Как в 1с оформить возврат неиспользованных подотчетных сумм

Обновлено: 07.07.2024

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
  • работник не отчитался в установленные сроки;
  • авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
  • нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .


В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;

    Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .


    Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .

    Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .


    В карточке Удержание укажите:

    • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
    • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

    В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .

    В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.


    Проводки по документу


    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
    • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
    • Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

    В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

    См. также:

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

    Карточка публикации

    (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

    Все комментарии (1)

    Благодарю за актуальную информацию

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

    Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>

    Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

    [17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

    Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

    Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

    [11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

    [29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ


    В рабочей практике бухгалтера не редко возникают ситуации, когда в текущем году поступают средства в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей при оплате авансов поставщикам, подрядчикам, при выдаче подотчетных сумм, а также в результате излишне перечисленных платежей в бюджет. Рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по возврату дебиторской задолженности прошлых лет в бюджетных и казенных учреждениях.

    Бюджетные учреждения

    Возможно расходование поступивших средств (возврат дебиторской задолженности), если источниками являлись:

    • доходы от платной деятельности;
    • средства из субсидии на выполнение государственного задания;
    • средства от субсидий целевого назначения. Обязательное условие — решения учредителя.

    Во всех этих ситуациях средства от возвращения дебиторской задолженности за прошлые года зачисляются на лицевые счета бюджетного учреждения. Порядок отражения утверждается финансовым органом, Федеральным казначейством или финансовым органом отдельного субъекта РФ, при условии, что учреждение у него обслуживается.

    Операции поступления на лицевой счет бюджетного учреждения указанные сумм дебиторской задолженности в учете отражают по таким же аналитическим разрезам, по которым она была образована. Значение выбирается в зависимости от того, по какому коду был отражен расход. При этом одновременно с увеличением оборота по дебету счета 201 «Денежные средства учреждения» необходимо сделать запись на забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств» или 18 «Выбытия денежных средств».

    Операции поступления дебиторской задолженности прошлых лет от возврата ранее перечисленного аванса поставщику за счет субсидии на выполнение государственного задания отражается корреспонденциями:

    1) Дт 4 209.34 Кт 4 206.ХХ — выставлено требование вернуть аванс.

    2) Дт 4 201.11 Кт 4 209.34 — поступили средства на лицевой счет учреждения.

    Если государственное задание выполнено учреждением не в полном объеме, то часть полученной субсидии необходимо вернуть распорядителю. Операции по возврату на счет бюджета неиспользованной суммы субсидий прошлых лет отражаются корреспонденциями:

    1) Дт 4 205.82 Кт 4 303.05 — начислена суммы для возврата на счет бюджета остатка субсидии на выполнение государственного задания;

    2) Дт 4 303.05 Кт 4 201.11 — перечислен остаток субсидии

    Рассмотри случай получения и в неполном объеме расходования сумм субсидий на иные цели, предусмотренные Соглашением между учреждением и учредителем. Такие средства подлежат возврату. Операции по возврату неиспользованной субсидии на иные цели отражаются корреспонденциями:

    1) Дт 5 401.40 Кт 5 303.05 — начисление к возврату в бюджет

    2) Дт 5 303.05 Кт 5 201.11 — перечислены учредителю средства

    Казенные учреждения

    Для казенных учреждений при поступлении дебиторской задолженности сумма в полном объеме подлежит возмещению в доход соответствующего бюджета. Возврат следует осуществить в течение 5 рабочих дней с даты поступления. Отражение операций в учете зависит от того, наделено ли учреждение полномочиями администратора доходов или нет.

    Формирование корреспонденций в бюджетном определено требованиями Инструкций, утвержденных приказами Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н и от 06.12.2010 № 162н (далее соответственно Инструкции № 157н и Инструкции № 162н).

    Согласно Инструкции № 157н для учета отражения сумм расчетов по предварительным оплатам, которые не были возвращены контрагентом, по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенным используется счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат». Обратите внимание, что случаи его применения перечислены в нормативном акте, это в том числе:

    • расторжение договора или иных соглашений, в том числе по решению суда;
    • проведение претензионных мероприятий в отношении контрагента;
    • предъявление требования по возврату дебиторской задолженности иному лицу.

    Казенное учреждение используется счет 209 00 еще и в случаях, когда оно наделено полномочиями администратора кассовых поступлений. Доходы от возврата дебиторской задолженности администраторы относят на статью 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» как компенсацию затрат государства.

    Когда контрагент решает самостоятельно и добровольно вернуть учреждению долг, для его отражения используются счета, на которых эта задолженность была отражена:

    • 206 00 «Расчеты по выданным авансам»;
    • 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • 303 00 «Расчеты по платежам в бюджет».

    А вот Инструкция № 162н регламентирует состав корреспонденций для отражения операций поступления денежных средств на восстановление ранее произведенных расходов (авансовых выплат) в погашение дебиторской задолженности.

    Если казенное учреждение не является администратором доходов, перечисление сумм дебиторской задолженности в доход бюджета отражается согласно п. 104 Инструкции № 162н. При обращении к ней, можно увидеть, что учреждение учитывает расчеты с администратором доходов бюджета, осуществляющим отдельные полномочия по администрированию кассовых поступлений, с применением счета 304.01 «Внутриведомственные расчеты по доходам».

    Отражение в «1С»

    Рассмотрим, как отразить данные операции в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», версии 1.0.

    Поступление (выбытие) денежных средств на лицевой счет учреждения осуществляется на основании Выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и Приложения к выписке из лицевого счета получателя бюджетных средств. Для подтверждения дебиторской задолженность может быть использован документ Акт сверки взаиморасчетов.

    Для отражения возврата дебиторской задолженности в казенном учреждении, которая возникла в прошлом году необходимо воспользоваться документом «Кассовое поступление» доступ к которому организован на вкладке «Казначейство, Банк». Для создания нового документа необходимо в списке документов нажать кнопку «Добавить».

    1

    Далее необходимо выбрать вид операции «Погашение дебиторской задолженности по выданным авансам». Поле реквизита «Учреждение» заполняется по умолчанию. Далее необходимо указать лицевой счет, на который будет осуществлен зачет дебиторской заложенности, заполнить данные о контрагенте в соответствующем поле (выбором из выпадающего списка) и указать договор.

    Табличная часть документа имеет три вкладки: «Бухгалтерские записи», «Реквизиты документа» и «Чек ККМ». На первой закладке в шапке следует выбрать в поле «Счет дебета» — 304.05, заполнить строки всеми необходимыми реквизитами и провести.

    По данной хозяйственной операции будут сформированы следующие проводки:

    2

    Обратите внимание, в документ была добавлена специализированный флаг «Возврат прошлых лет», при установке которого помимо проводок на балансовых счетах добавляется проводка по забалансовому счету ВПЛ.ХХ «Возвраты прошлых лет».

    3

    Перечисление суммы дебиторской задолженности прошлых лет в бюджет оформляется документом «Кассовое выбытие» из меню «Казначейство/Банк». Для корректного формирования бухгалтерской записи в шапке документа выбирается Операция — «Прочие перечисления», а также указываются «Лицевой счет» и «Контрагент». На закладке «Бухгалтерские записи» выбирается счет кредита — 304.05, в табличной части документа указываются: «КФО», «КПС», «КЭК», сумма, «Дт счета» и др.

    4

    Зачисление сумм дебиторской задолженности прошлых лет в доход бюджета оформляется документом «Операция (бухгалтерская)» из меню «Бухгалтерский учет». В строке табличной части документа необходимо указать следующее: «(Дт) Счет» — 304.04, «(Дт) КПС» — необходимый элемент справочника вида «КДБ», «(Дт) КЭК» (это субконто 1 счета 304.04), «(Дт) Субконто 2» — администратора кассовых поступлений, «(Кт) Счет» — 303.05, «(Кт) КПС» — необходимый элемент справочника вида «КДБ», «(Кт) Субконто 2» — вид платежа в бюджет и сумму.

    Сотрудник не предоставил авансового отчета по выданной под отчет сумме на командировочные расходы в размере 1 000 руб. Организация на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы не приняла решение об удержании невозвращенной суммы.

    Выплата подотчетных сумм была произведена в 1С:Бухгалтерия 3.0.

    Как в ЗУП 3 зарегистрировать невозвращенную подотчетную сумму для целей учета НДФЛ и страховых взносов?

    В этом случае невозвращенная подотчетная сумма облагается:

    Т.к. выплата подотчетных сумм была произведена в 1С:Бухгалтерия 3.0, то в ЗУП 3 данная сумма не должна попадать к выплате сотруднику, а учитываться как доход в целях исчисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому зарегистрируем такую сумму в ЗУП 3 как доход в натуральной форме.


    На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами.


    Зафиксируем Подотчетные суммы, не возвращенные сотрудником документом Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральный доход ).


    Здесь же будет исчислен НДФЛ:

    • 1 000 (невозвращенная подотчетная сумма) * 13% = 130 руб.


    В Начислении зарплаты и взносов будут рассчитаны страховые взносы с зарплаты и не возвращенной сотрудником подотчетной суммы.

    Так, например, взносы на ОПС в нашем примере составят:

    • (19 090,91 <оклад> + 1 000 <подотчетная сумма, не возвращенная сотрудником>) * 22% (ставка взносов на ОПС) = 4420 руб.


    В Ведомости… выплачиваемая сумма будет уменьшена на сумму НДФЛ с невозвращенной подотчетной суммы – на 130 руб.


    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

      У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую...

    Карточка публикации

    Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

    Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>


    Работодатели выдают сотрудникам деньги на обеспечение нужд организации: закупку канцелярии, оплату поставщикам, покупку бензина для автопарка. Такие выплаты называются подотчётными. Об их использовании нужно отчитаться в установленный срок, а неизрасходованный остаток — вернуть.

    Порядок выдачи денег под отчёт регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Их выдают одним из двух способов:

    наличными из кассы организации;

    переводом на корпоративную карту или личный счёт сотрудника (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

    Появляется вопрос: если можно выдать сотруднику деньги безналом, то можно ли вернуть подотчётные средства на счёт организации? Разберёмся.

    Когда подотчётные средства нужно вернуть

    Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

    Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

    три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);

    три дня после выхода на работу.

    Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

    «По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу».

    К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

    Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

    Можно ли вернуть подотчётную сумму на расчётный счёт организации

    Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации. Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.

    Руководитель организации должен утвердить в учётной политике или отдельном приказе порядок выдачи, использования и возврата подотчётных средств безналичным способом.

    Как оформить перевод с возвратом подотчётных средств

    Сотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.

    В большинстве случаев безналичное внесение денежных средств бесплатно. Что касается наличных, их взнос в каждом банке тарифицируется по своему. Размер комиссии вы можете уточнить в тарифе банка. Список тарифов можно посмотреть у нас на сайте.

    Реквизиты для перевода

    У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

    полное наименование организации;

    номер расчётного счёта;

    Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.

    Назначение платежа

    Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

    Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск, что налоговая посчитает эту сумму доходами, увеличит за счёт этого перевода прибыль, и придется переплатить налог.

    Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

    Что делать с комиссией за перевод

    Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Предусмотрите это в локальных актах:

    если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты, а решив возместить, не сможете учесть их в расходах;

    если расход предусмотрен, его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

    Включить условие о комиссии можно в следующей формулировке: «При безналичном способе возврата подотчётных сумм работодатель возмещает работнику сумму комиссии, взимаемой за указанную транзакцию на основании представленных работником заверенных копий платежного поручения и выписки из реестра платежей по банковскому счету работника».

    Посмотрите ваши комиссии на тарифе на списке банков. Если уходит много средств на возвраты, возможно вам стоит открыть отдельный счёт для них.


    Как оформить возврат подотчётных сумм в бухучёте

    Все хозяйственные операции нужно оформить бухгалтерскими проводками. Для возврата денег на расчётный счёт применяйте следующие записи.

    Неиспользованные подотчётные средства перечислены на расчётный счёт организации

    Возмещение комиссии за перевод

    Признание возмещения комиссии в расходах организации

    Последнюю проводку можно оформить в учёте только при условии, что в локальном акте прописана обязанность работодателя возместить комиссию.

    Читайте также: