Как установить адресную книгу в outlook по умолчанию
Обновлено: 05.07.2024
- Microsoft Outlook
- Mozilla Thunderbird
- Windows Mail
- The Bat!
- Opera Mail
- Lotus Notes
Адресная книга Outlook Express, – это электронный вариант записной книжки, предназначенный для хранения информации о контактах. Под контактом в терминологии Outlook Express подразумеваются сведения о конкретном адресате (человеке, организации, коллективе), включающие адрес электронной почты, домашние и служебные адреса и номера телефонов, факсов, а также личную информацию (дни рождения, памятные даты и т.д.).
2.1.Основные задачи
2.2.Доступ к адресной книге
Доступ к адресной книге Outlook Express можно получить различными способами приведенными в таблице:
Адресная книга является вполне законченным и самостоятельным модулем, поэтому предусмотрена возможность использования её независимо от Outlook Express. Вызвать адресную книгу без загрузки Outlook Express можно, выбрав кнопку Пуск/Программы/Стандартные/Адресная книга.
2.3. Добавление, редактирование и удаление элементов адресной книги
Добавлять адреса в адресную книгу можно двумя вариантами: первый пополнять адресную книгу по мере работы, с почтой используя контекстное меню; второй заранее ввести данные о адресатах.
Второй вариант:
1.Откройте адресную книгу, любым способом, предложенным в пункте 2.2.
2.В появившемся диалоговом окне на панели инструментов выберите кнопку Создать/Создать контакт (рис.1).
Русунок 1. Создание нового контакта в адресной книге.
3.На вкладке Имя введите основные сведения об абоненте, адрес его электронной почты. Если у абонента имеется несколько адресов электронной почты (рабочий, домашний), вы можете ввести их все, а также указать адрес, используемый по умолчанию. Следует обратить внимание на тот факт, что окно включает в себя несколько вкладок, на каждой из которых задается соответствующая информация об адресате. Эта информация не является обязательной для ввода, но в дальнейшем может пригодиться (рис.2).
Рисунок 2. Заполнение вкладки Имя нового контакта
2.3.1.Автомотическое пополнение адресной книги
2.4.Редактирование и удаление контактов из адресной книги
Для просмотра и изменения сведений об адресате в окне Адресная книга установите указатель мыши на записи соответствующей адресату и нажмите кнопку Свойства. Более быстрый способ – двойной щелчок на записи, вы увидите уже знакомое диалоговое окно Свойства, в котором можно просмотреть сведения об адресате и при необходимости изменить их. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на группе и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Свойства.
Для удаления контакта из адресной книги необходимо выполнить щелчок на соответствующей ему записи в окне Адресная книга и нажать кнопку Удалить на панели инструментов. Если удаляемый контакт входит в какие-либо группы, он будет удален и из этих групп (рис.3).
Рисунок 3. Удаление лишних контактов из адресной книги
2.5.Импорт и экспорт адресной книги
При работе с Outlook Express можно импортировать из других и экспортировать в другие программы электронной почты адресные книги и визитные карточки.
2.5.1.Импорт адресной книги
Чтобы импортировать адресную книгу в Outlook Express из другой программы электронной почты, выполните следующие действия:
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В меню Файл выберите пункт Импорт, а затем – пункт Адресная книга (рис.4).
- Для импорта адресной книги выберите книгу, которую хотите импортировать, нажмите кнопку Импорт. В зависимости от типа импортируемой адресной книги найдите и выберите файл адресной книги, а затем нажмите кнопку Открыть, либо следуйте указаниям мастера.
2.5.2.Экспорт адресной книги
Чтобы экспортировать адресную книгу из Outlook Express в другую программу электронной почты, выполните следующие действия:
Outlook Express поддерживает импорт и экспорт следующих типов адресных книг:
Импорт:
Адресная книга Eudora Pro или Light (до версии 3.0)
LDIF - формат обмена данными LDAP
Личная адресная книга Microsoft Exchange
Адресная книга Microsoft Internet Mail для Windows 3.1
Адресная книга Netscape (версия 2 или 3)
Адресная книга Netscape Communicator (версия 4)
Текстовый файл с разделителями-запятыми
Визитная карточка (vCard)
Экспорт:
Личная адресная книга Microsoft Exchange
Текстовый файл с разделителями-запятыми
Дополнительные сведения об импорте и экспорте адресных книг в Outlook Express содержатся в справке адресной книги.
2.6.Организация поиска в адресной книге
Адресная книга позволяет, используя окно Поиск людей, осуществлять поиск адресов в Internet а также в самой адресной книге. Чтобы выполнить поиск, нужно нажать кнопку Поиск людей. Следует учитывать, что при поиске в локальной адресной книге можно указывать любую информацию, хранящуюся в ней. При поиске же с помощью служб каталогов Internet можно пользоваться только почтовым адресом или именем (рис.6).
Рисунок 6. Организация поиска в адресной книге
2.7.Печать информации из адресной книги
Содержимое Адресной книги может быть распечатано. Существует несколько способов печати:
распечатка полной контактной информации;
распечатка сведений из электронной визитной карточки (тех, которые отражаются на вкладке Краткая информация окна Свойства для контакта);
распечатка в виде телефонного справочника.
Выделите контакт (контакты), который хотите напечатать.
Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов (рис.7).
Рисунок 7. Печать при помощи панели иструментов
В окне Печать выберите принтер, установите при необходимости один из переключателей групп Диапазон печати , Стиль (рис.8) и для завершения нажмите кнопку Печать.
Рисунок 8. Окно Печать.
Рисунок 9. Заполнение поля Кому с помощью адресной кники
Рисунок 10. Выбор получателей
При создании нового письма, если вы хотите, чтобы оно пришло и другим адресатам, в поле Копия нажмите одноименную кнопку.
В открывшемся диалоговом окне Выбор получателей, используя кнопки, Копия и Скрытая копия, укажите получателей для рассылки. Для этого установите курсор на нужный адрес и нажмите кнопку Копия или Скрытая копия соответственно (рис.11).
Рисунок 11. Выбор получателей
Рисунок 12. Заполненые поля Копия и Скрытая копия
4.1.Создание группы адресов (списка рассылки)
Рисунок 13. Создание группы
2.В открывшемся диалоговое окно Свойства в поле Название группы вкладки Группа введите название группы.
3.Для формирования списка участников группы используйте расположенные справа кнопки (рис.14).
Рисунок 14.Формирование списка участников группы
5.1.Создание правил для почты
Рисунок 15. Создание правил
Для добавления правила нажмите кнопку Создать.
Рисунок 17. Отбор писем по отправителю
Рисунок 20. Сортировка
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookOutlook Express это стандартный почтовый клиент операционной системы Windows не отличающийся гибкостью и надежностью. Тем не менее, данный программный продукт часто используется пользователями.
Изменить адресную книгу по умолчанию в Outlook 2007
В Outlook 2007 вы можете изменить адресную книгу по умолчанию следующим образом.
1. Вы можете нажать на Адресная книга Кнопка на Стандартная панель инструментов.
Или вы также можете перейти на вкладку Инструменты и затем щелкнуть Адресная книга… из раскрывающегося меню. Смотрите скриншот:
2. Когда Адресная книга: адресная книга Outlook появится диалоговое окно, нажмите Сервис > Опции….
3. в адресация диалоговом окне щелкните раскрывающийся список под Сначала показать этот список адресов раздел, чтобы выбрать адресную книгу, которую вы хотите использовать по умолчанию. А затем нажмите Применить or OK кнопку, чтобы завершить настройку. Смотрите скриншот:
4. А затем закройте предыдущее диалоговое окно, теперь ваша новая настроенная адресная книга будет автоматически отображаться при отправке нового электронного письма без выбора адресной книги вручную.
Изменить адресную книгу по умолчанию в Outlook 2010 и 2013
1. в Главная вкладку нажмите Адресная книга в Найдите группа. Смотрите скриншот:
2. Когда Адресная книга: Контакты появится диалоговое окно, нажмите Сервис > Опции….
3. В выскочившем адресация диалог под При открытии адресной книги сначала покажите этот список адресов раздел, выбрав адресную книгу из раскрывающегося меню. А затем нажмите OK чтобы закрыть диалог. Смотрите скриншот:
Глобальный список
Глобальный список адресов включает все имена и адреса электронной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и обслуживается администратором сервера Microsoft Exchange, соответственно, для работоспособности данной функции требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Она также может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы «All Address Lists». Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.
Адресная книга Microsoft Outlook и контакты
Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки «Контакты» для которых содержатся сведения в полях «Электронная почта» или «Факс». Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения «Контакты» в списке Источник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гибкость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса webузлов и другие настраиваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме. При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве части адресной книги Microsoft Outlook.
Личная адресная книга
Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Microsoft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемы пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопировать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке «Контакты» (рекомендуется) или в личной адресной книге.
Службы каталогов Интернета (LDAP)
Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP Протокол LDAP. Упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.
Адресные книги сторонних поставщиков
Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Microsoft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.
Изменение настроек адресной книги
Изменение настроек подключения к серверу и поиска в существующем каталоге LDAP.
Изменение расположения личных адресов.
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Выберите в списке Хранить личные адреса в книге нужный параметр.
По умолчанию личные адреса Microsoft Outlook хранятся в папке «Контакты».
Поиск имен в адресной книге
Поиск имен в Outlook можно осуществлять с помощью поля «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная. В поле «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная введите имя контакта, который требуется найти. Будет выполнен поиск во всех доступных адресных книгах, включая добавленные пользователем. Может быть введено сокращенное имя, например, «Сергей Т.», имя или фамилия, имя для отображения, а также адрес электронной почты и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Найти контакт» и выберите его имя.
Поиск имен в диалоговом окне Адресная книга
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.
- В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Найти и введите имя, по которому будет выполнен поиск.
В зависимости от того, какая адресная книга выбрана в списке Источник адресов, в диалоговом окне Поиск могут задавать дополнительные сведения, такие как псевдоним контакта и отдел, в котором он работает. Если в каталоге Интернета LDAP выполняется поиск адреса электронной почты, имеется возможность искать имя по первой букве или по буквам, имеющимся в имени. Установите переключатель Начинается с или Содержит.
Получение сведений об имени в адресной книге
- В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.
- В поле «Введите или выберите имя» введите необходимое имя.
- Щелкните имя в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.
Открытие доступа к адресной книге в автономном режиме
Обновление адресной книги при синхронизации
Загрузка полностью не рекомендуется при отсутствии высокоскоростного подключения через локальную сеть (LAN). Автономная адресная книга в большой организации может составлять несколько сотен Мбайт. По умолчанию загружаются изменения, внесенные с момента последней доставки.
Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.
Как перенести адреса из Outlook
Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.
Как экспортировать контакты
Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.
Экспорт контактов из Outlook 2013
- Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»
Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»
Выберите папку для хранения контактов
Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».
Функция переноса данных доступна в Outlook
Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.
Экспорт контактов из Outlook 2010
- Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook
Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке
Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».
Нажмите «Дополнительно» в окне параметров
Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».
Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»
Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»
В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов
При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».
Экспорт контактов из Outlook 2007
- Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции
Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»
Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»
Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»
Ожидаем завершения процесса перемещения
Как из Outlook перенести контакты в Excel
Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.
Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel
Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.
После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.
Как импортировать контакты во всех версиях Outlook
- Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
Импортируйте из другой программы или файла
Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.
- «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
- «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
- «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.
Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие
Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook
Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий
- Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»
Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»
Выбираем пункт, содержащий слово Outlook
Ждём завершения сохранения
Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook
- После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты
Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных
Отмечаем папку, в которой хранятся данные
Выбираем, куда импортировать контакты
Видео: инструкция по переносу контактов
Где в Outlook расположилась адресная книга
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings.
Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
Создание адресной книги в Outlook
- Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».
В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу
Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»
После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.
Как добавить контакты в Outlook
Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.
После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.
Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне
Добавление контакта с нуля
- Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».
Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»
Видео: инструкция по добавлению контактов
Как создать список рассылки в разных версиях Outlook
Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».
Создание списка рассылки в Outlook 2013
- В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».
В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»
Добавьте участников и сохраните группу
Создание списка рассылки в Outlook 2010
В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.
Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна
Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010
Создание списка рассылки в Outlook 2007
В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.
Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L
Удаление контактов в Outlook
Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.
Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.
Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.
Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.
Читайте также: