Как в 1с поменять фамилию сотрудника в связи с замужеством

Обновлено: 06.07.2024

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Мы подробно написали, что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также в статье приведены образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой распространенной ситуации, которая несмотря на «популярность» постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. А вот о том, чтобы работник принес эти документы, стоит позаботиться заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа » ).

Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Важно

Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 07.12.20 № 846п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой карточки. Также отметим, что изменение фамилии является основанием для змамены полиса ОМС. Но подать соответствующее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.

Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

Необходимо настроить в ЗУП 3.1 отчет по сотрудникам, сменившим фамилию.

Для решения задачи построим Универсальный отчет ( Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Универсальный отчет ) по регистру сведений Фамилия, имя, отчество физического лица . Выберем таблице регистра Основные данные .

Период в шапке отчета очистим. Если этот отбор не очистить, он помешает нам «выловить» сотрудников, изменивших ФИО.

Записи в отчете группируем по сотрудникам. Для каждого работника выведем детальную информацию о прежнем и новом ФИО. Настроим структура отчета в режиме Изменения варианта отчета ( Еще – Прочее – Изменить вариант отчета ).

Удалим автоматически созданную структуру и по кнопке Добавить создадим новые группировки: Физическое лицо и Детальные записи .

Для создания группировки Детальные записи оставим группировочное поле пустым.

На вкладке Поля для группировки Отчет выберем поля Физическое лицо , Фамилия , Имя и Отчество .

Далее настроим отбор по сотрудникам, которые меняли фамилию. Для этого перейдем на уровень группировки Физическое лицо и на вкладке Отбор установим флажок Текущий элемент имеет собственный отбор . Зададим условие отбора: Количество записей Больше 1 .

Выведем в отчет дату изменения фамилии. Для этого на вкладке Поля для группировки Детальные записи установим флажок Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей и добавим поле Период .

Чтобы скрыть в отчете «техническое» поле Количество записей , на вкладке Параметры установим для параметра Выводить количество подчиненных записей значение Нет .

Сформируем отчет. В него будут включены все сотрудники, для которых в базе ФИО вводилось более 1 раза. Внутри группировки по Физическому лицу будут выведены строки с прежним и новым ФИО. Для каждой строки с ФИО выводится дата, с которой действует ФИО.

При таких настройках отчет выводит информацию по всем сотрудникам, сменившим ФИО, за всю историю ведения учета в информационной базе.

Если необходимо визуально сократить отчет, можно сделать отбор строк с ФИО сотрудников за определённый период. Для этого добавим в настройки отчета условие отбора по периоду. Для группировки Детальные записи на вкладке Отбор установим флажок Текущий элемент имеет собственный отбор .

Зададим отбор по полю Период . Например, для отбора изменений за август 2021 года укажем следующие условия: Период Больше или равно 01.08.2021 и Период Меньше 01.09.2021 .

Чтобы само условие отбора не выводилось в таблице и не усложняло визуальное восприятие отчета, отключим вывод отбора в отчете. Перейдем на вкладку Дополнительные настройки и установим флажок Текущий элемент имеет собственные дополнительные настройки .

Для настройки Выводить отбор укажем значение Не выводить .

Сформируем отчет. В нем по-прежнему выводится список всех сотрудников, сменивших ФИО. Но количество строк с ФИО уменьшилось. В детальных записях выводятся только строки с ФИО, которые начали действовать в заданном периоде. Это делает отчет более компактным.

Обратите внимание, что при такой настройке нет возможности увидеть в отчете ФИО сотрудника до изменения. Это можно сделать, если перейти в карточку Физического лица двойным кликом по Физическому лицу в отчете.

Прежнее ФИО сотрудника можно увидеть по ссылке История ФИО .

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

В связи с этим мы продолжим рассмотрение достаточно часто используемых операций и действий применительно к новому интерфейсу.

Сегодня мы рассмотрим порядок действий, необходимый для редактирования данных сотрудника и в частности смены его фамилии, имени или отчества. Демонстрировать будем для конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3.

Итак, для того, чтобы сменить фамилию сотрудника, дату рождения или другие его данные в учетной карточке нужно выполнить ряд некоторых простых действий.

Находясь на главной странице, откроем пункт главного меню Зарплата и кадры.

Затем выберем раздел Справочники и настройки и в нем подраздел Физические лица

В учетной карточке сотрудника теперь можно изменить все необходимые данные. Например дату рождения, номер СНИЛС, ИНН, данные паспорта, гражданства, адреса, телефоны и т.д.

И, естественно, фамилию, имя или отчество.

Нажимаем ОК и тем самым подтверждаем внесение новых данных для сотрудника.

Так вносятся изменения в учетную карточку сотрудника.

Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы