Как утвердить расчетный листок из программы 1с 8 согласно ст 136 тк рф

Обновлено: 07.07.2024

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.

Утверждение формы расчетного листка

Форма применяемого в организации бланка для информирования сотрудников о зарплате должна быть утверждена приказом или другим распорядительным документом руководителя.

Для утверждения бланка используйте следующий образец приказа.

Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)

Трудовой кодекс не содержит ограничений на метод извещения работника о начислениях и удержаниях. Информация может быть передана сотруднику не только в бумажной, но и в электронной форме. Недавно это подтвердило Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для применения электронной формы извещения эту возможность следует прописать в локальном акте компании.

Разработать утверждаемый образец формы расчетного листка необходимо самостоятельно (а можно скачать образец расчетных листков по зарплате из открытых источников). Он в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:

начислено;
удержано;
выплачено;
к выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Образец расчетного листка

В случае необходимости бланк можно дополнить. Например, указав количество отработанных часов при почасовой оплате, или сведениями о тарифной ставке.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

пособие по беременности и родам;
выходное пособие;
командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.

Приказ на утверждение расчетного листка является актом юридического характера, который вводит форму отчета работодателя о составе заработной платы. Формирование заработной платы должно производиться в строгом соответствии с законом и быть максимально понятным для работников. Для этого информацию о всех начислениях и вычетах работодатель отражает в специальном бланке – листе расчета.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

об итоговом размере полученной выплаты;
о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

в форме приказа (распоряжения);
с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

удобства расположения сведений в расчетном бланке;
текстовки основных пунктов листа;
порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

работников бухгалтерской службы;
кадровиков;
юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Содержание приказа

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
порядковый номер документа в организации;
дату и место вынесения;
указание на введение бланка;
определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.

Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии. Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции.

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Ошибки

Среди основных ошибок при вынесении приказа о введении формы расчетного листка наиболее часто встречаются:

Пренебрежение работодателем мнением профсоюзного органа. Если комитет сочтет какую-либо часть в листе определения заработной платы некорректной, руководству предприятия необходимо прислушаться к замечаниям. На согласование текста, основных пунктов и сведений расчетного документа отводится не более трех рабочих дней. После этого работодатель и профсоюз должны прийти к единому мнению. Если этого не произошло, председатель профсоюзного органа может обратиться с жалобой в территориальное подразделение государственной инспекции труда или в суд.
Отсутствие необходимых элементов в бланке расчетного листа. Несмотря на то что законодатель не установил образца документа, содержащего подробную информацию о заработной плате, без наличия определенных сведений листок расчета не будет отвечать интересам работника. Поэтому в каждом документе нужно прописывать:
- ФИО, присвоенный табельный номер и должность сотрудника;
- период, который отражен в листе;
- фактически потраченное на работу время;
- начисленные суммы аванса, компенсаций, зарплаты (по ст. 136 ТК РФ);
- подробные сведения об удержаниях (на что, в каком размере и т.д.);
- итоговую сумму, подлежащую выплате за указанный период.

Работодатель не должен расписываться в листке расчета.

Сроки хранения

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 организация должна сохранять документы, имеющие отношение к формированию и выдаче заработной платы. Бухгалтерские ведомости о зарплате, расчетные листы, а также документы к ним подлежат хранению в течение 5 лет при условии, что по ним уже проводилась проверка контролирующих органов.

Если в организации нет программы электронного формирования лицевых счетов и баз данных по каждому работнику, листы расчета и приказ об их утверждении должны быть сохранены в течение 75 лет.

Выплачивая зарплату, работодатель должен извещать каждого сотрудника о ее составных частях, о размерах удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Регламентированной формы расчетного листка нет. Она утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза). Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 сформировать расчетный листок сотрудника.

Выдача расчетного листка

В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Унифицированная форма расчетного листка не установлена. Форма расчетного листка утверждается приказом работодателя с учетом мнения представительного органа сотрудников (например, профсоюза) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, п. 3 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1). Листок представляется в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Он выдается или рассылается при согласии сотрудника лично получателю (без доступа посторонних лиц).

По законодательству расчетные листки выдаются при выплате зарплаты, а зарплата выплачивается 2 раза в месяц. Также сотруднику, уходящему в отпуск, выплачиваются отпускные. В письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 указывается, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца), в том числе сотрудникам, ушедшим в отпуск. В листках будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Если сотрудник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения. Несмотря на то, что законодательством подтверждение выдачи расчетных листков сотрудникам не предусмотрено, это необходимо для того, чтобы подтвердить факт уведомления сотрудников при проверке различных органов, а также при судебных разбирательствах. Это можно сделать разными способами. Например, разработать журнал выдачи расчетных листков или в самом расчетном листке внести дополнительную строку, где сотрудники поставят свою подпись.

Расчетный листок в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

в отчете Расчетный листок - выводится один общий расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями сотрудника по основному месту работы и по внутреннему совместительству (рис. 2);
в отчете Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам - несколько расчетных листков: отдельный расчетный листок по основному месту работы и отдельный - по совместительству.

Формирование Расчетного листка происходит из раздела Зарплата - Отчеты по зарплате - Расчетный листок или раздела Главное - Отчеты по зарплате - Расчетный листок.

В поле Период указывается период, за который необходимо сформировать отчет (рис. 1). Далее следует установить флаг Организация и выбрать организацию, по которой нужно сформировать расчетный листок.

Флаг Разбивать по подразделениям устанавливается, если необходимо выводить отчет с разбивкой по подразделениям. Затем следует нажать на кнопку Сформировать. Если необходимо сформировать листок по определенному сотруднику или группе сотрудников, устанавливается флаг Сотрудник, и выбирается из списка необходимый сотрудник (сотрудники).

Требуемый отчет выбирается с помощью кнопки Выбрать другой отчет или сохранить новый (Расчетный листок или Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам) (рис. 1). По умолчанию выводится один общий расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника.

В результате будет сформирован расчетный листок (листки) (рис. 2). Сверху в печатной форме расчетного листка отражаются: название организации; подразделение; за какой месяц листок; по какой организации; Ф.И.О. сотрудника; его табельный номер; должность; оклад. В поле К выплате указывается общая сумма, подлежащая выплате сотруднику.

Табличная часть отчета состоит из нескольких разделов. В разделе Начислено указывается общая сумма начислений и их перечень:

Колонка

Данные

Период, в котором были начислены указанные доходы

«Рабочие» и «Оплачено»

Количество отработанного оплаченного времени (в днях и часах)

В разделе Удержано указывается общая сумма удержаний и их перечень:

Колонка

Данные

Период, в котором были произведены эти удержания

В разделе Выплачено указывается общая сумма выплат и их перечень с учетом всех удержаний. Также указывается детализация выплаты по ведомостям при установке флага Детализировать выплаты по ведомостям (кнопка Настройки).

В программе «1С:ЗУП 8» редакции 3 можно учитывать выплаты в отчетах не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты. В форме Дополнительные настройки (раздел Настройки - Дополнительные настройки) по умолчанию установлен переключатель в положение По месяцам расчета зарплаты. Так, если зарплата за март выплачена 05.04.2018, то в расчетном листке за март эта выплата будет учтена (рис. 2). Если же установить переключатель в положение По данным бухучета, то выплата мартовской зарплаты будет учтена в апрельском листке.

Оставшаяся на начало и конец задолженность работодателя перед сотрудником автоматически отражается в полях Долг предприятия на начало и Долг предприятия на конец. Если сотрудник должен работодателю, то появляются поля Долг работника на начало и Долг работника на конец.

В поле Страховые взносы в ПФР указывается информация о начисленных по сотруднику страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за месяц. Это поле появляется, если установлен флаг Выводить информацию о начисленных взносах ПФР (кнопка Настройки).

Сумма облагаемого дохода с начала года указывается в поле Общий облагаемый доход. Также при наличии вычетов указываются представленные налоговые вычеты за месяц (при установке флага Выводить особенности расчета НДФЛ по кнопке Настройки).

По кнопке Печать результата отчета можно распечатать расчетные листки, а также создать рассылку расчетных листков из этого отчета.

1С:ИТС

Подробнее об автоматической рассылке расчетных листков сотрудникам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда».

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 позволяет в расчетном листке выводить Ф.И.О. сотрудника с учетом их изменения. Например, сотрудник изменил фамилию в апреле 2018 года. Если сформировать расчетные листки за периоды до изменения фамилии, то в них по умолчанию фамилия будет новая.

Для того чтобы изменить эту ситуацию, в разделе Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм следует найти макет Расчетный листок (настраиваемый). Открыв макет, следует установить переключатель в положение Для просмотра и редактирования. Затем нужно изменить макет.

Кроме того, используя этот макет, можно создать графу в расчетном листке для подписи сотрудника, подтверждающей получение этого документа. Для этого следует добавить в макете надпись «Листок получил». Выделяя область вставленного текста, правой кнопкой мыши нужно выбрать команду Объединить, затем нажать на кнопку Записать и закрыть.

В отчете Расчетный листок следует открыть настройки в расширенном режиме на закладке Структура, найти группировку Сотрудник, Должность на конец периода, добавить в нее поля Фамилия, Имя, Отчество и нажать на кнопки Завершить редактирование и Закрыть и сформировать.

В результате будут сформированы расчетные листки со старой и новой фамилиями, а также появится место для подписи сотрудника. Чтобы сохранить измененный отчет, следует нажать на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый - Сохранить вариант отчета. При этом откроется специальная форма Сохранение варианта отчета, в поле Наименование указывается новое название отчета. Для того чтобы отчет был доступен всем пользователям, нужно нажать на кнопку Всем пользователям и на кнопку Сохранить.

Также сформировать печатную форму расчетного листка можно из документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата - Начисления зарплаты и взносов).

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);

о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);

об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);

карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

отработанные дни (часы)

составные части зарплаты

размер пособий по временной нетрудоспособности

компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат

размеры и основания произведенных удержаний

общая денежная сумма

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)

Зарплата за отработанное время

Пособие по нетрудоспособности

Доплата за работу в выходные (праздничные) дни

Выплата за стаж непрерывной работы

Пособие по нетрудоспособности

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка.

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________ ____________ _______________

должность подпись расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Хранить или не хранить расчетные листки?

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;

при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.

Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).

Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных. », от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке. »;
Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер. », от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте

Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):

с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.

Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).

Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.

Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков

Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).

5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку

Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.

Наши подсказки помогут это сделать.

Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.

Как составить такой приказ, показано в образце:

С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.

Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.

Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.

Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.

Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.

Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.

Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.

В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.

Образец выдержки из положения об оплате труда:

С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.

Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.

Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.

Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).

Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.

Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»

Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.

Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?

Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).

Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.

Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.

Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?

Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?

Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.

Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).

Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?

Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.

А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).

Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?

В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).

Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.

Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?

По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).

Ответственность работодателя

Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:

За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.

К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:

от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.

Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:

дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
уголовная (ст. 272 УК РФ).

Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Подводим итоги

Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.
Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.

Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!

Читайте также: