Как создать в 1с группу договоров в

Обновлено: 07.07.2024

Дата публикации 04.06.2018

Использован релиз 3.0.61

Доступ к справочнику "Договоры" возможен непосредственно через раздел "Справочники" – "Договоры", через справочник "Контрагенты" (раздел "Справочники" – "Контрагенты"), через документы поступления, реализации, кассовые, банковские и другие.

Откройте справочник "Договоры":

Кнопка "Создать".
Выберите вид договора: "С покупателем" (рис. 1), "С поставщиком", "Прочее" и др. В зависимости от выбранного вида договора форма элемента справочника меняется.
В поле "Контрагент" укажите (проверьте) контрагента из справочника "Контрагенты".
Заполните реквизиты договора (поля "Номер договора" и "от"). Поле "Наименование" заполнится автоматически, при необходимости отредактируйте его.
В блоке "Расчеты":
- можно изменить валюту расчетов (если такая валюта есть в справочнике "Валюты);
- можно установить тип цен номенклатуры (справочник "Типы цен номенклатуры");
- флажок "Установлен срок оплаты" (не для всех видов договоров) устанавливается для возможности выбора индивидуального срока оплаты по договору, отличного от срока оплаты, указанного в параметрах учета для признания задолженности сомнительной или просроченной (ссылки "Сроки оплаты покупателям" и "Сроки оплаты поставщикам" в разделе: "Администрирование" – "Параметры учета").
В блоке "НДС" в зависимости от выбранного вида договора устанавливается индивидуальный порядок учета НДС по договору, обусловленный спецификой договора.
При выборе одного из видов посреднических договоров в форме элемента справочника отображаются блоки "Комиссионное вознаграждение" и "Платежный агент".
В блоке "Подписи" указываются должностные лица сторон, подписывающие этот договор. Есть возможность установить флажок в поле "Договор подписан", если договор завизирован сторонами.
В блоке "Дополнительная информация" указывается срок действия договора и вид расчетов из соответствующего справочника для классификации однотипных договоров и анализа данных по ним в стандартных отчетах.
Кнопка "Записать и закрыть".

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

подготовка договора;
согласование договора;
контроль возврата переданных экземпляров;
учет сопроводительных документов;
учет срока действия;
исполнение обязательств;
расторжение.

продлевает договоры при необходимости;
отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

планирование — для составления плана проекта;
отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

черновики;
согласованные материалы;
скан-копии подписанных оригиналов;
вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
при досрочном расторжении договора;
при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия взаиморасчеты с контрагентами ведутся в разрезе договоров. Договоры указываются в различных документах. Рассмотрим, как создавать договоры в программе.

Как включить учет по договорам

Отметим, что учет по договорам может и не вестись. Это, конечно, редкость, но разберем, где включить и отключить договоры.

Зайдем в меню «Главное — Настройки — Функциональность». На закладке «Расчеты» есть флажок «Учет по договорам».

Если в программе уже заведены договоры, то отключить функционал уже не получится.

Как создать новый договор

Создать новый договор можно несколькими способами.

Первый способ — открыть справочник в разделе «Справочники — Покупки и продажи — Договоры». Откроется список всех договоров, новый создается по кнопке «Создать».

Второй способ — открыть карточку контрагента и создать договор на закладке «Договоры».

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

И третий способ — создавать договор непосредственно в документах, после выбора контрагента.

Заполнение договора

Рассмотрим подробнее, как заполнить новый договор.

Для каждого договора указываются организация и контрагент.

Затем нужно указать вид договора: с покупателем, с поставщиком, с комитентом и так далее.

Некоторые поля доступны для заполнения всегда.

Наименование, номер, дата договора и срок его действия.
Вид расчетов — указывается в разделе «Дополнительная информация», используется для дополнительной аналитики.
Тип цен — тип цен номенклатуры для автоматической подстановки в документах.
Валюта. Для того чтобы выбрать валюту в договоре, нужно ее предварительно создать. По умолчанию доступна валюта «руб.».

Доступность остальных полей зависит от выбранного вида договора.

Разберем еще одну важную настройку — срок оплаты.

В программе можно задать общий срок оплаты по покупателям и поставщикам, после которого задолженность будет просроченной. Указывается это в настройках параметров учета. Но часто бывает необходимо для каждого договора установить свой индивидуальный срок оплаты. В этом случае в договоре ставится флажок «Установлен срок оплаты» и указывается его значение.

Дополнительные реквизиты договора

Для договора можно самостоятельно добавить дополнительные реквизиты. Для этого включим настройку. Зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Общие настройки».

Установим флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». Справа будут доступны две ссылки.

Отличие их в том, что реквизиты сразу видны в договоре, а сведения открываются по отдельной кнопке.

Откроем ссылку «Дополнительные реквизиты».

Найдем пункт «Договоры» и создадим новый реквизит.

Заполняем наименование, тип реквизита и другие поля при необходимости.

После сохранения в договоре появится новое поле.

Таким образом можно создать любое количество полей.

Настройка счетов расчетов с контрагентами в разрезе договоров

Счета расчетов с контрагентами используются для автоматической подстановки счетов учета в документы.

Счета могут задаваться в целом по организации, по группе контрагентов, по контрагентам, а также по договорам. То есть для одного контрагента для одного договора задаются свои шаблоны счетов, а для второго договора другие счета.

Для этого в договоре перейдем по ссылке «Счета расчетов с контрагентами».

Добавим новую запись.

Заполняем счета для договора.

Для другого договора создаем новую запись и также указываем нужные счета. Или, если отдельную запись не создавать, будут использоваться счета, заданные для контрагента или организации.

Печать договора

Договор можно распечатать. Для этого нажмем кнопку «Печать» и выберем пункт «Договор».

Выберем вариант для печати.

Откроется текст договора.

Шаблоны договоров

Печатную форму договора можно менять, а также добавлять новые шаблоны. Для этого зайдем в меню «Справочники — Покупки и продажи — Шаблоны договоров».

Здесь можем создать новый шаблон или изменить существующий.

Например, откроем для редактирования договор поставки.

Менять можно не только фиксированный текст, но и параметры, которые будут подставляться автоматически.

Для этого нажмем кнопку «Вставить в текст» и выберем подходящие реквизиты.

Таким образом можно самостоятельно без привлечения программистов изменить договор.

Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.

Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.

Разработчики 1С учли данный недочет. Договор аренды 1С 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.

Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.

Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:

В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор аренды 1С 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:

Создание собственного шаблона договора

В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.

Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.

Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор аренды 1С 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.

Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:

Заполнение и печать шаблона

Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:

На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.

При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.

Читайте также: