Как связать эксель и проджект
Обновлено: 06.07.2024
Microsoft Project Server – достаточно удобное решение для коллективной работы над проектами в организации, если ее сотрудники имеют доступ к корпоративной сети и учетные записи в домене организации. Однако, в некоторых компаниях есть необходимость обмена проектной информацией не только между сотрудниками, но и с внешними подрядчиками. Должен быть удобный способ автоматизировать внесение в графики таких данных, как выполненные объемы, плановые и фактические сроки работ. При этом представителей подрядчиков уже нельзя пускать в корпоративную сеть, и это становится проблемой.
Поскольку информационная система управления проектами у заказчика имеет центральный сервер, удобно организовать общие настройки экспорта/импорта для всех планировщиков, взаимодействующих с подрядчиками. Таким образом, мы пришли к клиент-серверной архитектуре решения:
- Настройки централизованно хранятся на Project Server в списке SharePoint «Столбцы Обменных Файлов»;
- Собственно экспорт и импорт в Excel выполняет дополнение к Project Professional.
Серверная часть системы – настроечный список SharePoint
Каждый элемент списка соответствует полю задач Project, используемому для обмена данными с Excel. При добавлении элемента в список поле выбирается из справочника (связанного списка «Поля задач Project»), который формируется автоматически. При установке решения на SharePoint туда сразу добавляются все стандартные и пользовательские корпоративные поля задач.
Дальше справочник полей автоматически изменяется при добавлении и удалении полей задач на сервере. Для этого мы создали обработчики событий Project Server CustomFields.Created и CustomFields.Deleted.
Клиентская часть системы – дополнение к Project Professional
Дополнительный модуль для Project Professional устанавливается аналогично PlanBridge. При подключении к Project Server, модуль получает правила экспорта/импорта полей задач из настроечного списка на этом сервере.
В случае возникновения ошибок при получении настроек, модуль получает настройки из специального локального кэша. Кэш создаётся при первом успешном получении настроек с сервера, и обновляется при каждом последующем. При автономной работе с MS Project, модуль также получает настройки из локального кэша.
Поскольку основные настройки обмена проектными данными с Excel осуществляются на сервере, интерфейс модуля очень прост. Кнопка «Экспорт обменного документа» создает ОД Excel из активного открытого проекта, в соответствии с настройками. Кнопка «Импорт обменного документа» позволяет выбрать Excel-файл на диске, который после этого загружается в активный проект.
Видео материала "Импорт данных в MS Project Pro с MS Excel"
Как импортировать данные в MS Project Pro с MS Excel
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Импорт данных в MS Project Pro с MS Excel
MS Project Pro позволяет импортировать данные с MS Excel. Вы можете импортировать данные как экспортированные с MS Project Pro так и отдельно созданные файлы.
Вы можете импортировать данные различным образом:
- Создать отдельный план график проекта.
- Добавить дополнительные задачи и ресурсы в план-график
- Обновить данные уже внесенных задач и ресурсов.
Для интеграции данных необходимо:
1. Перейти в пункт меню "Файл" нажать на кнопку "Добавить из книги Excel".
2. Выберите тип файла "Книга Excel" и расположение файла с данными.
3. Выберите схему импорта данные. Вы можете создать новую схему или использовать уже существующую. Схема это модель какие данные MS Excel передаются в какие поля MS Project Pro.
4. Определите куда направлять данные. В новый файл проекта, дополнить открытый файл и обновить строки задач открытого проекта.
5. Укажите какой тип данных импортируется. Данные задач, ресурсов или данные назначений.
6. Установите есть ли заголовки данных в MS Excel.
7. Установите название страницы в MS Excel.
8. Выберите поля MS Project Pro в которые будут передаваться с MS Excel.
9. Если обновляете данные открытого проекта укажите поле ключ по которому будут сопоставляться данные.
Видео материала "Создание наглядного отчета в MS Project Pro"
Как создать наглядный отчета в MS Excel на основании данных проекта в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
Создание наглядного отчета в MS Project Pro
Для формирования наглядных отчетов перейдите на страницу «Проект» и с в строке инструментов нажмите на кнопку «Наглядные отчеты».
В открывшемся окне «Наглядные отчеты – создание отчета» представлен набор стандартных отчетов системы. Отчеты формируются относительно стандартных программных продуктов Microsoft Excel и Microsoft Visio. Если у Вас не установлен какой-то из продуктов, уберите в верхней части окна галочку возле данного продукта.
Все отчеты сгруппированы по следующим группам:
- Все.
- Использование назначений.
- Сводка по задачам.
- Сводка по ресурсам.
- Сводка по назначениям.
- Использование задач.
- Использование ресурсов.
Выбрав необходимый отчет нажмите на кнопку «Просмотреть», после чего вся необходимая информация будет перенесена в соответствующий продукт. Все дальнейшие манипуляции с данными Вы будете выполнять в открывшемся продукте.
Вы также можете создать свой отчет нажав на кнопку «Создать шаблон…». Для создания отчета на основании уже имеющегося, выберите шаблон со списка и нажмите «Изменить шаблон».
Для изменения уровня данных выберите период данных в пункте «Выберите уровень данных использования для включения в отчет».
Вы можете загрузить шаблон отчета с файла для этого поставьте галочку «Включить шаблон из:» и нажав кнопку «Изменить» выберите файл с отчетом.
В открывшемся окне "Наглядный отчет-выбор полей" выберите название полей, которые содержат интересующие Вас данные. Выбрать можно используя кнопку "Добавить". Убрать со списка можно выбрав поле и нажав кнопку "Удалить". После редактирования нажмите кнопку "Ок".
После создания отчета у Вас автоматически загрузиться MS Excel где Вы можете настроить свой отчет. Подробнее о настройке отчета вы можете узнать в материале "Наглядные отчеты в MS Project"
Срезы наглядного отчета в MS Excel
Кроме уже существующих элементов отчета мы рекомендуем использовать срезы. Это удобный инструмент для наглядной фильтрации и выбора разных данных отчета.
Для создания среза на закладе MS Excel "Вставка" в блоке "Фильтры" нажмите кнопку "Срезы". После чего система запросит выбрать поле для установки среза. Это может быть текстовое поле к примеру: название ресурса или название задачи.
После выбора поля у Вас на листе появится окно с перечнем уникальных значений этого поля. Выделив данный элементы Вы можете на закладке конструктор настроить внешний вид и настроить форматы его отображения.
Любую таблицу из MS Project можно экспортировать в MS Excel. Для этого надо сначала установить настройку безопасности, позволяющую открывать и сохранять в программе файлы других форматов.
Для экспорта надо настроить существующую таблицу или, что предпочтительней, создать новую таблицу, если данные регулярно будут отправляться в MS Excel.
Далее следует выбрать команду Файл – Сохранить как. В окне сохранения документа изменить тип файла на Книга Excel, указать место для сохранения файла (диск, папку), имя файла и нажать кнопку Сохранить.
В окне Мастер экспорта нажать кнопку Далее, на следующем шаге оставить вариант по умолчанию Выбранные данные и снова нажать кнопку Далее.
При первом случае экспорта на шаге Схема оставляем вариант Создать новую схему, при повторной аналогичной выгрузке – Использовать существующую схему
На шаге Параметры схемы выбираем данные для выгрузки, определяем, нужно ли в Excel выгружать заголовки столбцов, в случае выгрузки задач – надо ли выгружать и назначения, и нажать Далее
Самый важный шаг – Сопоставление. В зависимости от флажков на предыдущем шаге сопоставление надо будет сделать для задач, ресурсов и назначений. На этом шаге мы укажем название листа книги Excel для таблицы с выгруженными данными, фильтр выгрузки.
В таблице на этом шаге можно по одному определить столбцы таблиц Project для выгрузки, для столбца задать новое название для Excel. А можно, нажав кнопку На основе таблицы, выбрать готовую таблицу Project целиком. Лишние столбцы можно удалить кнопкой Удалить строку.
Кнопкой Далее переходим на шаг Конец определения схемы, на котором можно сохранить схему для последующего использования (кнопка Сохранить схему) и нажать Готово.
В результате этого алгоритма в заданной папке появится файл Excel с выгруженными данными. В случае выгрузки и задач, и ресурсов, и назначений они будут размещаться на разных листах книги Excel.
Читайте также: