Как создать собственный список в excel

Обновлено: 07.07.2024

В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы. Одна из таких полезных (и менее известных) функций в настраиваемых списках в Excel.

Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.

Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).

Вы тоже можете это сделать … С помощью настраиваемых списков в Excel

В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.

Как создавать собственные списки в Excel

По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

Например, если вы введете «Пн» в одну ячейку «Вт» в соседней ячейке, вы можете использовать маркер заполнения для заполнения остальных дней. Если вы расширите выделение, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.

Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.

Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, который вам часто нужен в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам нужно будет собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:

Перейдите на вкладку Файл.
Щелкните Параметры. Откроется диалоговое окно «Параметры Excel».
Нажмите на опцию Advanced на левой панели.
В разделе «Общие» нажмите кнопку «Изменить настраиваемые списки» (возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы перейти к этому параметру).
В диалоговом окне «Настраиваемые списки» импортируйте список, выбрав диапазон ячеек, содержащих список. Кроме того, вы также можете ввести имя вручную в поле List Entries (через запятую или каждое имя в новой строке)
Нажмите на Добавить

Как только вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь становится частью настраиваемых списков.

Если у вас есть большой список, который вы хотите добавить в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне. (см. как добавить месяцы к дате в Excel)

Совет от профессионала : вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот диапазон для создания настраиваемого списка. Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК». Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он будет автоматически настроен как настраиваемый список.

Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).

Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена lits в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете сделать с настраиваемыми списками (об этом следующий раздел).

Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

В настраиваемых списках замечательно то, что вы можете использовать их для создания собственных критериев сортировки. Например, предположим, что у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать его по параметрам «Высокий», «Средний» и «Низкий».

Вы не можете этого сделать! Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий). Вот где действительно сияют индивидуальные списки.

Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.

Первым шагом является создание настраиваемого списка (высокий, средний, низкий), используя шаги, показанные в предыдущем разделе («Как создавать настраиваемые списки в Excel»).

После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:

Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).

Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.

Некоторые примеры использования настраиваемых списков

Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учеников вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.

Это все, что вам нужно знать о создании настраиваемых списков в Excel .

При работе в электронных таблицах Excel бывает нужно постоянно вводить одни и те же значения (из списка). Стандартными списками являются последовательности дней недели или месяцев, но порой хочется создать свой список автозаполнения. Например, список класса, возраст учеников, размеры одежды или любых других данных, к которым постоянно приходится обращаться. Чтобы не вводить каждый раз эти значения вручную, можно создать свой список автозаполнения, а затем использовать его — в Excel есть такая возможность.

Для создания своего списка автозаполнения выполните следующие действия.

Если используется Excel версии 2003, то нужно выбрать меню Сервис — Параметры — Списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.

Если используется Excel версии 2007 (2010), то нужно выбрать Файл — Параметры — Дополнительно — в Общие Изменить списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.

После создания своего списка автозаполнения достаточно в нужную ячейку таблицы ввести первое значение из списка (в примере Иванов Антон) и протянуть маркер заполнения ячейки в нужном направлении. Смотрите подробнее Как пользоваться списками автозаполнения и вводить стандартные последовательности.

Что делать, если нет маркера автозаполнения?

Если маркер (курсор) заполнения отсутствует, то нужно настроить Excel так, чтобы маркер отображался.

Для этого, если Вы используете версию 2003, выбираем Сервис — Параметры — на вкладке Параметры устанавливаем галочку Перетаскивание ячеек.

Если Вы используете версию 2007 или 2010, Файл (кнопка Офис) — Параметры — Дополнительно — Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек — ОК.

Ввод данных экспресс-методом

Если таблица содержит в нескольких ячейках одинаковые данные, для быстрого ввода этих данных можно использовать экспресс-метод.

Используя клавишу Ctrl, выделим ячейки, в которые нужно ввести одинаковые значения.

В строку формул введем нужное значение и нажмем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Enter. Все выделенные ячейки автоматически заполнятся нужными данными.

Кратко об авторе:

Шамарина Татьяна Николаевна — учитель физики, информатики и ИКТ, МКОУ "СОШ", с. Саволенка Юхновского района Калужской области. Автор и преподаватель дистанционных курсов по основам компьютерной грамотности, офисным программам. Автор статей, видеоуроков и разработок.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Вам часто приходится заполнять одни и те же наборы данных в электронных таблицах? Просто создайте собственный список в Excel. В следующий раз, когда вам понадобится один из ваших списков, пусть AutoFill сделает тяжелую работу

После настройки этой функции Excel вы можете легко заполнить диапазон ячеек своими собственными списками, такими как названия отделов, клиенты, возрастные диапазоны и любой другой список, который вам может понадобиться.

Давайте посмотрим, как работает автозаполнение и как вы можете создавать свои собственные списки в Excel.

Как автозаполнить в Excel

Excel включает несколько встроенных списков, включая месяцы и дни недели. Давайте посмотрим на простой пример, чтобы увидеть, как работает автозаполнение.

Введите Sun (для воскресенья) в ячейку B2 . Затем поместите курсор на правый нижний угол ячейки B2, пока он не превратится в знак плюс, и перетащите вправо на ячейку H2 .

Когда вы отпускаете кнопку мыши, функция автозаполнения автоматически заполняет ячейки сокращениями для дней недели. Вы также можете сделать это с полными названиями дней недели и короткими и полными названиями месяцев года. Автозаполнение также работает для чисел, дат и времени.

Как Excel знает, что положить в ячейки? Дни недели — это заранее определенный список в Excel. Вы можете ввести любой элемент в этом списке в ячейку и перетащить для автоматического заполнения. остальных предметов. Если вы перетаскиваете более шести ячеек по дням недели, Excel переместится в начало списка.

Как создать пользовательский список в Excel

Вы можете использовать функцию настраиваемого списка для создания и хранения часто используемых списков, таких как список названий отделов, имен сотрудников, размеров одежды, состояний и практически любой другой список, который вы можете себе представить. Эти списки можно использовать в качестве заголовков в столбцах или строках или для заполнения раскрывающихся списков, чтобы сделать ввод данных быстрее и точнее.

Есть три способа создать свой собственный список.

1. Введите ваш список напрямую

Первый способ создать свой собственный список — это ввести его прямо в диалоговом окне « Пользовательские списки ».

2. Импортируйте ячейки из листа

Второй способ создать пользовательский список — это импортировать их из ячеек в одной из ваших таблиц.

3. Импортируйте список из именованного диапазона ячеек

Третий способ создания настраиваемого списка — это импорт списка из именованного диапазона ячеек.

Перед открытием диалогового окна « Пользовательские списки » введите каждый элемент в списке в отдельной ячейке либо в одном столбце, либо в одной строке на рабочем листе в своей книге. Выберите элементы, введите имя для диапазона выбранных ячеек в поле « Имя» и нажмите клавишу « Ввод» .
Затем в диалоговом окне « Пользовательские списки » введите знак равенства ( = ), а затем имя, назначенное диапазону ячеек, содержащему ваш список (без пробела между знаком равенства и текстом), в поле « Импорт списка из ячеек» . Например, мы назвали наш диапазон ячеек Еда , поэтому мы ввели = Еда . Нажмите Импорт .
Примечание. При импорте настраиваемого списка из именованного диапазона ячеек на листе список в диалоговом окне « Настраиваемые списки » не связывается с исходным списком на листе.Если вы измените список на листе, настраиваемый список в диалоговом окне « Пользовательские списки » не изменится, и наоборот.
Если вы создали списки в именованных диапазонах ячеек в своей книге, этот метод упрощает добавление их в качестве пользовательских списков, которые будут доступны в любой новой или существующей книге. электронную при

3 примера пользовательских списков Excel

Существует много вариантов использования пользовательских списков в Excel, и мы не можем охватить все их здесь. Но вот несколько примеров того, как вы можете использовать собственные списки, чтобы сделать создание электронных таблиц и ввод данных проще и эффективнее в Excel.

Если вы создаете электронные таблицы с данными для отделов в вашей компании, вы можете создать собственный список, содержащий названия отделов. Например, бухгалтерия, HR, маркетинг, разработка, техническая поддержка. Затем вы можете использовать автозаполнение для быстрого создания заголовков для столбцов или строк.
Может быть, вы отслеживаете инвентарь одежды. Таким образом, вам могут потребоваться списки для размеров (S, M, L, XL и XXL), стилей (шея экипажа, V-образный вырез, макет шеи), длины рукава (короткий рукав, длинный рукав, три четверти рукава, без рукавов) и цвета (черный, белый, серый, синий, красный, розовый, фиолетовый, зеленый, желтый). Из этих списков вы можете быстро создать согласованные раскрывающиеся списки, содержащие эти параметры.
Ты учитель? Вы можете создать собственный список всех имен ваших учеников и легко вставить этот список имен в строку или столбец электронной таблицы для отслеживания информации, такой как оценки или посещаемость.

Создайте свои собственные пользовательские списки

Функция пользовательских списков в Excel позволяет легко и быстро настраивать электронные таблицы в соответствии с вашими потребностями. После добавления настраиваемого списка в Excel он становится доступным во всех новых и существующих электронных таблицах.

Какие пользовательские списки вы создаете? Какой метод добавления пользовательского списка вы предпочитаете? Поделитесь своими мыслями и опытом с нами в комментариях ниже.

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний. Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

Перейдите на вкладку «‎Данные» и выберите инструмент «‎Проверка данных».

В новом окне в качестве типа данных укажите «‎Список», отыскав соответствующий вариант из выпадающего меню.

В качестве источника задайте те самые ячейки, выделив их левой кнопкой мыши. Нажмите «‎ОК» для применения настроек.

Теперь напротив каждой ячейки вы видите кнопку со стрелкой вниз, которая и отвечает за вызов раскрывающегося перечня.

Как видно, я поставил три одинаковых значения подряд, используя реализованный только что список. Точно так же можно менять все другие клетки, входящие в диапазон.

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

Выделите заранее подготовленную область, где хотите расположить перечень. Перейдите на вкладку «‎Данные» и откройте «‎Проверка данных».

Выберите в качестве типа данных список, а в «‎Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «‎;», чтобы отделить одно значение от другого.

Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Теперь при развертывании списка вы сможете выбрать один из добавленных вариантов.

Вариант 3: Выбор массива с именем

В Excel есть функция, позволяющая присвоить массиву имя и в дальнейшем выбирать его при использовании формул. Как вы видели в предыдущих вариантах, объявление «‎Источника» при формировании выпадающего списка тоже похоже на создание формулы, а это значит, что в нем можно использовать массив, предварительно объявив его.

Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.

Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.

Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.

В качестве источника укажите созданный массив, написав его название после «‎=».

В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

Выделите все ячейки, включая название столбца, и на главной вкладке нажмите кнопку «‎Сформировать как таблицу».

Выберите подходящий для вас тип оформления.

При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.

Вы автоматически окажетесь на вкладке «‎Конструктор таблицы», где можете изменить ее имя на любое удобное, начинающееся с буквы.

Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.

Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.

На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе. Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Читайте также: