Как в 1с отразить учебный отпуск

Обновлено: 04.07.2024

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2021 г.

Зачем создавать резерв по отпускам и как это сделать с помощью программ «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия».

Зачем и кому нужны резервы отпусков

В бухучете резервы отпусков, согласно законодательству, должны формировать все организации, за исключением тех, кто имеет право вести упрощенный бухучет.

В терминах бухучета резерв - это не что иное, как оценочное обязательство. Это резерв по планируемым расходам, которые с большой вероятностью произойдут в будущем. Определенных официальных методик расчета оценочного обязательства нет - надо учитывать реальную возможную величину расходов, которые возникнут в будущем. На практике бухпрограммы поддерживают два метода - мы их описали в таблице.

Оценочное обязательство – это обязательство организации, которое не имеет определенной суммы и сроков погашения. Термин введен положением по бухгалтерскому учету ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».

В частности, резерв отпусков создается как источник для оплаты отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск, а также выплат взносов с указанных сумм. В течение года резерв должен расходоваться на те расходы, для которых он был создан.

Оценочные обязательства отражают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов. Проводки по счету такие:

В налоговом учете резерв отпусков создают по желанию, чтобы равномерно учитывать расходы в течение года.

Таблица. Методы учета резерва

Метод в бухучете

Как работает

Рассчитывает резерв как процент от ФОТ. Указанный процент при этом организация определяет заранее и отражает в учетной политике.

Программа умножает процент на сумму фактических начислений, страховых взносов

Метод обязательств (МСФО)

Расчет идет по остаткам отпусков. То есть это разница между исчисленной и накопленной суммами обязательств. Исчисленная сумма – это сумма отпускных, исчисленная на положенное количество дней отпуска, эта же сумма равна компенсации отпуска при увольнении

В налоговом учете поддерживается только нормативный метод.

Резервы отпусков в «1С:ЗУП», ред. 3.1

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, списывает резервы автоматически при начислении отпуска.

Начинаем с настроек сведений об организации («Настройка» – «Организация/реквизит организации» – «Учетная политика и др. настройки» – «Резервы отпусков»).


Чтобы собственно начислить резерв отпусков, нужен документ «Резерв отпусков» (раздел «Зарплата» – «Резервы отпусков»). Создавайте его после того, как вы начислили зарплату и сформировали документ отражения зарплаты в бухучете.

Вводим остатки резервов отпусков документом «Резервы отпусков» и переключаем операцию с расчета текущего месяца на корректировку остатков.

Инвентаризация выполняется автоматически с помощью документа «Резервы отпусков» в декабре каждого года. Инвентаризация нужна, чтобы сопоставить остаток резервов отпусков на 31 декабря и сумму, необходимую для погашения расходов по отпускам сотрудников.

Резервы отпусков в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0

Начисление и списание резервов отпусков в «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3.0, может формироваться автоматически или вручную, в зависимости от численности сотрудников в организации.

Автоматический расчет резерва доступен, если численность организации не более 60 человек.

Начинаем с настроек учета зарплаты (раздел «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – ссылка «Порядок учета зарплаты»). По умолчанию здесь реализован нормативный метод учета.


Для ведения резервов отпусков ставим галку «Формировать резерв отпусков». Необходимый процент отчислений указываем по строке «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ». По строке «Предельная сумма отчислений» указываем сумму, по достижении которой резерв отпусков перестает увеличиваться.

Начисление и отражение резервов отпусков проводим также, как и в ЗУП - документом «Резервы отпусков».

Учет в программе ведется на счете 96:

96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» - учитывается сумма самого резерва;

96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» - учитывается сумма страховых взносов от исчисленной суммы резерва.

Когда численность организации более 60 человек, вручную заполняйте документ «Резервы отпусков», выбрав форму документа – корректирующая. Списание резерва отражайте в документе «Начисление зарплаты».

Если учет автоматизирован, т.е. в организации не более 60 человек, тогда необходимо ввести документ «отпуск», в нем сформируются проводки по списанию резерва. Списание на страховые взносы формируется автоматически в документе «Начисление зарплаты».

Созданному виду начисления, для оплаты отпускных с помощью резерва, необходимо указать способ со счетом 96.01.1 и вид резерва.

Если организация хочет выбрать метод МСФО, тогда учет оценочных обязательств придется вести вручную с помощью документа «Операция, введенная вручную».

В 1С Бухгалтерия 8.3 начисление заработной платы — не очень сложная операция, так как функционал разработан для простого учета зарплаты и кадров. И все-таки, особенно у новичков, часто возникают вопросы, в том числе, по начислению отпускных.

В нашей статье мы расскажем, как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово. Вы узнаете:

  • как отразить отпуск в 1С 8.3;
  • где в 1 С 8.3 Бухгалтерия создать приказ на отпуск;
  • как рассчитать отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия;
  • как начислить и выплатить отпускные;
  • где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия;
  • как оформить отзыв из отпуска в 1С;
  • как отразить отпуск с последующим увольнением в 1С.

Начисление отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

23 мая, согласно графику отпусков, издан приказ по Организации о предоставлении отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 07.06 2022 по 17.06.2022 сроком на 10 календарных дней.

03 июня бухгалтер начислил и выплатил опускные работнику.

30 июня уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е.В.

Пошаговая инструкция как отразить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия. PDF

Расчет отпускных в 1С

Отпуск начисляется на основании заявления работника или графика отпусков, утверждаемого ежегодно в организации за две недели до конца декабря (ст. 123 ТК РФ).

Где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия? В этой программе он не предусмотрен. Поэтому специалист, занимающийся формированием графика, может воспользоваться таблицей в формате Ecxel. Форма графика утверждается в учетной политике организации. За образец можно взять бланк Т-7 Excel, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

За две недели до отпуска предупредите работника. Для этого издается уведомление в произвольной форме, например, такой Уведомление Excel, обязательным реквизитом которого является подпись будущего отпускника (ст. 123 ТК РФ).

Расчет отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия производится не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Трудовая инспекция считает, это должно быть 3 полных календарных дня (Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 N 21-46/2018).

Настройка автоматического начисления отпуска

Чтобы документ был доступен для работы в 1С 8.3 Бухгалтерия, проверьте настройки, пройдя из раздела Зарплата и кадры – Настройки зарплаты .


В разделе Общие настройки в:

  • поле Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся установите:
    • переключатель В этой программе .

    Начисление отпускных в 1С

    Как оформить отпуск в 1С. Отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия начислите документом Отпуск. Документ находится в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Отпуск .


    В документе укажите:

    • Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется оплачиваемый отпуск;
    • Отпуск с _ по — период отпуска.

    По ссылке Основание, период работы отразите, на основании какого документа предоставляется отпуск сотруднику. Это может быть:

    • график отпусков;
    • заявление работника.

    В поле За работу с_по — период работы, за который работнику предоставляется отпуск. При вводе периода отпуска сумма отпускных и НДФЛ рассчитаются автоматически.

    • Начислено — начисленная сумма отпускных.

    По ссылке Начислено открывается форма Расчет отпуска . Здесь будет указана сумма отпускных на указанный период и формула, по которой были рассчитаны отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия.

    Заработок и Отработано дней в таблице можно откорректировать. Сумма отпускных в 1С при этом будет автоматически пересчитана.

    Расчет отпускных, формула в 1С.


    По ссылке НДФЛ в документе Отпуск открывается форма НДФЛ , где будет показан налог с суммы отпускных, исчисленный с учетом дохода с начала текущего налогового периода.


    Проводки


    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 70 —начисление ежегодного отпуска.
    • Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ из отпускных.

    Приказ на отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия

    Оформите приказ на отпуск после того, как работник подтвердил, что извещен о предстоящем отпуске, а вы удостоверились что отпуск не будет перенесен.

    График отпусков обязателен для исполнения и работодателем, и работником (ст. 123 ТК РФ). Стороны могут прийти к соглашению о переносе отпуска.

    Если работника не уведомили за 2 недели о предстоящем отпуске или не выплатили в срок отпускные, он имеет право потребовать его переноса (ст. 124 ТК РФ).

    Форма приказа должна быть утверждена учетной политикой. Можно использовать форму, предложенную 1С — бланк Т-6 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    Приказ на отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия распечатайте по кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) документа Отпуск .

    Выплата отпускных на банковскую карточку

    В 1С Бухгалтерия 8.3 есть несколько возможностей расчетов с работниками. Мы рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. На личную карточку оплата оформляется аналогично. В чем разница, посмотрите на примере выплаты заработной платы через банк (банковские карточки).

    Ведомость в банк

    Сформируйте документ Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту в разделе Зарплата и кадры — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту .


    В документе укажите:

    • Вид выплаты — Зарплата, так как отпуск рассчитан и начислен, то это не аванс;
    • Месяц — месяц начисления отпуска;
    • Зарплатный проект — выберите зарплатный проект, указанный в справочнике Зарплатные проекты .

    По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

    • К выплате — начисленная сумма к отпуску за минусом НДФЛ;
    • Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта.

    Документ проводок не формирует.

    Документальное оформление

    При перечислении выплат сотрудникам по зарплатному проекту необходимо вместе с платежным поручением представить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм выплаты.

    В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк .

    Выплата отпускных

    Когда из банка придет выписка банка о перечислении средств, оформите документ Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в банк . PDF


    В документе отразите:

    • Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект.
    • Сумма — сумма отпускных перечисленная банку, согласно выписке банка.
    • Ведомость — ведомость, по которой была перечислены отпускные.
    • Статья расходов — Выплата заработной платы, с Видом движенияОплата труда PDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

    Проводки


    Документ формирует проводку:

    Уплата НДФЛ в бюджет

    Для НДФЛ с отпускных предусмотрен особый порядок перечисления в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).


    В документе укажите:

    Проводки


    Документ формирует проводку:

    Мы рассмотрели как отразить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия.

    Отзыв из отпуска в 1С

    В случае производственной необходимости работника могут отозвать из отпуска раньше при его согласии (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

    • с первого дня работы начисляйте зарплату;
    • отпускные пересчитайте исходя из уменьшенного количества дней отпуска.

    Оформление отзыва из отпуска в 1С 8.3 зависит от того, закрыт ли период расчета отпуска:

    • если месяц еще не закрыт:
      • укажите новую дату окончания отпуска в том же документе Отпуск;
      • сумму переплаты зачтите в счет выплаты зарплаты (учтется автоматически);
      • НДФЛ с зарплаты уплатите уже за вычетом налога, перечисленного с излишних отпускных.
      • сторнируйте все отпускные, взносы и НДФЛ с них документом Операция, введенная вручную вид Сторно документа;
      • начислите их заново документом Отпуск из того же среднего дневного заработка (вручную отредактируйте заработок за последние 12 месяцев);
      • уточненки по взносам и налогу на прибыль не требуются — изменения учтите в текущем периоде (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 N 1376-19).

      Отпуск с последующим увольнением в 1С

      • отпускные выплачиваются работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1);
      • остальные выплаты — в последний рабочий день, то есть, предшествующий первому дню отпуска (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, Письмо Роструда от 25.05.2011 N 1449-6-1).

      Сотрудник идет в очередной отпуск с 07.06.2022 по 17.06.2022 с последующим увольнением.

      Алгоритм оформления в программе 1С 8.3 Бухгалтерия:

      • кадровый документ Отпуск до 04.06.2022 — с 07.06.2022 по 17.06.2022;
      • выплата отпускных — до 04.06.2022;
      • кадровый документ Увольнение — дата увольнения 17.06.2022; — 06.06.2022 — в последний рабочий день;
      • выплатите зарплату за отработанное время — 06.06.2022.

      См. также:

      Если Вы еще не подписаны:

      Активировать демо-доступ бесплатно →

      или

      Оформить подписку на Рубрикатор →

      После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        ...Увольняющийся сотрудник, полностью не отгулявший отпуск, — нередкая ситуация. Однако.

      Карточка публикации

      (2 оценок, среднее: 3,00 из 5)

      Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», сентябрь 2020 г.

      Рассмотрим, какие настройки надо сделать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, чтобы начислять и рассчитывать отпуска.

      Сперва заходим в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты»- гиперссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – переходим на закладку «Отпуска» и устанавливаем галочки напротив тех видов отпусков, учет по которым будет вестись у нас в программе. Следует обратить внимание, что для использования основного ежегодного отпуска и отпуска по уходу за ребенком никакие дополнительные настройки производить не надо – эти отпуска заданы в программе автоматически. Если в организации есть отпуск за вредность, то, находясь в настройках начислений, следует перейти на закладку «Прочие начисления» и поставить галочку «Надбавка за вредность». Для возможности применения северного отпуска, в карточке организации необходимо установить флажок «В организации или ее подразделениях начисляется северная надбавка». И далее сделать соответствующие настройки в реквизитах организации или подразделениях по проставлению коэффициентов. После произведенных настроек в штатном расписании при выборе подразделения автоматически проставится право на северный отпуск.

      Любые другие отпуска можно создать самостоятельно, для этого необходимо зайти в раздел «Настройки» – «Виды отпусков». Для каждого отпуска вы можете установить свои персональные настройки.


      Как правило, отпуска сотрудникам предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который должен составляться на каждый год по унифицированной форме № Т-7, и утверждается за две недели до наступления календарного года. Данный график позволяет заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, найти работника, который сможет заменить уходящего в отпуск сотрудника, контролировать своевременность предоставления отпусков. За неутвержденные графики отпусков организации грозит штраф от 50 000 до 80 000 руб. (ст. 5.27.1 КОАП РФ).

      Для составления графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, следует зайти в раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков». После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска», который находится в разделе «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска». Так же перенос можно оформить непосредственно из документа график отпусков, в колонке «Фактический отпуск» по ссылке «Перенести отпуск».

      Теперь поговорим о самом документе «Отпуск». Предоставление отпуска работнику оформляется приказом по предприятию по форме № Т-6 (для предоставления отпуска одному работнику) или № Т-6а (для предоставления двум или более работникам). Приказ на отпуск составляется работником кадрового отдела или уполномоченным лицом, подписывается директором организации и отдается на подпись работнику.

      В поле «Месяц» укажите месяц, в котором будут проходить все начисления и расчеты по отпуску. Далее документ заполняется необходимыми данными, устанавливается период отпуска, производятся начисления и т.д. Вкладка «Дополнительные отпуска» заполняется, если вместе с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск. На этой же вкладке можно присоединить к отпуску отгулы, если работник проявил такое желание. Из этого же документа можно распечатать приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6.

      При увольнении все дни отпуска, которые сотрудник не использовал, должны быть компенсированы.

      Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019 г.

      Все чаще организации принимают на работу молодых и перспективных сотрудников, которые, как правило, совмещают работу с получением образования. А во время сессии для таких сотрудников требуется оформить приказ об учебном отпуске. Расскажем, как правильно провести данную операцию и отразить ее в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

      Кому положен учебный отпуск?

      Трудящимся, совмещающим работу с обучением, предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка (гл. 26 ТК РФ). Но следует обратить внимание, что данный отпуск могут получить учащиеся на заочной или очно-заочной форме обучения, получающие первое высшее или же среднее профессиональное образование.

      Кроме этого, следует учитывать, что данный вид отпуска полагается только сотрудникам, находящимся в штате организации по основному месту работы. То есть у сотрудника должен быть заключен трудовой договор с организацией. Следовательно, отпуск не оформляется лицам, работающим по гражданско-правовым договорам и совместителям.

      Чтобы с точностью определить все нюансы для предоставления данного отпуска и не допустить нарушения трудовых норм, рекомендуется руководствоваться гл. 26 ТК РФ.

      Оформление приказа об учебном отпуске

      Данный приказ объясняет причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, является основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное время.

      Для оформления приказа работник должен предоставить пакет документов, включающий:

      Справку-вызов, документ, выдаваемый учебным заведением.

      Заявление – документ, написанный в свободной форме, с просьбой сотрудника предоставить отпуск на время учебы.

      Оформление самого приказа осуществляется свободно или по стандартным формам, например, Т-6 (Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Данная форма является рекомендованной, так как ее просто и удобно заполнять, но она не обязательна.

      В форме Т-6 заполняется:

      Наименование организации, номер и дата составления.

      Информация о работнике.

      Причина отсутствия, а также сохраняется ли заработная плата.

      Длительность отпуска в календарных днях.

      Оплата учебного отпуска

      Оформление приказа является основанием для проведения оплаты и выдачи денежных средств. Оплачиваются все дни, в том числе выходные и праздники. Если говорить о сроках выплаты, то ТК РФ устанавливает, что выплата должна осуществляться не позже трех дней до начала учебного отпуска. Даты оформления самого приказа нигде не регламентируется, но следует опираться на установленные рамки по выплате.

      Начисление оплаты в «1С:ЗУП»

      Первым делом, для того чтобы зарегистрировать учебный отпуск, следует в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты («Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» установить флажок «Учебные отпуска».

      После того как данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».

      Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».

      Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» – «Отпуска» – «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».

      На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий» установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.

      Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.

      В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.

      Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.

      На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.

      Читайте также: