Как сравнить два документа word
Обновлено: 07.07.2024
Читайте, как использовать встроенную в Microsoft Word функцию сравнения изменений двух документов . Рассмотрим возможности данного инструмента сравнения текстов. Если вы работаете совместно несколько человек над одним проектом, или у вас общая коллективная работа, или вы периодически самостоятельно исправляете или пересматриваете свои документы, то крайне важно иметь возможность отслеживать все дополнительные изменения.
Для этих целей в Microsoft Word встроена возможность сравнения каждого изменения в двух почти идентичных документах. Ниже мы рассмотрим возможности данного инструмента сравнения текстов.
Сначала запустите Microsoft Word и откройте любой текстовый документ (это может быть один из тех, который вы хотите сравнить, абсолютно другой проект или просто новый документ). В главном меню нажмите вкладку «Рецензирование» в верхней части экрана, чтобы открыть меню ленты, затем нажмите вкладку «Сравнить» , она будет находиться рядом с правой частью экрана.
В разделе «Пометка изменений» вы можете написать заметку, которая поможет вам отслеживать, какие различия относятся к какому тексту. Для себя я буду использовать пометку «исправленный» , так как это будет окончательная редакция документа. Также вы можете добавить заметку в исправленный документ. Вы сможете переключаться между ними при помощи значка с двойной стрелкой.
Нажмите «ОК» . Word откроет перед вами блок панелей в одном документе. Слева направо вы увидите: подробный список всех исправлений; полный вид «Сравниваемый документ» с красными метками в левом поле, указывающими на изменения; и сдвоенное окно, содержащее «Исходный документ» и «Измененный документ» . Прокручивая текст с помощью колеса мыши или стрелок управления, вы будете двигать все три основных панели одновременно. Но также вы можете использовать полосы прокрутки в каждой из панелей отдельно, чтобы просматривать содержимое каждого окна индивидуально.
Область «Исправления» является наиболее полезной в полученном результате. Она показывает каждое произведенное изменение: фраза, которая была удалена, и фраза, которая вставлена. Это быстрый способ сразу увидеть разницу в написании и форматировании текста с первого взгляда. Щелчок на любой из записей в области «Исправления» мгновенно прокрутит все панели до соответствующего исправления. Замечательно!
После того, как вы воспользовались вкладкой «Исправления» , чтобы найти конкретное изменение, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши соответствующий текст в центральной панели. Выберите «Принять исправление» или «Отклонить исправление» (за которым последует соответствующее действие), чтобы сохранить или отменить указанное изменение.
Вы можете сохранить этот «Сравниваемый документ» как отдельный файл, который не повлечет за собой изменений в документах, которые вы просматриваете в данный момент. Просто нажмите «Файл» – «Сохранить как» и сохраните его, как и любой другой документ Word.
Обратите внимание, что функция сравнения будет недоступна, если документ защищен паролем, стоит пометка «как окончательный» и «нередактируемый» или проект имеет защиту от изменений в Word. Вы можете изменить этот параметр для некоторых документов, выполнив следующую процедуру: на вкладке «Рецензирование» в группе «Защитить» выберите задачу «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту» .
Чтобы узнать, чем отличаются две версии документа, можно выполнить их сравнение. Кроме того, две версии документа можно объединить в один файл. В обоих случаях различия в Word помечаются метками исправления.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Сравнение двух версий документа
Откройте одну из двух версий документа, которые требуется сравнить.
В меню Сервис наведите указатель на пункт Исправления и выберите команду Сравнение версий.
В списке исходный документ выберите исходный документ.
В списке измененный документ выберите другую версию документа, а затем нажмите кнопку ОК.
Изменения из пересмотренной копии сливаются с новой копией, которая основывается на исходной версии документа. Исходная версия при этом остается неизменной. Все отличия, обнаруженные в измененной копии документа, помечаются метками исправления.
Совет: Чтобы изменить параметры сравнения документов или уровень детализации, в меню Сервис наведите указатель на пункт исправления, выберите команду сравнить документыи нажмите кнопку .
Объединение двух версий документа
Откройте одну из двух версий документа, которые требуется объединить.
В меню Сервис выберите команду Объединение документов.
В списке исходный документ выберите одну версию документа.
В списке измененный документ выберите другую версию документа, а затем нажмите кнопку ОК.
Изменения из пересмотренной копии сливаются с новой копией, которая основывается на исходной версии документа. Исходная версия при этом остается неизменной. Все отличия, обнаруженные в измененной копии документа, помечаются метками исправления.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Сравнение двух версий документа
Откройте одну из двух версий документа, которые требуется сравнить.
В меню Сервис наведите указатель на пункт Исправления и выберите команду Сравнение версий.
Примечание: Причиной недоступности функции Сравнить документы может быть защита документа. Чтобы снять защиту документа, в меню Сервис выберите пункт Отменить защиту документа.
Во всплывающем меню Исходный документ выберите исходный документ.
Во всплывающем меню Измененный документ выберите другую версию документа и нажмите кнопку ОК.
Изменения из измененной копии документа будут внесены в новую копию, основанную на исходной версии файла. Исходная версия при этом остается неизменной. Все отличия, обнаруженные в измененной копии документа, помечаются метками исправления.
Совет: Чтобы изменить параметры сравнения версий или уровень детализации отображения, в меню Сервис наведите указатель на пункт Исправления, выберите команду Сравнение версий и щелкните стрелку .
Объединение двух версий документа
Откройте одну из двух версий документа, которые требуется объединить.
В меню Сервис выберите команду Объединение документов.
Во всплывающем меню Исходный документ выберите первую версию документа.
Во всплывающем меню Измененный документ выберите другую версию документа и нажмите кнопку ОК.
См. также
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Во время работы с текстовыми документами часто приходится сравнивать их по содержанию. Эта необходимость возникает, если над документом работали несколько человек или документ был отправлен учителю на согласование и редактирование, нужно быстро найти все сделанные второй стороной изменения. Но и сам пользователь может создать несколько копий документа и запутаться: какая версия последняя, и какие исправления были внесены. Рассмотрим все возможности быстрого, а главное автоматического сравнения двух документов.
1. Сравнение двух документов в MSWord (начиная с версий программы MSWord 2007, 2010, 2013)
Воспользуемся функцией Юридическое примечание, позволяющей выполнять автоматическое сравнение документов.
Запускаем программу MS Word. На ленте открываем вкладку Рецензирование, выбираем раздел Сравнить и раскрываем возможные варианты команды Сравнить… (смотри на Рисунок 1), выбираем первую команду – Сравнение двух версий документа (Юридическое примечание).
Рисунок 1 Запуск автоматического СРАВНЕНИЯ двух текстовых документов
Откроется окно, в котором указываете путь к хранению исходного и измененного документов. Для указания пути необходимо воспользоваться пиктограммой с изображением желтой папки, как показано на Рисунке 2.
Рисунок 2 Внешний вид окна Сравнение версий
Командная кнопка Больше>> (Рисунок 2) предоставляет больше дополнительных настроек отображения (подсвечивания) выполненных изменений. При ее активации окно Сравнения версий примет следующий вид (смотри Рисунок 3)
Рисунок 3 Дополнительные возможности при автоматическом сравнении текстовых документов
В открывшемся окне в разделе Параметры сравнения отметить галочками те изменения, которые необходимо отобразить в процессе автоматического сравнения документов.
По умолчанию окно Сравнения выглядит следующим образом.
Рисунок 4. Окно автоматического сравнения двух версий документа
Рассмотрим области окна автоматического сравнения документов в Юридическом примечании.
- Слева приводится Сводка исправлений: что именно было исправлено и кем (если имя пользователя указано в настройках Word).
- В центре – Сравниваемый документ – документ с внесенными исправлениями (показываются красным: добавление и удаление слов).
- Справа сверху: исходный документ, а ниже – измененный документ.
Область сверки Сводка исправлений можно настроить в виде горизонтальной панели рецензирования. Для этого необходимо выполнить последовательно следующие команды: вкладыш Рецензирование => Область проверки => Горизонтальная панель рецензирования.
Рисунок 5. Настройка Горизонтальной панели рецензирования
В этом случае окно автоматического сравнения двух документов будет выглядеть следующим образом
Рисунок 6. Окно автоматического сравнения документов при горизонтальной панели рецензирования
Перемещаться по исправлениям можно как с помощью левой клавиши мыши, кликая на текст в нужном месте документа, так и с помощью Вкладки Рецензирование – Область проверки.
Рисунок 7 Работаем с опцией ИЗМЕНЕНИЯ
Чтобы отклонить или принять все исправления, используем команду Принять (или Отклонить). С помощью левой клавиши мыши раскрываем список опций команды Принять/Отклонить (стрелочка вниз) и из предложенных вариантов выбираем нужную, например: Применить (Отклонить) все исправления в документе.
Рисунок 8 Окно команды ПРИНЯТЬ
2. Сравнение двух блоков текста в интернет-браузере
Рассмотрим кратко технологию сравнения документов в каждом из трех рекомендуемых сервисов. Общим для них является размещение двух фрагментов в соответствующие окна, а затем инициализация процесса сравнения.
Рисунок 9 Окна Text-Compare до выполнения операции сравнения и после ее выполнения
Рисунок 10 Окно сервиса TextDiff
Результаты отображения процесса сравнения с использованием TextDiff представляют один результирующий фрагмент, в котором зеленым цветом выделяется текст, появившийся во втором фрагменте (то есть отсутствующий в первом), а красным – удаленный текст.
Сравним с предыдущим сервисом: при сравнении текстовых блоков и небольших таблиц такой результат может быть удобен, для сравнения больших таблиц такой результат – сложный для вычитки различий, поскольку найденные различия отображаются построчно в текстовом формате без номеров строк и сохранения видимости столбцов.
Рисунок 11 Результата сравнения с использованием сервиса TextDiff
Принцип представления результатов в Quick Diff точно такой же, как и в TextDiff. Отличие состоит в том, что удаленные из второго фрагмента данные не только отображаются другим цветом, но еще и зачеркиваются. При этом к сложностям сравнения текста добавляется проблема – некорректное распознавание кириллицы (смотри Рисунок 12).
Рисунок 12.Окно сервиса Quick Diff после выполнения операции сравнения
Стоит отметить, что содержимое сравниваемых документов остается неизменным, а то, что в них не совпадает, выводится на экран в виде третьего документа.
Примечание: Если вам необходимо сравнить исправления, внесеные несколькими пользователями, параметр сравнения документов использовать не стоит. В данном случае куда лучше воспользоваться функцией “Объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе”.
Итак, чтобы сравнить два файла в Word, выполните действия, указанные ниже:
1. Откройте те два документа, которые необходимо сравнить.
2. Перейдите во вкладку “Рецензирование”, нажмите там на кнопку ”Сравнить”, которая находится в одноименной группе.
3. Выберите параметр “Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)”.
4. В разделе “Исходный документ” укажите файл, который будет использоваться в качестве исходника.
5. В разделе “Измененный документ” укажите тот файл, который требуется сравнить с ранее открытым, исходным документом.
Примечание: В случае, если нет необходимости выводить результаты сравнения в третьем документе, укажите тот документ, в котором эти изменения должны отображаться.
Важно: Те параметры, которые вы выбрали в разделе “Больше”, теперь будут использоваться в качестве параметров по умолчанию при всех последующих сравнениях документов.
7. Нажмите “ОК” для начала сравнения.
Примечание: Если в каком-то из документов содержатся исправления, вы увидите соответствующее уведомление. Если вы хотите принять исправления, нажмите “Да”.
8. Будет открыт новый документ, в котором будут приняты исправления (если они содержались в документе), а изменения, которые отмечены во втором документе (изменяемом), будут отображены в виде исправлений (красные вертикальные полосы).
Если нажать на исправление, вы увидите то, чем эти документы отличаются..
Примечание: Сравниваемые документы остаются неизменными.
Вот так просто можно сравнить два документа в MS Word. Как мы уже сказали в начале статьи, во многих случаях эта функция может быть очень полезна. Успехов вам в дальнейшем изучении возможностей этого текстового редактора.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: