Как создать повторяющееся сообщение в outlook
Обновлено: 06.07.2024
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
или
Вы можете настроить Outlook действий, включенных в список быстрых действий. Вы также можете создать собственную галерею быстрых действий с почтой, которую вы часто принимаете.
Примечание: Быстрые действия нельзя отменить с помощью команды меню или сочетания клавиш, например CTRL+Z. Это потому, что быстрые действия могут содержать такие действия, как окончательное удаление, которые нельзя отменить.
Быстрые действия по умолчанию
Быстрые действия по умолчанию Outlook ниже.
Быстрое действие
Электронная почта группы
Forwards the message to others in your team. Если в вашей организации Microsoft Exchange Server или Microsoft 365, имена участников группы будут глобальный список адресов и вставлены в поле "To".
Ответить и удалить
Создайте собственное быстрое шаг, чтобы выполнить любую последовательность команд, примените к ней имя, а затем примените значок, чтобы определить его.
Чтобы настроить или изменить существующие быстрые действия, сделайте следующее:
В почтевыберите Главная.
В группе Быстрые действия выберите стрелку Дополнительные рядом с полем Быстрые действия, чтобы открыть управление быстрыми действиями.
В поле Быстрое пошаговая обработка выберите изменить, а
В областиДействия измените или добавьте действия, которые вы хотите сделать в этом быстром действии.
При этом в поле Сочетания клавиш выберите сочетания клавиш, которые вы хотите назначить этому быстрому шагу.
Если вы хотите изменить значок для быстрого шага, выберите значок рядом с полем Имя, выберите значок, а затем — ОК.
Быстрое создание шага
В почтевыберите Главная.
В группе Быстрые действия в коллекции Быстрые действия выберите создать новый шаг.
В поле Имя введите имя нового быстрого шага.
Выберите значок рядом с полем Имя, выберите значок, а затем выберите ОК.
В областиДействия выберите действие, которое вы хотите сделать. Выберите Добавить действие для дополнительных действий.
Чтобы создать сочетания клавиш, в поле Сочетания клавиш выберите нужное.
Примечание: Новые быстрые действия отображаются в верхней части коллекции на вкладке Главная в группе Быстрые действия. Хотя измененные быстрые действия не изменились, их расположение в коллекции можно изменить в окте Управление быстрыми действиями.
Delay delivery помогает отправлять почту в определенное время; но как создать новую почту для отправки на завтра?
1 ответ 1
Хорошо, вот краткое объяснение одного из способов сделать это. Требуется настройка макроса в редакторе Outlook VBA. Если вы никогда не делали этого раньше, есть небольшая настройка, которую вам придется сначала пройти. (Обратите внимание, что, хотя создание макросов для Outlook не сложно, есть несколько мест, где могут возникнуть ошибки, которые могут привести к путанице и разочарованию. Если вы новичок в этом деле и хотите продолжить, я настоятельно рекомендую внимательно прочитать всю страницу MSDN, указанную в первом шаге ниже.)
1. Откройте редактор VBA.
На ленточной панели Outlook щелкните вкладку Разработчик (включите ее здесь), а затем нажмите Visual Basic . Если на панели ленты нет вкладки "Разработчик", ее нужно будет включить. См. Инструкции на этой странице MSDN (прокрутите вниз до раздела, помеченного как "Включить вкладку разработчика"). ПРИМЕЧАНИЕ: вы также должны прочитать раздел этого сайта, помеченный как "Включить макросы"). Нажатие кнопки Visual Basic приведет к открытию совершенно нового приложения (редактор VBA); откройте ThisOutlookSession , большая панель в середине - это то место, куда пойдет ваш макрос.
2. Вставьте следующий макрос внизу панели макросов.
3. Создать новую категорию.
Новая созданная Категория (как) должна называться Automated Email Sender (это произвольный заголовок, но если вы его измените, обязательно измените его и в макросе).
4. Создать встречу календаря.
Поместите электронные письма получателей в поле "Местоположение".
Поле "Тема" встречи будет использоваться в качестве поля "Тема" электронного письма.
"Тело" назначения будет телом письма.
Назначьте встречу, чтобы повторяться по любому графику, который вы хотите. Обязательно установите напоминание.
Установите время напоминания
Также не забудьте назначить категорию, созданную на предыдущем шаге.
Сначала проверьте это, указав свой адрес электронной почты в поле «Местоположение».
Это оно! Пока настройки безопасности вашего макроса установлены правильно, этот макрос будет вызывать автоматическую отправку электронного письма всякий раз, когда напоминание срабатывает при встрече с указанной категорией.
Расписание электронной почты Outlook на более подходящее время
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2000; и Outlook для Office 365.
Планирование отложенной доставки электронной почты в Outlook
Для Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и 2007
Выберите Новый адрес электронной почты . Или выберите существующий адрес электронной почты и выберите Ответить , Ответить всем или Переслать .
Перейдите на вкладку Параметры и выберите Отложить доставку .
В диалоговом окне Свойства перейдите в раздел Параметры доставки и установите флажок Не доставлять до .
Установите дату и время, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было отправлено.
Выберите Закрыть .
Для Outlook 2003 и Outlook 2000
В разделе Параметры доставки установите флажок Не доставлять до .
Используйте выпадающие списки, чтобы установить желаемую дату и время доставки.
Выберите Закрыть .
Перейдите в папку Исходящие , чтобы найти запланированные электронные письма, которые не были отправлены.
Перейдите в папку Исходящие и выберите запланированное письмо.
Выберите Параметры .
В группе Дополнительные параметры выберите Отложить доставку .
Снимите флажок Не доставлять до .
Выберите Закрыть .
Создать задержку отправки для всех электронных писем
Добавляя задержку по умолчанию для всех ваших писем, вы предотвращаете их немедленную отправку. Это дает вам возможность вносить изменения или отменять их, если это в пределах задержки, которую вы создаете
Чтобы создать шаблон электронной почты с задержкой отправки:
Перейдите на вкладку Файл .
Перейдите на вкладку Информация и выберите Правила и оповещения .
В диалоговом окне Правила и оповещения перейдите на вкладку Правила электронной почты и выберите Новое правило .
В списке Выбрать действие (я) установите флажок отложить доставку на несколько минут .
В списке Изменить описание правила выберите число .
В диалоговом окне Отложенная доставка введите количество минут, в течение которых вы хотите отложить отправку электронных писем. Максимум 120 минут. Затем выберите ОК .
В мастере правил выберите Далее .
Выберите любые исключения, затем нажмите Далее .
В текстовом поле Укажите имя для этого правила введите описательное имя.
Установите флажок Включить это правило .
Выберите Готово .
В диалоговом окне Правила и оповещения выберите ОК , чтобы применить изменения.
Что произойдет, если Outlook не работает во время доставки?
Что произойдет, если во время доставки нет подключения к Интернету?
Макрос в заданный интервал времени (раз в сутки, в среду вечером, раз в неделю или в иное указанное вами время) отправляет письма из указанной папки Outlook. При этом данные письма не удаляются, а служат своего рода шаблоном. То есть один раз создали письмо-шаблон и в заданное время без вашего участия будет происходить его отправка.
Подробное описание
К сожалению, в стандартном функционале Outlook данной возможности не предусмотрено. Максимум - отложенная отправка, но это совсем другое. С помощью указанного нами способа теперь это возможно. Всё, что необходимо: один раз создать шаблон, один раз настроить задачу в Outlook и теперь каждый вторник в заданное вами время будет происходить отправка нужного вам письма.
Установка макроса довольно-таки проста:
- Создайте задачу с именем "Рассылка писем".
- В параметрах задачи обязательно включите напоминание и задайте интервал повторений. Указанные дата и время напоминания - есть дата и время отправки писем.
- Создайте в Outlook папку с именем "Расписание". Все письма, которые требуется отправлять по графику размещайте в данной папке.
- Код скрипта из вложения выше разместите в модуле "ThisOutlookSession".
- В модуле VBA при необходимости создайте и добавьте персональный сертификат (на некоторых ПК возможна блокировка выполнения макросов без установленного сертификата).
Также обратите внимание:
- При необходимости в настройках скрипта можно задать фильтр по теме письма.
- Если на момент отправки письма Outlook выключен, отправка будет возобновлена после включения программы.
Outlook вообще очень гибок в плане автоматизации в среде MS Office. Можно делать много интересных вещей. Была бы необходимость. Поэтому, не стесняйтесь, пишите, спрашивайте.
Читайте также: