если выполнить на ленте Файл – Открыть . В левой части мы выбираем расположение файла. Справа – выбираем нужную рабочую книгу

Открыть – открывает выбранный файл Excel для редактирования
Открыть для чтения – открывает файл без возможности редактирования
Открыть как копию – создаёт дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
Открыть в браузере – если такая возможность поддерживается, открывает рабочую книгу в интернет-браузере
Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документ, применяя режим защищенного просмотра
Открыть и восстановить – программа попытается восстановить и открыть файл, который был аварийно закрыт без сохранения

Сохранение документа Эксель

Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.

Чтобы сохранить документ, могу предложить вам 4 способа:

Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
Используйте комбинацию клавиш Shift+F12 , или F12 (для сохранения документа под новым именем)
Нажмите Сохранить на панели быстрого доступа
Выполните ленточную команду Файл – Сохранить , или Файл – Сохранить как (если хотите сохранить книгу, как новый документ)

Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно Сохранить как , где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку Обзор .

Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.

Как закрыть рабочую книгу Эксель

Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:

Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:

Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как настроить автосохранение вашей рабочей книги. До встречи!

Вы обновили Excel до новой версии и понимаете, что будете делиться книгами с людьми, которые еще не обновились. С помощью средства проверки совместимости можно определять функции и сведения, которые могут быть недоступны в более ранних версиях, чтобы можно было решить некоторые из этих проблем перед тем, как делиться книгой.

Сохранение файла в формате XLS и просмотр проблем совместимости

Щелкните Файл > экспортировать >Тип файла.

В разделе Типы файлов книг дважды щелкните пункт Книга Excel 97–2003.

Во всплывающее окно Сохранить как выберите папку для книги.

В поле Имя файла введите новое имя файла (или используйте имя, которое уже есть).

Если появится проверка совместимости, просмотрите все найденные проблемы совместимости.

По ссылке Найти вы будете перенаться в это место на вашем сайте, а по ссылке Справка вы найдете сведения о проблеме и возможных решениях.

В новой версии Excel книга, сохраненная в формате .xls, откроется в режиме совместимости. Продолжайте работать в этом режиме, если вы собираетесь обмениваться этой книгой с людьми, у которых установлена более ранняя версия Excel.

Если вам больше не нужна обратная совместимость, щелкните Файл > Сведения >Преобразовать, чтобы преобразовать книгу в текущий формат файла, чтобы воспользоваться преимуществами новых возможностей Excel.

Запуск проверки совместимости для Excel 2007 и более поздних версий

Чтобы проверить книгу на совместимость с Excel 2013, 2010 или 2007, запустите средство проверки совместимости вручную при первом сохранении книги. После этого настройте автоматический запуск средства проверки совместимости при каждом сохранении этой книги.

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Поиск проблем.

Выберите Проверить совместимость.

Чтобы с этого момента проверять совместимость автоматически, установите флажок Выполнить проверку совместимости при сохранении книги.

Совет: Вы также можете указать версии Excel, которые вы хотите включить при проверке на совместимость. По умолчанию проверяются все версии, поэтому просто снимите флажки для тех из них, которые не хотите включать.

Если обнаружены какие-либо проблемы, по ссылке Найти вы будете перена которые находятся в этом месте на вашем сайте, а по ссылке Справка — сведения о проблеме и ее возможных решениях.

Объединение источников данных для функций данных с несколькими таблицами с помощью Access

Примечание: Для устранения этой проблемы также можно использовать функцию В ПРОСМОТР в Excel, но этот процесс довольно сложный и усложняется по мере увеличения числа источников данных для объединения.

Excel 2010 и более ранние версии не поддерживают функции данных, которые анализируют несколько таблиц, так как в этих версиях Excel нет модели данных. Если книга содержит такие функции, вы можете подготовить их к использованию в более ранних версиях, объединив источники данных этой функции в одну таблицу, а затем используя эту новую таблицу в качестве источника данных.

Один из способов сделать это — использовать Access для объединения источников данных и их воспроизведения в качестве запроса, который затем можно импортировать в книгу. Процесс выглядит так:

В Access импортировать каждый исходный источник данных в качестве новой таблицы.

В Excel откройте диалоговое окно Отношения, нажав кнопку Данные > Средства > связи и заметьте связи между исходными источниками данных.

В Access создайте запрос, содержащий все поля, необходимые для функции данных Excel.

В Excel импортировать запрос на новый листа в качестве таблицы.

После того как данные будут в одной таблице Excel, выберите ее в качестве источника данных для функций данных, в которые использовались несколько таблиц, или повторно создать функции данных и выберите новую таблицу в качестве источника данных.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Как обычно, способов несколько.

Способ №1 (стандартный)

Щёлкаем правой кнопкой мышки на имя листа.

Выбираем команду "Переместить или скопировать".

В поле "Переместить выбранные листы в книгу:" выбираем "Новая книга".

После нажатия "ОК" произойдёт создание новой книги и выгрузка туда выделенного листа. Останется только сохранить документ.

Если нужно сохранить два и более листов их нужно выделить. Зажав клавишу Ctrl щёлкнуть на имя листа, затем повторить все вышеописанные действия.

Способ № 2 (макрос)

Представим ситуацию когда нужно одну большую книгу разделить на отдельные файлы. Сохранить требуется только выделенные листы.

Добавим новый модуль в нашу книгу:

На вкладке "Разработчик" нажимаем Visual Basic;
далее Insert - > Module;
записываем макрос.

Sub SohrList()
Dim CurrentWin As Window
Dim VremWin As Window
Set CurrentWin = ActiveWindow
Set VremWin = ActiveWorkbook.NewWindow
CurrentWin.SelectedSheets.Copy
VremWin.Close
End Sub

В итоге выделенные листы перейдут в новую книгу. Останется только её сохранить.

Если же необходимо разделить одну книгу на отдельные файлы и назвать их по именам листов, воспользуемся вот этим макросом.

Sub razbkn()
Dim q As Worksheet
Dim rabkn As Workbook
Set rabkn = ActiveWorkbook
For Each q In rabkniga.Worksheets
q.Copy
ActiveWorkbook.SaveAs rabkn.Path & "\" & q.Name & ".xlsx"
End Sub

Немного пояснений. Этот макрос лучше использовать в том случае, когда книга уже находится в отдельной папке. Все извлечённые из неё литы будут сохранены в той же папке, что и документ родитель. Не стоит использовать макрос для вновь созданной, но ещё не сохранённой книги - программа будет просто вылетать.

Если знаете ещё способы - делитесь ими в комментариях, буду рад научиться чему-нибудь новому! Всем удачи!

Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно "разобрать", т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.

Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.

Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.

Способ 1. Простое разделение

Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic (Tools - Macro - Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.

Способ 2. Разделение с сохранением

При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:

Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например "D:\Отчеты\2012" и т.п.

Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла - параметр FileFormat:

Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:

XLSX = 51
XLSM = 52
XLSB = 50
XLS = 56
TXT = 42

Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов

Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:

Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.

Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл

Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:

Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов

для этого используется уже другой метод (ExportAsFixedFormat а не Copy)
листы выводятся в PDF с параметрами печати, настроенными на вкладке Разметка страницы (Page Layout)
книга должна быть сохранена на момент экспорта

Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:

Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX

Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:

Читайте также: