Как сжать презентацию powerpoint

Обновлено: 07.07.2024

Нередко встречаются ситуации, когда автор презентации долго и упорно работает над каждым слайдом. Оттачивает каждый абзац, каждое слово. Насыщает презентацию прекрасным графическим материалом. Все проверят, сохраняет презентацию.

Приходит в аудиторию, ставит флешку в ноутбук, запускает презентацию и . И все, и тишина. Ноутбук оказывается слабым, памяти недостаточно, чтобы запустить презентацию, которая по размеру оказалась не на одну сотню мегабайт.

Чтобы не попадать в такие ситуации, необходимо заботится о размере файла презентации. Если размер большой, нужно принять меры к его уменьшению.

Далее – несколько советов как это сделать.

Огромные изображения в презентация в презентациях – это первая причина. Огромные не по размеру на слайде, а по размеру файла. Современные фотоаппараты имеют высокое разрешение, и каждая не обработанная фотография дает до нескольких мегабайт в результирующий размер презентации. Поэтому лучше перед вставкой в презентацию фотографии обработать, например, уменьшить размер и разрешение, воспользовавшись Adobe Photoshop или другим подходящим инструментом. Если об этом не позаботились заранее, можно воспользоваться встроенными средствами PowerPoint.

Обрезка изображения

Во-первых, можно обрезать изображение. Для этого необходимо воспользоваться инструментом «Обрезка».

Сжатие рисунков

Во-вторых, прямо в PowerPoint можно сжать все изображения без визуальной потери качества. Для этого воспользоваться инструментом «Сжатие рисунков».

Уменьшение качества изображения без визуального ухудшения

В adobe Photoshop можно выбрать «Сохранить как» и в появившихся настройках уменьшить качество файла. Также можно воспользоваться функцией сохранения для WEB лоя оптимизации изображения. Для этого выбрать «Файл» - «Сохранить для Web» и в параметрах сохранения уменьшить качество изображения.

Выбор оптимального типа файла изображения

При сохранении файла можно поэкспериментировать с расширениями сохраняемого изображения, посмотреть какое дает наименьший размер без существенной потери качества.

Уменьшение размера изображения

В меню «Изображение» - «Размер изображения» можно уменьшить огромную фотографию до приемлемого в презентации размера. Там самым можно сэкономить несколько мегабайт. Вдобавок к этому применить описанный выше способ сохранения изображения.

Обработка файла

Иногда в уменьшении размера изображения файла может помочь сохранение под другим именем. Дело в том, что PowerPoint запоминает последние действия, а сохранение файла под другим именем отменяет эти запомненные действия.

Помимо этого, автосохранение увеличивает размер файла. При критичных ситуациях его можно отключить в настройках.

Ну и наконец не следует сохранять файл как PowerPoint 95. Эта опция делает размер файла очень большим.

Программное обеспечение для оптимизации файлов презентаций

Существуют программы от сторонних разработчиков, которые оптимизирую файлы PowerPoint и других приложений из пакета Microsoft Offiсe. Например, «pptMinimizer» или «NXPowerLite».

Сжатие файлов мультимедиа позволяет повысить производительность воспроизведения и сэкономить место на диске.

(Эта функция доступна в PowerPoint для Windows, но не в PowerPoint для Mac илиPowerPoint в Интернете.)

Откройте презентацию, содержащую аудио- или видеофайлы.

На вкладке "Файл" выберите "Сведения", а затем в разделе "Мультимедиа" выберите "Сжать мультимедиа*".

* Внедренные субтитры и альтернативные звуковые дорожки будут потеряны в процессе сжатия.

Чтобы указать качество видео, определяющее размер видеофайла, выберите один из указанных ниже параметров.

Full HD (1080p) Этот вариант обеспечивает экономию места на диске при сохранении приемлемого качества аудио- и видеозаписи.

HD (720p) В этом случае качество сравнимо с качеством данных мультимедиа, передаваемых через Интернет в потоковом режиме.

Standard (480p) Используйте этот вариант для экономии места на диске, например при отправке презентаций по электронной почте.

Рисунок: идет сжатие мультимедиа

Откройте презентацию, содержащую аудио- или видеофайлы.

На вкладке "Файл" выберите "Сведения", а затем в разделе "Размер и производительность мультимедиа" выберите "Сжать мультимедиа*".

* Внедренные субтитры и альтернативные звуковые дорожки будут потеряны в процессе сжатия.

Чтобы указать качество видео, определяющее размер видеофайла, выберите один из указанных ниже параметров.

Качество презентации. Этот вариант обеспечивает экономию места на диске при сохранении приемлемого качества аудио- и видеозаписи.

Качество для Интернета В этом случае качество сравнимо с качеством данных мультимедиа, передаваемых через Интернет в потоковом режиме.

Низкое качество. Используйте этот вариант для экономии места на диске, например при отправке презентаций по электронной почте.

Рисунок: идет сжатие мультимедиа

Важно: Некоторые старые форматы видеофайлов могут некорректно сжиматься или экспортироваться в Office на компьютерах с Windows RT. Используйте современные форматы, например H.264 и AAC, которые поддерживаются в PowerPoint 2013 RT. Хотите узнать, какая у вас версия Office?

Презентации PowerPoint зачастую получаются довольно «тяжелыми», что затрудняет их передачу по сети и использование на слабых ПК и ноутбуках. Не многие однако знают, что размер практически любой презентации можно сократить минимум в несколько раз. При помощи каких приемов это можно сделать – рассмотрим в данной статье.

1. Сохраняйте в PPTX

Формат PPTX был реализован Microsoft в Office 2007, однако до сих пор то ли по привычке, то ли руководствуясь еще какими-то соображениями, пользователи сохраняют презентации в устаревшем PPT.

Сохранение (либо конвертация) в pptx позволяет существенно уменьшить размер файла. Наглядный пример:

2. Вставляйте изображения правильно

Если вы вставляете картинки в слайды, используя буфер обмена (копирование-вставка), то вы делаете неверно. Используйте стандартную функцию вставки изображений:

Зачастую при использовании метода вставки путем CTRL+C/CTRL+V картинка JPEG автоматически конвертируется в PNG либо BMP формат, который сам по себе гораздо «тяжелее». Вот пример одной и той же картинки в разных форматах при одинаковом разрешении:

Используя стандартную функцию вставки, вы гарантированного избежите подобного ненужного преобразования графики.

3. Не используйте встроенный редактор графики

Перед тем как вставлять какое-либо изображение в презентацию, убедитесь, что оно не нуждается в редактировании. В противном случае сначала используйте любой сторонний редактор (Photoshop, Gimp, Paint и пр.) для внесения правок и только потом вставляйте окончательный вариант.

Когда вы изменяете картинку средствами самого PowerPoint, то он сохраняет все внесенные правки как часть презентации. Например, если вы переводите изображение в черно-белый формат, то программа сохраняет и исходное цветное изображение. Это создает дополнительные килобайты, которые не играют никакой роли, и «раздувает» общий файл.

Хорошие бесплатные графические редакторы (выбор пользователей):

4. Используйте сжатие графики

Откройте презентацию, нажмите CTRL+SHIFT+S (Сохранить как). В открывшемся окошке в выпадающем списке выберите опцию «Сжать рисунки»:

В параметрах сжатия установите переключатель напротив опции «Электронная почта». Сохраните презентацию.

Вы также можете предварительно сами оптимизировать вес изображений, сжав их при помощи онлайн сервиса Squoosh.

5. Не используйте внедренные шрифты

Если вы используете в презентации какие-то уникальные шрифты для придания ей оригинального стиля оформления, то использование внедренных шрифтов будет оправдано. Однако если вы используете стандартные шрифты, то отключение данной опции может существенно (в два и более раза) уменьшить общий размер файла презентации. Пример:

Отключить внедренные шрифты можно в настройках PowerPoint: Файл – Параметры – Сохранение

6. Проверьте скрытые данные

В открывшемся окошке отметьте галочками те данные, которые вам не нужны в ppt файле:

Особое внимание следует уделить таким «тяжелым» опциям как:

Контентные надстройки
Внедренные документы
Невидимое содержимое на слайде
Содержимое вне слайда и пр.

Для большинства пользователей правильным выбором будет выставление всех галочек – это очистит презентацию от возможного мусора и сократит её размер.

7. Правильно ссылайтесь на файлы

Допустим, вы планируете демонстрацию какого-либо видеофайла. Если вы разместите его в слайде путем обычной вставки с компьютера, то тем самым значительно увеличите общий размер презентации.

Оптимальным вариантом будет залить видео на файлообменный сервис, например, Youtube или Vimeo, и встроить его в слайд, используя прямую ссылку либо код внедрения (embed code).

Само собой разумеется, что в данном случае ПК или ноутбук для воспроизведения видео должны быть подключены к Интернет.

Кстати таким же образом можно размещать в презентации и картинки, просто указывая на них URL, а не вставляя их непосредственно в слайд. Это тоже существенно облегчит общий вес презентации.

Кликнете на любую картинку в презентации, чтобы ее выбрать
Выберите «Формат рисунка» в верхнем меню
Нажмите на кнопку «Сжать рисунки»
Выберите нужное качество изображения из выпадающего списка
Проверьте, что выбран пункт «Удалить обрезанные области рисунков»
Выберите «Применить ко всем рисункам» и нажмите «Ок»

Выделите нужные изображения и нажмите «Сжатие рисунков»

Это все. Теперь можете сохранить файл и проверить, насколько он уменьшился. Иногда презентация в 80 мегабайт может быть сжата до 7! А теперь давайте разберемся в вопросе подробнее.

Сжать презентацию легко, но эта операция сказывается на качестве рисунков и фотографий на слайдах. Еще одна проблема — когда вы работаете над ваше презентацией, большие фотографии могут сильно замедлять работу программы, а иногда приводить и к сбоям и потерям данных. Вам следует изначально выбирать для презентации изображения оптимального размера.

Рисунки и фотографии должны иметь разрешение не более 1920×1080 и размер не более 400−500 килобайт. 1920×1080 пикселей — это стандартное разрешение для большинства мониторов и проекторов.

Если изображение не будет занимать всего слайда, оно может быть еще меньше. Например, если вам нужно разместить фотографию примерно на четверть слайда, то разрешение этого фото должно быть примерно 800×600 пикселей.

Изображение не должно быть больше 800×600, если оно не занимает весь слайд

Мы рекомендуем, по возможности, использовать формат изображений JPEG. Этот формат обеспечивает оптимальное сжатие для фотографий и большинства рисунков. Изображения, имеющие прозрачный фон, чаще всего сохраняются в формате PNG. Однако, если этот прозрачный фон вам не требуется, и при этом данное изображение слишком «тяжелое», тогда кликнете на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт меню «Сохранить как рисунок». Выберите тип файла JPEG и вставьте изображение на слайд повторно.

Уменьшение размера файла PowerPoint с помощью сжатия изображений

Мы уже кратко описали эту операцию в начале статьи, теперь разберем подробнее. Для сжатия выбранных или всех изображений в презентации выберите изображение и на вкладке «Формат рисунка» кликните на кнопку «Сжать рисунки».

В появившемся диалоге можно выбрать разрешение в зависимости от ваших целей. Обратите внимание, что если вы выберете разрешение 220 точек на дюйм и более, то размер файла может и не уменьшится, а даже увеличится.

Разрешения в 150 точек на дюйм будет вполне достаточно для печати на обычном офисном принтере, и это позволит существенно уменьшить размер файла презентации.

Также, обратите внимание, что если вы обрезали фотографии внутри PowerPoint и не хотите, чтобы в файле презентации сохранялись обрезанные участки изображений, то нужно поставить галочку «Удалить обрезанные области рисунков».

Этот метод тоже очень простой. Если у вас в презентации встроено видео, в PowerPoint, начиная с версии 2018, встроена функция, позволяющая сжать его. Учтите, что если в вашем видео файле встроен дополнительные аудио-дорожки или субтитры, то они будут удалены после сжатия.

На вкладке «Файл», кликните пункт «Сведения», а далее в разделе «Размер файлов мультимедиа и производительность» кликните кнопку «Сжать медиа».

Программа предложит вам конвертировать файлы, чтобы они могли быть сжаты. Далее, вам нужно будет выбрать уровень качества видео. Исходя из нашего опыта, не стоит выбирать вариант «Для Интернет», обычно этот уровень сжатия сильно снижает качество видео.

Так же, как и в случае с обрезкой изображений, программа удалит лишние, обрезанные фрагменты видео во время сжатия. Это очень удобно, если под рукой нет видео-редактора.

Читайте также: