Как в 1с проверить все ли счета фактуры введены

Обновлено: 07.07.2024

Начиная с версии 3.0.39.53 в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 доступна автоматическая проверка счетов-фактур.

Для этого используются три новых отчета:

  1. «Реестр счетов-фактур выданных»
  2. «Реестр счетов-фактур полученных»
  3. Сверка счетов-фактур с поставщиком

Первый отчет «Реестр счетов-фактур выданных» можно сформировать из закладки «Покупки и продажи», раздел «Отчеты по НДС» в стандартном интерфейсе или из закладки «Продажи», раздел «Отчеты по НДС» в интерфейсе такси.

В данный отчет включаются все счета-фактуры, которые выставлены организацией. Счета-фактуры по авансам, полученные от покупателя и счета-фактуры по операциям реализации покупателю и счета-фактуры, показываются в отчете отдельными разделами.

Автоматическая проверка счетов-фактур в 1С Бухгалтерия 8

Сформированный реестр можно выгрузить в формате .xml и передать покупателю для автоматической сверки с его информационной базой. Покупатель загружает полученный реестр в форму «Реестры счетов-фактур поставщиков для сверки», которая находится на закладке «Покупки и продажи», раздел «Сверка данных учета НДС» в стандартном интерфейсе или на закладке «Покупки», раздел «Сверка данных учета НДС» в интерфейсе такси.

Также реестр можно сформировать в виде табличного документа и передать покупателю для сверки вручную.

Второй отчет «Реестр счетов-фактур полученных», используется для проверки счетов-фактур, полученных от покупателей. Этот отчет можно сформировать из закладки «Покупки и продажи», раздел «Отчеты по НДС» в стандартном интерфейсе или из закладки «Покупки», раздел «Отчеты по НДС» в интерфейсе такси.

В реестр включаются все счета-фактуры, которые получены предприятием от поставщика. Печатную форму реестра можно сохранить в файл. Здесь формируются только данные из базы покупателя. Для сверки данных используют третий отчет.

Автоматическая проверка счетов-фактур в 1С Бухгалтерия 8

И третий отчет «Сверка счетов-фактур с поставщиком», находится на закладке «Покупки и продажи», раздел «Сверка данных учета НДС» в стандартном интерфейсе или на закладке «Покупки», раздел «Сверка данных учета НДС» в интерфейсе такси.

В отчете можно сформировать печатную форму сверки счетов-фактур, используя данные поставщика и покупателя. Результаты сверки счетов-фактур по авансам, выданным поставщику и по операциям поступления от поставщика показываются в отчете в отдельных разделах.

В сверке принимают участие все счета-фактуры, которые получены предприятием от поставщика.

При проверке сверяется соответствие данных из счетов-фактур (дата, номер, сумма), данные по поставщику берутся из сведений, которые получены от него же в формате XML. При автоматической проверке счетов-фактур возможно четыре результата:

  1. данные совпадают;
  2. счет-фактура с таким номером и датой отсутствует в базе предприятия;
  3. счет-фактура с таким номером и датой отсутствует у контрагента;
  4. не совпадают суммы.

Если счет-фактура отсутствует по данным контрагента или по данным предприятия, а также присутствует отличие в суммах, то это считаются расхождениями. Строки с расхождениями показываются в отчете дважды – «по нашим данным» и «по данным поставщики» и выделяются красным цветом. Можно сделать так, чтобы отображались только данные с расхождениями.

Автоматическая проверка счетов-фактур в 1С Бухгалтерия 8

Так организуется автоматическая проверка счетов-фактур в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0, про другие новые возможности программы смотрите здесь, про оценку риска налоговой проверки тут, про внесение сведений о контрагенте и их проверку смотрите здесь, про сверку счетов-фактур в новом интерфейсе «Такси» тут.

Настройка учетной записи электронной почты

Для обмена реестрами используется электронная почта, поэтому прежде всего нужно настроить учетную запись электронной почты в программе, если она еще не настроена. Для этого необходимо перейти в раздел Администрирование, выбрать пункт Органазйер, в открывшейся форме выбрать Настройку системной учетной записи электронной почты и ввести данные электронной почты, которую планируется использовать для отправки и получения реестров (рис. 1). Учетная запись электронной почты, которую планируется использовать для получения реестров от поставщиков (например, e-mail предприятия, бухгалтера), обязательно должна быть настроена для получения электронной почты (чекбокс Для получения почты).

Рис. 1. Настройка учетной записи электронной почты

Рис. 1. Настройка учетной записи электронной почты

Укажите настройки серверов исходящей и входящей почты. Для сервера входящей почты рекомендуем использовать протокол IMAP – это увеличивает скорость передачи данных для сверки (рис. 2).

Рис. 2. Создание учетной записи

Рис. 2. Создание учетной записи

Если учетные записи в программе были созданы ранее, нужно убедиться, что в них включена возможность получения электронной почты (чекбокс Для получения почты) и при необходимости настроить учетную запись для этого.

Отчет «Реестр счетов-фактур выданных»

Отчет Реестр счетов-фактур выданных за налоговый период формируется из раздела Продажи – Отчеты по НДС. Счета-фактуры по операциям реализации покупателю и счета-фактуры по авансам, полученным от покупателя, выводятся в отчет отдельными разделами.

В реестр включаются все счета-фактуры, выставленные организацией (в версии КОРП – включая счета-фактуры, выставленные обособленными подразделениями) покупателю (включая обособленные подразделения покупателя).*

Примечание: * Отметим, что для формирования декларации по НДС организации, в составе которой имеются обособленные подразделения, важно, чтобы в одной базе были учетные данные и по головной организации, и по обособленным подразделениям. Для этого необходимо либо вести учет головной организации и обособленных подразделений в одной базе, либо использовать РИБ. Ведение учета в одной программе также позволяет автоматизировать формирование корректного ответа на уточняющий запрос налогового органа по строкам декларации.

Реестр выгружается в файл .xml. Файл может быть отправлен по электронной почте покупателю непосредственно из формы отчета (рис. 3).

Рис. 3. Выгрузка реестра счетов-фактур выданных

Рис. 3. Выгрузка реестра счетов-фактур выданных

При этом к письму вместе с файлом .xml будет приложен реестр в формате .xls, чтобы покупатель мог его при необходимости просмотреть, распечатать. Адрес электронной почты контрагента в письме автоматически заполнится из карточки контрагента (рис. 4).

Кроме того, файл выгрузки может быть передан покупателю другими способами (по электронной почте). Покупатель сможет использовать выгруженный реестр в .xml для автоматической сверки с данными своей информационной базы, если программа покупателя поддерживает такую возможность.

В печатной форме реестра и в .xml файле хранится информация о дате, по состоянию на которую сформирован реестр. Эта дата будет полезна при многократной сверке данных за налоговый период (например, помесячно).

Также реестр можно сохранить в стандартных форматах табличного документа и передать покупателю для ручной сверки (например, если программа покупателя не поддерживает возможность автоматической сверки данных).

Покупатель загружает полученные .xml файлы в форме Реестры счетов-фактур поставщиков для сверки (рис. 5). Если ранее реестр поставщика за отчетный период был загружен, данные будут заменены на более актуальные.

Есть возможность загрузить реестры сразу из электронной почты по всем контрагентам, приславшим реестры для всех организаций, которые заведены в информационной базе.

Рис. 5. Загрузка реестров для сверки

Рис. 5. Загрузка реестров для сверки

Также есть возможность загрузить реестры из файла (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка реестра счетов-фактур из файла

Рис. 6. Загрузка реестра счетов-фактур из файла

Отчет «Реестр счетов-фактур полученных»

Отчет Реестр счетов-фактур полученных отчет открывается из раздела Покупки – Отчеты по НДС. Счета-фактуры по операциям поступления от поставщика и счета-фактуры по авансам, выданным поставщику, выводятся в отчет разделами.

В реестр включаются все счета-фактуры, полученные организацией (в версии КОРП – включая обособленные подразделения) от поставщика (включая обособленные подразделения поставщика). Печатную форму реестра можно сохранить в файл в стандартных форматах сохранения табличного документа (см. рис. 7).

Рис. 7. Реестр счетов-фактур полученных

Рис. 7. Реестр счетов-фактур полученных

Отчет «Сверка счетов-фактур с поставщиком»

Отчет доступен из раздела Покупки – Отчеты по НДС (рис. 8).

Рис. 8. «Сверка счетов-фактур с поставщиком» в разделе «Покупки»

Рис. 8. «Сверка счетов-фактур с поставщиком» в разделе «Покупки»

Формируется печатная форма сверки счетов-фактур по данным поставщика и покупателя. Результаты сверки счетов-фактур по операциям поступления от поставщика и счетов-фактур по авансам, выданным поставщику, выводятся в отчет разделами.

В сверке участвуют все счета-фактуры, полученные организацией (в версии КОРП – включая обособленные подразделения организации) от поставщика (включая обособленные подразделения поставщика).

Проверяется соответствие данных из счетов-фактур (номера, даты, суммы), выставленных поставщиком, сведениям, полученным от него же в формате XML. Возможны 4 результата сверки:

  • данные совпадают;
  • счет-фактура с такими номерами и датами отсутствует в базе организации;
  • счет-фактура с такими номерами и датами отсутствует у контрагента;
  • данные расходятся в суммах.

Сверку можно провести как по конкретному поставщику, так и по всем поставщикам организации. Во втором случае контрагенты будут сгруппированы по следующим группам:

  • Обнаружены расхождения данных поставщиков с нашими данными;
  • Данные поставщиков отсутствуют. Сверка не проведена;
  • Данные поставщиков совпадают с нашими данными. Расхождений не обнаружено.

Рис. 9. Результаты сверки счетов-фактур с расхождениями

Рис. 9. Результаты сверки счетов-фактур с расхождениями

Есть возможность показать только строки с расхождениями данных. Работает расшифровка записей, заполненных по данным информационной базы (рис. 10).

Рис. 10. Расшифровка результатов сверки

Рис. 10. Расшифровка результатов сверки

С выходом очередных обновлений планируется расширять сервисные возможности.

Читайте также: