Как создать шаблон письма в outlook
Обновлено: 06.07.2024
Мы легко можем создавать и применять шаблоны документов в Word. Аналогичным образом, можем ли мы быстро создавать и применять шаблоны электронной почты в Outlook? Да, это руководство поможет вам легко создавать, редактировать и применять шаблоны электронной почты в Outlook.
Содержание
- 1. Создать шаблон электронного письма
- 2. Создать новое письмо из шаблона
- 3. Редактировать шаблон электронного письма
- 4. (Авто) ответ с шаблоном
- 5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)
- 1. Новый шаблон электронного письма
- 2. Новое письмо из шаблона
- 3. Редактировать шаблон письма
- 4. (Авто) ответ с шаблоном
- 5. Ответить или переслать с помощью шаблона
Внимание: Методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.
1. Создайте шаблон электронного письма.
1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Новый E-mail чтобы создать новое электронное письмо.
Советы: Вы также можете нажать Ctrl + N ключи для создания нового электронного письма.
3. Нажмите Файл > Сохранить как.
Это путь к папке шаблона Outlook по умолчанию: % AppData% \ Microsoft \ Templates
2. Создайте новое письмо на основе шаблона.
2.1. Создайте новое электронное письмо из шаблона с помощью функции «Выбрать форму»
Чтобы создать новое электронное письмо из существующего шаблона в Outlook, вы можете сделать следующее:
1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Новые предметы > Выберите форму.
2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Шаблоны пользователей в файловой системе от Заглянуть раскрывающийся список;
(2) Щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо (Советы: Если ваш шаблон электронной почты не отображается в диалоговом окне, вы можете щелкнуть Приложения кнопку, чтобы найти и выбрать его в другой папке.);
(3) Щелкните значок Откройте кнопку.
Затем создается новое электронное письмо на основе указанного шаблона. Составьте и отправьте его по мере необходимости.
2.2 Создайте новое электронное письмо из шаблона, открыв файл шаблона напрямую
Мы можем открыть шаблон электронного письма, чтобы создать из него новое письмо.
1. Откройте папку, содержащую шаблон электронного письма.
Советы: Если шаблон электронной почты хранится в папке шаблонов по умолчанию, вы можете открыть папку по этому пути: % AppData% \ Microsoft \ Templates
2. Дважды щелкните шаблон электронного письма, чтобы открыть его.
3. Отредактируйте шаблон электронного письма.
Как мы знаем, шаблон электронного письма нельзя открывать и редактировать напрямую. Однако мы можем решить эту задачу окольным путем: создать новое электронное письмо из шаблона, а затем сохранить его как шаблон с тем же именем, чтобы перезаписать исходное.
1. В Outlook щелкните Главная > Новые предметы > Выберите форму.
2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Шаблоны пользователей в файловой системе от Заглянуть раскрывающийся список;
(2) Щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо (Советы: Если вы не можете найти указанный шаблон, щелкните Приложения кнопка для поиска и выбора из другой папки);
(3) Щелкните значок Откройте кнопку.
3. Теперь на основе указанного шаблона создается новое электронное письмо. Внесите необходимые изменения в новое электронное письмо.
5. В диалоговом окне Сохранить как:
(1) Выберите Шаблон Outlook (* .oft) из Сохранить как раскрывающийся список;
(2) Откройте папку, содержащую исходный шаблон электронного письма;
(3) В Имя файла убедитесь, что имя файла точно такое же, как имя файла исходного шаблона электронного письма;
(4) Щелкните значок Сохраните кнопку.
6. Теперь появится диалоговое окно «Подтвердить сохранение как». Пожалуйста, нажмите на Да кнопку, чтобы перезаписать исходный шаблон.
Пока что мы редактировали шаблон письма окольными путями. И вы можете закрыть новое письмо без сохранения.
4. (Авто) ответ с шаблоном
Мы можем легко создать новое электронное письмо из шаблона электронного письма с помощью Выберите форму функция, но как ответить на электронное письмо с помощью шаблона в Outlook? Мы можем создать правило для решения этой проблемы.
1. Подготовьте шаблон электронного письма, которым вы ответите. (Нажмите, чтобы просмотреть как создать шаблон электронного письма.)
2. В окне просмотра почты щелкните Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.
3. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" щелкните значок Новое правило кнопка для создания нового правила.
6. В третьем диалоговом окне мастера правил установите флажок ответ с использованием определенного шаблона вариант в Шаг 1 раздел, а затем щелкните связанный текст «указанный шаблон"В Шаг 2 .
7. Теперь в диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите Шаблоны пользователей в файловой системе из Заглянуть раскрывающийся список, щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, и щелкните значок Откройте кнопку.
Советы: Если вы не можете найти указанный шаблон в диалоговом окне, нажмите кнопку Приложения кнопку, чтобы выбрать его из других папок.
8. Теперь он вернется к третьему мастеру правил и нажмите Следующая кнопку, чтобы продолжить.
9. В четвертом мастере правил укажите исключения, если необходимо, и нажмите кнопку Следующая кнопку.
11. Он вернется в диалоговое окно «Правила и предупреждения», нажмите кнопку OK чтобы закрыть его.
5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)
Если содержимое ответа или пересылки представляет собой простые слова только в шаблоне, вы можете применить быстрый шаг для ответа или пересылки с помощью шаблона.
1. В окне просмотра почты нажмите Главная > Создать новый (в Быстрые шаги группа).
2В диалоговом окне Edit Quick Step назовите новый быстрый шаг, укажите действие как Ответить or Ответить всем or вперед, нажмите Показать параметры чтобы развернуть раздел параметров, введите текст ответа или пересылки и щелкните значок Завершить кнопку.
Пока что создан новый быстрый шаг. Вы можете легко применить быстрый шаг с помощью щелчков мышью.
3. Если вам нужно ответить на электронное письмо с помощью этого быстрого шага, выберите его и щелкните новый быстрый шаг в Быстрые шаги группа.
Еще статьи .
Создание шаблона встречи или собрания в Outlook
Несомненно, иногда вам нужно многократно создавать встречи или встречи с той же темой и телом в папке календаря в Outlook. Каждый раз, когда вы создаете встречу или встречу такого типа, набирать одну и ту же тему и текст занимает много времени. Чтобы избежать повторного набора текста, в этой статье мы покажем вам способы быстрого создания шаблона встречи или собрания в Outlook. С шаблоном встречи или встречи создание встречи или встречи с той же темой и телом больше не будет трудоемкой работой.
Пересылка писем с шаблоном в Outlook
При пересылке писем в Outlook вы обычно можете вводить один и тот же текст, чтобы напомнить получателям. В этом случае пересылка с указанным шаблоном облегчит вашу работу. В этой статье мы расскажем о трех способах пересылки писем с помощью шаблона в Outlook.
Изменить шаблон электронной почты по умолчанию в Outlook
В Outlook легко создавать и применять шаблоны электронной почты. Однако установить собственный шаблон электронной почты по умолчанию не представляется возможным. Но в этой статье я расскажу об окольном способе изменения шаблона электронной почты по умолчанию в Outlook.
Расписание электронной почты Outlook на более подходящее время
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2000; и Outlook для Office 365.
Планирование отложенной доставки электронной почты в Outlook
Для Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и 2007
Выберите Новый адрес электронной почты . Или выберите существующий адрес электронной почты и выберите Ответить , Ответить всем или Переслать .
Перейдите на вкладку Параметры и выберите Отложить доставку .
В диалоговом окне Свойства перейдите в раздел Параметры доставки и установите флажок Не доставлять до .
Установите дату и время, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было отправлено.
Выберите Закрыть .
Для Outlook 2003 и Outlook 2000
В разделе Параметры доставки установите флажок Не доставлять до .
Используйте выпадающие списки, чтобы установить желаемую дату и время доставки.
Выберите Закрыть .
Перейдите в папку Исходящие , чтобы найти запланированные электронные письма, которые не были отправлены.
Перейдите в папку Исходящие и выберите запланированное письмо.
Выберите Параметры .
В группе Дополнительные параметры выберите Отложить доставку .
Снимите флажок Не доставлять до .
Выберите Закрыть .
Создать задержку отправки для всех электронных писем
Добавляя задержку по умолчанию для всех ваших писем, вы предотвращаете их немедленную отправку. Это дает вам возможность вносить изменения или отменять их, если это в пределах задержки, которую вы создаете
Чтобы создать шаблон электронной почты с задержкой отправки:
Перейдите на вкладку Файл .
Перейдите на вкладку Информация и выберите Правила и оповещения .
В диалоговом окне Правила и оповещения перейдите на вкладку Правила электронной почты и выберите Новое правило .
В списке Выбрать действие (я) установите флажок отложить доставку на несколько минут .
В списке Изменить описание правила выберите число .
В диалоговом окне Отложенная доставка введите количество минут, в течение которых вы хотите отложить отправку электронных писем. Максимум 120 минут. Затем выберите ОК .
В мастере правил выберите Далее .
Выберите любые исключения, затем нажмите Далее .
В текстовом поле Укажите имя для этого правила введите описательное имя.
Установите флажок Включить это правило .
Выберите Готово .
В диалоговом окне Правила и оповещения выберите ОК , чтобы применить изменения.
Что произойдет, если Outlook не работает во время доставки?
Что произойдет, если во время доставки нет подключения к Интернету?
Давно наблюдаю, как возможности работы с Outlook не используются большинством друзей и коллег. Возможности, которые делают письма доходчивее, понятнее, конкретнее, чётче и просто красивее!
Форматы текста
Прежде чем говорить о приёмах оформления текста, нужно обязательно разобраться с его форматами.
1. HTML - наиболее употребимый формат текста писем. Текст в этом формате можно выделять и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы, ссылки в тело письма. Вложения прикрепляются обычным способом.
2. Plain Text - самый бестолковый формат. Ничего нельзя форматировать. Разве что умеет распознавать ссылки в тексте. Но правильно оформить ссылки в этом формате не получится. ( как правильно вставлять ссылки - описано здесь )
3. Rich Text - незаслуженно забытый и неиспользуемый формат. Это тот же формат, что и в программе Word. Можно всячески выделять текст и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы и ссылки. И что очень сильно отличает его от других форматов - можно вставлять вложения в конкретное место в тексте в письма! Это бывает очень полезно, когда нужно обратить внимание на контекст, к которому относится вложение.
Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich Text Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich TextСовет . Если вы получили письмо и хотите ответить/переслать это письмо, сделав пометки, добавив оформление, но при этом ничего не срабатывает - значит исходное письмо пришло в формате Plain Text .
Чтобы сделать оформление - переведите письмо из формата Plain Text в формат HTML или Rich Text , зайдя в закладку Format Text (Формат текста) и нажав соответствующую кнопочку.
Как выделить текст цветным маркером, подчёркиванием, сделать жирным, изменить размер?
Часто бывает, что нужно обратить внимание на конкретное слово в тексте или на фразу. В своём тексте или в цитате. Все инструменты для этого есть. Они точно такие же, что и в программе Word . Просто используйте их!
1. Выделяем текст, и используем всплывающее меню или правую кнопку мыши.
Если вам надоело редактировать одно и то же электронное письмо снова и снова, есть способ избавиться от этого надоедливого повтора, используя шаблоны Outlook. Вы можете повысить эффективность своей работы, используя созданные вами шаблоны. Следующая инструкция вам поможет:
Создавайте и используйте шаблоны при отправке электронной почты в Outlook
1. После запуска Outlook создайте электронную почту, нажав Главная > Новый E-mail. Смотрите скриншот:
2. Напишите письмо.
3. Затем нажмите Файл > Сохранить как после того, как вы закончите составлять письмо.
4. Когда появится диалоговое окно, выберите целевую папку и назовите файл. В Сохранить как, наведите на Шаблон Outlook вариант из раскрывающегося списка. Наконец нажмите Сохраните. Смотрите скриншот:
5. Вы увидите, что шаблон Outlook создан.
6. Теперь пора использовать шаблон. Если вы не видите разработчик вкладка, отображаемая на ленте Outlook, перейдите в Файл вкладку нажмите Опция > Настроить ленту. На правой панели проверьте разработчик коробка. Затем нажмите OK кнопку.
7. К разработчик вкладку нажмите Выберите форму.
8. В появившемся диалоговом окне выберите целевое местоположение созданного шаблона из Заглянуть выпадающий список. А затем нажмите Приложения кнопку, чтобы найти файл шаблона. После выбора нажмите Откройте кнопку, чтобы открыть его. Смотрите скриншот:
9. Новое письмо будет создано после нажатия кнопки «Открыть».
Легко создавать и использовать шаблоны в Outlook с помощью Kutools for Outlook
После установка Kutools для Outlook , Авто текст Утилита поможет вам быстро сохранить содержимое электронного письма как автоматический ввод текста (быстрые части) и использовать его в качестве шаблона в будущем.
1. Введите содержимое электронной почты, которое вы хотите сохранить в качестве шаблона для использования в будущем. Выберите содержимое и нажмите кнопку кнопка. Смотрите скриншот:
2. в Авто текст диалоговом окне введите имя для этого автоматического текста в поле Имя поле, создайте новую категорию по мере необходимости, а затем щелкните Добавить кнопку.
3. Теперь автоматическая запись текста создана и внесена в список Kutools панель под Авто Текст таб. Щелкните эту запись, она будет немедленно вставлена в тело письма.
Если вы хотите получить 60-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Легко создавать и использовать шаблоны в Outlook с помощью Kutools for Outlook
Kutools для Outlook включает более 100 мощных функций и инструментов для Microsoft Outlook. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 60 дней. Загрузите бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Читайте также: