Как в 1с изменить дату счета
Обновлено: 07.07.2024
Ведя учет в программах 1С, бухгалтеры зачастую сталкиваются с необходимостью установки рабочей даты, отличной от текущей, но не все знают о такой возможности. При создании новых документов в них автоматически подставляется системная дата компьютера. Изменение этой даты может понадобиться при вводе в программу определенным числом большого количества первичных документов.
Например, арендодатели нежилых помещений сталкиваются с ситуацией, когда необходимо ежемесячно выставлять большому количеству арендаторов пакет документов (акт и счет-фактуру) последним числом месяца. Постоянный контроль и изменение в документах будет требовать повышенного внимания и отнимать массу времени. В данной ситуации настройка по замене текущей рабочей даты на необходимую бухгалтеру очень актуальна.
В программе 1С: Бухгалтерия редакции 3.0 реализована возможность смены текущей даты на удобную пользователю. Из главного меню необходимо перейти в подменю "Настройки" и выбрать пункт "Персональные настройки".
Устанавливаем переключатель в поле "Другая дата", появляется возможность смены текущей даты на ту, которая необходима пользователю в данный момент. Устанавливаем дату 31.10.2019. Нажимаем кнопку "Записать и закрыть".
При создании документа "Реализация услуг" установленная в "Персональных настройках" рабочая дата (31.10.2019) будет автоматически подставляться в поле "Дата документа".
Но помимо создания комфортных условий работы, существуют ситуации, в которых без этой функции обойтись невозможно. При исправлении ошибок прошлых лет, измененная дата поможет разблокировать те элементы справочников, которые использовались в предыдущих версиях программы и в данный момент недоступны.
Например, таким элементом, на сегодняшний день, является значение субконто "Расходы по страхованию (до 2017 г.)". С 2017 года данная аналитика в программе 1С: Бухгалтерия 3.0 не используется. Это значит, что для переноса остатков по неиспользуемой аналитике необходимо установить в программе рабочую дату концом 2016 года. Таким образом можно вернуть программу "в прошлое" и воспользоваться заблокированными на сегодняшний день значениями.
Рассмотрим данную ситуацию в программе 1С: Бухгалтерия редакции 3.0.
В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 69.01 по строке "Расходы по страхованию (до 2017 г.)" числится сальдо на конец периода.
Остаток по неиспользуемой аналитике следует перенести в строку "Налог (взносы): начислено/уплачено". Для этого воспользуемся документом "Операция" (Операции -Операции, введенные вручную - Создать - Операция). Но программа не дает выбрать из справочника необходимую нам аналитику.
Устанавливаем в "Персональных настройках" рабочую дату концом 2016 года. Нажимаем кнопку "Записать и закрыть".
Аналитика "Расходы по страхованию (до 2017 г.)" в документе "Операция" стала доступна для выбора.
Проводим проверку корректности отражения внесенных изменений, повторно формируя Оборотно-сальдовую ведомость по счету 69.01. Сальдо на конец периода по строке "Расходы по страхованию (до 2017 г.)" отсутствует.
Важно помнить, что после совершения запланированных действий в программе с помощью данной функции необходимо вернуть текущую рабочую дату, установив переключатель в исходное положение.
Бухгалтерам часто требуется изменить рабочую дату при выполнении учетных операций в программе 1С: Бухгалтерия. Возможность корректировать текущую дату в программе существует, но многие об этом не догадываются. Программа автоматически ставит на рабочие документы системную дату компьютера. Если требуется ввести в программу большой объем документов определенным числом, то понадобиться изменить системную дату.
Рассмотрим конкретный пример, показывающий актуальность процедуры смены даты. Компании-арендодатели, которые сдают нежилые помещения, сталкиваются с необходимостью выставлять в конце месяца счета арендаторам. Обычно это происходит в последний день месяца. Постоянный контроль за документами отнимает много рабочего времени, и возможность изменить дату в программе и спокойно выписывать весь пакет документов очень актуальна.
Разработчики предусмотрели возможность изменения текущей даты на любую другую в программе 1С: Бухгалтерия сборки 3.0. Для этого в главном меню пользователю необходимо выбрать опцию "Настройки" и перейти во вкладку "Персональные настройки".
Переключатель нужно перевести в опцию "Другая дата", затем изменить дату на нужную пользователю. Установим дату тридцать первое октября 2019 года. После этого необходимо активировать поле "Записать и сохранить".
Попробуем создать документ "Реализация услуг". Мы видим, что установленная нами измененная дата - тридцать первое октября 2019 года автоматически проставлена во вкладке "Дата документа".
Такая функция не только упрощает работу бухгалтера. В некоторых ситуациях без этой операции совершенно невозможно обойтись. Например, при корректировке неточностей прошлых лет доступ к некоторым заблокированным элементам справочников возможен только при изменении даты. Эти справочники использовались в ранних версиях программы, и недоступны в текущей версии 3.0.
Для примера изучим данные субконто "Расходы по страхованию (до 2017 г.)". В текущей сборке 3.0 этот справочник недоступен и аналитические данные не отражаются. Таким образом, необходимо корректировать текущую дату на любую другую в конце 2016 года, чтобы перенести остатки по неиспользуемой аналитике. Это позволяет вернуть программу "в прошлое", и работать с заблокированными на текущую дату данными.
Разберем подобную операцию в программе 1С:Бухгалтерия версия 3.0
Счет 69.01 Оборотно-сальдовой ведомости, на конец периода, по строке "Расходы по страхованию (до 2017 г.)" имеет в наличии сальдо.
Необходимо совершить следующую операцию - внести во вкладку "Налог (взносы): начислено/уплачено" остаток по неиспользуемой аналитике. Для этого откроем вкладку "Операция" (Операции -Операции, введенные вручную - Создать - Операция). Как видно из примера, программа не позволяет активировать из справочника нужную аналитику.
Корректируем рабочую дату во вкладке "Персональные настройки". Установим любую дату не позже тридцать первого декабря 2016 года. Затем активируем функцию "Записать и закрыть".
После этих действий стала доступна необходимая аналитика во вкладке "Операция".
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость счета 69.01 для проверки правильности отображения внесенных изменений. Все перенесено верно - сальдо на конец периода отсутствует.
После завершения этих операций необходимо перевести дату на сегодняшнюю, активировав опцию "Текущая дата".
В статье рассмотрим, как изменить дату и время документов в 1С:Бухгалтерия.
На практике с частой периодичностью при занесении документов появляется необходимость изменения даты документа на более раннюю, поскольку не все документы заносятся в режиме онлайн и в связи с прочими моментами возникающими в работе.
Рассмотрим изменение даты документа в 1С:Бухгалтерия на примере документов реализации. Откроем список документов “Реализации (акты, накладные, УПД)” из раздела “Продажи”. Выделив нужные документы, кликаем правой клавишей мыши - появится контекстное меню и далее выбираем “Изменить выделенные”.
В открывшейся форме изменения выделенных элементов на первой закладке “Реквизиты” ставим галочку у реквизита “Дата”. Далее в поле “Новое значение” указываем новую дату и время и нажимаем “Изменить реквизиты”. После этого даты документов будут изменены. Сформированные проводки также будут проходить по регистрам новой датой.
Для того чтобы при создании документов автоматически указывалась нужная нам дата необходимо сделать небольшую настройку. Переходим в раздел “Главное” и далее выбираем пункт “Персональные настройки”.
В открывшемся окне нас будет интересовать реквизит “Рабочая дата”. Для изменения даты необходимо установить переключатель на “Другая дата” и после чего установить нужную дату, тогда при создании документов будет вставать эта дата. Для возврата к прежней настройки необходимо будет вернуть переключатель на “Текущая дата компьютера”.
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии. По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа. Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00.
Приведённая выше картина типична для всех версий 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем, то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке.
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать дату и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Научиться самостоятельно решать все вопросы в 1С:Бухгалтерии 8.3 Вы можете при помощи нашего специального учебного видеокурса по данной конфигурации. Курс включает в себя 240 практических уроков (42 часа на видео), с некоторыми примерами которых Вы можете ознакомиться на странице описания курса.
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы!), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную. Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты.
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8. Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
Читайте также: