Как ставить статус в outlook
Обновлено: 03.07.2024
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы управлять возможностью общения с вами. По умолчанию состояние определяется на основе календаря Microsoft Outlook. Например, если в Outlook на текущее время запланировано собрание, в Microsoft Lync 2010 отображается состояние "На собрании".
Во время телефонного разговора или видеозвонка отображается красный индикатор состояния "Занят", а состояние изменяется на "Говорю по телефону". Состояние также может включать личную заметку, которая отображается в списке Контакты, карточке контакта и в веб-канале активности его контактов.
В этой статье
Изменение состояния присутствия
Чтобы изменить состояние присутствия, выполните указанные ниже действия.
В верхней части главного окна Lync щелкните меню состояния под своим именем.
Выберите состояние в раскрывающемся списке. Чтобы отменить изменение состояния и указать программе Lync 2010 автоматически изменить его, выберите пункт Сбросить состояние.
Чтобы просмотреть видеоролик об изменении состояния, щелкните ссылку Видео: изменение состояния. Дополнительные сведения о настройке параметров состояния присутствия см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
Выбор подходящего состояния
Выбирайте состояния присутствия, отражающие реальное положение дел. В приведенной ниже таблице описаны возможные состояния присутствия, их значение и способы их установки.
В сети
Пользователь находится в сети и доступен для общения.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь работает на компьютере. Кроме того, пользователь может задать это состояние, если нужно, чтобы другие пользователи знали, что он в офисе, хотя его компьютер простаивает.
Занят
Пользователь занят и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если у пользователя на текущее время назначена встреча в календаре Outlook. Кроме того, это состояние можно задать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Говорю по телефону
Пользователь участвует в звонке Lync (двустороннем аудиозвонке) и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в звонке Lync.
На собрании
Пользователь участвует в собрании и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в собрании Lync по сети или если на текущее время у него назначено собрание в календаре Outlook.
На конференции
Пользователь участвует в конференции Lync (собрание Lync со звуком) и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в конференции Lync.
Не беспокоить
Пользователь не хочет, чтобы его отвлекали, и согласен принимать уведомления о беседах только от участников его рабочей группы.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Скоро вернусь
Пользователь отошел от компьютера на несколько минут.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Неактивен/Нет на месте
Пользователь отошел от компьютера на указанное время или его компьютер простаивает.
Если компьютер простаивает в течение пяти минут, программа Lync задает состояние "Неактивен", а по прошествии еще пяти минут — состояние "Нет на месте". Чтобы изменить эти значения по умолчанию, нажмите кнопку Параметры , выберите пункт Состояние и воспользуйтесь стрелками рядом с надписями Отображать состояние "Неактивен", если компьютер не используется в течение указанного времени (мин.) и Отображать состояние "Нет на месте", если состояние "Неактивен" сохраняется в течение указанного времени (мин.). Кроме того, это состояние можно задать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Не на работе
Пользователь не работает и недоступен для общения.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Не в сети
Пользователь не вошел в систему. Для людей, для которых пользователь заблокировал просмотр сведений о присутствии, будет отображаться состояние "Не в сети".
Программа Lync задает это состояние, когда пользователь выходит из системы.
Сведений о присутствии нет.
Примечание: Если в Outlook включено уведомление "Нет на месте", заметка, написанная в Outlook, отображается и в Lync, а рядом с состоянием присутствия появляется красная звездочка.
В зависимости от уровня конфиденциальности контактов они видят более или менее подробные сведения о вашем присутствии. Дополнительные сведения о настройке уровней конфиденциальности см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
Добавление и просмотр личной заметки
Состояния присутствия заданы в Lync предварительно, и настроить их или добавить другие состояния нельзя. Если нужно предоставить контактам более подробные сведения о том, где вы находитесь и чем занимаетесь, можно написать для них личную заметку в верхней части главного окна Lync.Заметка будет отображаться в вашей карточке контакта и, если настроить это, в веб-каналах активности ваших контактов.
Если заметка слишком длинная, она может отображаться не полностью. Чтобы развернуть ее, выполните указанные ниже действия.
В списке Контакты щелкните стрелку вниз под кнопкой Позвонить.
В карточке контакта наведите указатель мыши на заметку.
Демонстрацию добавления заметки см. в видеоролике Видео: добавление заметки.
Чтобы отключить отображение личной заметки, очистите ее поле.
Добавление и удаление уведомления "Нет на месте"
Чтобы включить это уведомление в Outlook, выполните указанные ниже действия.
Чтобы отключить уведомление "Нет на месте" в Outlook и тем самым удалить его из Lync, выполните указанные ниже действия.
Откройте в Outlook вкладку Файл и нажмите кнопку Отключить на панели "Автоматические ответы" (пока заметка исчезнет из Lync, может пройти до 30 минут).
Чтобы синхронизировать учетные записи Lync и Outlook, выполните указанные ниже действия.
В главном окне Lync нажмите кнопку "Параметры".
Выберите категорию Личные.
Установите флажок Обновлять мое состояние присутствия на основе данных календаря.
Чтобы синхронизировать учетные записи Lync и Outlook, установите флажок Отображать оповещение об отсутствии на месте для контактов на уровнях конфиденциальности "Друзья и семья", "Рабочая группа" и "Коллеги". Чтобы не синхронизировать их, снимите этот флажок.
Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы управлять возможностью общения с вами. Состояние по умолчанию определяется на основе календаря Microsoft Outlook. Например, если в Outlook запланировано собрание, то в Microsoft Lync 2010 отображается состояние На собрании.
Требуемое действие
Изменение состояния присутствия
Чтобы изменить состояние присутствия, выполните следующие действия.
В верхней части основного окна Lync щелкните меню доступности под своим именем.
Щелкните соответствующее состояние в раскрывающемся списке. Чтобы возвратиться из установленного состояния и разрешить программе Lync Online автоматически обновлять состояние, щелкните Сбросить состояние.
Выбор соответствующего состояния
Убедитесь в том, что выбирается корректное состояние.
В сети
Пользователь находится в сети и доступен для разговора.
Занят
Пользователь занят, разговаривает по телефону или находится на собрании.
"Не беспокоить"
Пользователь не хочет, чтобы его беспокоили. Он будет видеть только уведомления о беседах, если они отправлены контактами рабочей группы.
Примечание: Если установлено состояние Не беспокоить, а затем выполняется звонок в экстренную службу, то состояние автоматически меняется на значение Доступен. Его можно сбросить в любое время.
Скоро вернусь
Пользователь на некоторое время отошел от компьютера и скоро вернется.
Не на работе
Пользователь не на работе и недоступен для связи.
"Показывать состояние "Нет на месте""
Пользователь хочет, чтобы его состояние для других пользователей имело значение "Нет на месте".
Не в сети
Пользователь не вошел в систему. Если кому-либо было заблокировано предоставление сведений о присутствии, для них будет отображаться состояние "Не в сети".
В зависимости от того, какие уровни конфиденциальности имеются у контакта, он будет видеть различный объем сведений о присутствии пользователя. Дополнительные сведения об установке уровней конфиденциальности см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Читайте также: