Как создать график работы в excel на планшете
Обновлено: 04.07.2024
Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.
Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.
Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.
Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.
Возникновение задачи
Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):
Особенности данного формата:
1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала
График — это график
График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:
Как это сделано
Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».
Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:
Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.
В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.
На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).
Первый ряд
Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».
Второй ряд
Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:
У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:
Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.
Третий ряд
Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.
Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.
Последующие ряды
Тут хочется просто сказать «ну и так далее. », в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).
А как быть с кадровиками?
Им же нужен просто список!?
Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:
1-я строка — "=График!G5"
2-я строка — "=График!K5"
3-я строка — "=График!O5"
4-я строка — "=График!S5"
5-я строка — "=График!W5"
Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).
Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).
Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу "=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)" (на примере 2-й строки).
Воспользуйтесь командой Рекомендуемые диаграммы на вкладке Вставка для быстрого создания диаграммы, идеально соответствующей вашим данным. Кроме того, вы можете создать собственную диаграмму.
Откройте книгу и перейдите в электронную таблицу, содержащую данные.
Выберите данные, которые необходимо нанести на диаграмму, перетащив маркеры .
На планшете с Android нажмите Вставка.
Если у вас телефон с Android, коснитесь значка редактирования , нажмите Главная, а затем — Вставка.
Нажмите Рекомендуемые диаграммы, чтобы просмотреть список диаграмм, подобранных для ваших данных.
Коснитесь изображения рекомендуемой диаграммы, чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть в таком формате.
Если подходящего формата нет, нажмите Диаграмма на вкладке Вставка, чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм.
При выборе макета диаграммы появляется вкладка Диаграмма.
На этой вкладке можно просмотреть и выбрать тип диаграммы, макет с условными обозначениями, цветовую схему и элементы диаграммы. Кроме того, можно нажать Переключить, чтобы просмотреть другие форматы.
Нажмите диаграмму, чтобы открыть контекстное меню.
Вы можете вырезать и вставить диаграмму, скопировать или удалить ее. Кроме того, можно прикоснуться к диаграмме и перетащить ее в другое место на листе.
Откройте книгу и перейдите в электронную таблицу, содержащую данные.
Выберите данные, которые необходимо нанести на диаграмму, перетащив маркеры .
На iPad нажмите Вставка.
На iPhone коснитесь значка редактирования , нажмите Главная, а затем — Вставка.
Нажмите Рекомендуемые диаграммы, чтобы просмотреть список диаграмм, подобранных для ваших данных.
Коснитесь изображения рекомендуемой диаграммы, чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть в таком формате.
Если подходящего формата нет, нажмите Диаграмма на вкладке Вставка, чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм.
При выборе макета диаграммы появляется вкладка Диаграмма.
На этой вкладке можно просмотреть и выбрать другой рекомендуемый формат диаграммы, тип диаграммы, макет с условными обозначениями и элементы диаграммы. Кроме того, можно нажать Переключить, чтобы просмотреть другие форматы.
Нажмите диаграмму, чтобы открыть контекстное меню.
Вы можете вырезать и вставить диаграмму, скопировать или удалить ее. Кроме того, можно прикоснуться к диаграмме и перетащить ее в другое место на листе.
Откройте книгу и перейдите в электронную таблицу, содержащую данные.
На планшете с Windows нажмите Вставка.
Если у вас телефон с Windows, нажмите Дополнительно , затем — Главная, а затем — Вставка.
Чтобы просмотреть диаграммы, предлагаемые для ваших данных, на планшете с Windows выберите Диаграмма и нажмите Рекомендуемые.
На телефоне с Windows выберите Рекомендуемые.
Коснитесь изображения рекомендуемой диаграммы, чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть в таком формате.
Если подходящего формата нет, нажмите Диаграмма на вкладке Вставка, чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм.
При выборе макета диаграммы появляется вкладка Диаграмма.
На этой вкладке можно просмотреть и выбрать другой рекомендуемый формат диаграммы, тип диаграммы, макет с условными обозначениями, цветовую схему и элементы диаграммы. Вы можете ввести размер, замещающий текст и описание. Кроме того, можно нажать Переключить, чтобы просмотреть другие форматы.
Нажмите диаграмму, чтобы открыть контекстное меню.
Вы можете вырезать и вставить диаграмму, скопировать или удалить ее. Кроме того, можно прикоснуться к диаграмме и перетащить ее в другое место на листе.
Построение диаграммы в Microsoft Excel по таблице – основной вариант создания графиков и диаграмм другого типа, поскольку изначально у пользователя имеется диапазон данных, который и нужно заключить в такой тип визуального представления.
В Excel составить диаграмму по таблице можно двумя разными методами, о чем я и хочу рассказать в этой статье.
Способ 1: Выбор таблицы для диаграммы
Откройте необходимую таблицу и выделите ее, зажав левую кнопку мыши и проведя до завершения.
Вы должны увидеть, что все ячейки помечены серым цветом, значит, можно переходить на вкладку «Вставка».
Там нас интересует блок «Диаграммы», в котором можно выбрать одну из диаграмм или перейти в окно с рекомендуемыми.
Откройте вкладку «Все диаграммы» и отыщите среди типов ту, которая устраивает вас.
Справа отображаются виды выбранного типа графика, а при наведении курсора появляется увеличенный размер диаграммы. Дважды кликните по ней, чтобы добавить в таблицу.
Предыдущие действия позволили вставить диаграмму в Excel, после чего ее можно переместить по листку или изменить размер.
Дважды нажмите по названию графика, чтобы изменить его, поскольку установленное по умолчанию значение подходит далеко не всегда.
Не забывайте о том, что дополнительные опции отображаются после клика правой кнопкой мыши по графику. Так вы можете изменить шрифт, добавить данные или вырезать объект из листа.
Для определенных типов графиков доступно изменение стилей, что отобразится на вкладке «Конструктор» сразу после добавления объекта в таблицу.
Как видно, нет ничего сложного в том, чтобы сделать диаграмму по таблице, заранее выбрав ее на листе. В этом случае важно, чтобы все значения были указаны правильно и выбранный тип графика отображался корректно. В остальном же никаких трудностей при построении возникнуть не должно.
Способ 2: Ручной ввод данных
Преимущество этого типа построения диаграммы в Экселе заключается в том, что благодаря выполненным действиям вы поймете, как можно в любой момент расширить график или перенести в него совершенно другую таблицу. Суть метода заключается в том, что сначала составляется произвольная диаграмма, а после в нее вводятся необходимые значения. Пригодится такой подход тогда, когда уже сейчас нужно составить график на листе, а таблица со временем расширится или вовсе изменит свой формат.
На листе выберите любую свободную ячейку, перейдите на вкладку «Вставка» и откройте окно со всеми диаграммами.
В нем отыщите подходящую так, как это было продемонстрировано в предыдущем методе, после чего вставьте на лист и нажмите правой кнопкой мыши в любом месте текущего значения.
Из появившегося контекстного меню выберите пункт «Выбрать данные».
Задайте диапазон данных для диаграммы, указав необходимую таблицу. Вы можете вручную заполнить формулу с ячейками или кликнуть по значку со стрелкой, чтобы выбрать значения на листе.
В блоках «Элементы легенды (ряды)» и «Подписи горизонтальной оси (категории)» вы самостоятельно решаете, какие столбы с данными будут отображаться и как они подписаны. При помощи находящихся там кнопок можно изменять содержимое, добавляя или удаляя ряды и категории.
Обратите внимание на то, что пока активно окно «Выбор источника данных», захватываемые значения таблицы подсвечены на листе пунктиром, что позволит не потеряться.
По завершении редактирования вы увидите готовую диаграмму, которую можно изменить точно таким же образом, как это было сделано ранее.
Вам остается только понять, как сделать диаграмму в Excel по таблице проще или удобнее конкретно в вашем случае. Два представленных метода подойдут в совершенно разных ситуациях и в любом случае окажутся полезными, если вы часто взаимодействуете с графиками во время составления электронных таблиц. Следуйте приведенным инструкциям, и все обязательно получится!
При работе в Excel табличных данных часто не достаточно для наглядности информации. Для повышения информативности ваших данных советуем использовать графики и диаграммы в Эксель. В этой статье рассмотрим пример того, как построить график в Excel по данным таблицы.
Кликните по кнопке ниже и мы пришлем Вам Excel файл с примером графика, построенного по данным таблицы на E-mail:
Видеоурок
Как построить простой график в Excel
Представим, что у нас есть таблица с ежемесячными данными среднего курса Доллара в течении года:
На основе этих данных нам нужно нарисовать график. Для этого нам потребуется:
Как построить график в Excel на основе данных таблицы с двумя осями
Представим, что у нас есть данные не только курса Доллара, но и Евро, которые мы хотим уместить на одном графике:
Для добавления данных курса Евро на наш график необходимо сделать следующее:
Если вы хотите отразить данные графика в разных форматах по двум осям X и Y, то для этого нужно:
Ниже мы рассмотрим как улучшить информативность полученных графиков.
Как добавить название в график Эксель
На примерах выше мы строили графики курсов Доллара и Евро, без заголовка сложно понять про что он и к чему относится. Чтобы решить эту проблему нам нужно:
Как подписать оси в графике Excel
Для лучше информативности нашего графика в Excel есть возможность подписать оси. Для этого:
Как добавить подписи данных на графике Excel
Ваш график может стать еще более информативным с помощью подписи отображаемых данных.
На примере курсов валют мы хотим отобразить на графике стоимость курса Доллара и Евро помесячно. Для этого нам потребуется:
Система отобразила курс Доллара на линии графика, но наглядность данных это не улучшило, так как значения сливаются с графиком. Для настройки отображения подписи данных потребуется сделать следующие шаги:
В этом меню вы сможете настроить положение подписи, а также из чего будет состоять подпись данных: из имени ряда, категории, значения и.т.д.
Помимо настроек расположения, в том же меню вы сможете настроить размер подписей, эффекты, заливку и.т.д:
Читайте также: