Как уменьшить область прокрутки в excel
Обновлено: 05.07.2024
Каждый лист в Excel может содержать более 1 000 000 строк и 16 000 столбцов информации, но очень редко это все пространство, необходимое для повседневных проектов. К счастью, вы можете ограничить количество столбцов и строк, отображаемых в вашей электронной таблице. Кроме того, вы можете ограничить доступ к отдельным областям листа.
Например, чтобы избежать случайных изменений определенных данных, вы можете разместить их в той части рабочего листа, где другие пользователи не смогут получить к ней доступ. Или, если менее опытным пользователям нужен доступ к вашей электронной таблице, ограничение того, куда они могут пойти, предотвратит их потерю в пустых строках и столбцах.
Эти инструкции относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.
Ограничить количество строк в Excel с помощью VBA
Вы можете использовать Visual Basic для приложений (VBA), чтобы временно ограничить диапазон используемых строк и столбцов в свойстве Область прокрутки рабочего листа.
Изменение области прокрутки является временной мерой; он сбрасывается при каждом закрытии и повторном открытии книги.
В этом примере вы измените свойства листа, чтобы ограничить количество строк до 30 и количество столбцов до 26 .
Открыть пустой файл Excel.
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа в правом нижнем углу экрана для Лист 1 .
Нажмите Показать код в меню, чтобы открыть окно редактора Visual Basic для приложений (VBA) .
Найдите окно Свойства листа в левом нижнем углу окна редактора VBA.
Найдите свойство Область прокрутки в списке свойств листа.
Нажмите на пустое поле справа от области прокрутки .
Введите диапазон a1: z30 в поле.
Сохранить лист.
Нажмите «Файл»> «Закрыть» и вернитесь в Microsoft Excel.
Теперь проверьте свою рабочую таблицу, чтобы убедиться, что ваши изменения вступили в силу. Если вы попытаетесь прокрутить строку 30 или столбец Z, электронная таблица должна вернуть вас к выбранному диапазону. Вы не сможете редактировать ячейки за пределами этого диапазона.
Снятие ограничений прокрутки
Изображение отображает введенный диапазон как $ A $ 1: $ Z $ 30 . При сохранении книги редактор VBA добавляет знаки доллара, чтобы сделать ссылки на ячейки в диапазоне абсолютными.
Скрыть строки и столбцы в Excel
Вот как скрыть строки и столбцы за пределами диапазона A1: Z30 :
Нажмите заголовок строки для строки 31 , чтобы выбрать всю строку.
Нажмите и удерживайте клавиши Shift и Ctrl на клавиатуре.
Нажмите и отпустите клавишу Стрелка вниз на клавиатуре, чтобы выбрать все строки от 31 строки до нижней листа.
Нажмите правой кнопкой мыши в заголовках строк , чтобы открыть контекстное меню .
Выберите Скрыть в меню, чтобы скрыть выбранные столбцы.
Нажмите на заголовок столбца для столбца AA и повторите шаги со второго по пятый, чтобы скрыть все столбцы после столбца Z .
Нажмите и отпустите кнопку со стрелкой вправо вместо стрелки вниз, чтобы скрыть столбцы вправо.
Сохранить книгу; столбцы и строки вне диапазона от A1 до Z30 будут скрыты, пока вы их не отобразите.
Показать строки и столбцы в Excel
Если вы передумали или допустили ошибку, вы можете показать строки и столбцы и начать все сначала.
Чтобы отобразить строку 31 и выше и столбец Z и выше:
Затем, щелкнув правой кнопкой мыши, прокрутите вниз до скрытого раздела.
Нажмите Главная вкладка на ленте .
В разделе Ячейки нажмите Формат > Скрыть и показать > Показать строки , чтобы восстановить скрытые строки.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок строки и выбрать «Показать» в раскрывающемся меню.
Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам - возможно один или несколько из них укоротят вашего "переростка" до вменяемых размеров и разгонят его "тормоза" :)
Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно
Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется.
Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже "в пустоту" – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Лечится это, тем не менее, достаточно легко:
- Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
- Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
- Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows) .
- Повторите то же самое со столбцами.
- Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а "в пустоту" ниже и/или правее.
- Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)
Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.
Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB
Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов - XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)
Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и - ваши файлы:
- XLSX - по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
- XLSM - то же самое, но с поддержкой макросов.
- XLSB - двоичный формат, т.е. по сути - что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер - минимален.
Проблема 3. Избыточное форматирование
Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.
Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить - Очистить форматы (Clear - Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :
Особенно "загружают" файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств - кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting) :
Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.
Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик - Надстройки COM (Developer - COM Addins) .
Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA
Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:
- нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
- найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View - Project Explorer)
- удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши - Remove - дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением - No):
Также код может содержаться в модулях листов - проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов - все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.
Проблема 5. Именованные диапазоны
Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :
Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) - они вам точно не пригодятся.
Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры
Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format) :
Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .
Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:
Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц
По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) - вкладка Данные (Data) - снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):
Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:
В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную - на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard) :
Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом
Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование - Доступ к книге (Review - Share Workbook) , то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.
Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:
Проблема 9. Много мусорных стилей
Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку "Слишком много форматов ячеек". Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home - Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо - и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.
Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.
Проблема 10. Много примечаний
Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная - Очистить - Очистить примечания (Home - Clear - Clear Comments) .
Инструкции в этой статье применяются к Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010.
Скрыть и просмотреть полосы прокрутки
Если вы хотите увеличить область просмотра рабочего листа, скройте горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки.
Изменение видимой полосы прокрутки влияет только на текущую рабочую книгу.
Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Параметры .
В диалоговом окне Параметры Excel выберите Дополнительно .
Прокрутите вниз до раздела Параметры показа этой книги (примерно на полпути вниз).
Чтобы скрыть горизонтальную полосу прокрутки, снимите флажок Показать горизонтальную полосу прокрутки .
Чтобы скрыть вертикальную полосу прокрутки, снимите флажок Показать вертикальную полосу прокрутки .
Чтобы показать скрытую полосу прокрутки, установите флажок Показать горизонтальную полосу прокрутки или установите флажок Показать вертикальную полосу прокрутки .
Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на лист.
Изменить размер горизонтальной полосы прокрутки
Поместите указатель мыши на вертикальный многоточие (три вертикальные точки) рядом с горизонтальной полосой прокрутки.
Указатель мыши изменится на двуглавую стрелку.
Перетащите вправо, чтобы уменьшить горизонтальную полосу прокрутки, или перетащите влево, чтобы увеличить полосу прокрутки.
Если на рабочем листе есть небольшое количество строк, содержащих данные, но ползунок очень маленький, и его перемещение заставляет рабочий лист перепрыгивать на сотни строк вверх или вниз, возможно, была активирована строка или ячейка далеко вниз по рабочему листу. Чтобы устранить проблему, найдите и удалите строку, содержащую последнюю активированную ячейку.
Активированные ячейки не обязательно содержат данные. Изменение выравнивания ячейки, добавление границы или применение форматирования жирным шрифтом или подчеркиванием к пустой ячейке может активировать ячейку.
Найти последнюю активную строку
Чтобы найти последнюю строку на листе, содержащем активированную ячейку:
Сделайте резервную копию рабочей книги.
Нажмите клавиши Ctrl + Home , чтобы перейти к ячейке A1 на листе.
Нажмите клавиши Ctrl + End , чтобы перейти к последней ячейке на листе. Эта ячейка является точкой пересечения между самой нижней активированной строкой и самой правой активированной колонкой.
Удалить последнюю активную строку
Поскольку вы не можете быть уверены, что другие строки не были активированы между последней строкой достоверных данных и последней активированной строкой, удалите все строки под вашими данными и последнюю активированную строку.
Выделите строки для удаления. Выберите заголовок строки с помощью мыши или нажмите клавиши Shift + Пробел на клавиатуре.
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки одной из выбранных строк, чтобы открыть контекстное меню.
Выберите Удалить , чтобы удалить выбранные строки.
Проверьте перед удалением
Прежде чем удалять какие-либо строки, убедитесь, что последняя строка ценных данных является последней строкой ценных данных, особенно если книга используется более чем одним человеком. Нередко спрятать данные в рабочей книге, поэтому сделайте тщательный поиск, прежде чем удалять какие-либо данные.
Сохранить книгу
После удаления строк сохраните книгу. Пока книга не будет сохранена, размер и поведение ползунка на полосе прокрутки не будут изменены.
Когда вы работаете в Excel, вы заметите, что на листе есть только несколько строк или столбцов, но активная область вашего листа больше, чем фактическая область, где у вас есть данные. Это означает, что последняя ячейка рабочего листа находится далеко за пределами диапазона используемых вами данных, как показано на следующем снимке экрана. В этом случае, как вы можете сбросить полосу прокрутки до значения по умолчанию для используемого диапазона в Excel?
Сбросить полосу прокрутки до значения по умолчанию с кодом VBA
Следующий простой код VBA может помочь вам сбросить большой неиспользуемый диапазон в вашу фактическую область данных, пожалуйста, сделайте следующее:
1. Держать Alt + F11 ключи для открытия Microsoft Visual Basic для приложений окно.
2. Затем нажмите Вставить > Модуль и скопируйте и вставьте ниже код VBA в всплывающее окно модуля.
Код VBA: сбросить полосу прокрутки до значения по умолчанию
3, Затем нажмите F5 клавишу для запуска этого кода, и большой неиспользуемый диапазон был сброшен до фактического используемого диапазона.
Сбросить полосу прокрутки до значения по умолчанию с помощью Kutools for Excel
Если у вас есть Kutools for Excel, С его Выбрать последнюю ячейку вы можете быстро сбросить полосу прокрутки до используемого по умолчанию диапазона.
После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее :( Нажмите, чтобы загрузить Kutools for Excel сейчас! )
1. Активируйте лист, который вы хотите сбросить.
2. Затем нажмите Kutools > Выберите > Выбрать последнюю ячейку, см. снимок экрана:
3. И большой лист был сброшен до последней ячейки с данными.
Читайте также: